Software de actas de reunión: 10 herramientas comparadas en 2026
Busque software de actas de reunión y obtendrá dos tipos de producto completamente distintos en la misma página de resultados, descritos con un lenguaje casi idéntico. Uno de los dos no le servirá, y las demos no dejarán claro cuál.
La división es sencilla una vez que se ve. Los portales de gobernanza — Boardable, OnBoard, BoardEffect, Diligent — existen para hacer funcionar un consejo: preparar el orden del día, distribuir la carpeta de la sesión, celebrar la votación, firmar el acta y conservar un archivo que un auditor pueda leer. Los asistentes de reuniones con IA — Laxis, Otter, Fireflies, Fathom, Granola — existen para capturar lo que se dijo y convertirlo en un borrador utilizable en minutos.
Ambos se comercializan como software de actas de reunión. Ninguno sustituye al otro. A continuación, diez herramientas con lo que cada una hace realmente bien, lo que cuesta allí donde el proveedor publica un precio, y dónde está la frontera entre categorías.
El software de actas de reunión son en realidad dos productos
Pregunte qué le preocupa de verdad al comprador y las categorías se separan al instante. Un secretario del consejo teme que el archivo no sobreviva a una auditoría. Un responsable de equipo teme que nadie haya anotado nada en absoluto. No son la misma compra.
| Portal de gobernanza del consejo | Asistente de reuniones con IA | |
|---|---|---|
| Función central | Ejecutar el ciclo de gobernanza y custodiar el registro oficial | Capturar la conversación y redactar el borrador del registro |
| Lo compra | Secretario del consejo, presidente del consejo, director ejecutivo | Responsables de equipo, ventas, jefes de proyecto, jefes de gabinete |
| Puntos fuertes | Órdenes del día, carpetas de sesión, votaciones, firma electrónica, permisos granulares, registro de auditoría, retención | Grabación, transcripción, resúmenes, tareas con responsable asignado, sincronización con el CRM |
| Punto débil | La calidad de captura: la mayoría depende de que alguien escriba, o de un plan de IA añadido después | Sin flujo de aprobación, sin registro de votaciones, sin permisos de nivel consejo |
| Precio típico | En torno a $20–$36 por usuario y mes donde se publica; los portales corporativos son solo bajo presupuesto | Los planes gratuitos son reales; los de pago están casi siempre entre $10–$30 por usuario y mes |
| Elíjalo cuando | El acta es un registro legal | El acta es un documento operativo |
Portales de gobernanza del consejo: la votación, la firma, el archivo
Si sus actas tienen que resistir un requerimiento de libros y registros o una revisión fiscal, esta es su categoría. Lo que paga no es la toma de notas: es el modelo de permisos, la trazabilidad de las aprobaciones y el hecho de que tres años de carpetas de sesión sigan siendo recuperables cuando el secretario que las archivó ya no está.
Boardable — el mejor para consejos de organizaciones sin ánimo de lucro que quieren un precio publicado
Boardable es uno de los pocos portales que pone cifras en la página: Essentials a $20.99 por usuario y mes, Professional a $29.99 y Professional+ a $35.99, todos facturados anualmente, con descuentos por volumen por encima de eso. Professional añade firmas electrónicas y formularios de gobernanza; en Professional+ es donde viven las actas con IA y las transcripciones, junto al flujo de aprobación del orden del día. Puede elegir alojamiento de datos en Estados Unidos, Canadá o la UE al registrarse, y hay una prueba de 14 días. La trampa que conviene prever: cada consejero, miembro de comité y observador necesita una licencia de pago, aunque los invitados puntuales a una reunión no.
OnBoard — el mejor para consejos que quieren todo en un solo flujo
OnBoard vende tres niveles — Essentials, Premium y Ultimate — y no publica el precio de ninguno, así que presupuestar implica una llamada comercial. Es una plataforma capaz del orden del día al acta, con buen soporte de comités y una experiencia móvil bien valorada. Lea el presupuesto con atención, eso sí: varias cosas que los consejos dan por estándar, incluidas la suite de IA y el inicio de sesión único, se cobran como complementos en vez de venir incluidas.
Govenda — el mejor para consejos con muchos comités
Antes BoardBookit, Govenda fue adquirida por OnBoard en 2024 y sigue vendiéndose como producto propio. Su rasgo distintivo es la gestión de comités, más Gabii, un asistente que produce transcripciones y redacta actas dentro del portal. El precio es solo bajo presupuesto. Merece una mirada si su carga de gobernanza son en realidad doce comités y no un único consejo.
BoardEffect — el mejor para organizaciones con misión social que gestionan varios consejos
Parte de Diligent desde 2016, BoardEffect es la marca del grupo para el tercer sector, la sanidad, la educación superior y las cooperativas de crédito. Se vende anualmente en dos niveles — Pro para un solo consejo, Plus para consejos ilimitados con actas y mensajería — y, como casi toda esta categoría, solo bajo presupuesto y sin prueba autoservicio anunciada. Es el más fuerte para organizaciones federadas donde comités, delegaciones y consejos afiliados necesitan espacios de trabajo separados.
Diligent Boards — el mejor para empresas cotizadas y compañías reguladas
Diligent es el actor establecido en la cima del mercado, y su producto de consejo es la opción por defecto de cotizadas, bancos y aseguradoras: controles de seguridad profundos, gestión de entidades y una suite más amplia de riesgo y cumplimiento a su alrededor. El precio es solo bajo presupuesto y es, con diferencia, la opción más cara de esta lista. Para un consejo de cinco personas de una entidad sin ánimo de lucro resulta excesivo; para un comité de auditoría bajo escrutinio regulatorio es la respuesta segura.
Sobre los precios. Boardable publica precios de tarifa; OnBoard, Govenda, BoardEffect y Diligent no. Sitios de terceros citan rangos anuales para los proveedores que solo dan presupuesto, pero ninguna de esas cifras se remonta a los propios proveedores, así que las hemos dejado fuera en lugar de repetir un número con el que usted haría un presupuesto. Pida una oferta por escrito y pregunte expresamente qué funciones son complementos.
Asistentes de reuniones con IA: capturar la conversación y redactar el registro
Esta categoría resuelve la otra mitad. Nadie quiere ser quien escribe mientras intenta seguir una discusión, y la razón honesta de que la mayoría de las actas lleguen tarde es que el borrador nunca se empezó. Estas herramientas lo empiezan por usted.
Nuestra primera opción para redactar actas
Laxis — el mejor para convertir una reunión en un borrador utilizable
Ideal para: equipos y secretarios que necesitan un primer borrador fiel, en cualquiera de más de 100 idiomas, sin que un bot se anuncie en la sala.
Laxis graba, transcribe y resume Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, y extrae las tareas con el responsable ya asignado, que es la parte que de verdad ahorra tiempo a quien redacta el acta, porque reconstruir quién se comprometió a qué es el paso más lento de cualquier redacción. La cobertura llega a más de 100 idiomas con traducción en paralelo en directo, y hay un modo de captura sin bot para reuniones en las que un participante extra en la lista de asistentes resultaría incómodo. Funciona en escritorio y móvil, se sincroniza con HubSpot y Salesforce, e incluye un teclado de voz con IA para dictar después las correcciones. El asistente de reuniones con IA de Laxis es gratuito hasta 300 minutos de transcripción al mes; Premium cuesta $15.99 por usuario y mes y Business $29.99, ambos más baratos con facturación anual.
Límites honestos. El procesamiento ocurre en la nube, así que las organizaciones que solo aceptan procesamiento en el dispositivo deberían descartarlo pronto. No es un portal de gobernanza: sin votaciones, sin firma electrónica, sin carpeta del consejo, sin motor de políticas de retención. Y el nombre pesa menos que el de los actores establecidos en una revisión de compras, lo que supone una fricción real si su baremo de proveedores premia el tamaño de la empresa.
Otter.ai — el mejor para un archivo de reuniones que se pueda buscar
El plan gratuito Basic de Otter da 300 minutos de transcripción al mes con un tope de 30 minutos por conversación y tres importaciones de archivo de por vida. Pro cuesta $16.99 por usuario y mes, o $8.33 con facturación anual, con 1200 minutos; Business figura a $30 al mes o $19.99 anual, con reuniones ilimitadas y sesiones de cuatro horas. Su búsqueda y sus subtítulos en directo son realmente buenos, y el archivo es fácil de traspasar a alguien nuevo. Una restricción para compradores grandes: el inicio de sesión único exige una licencia mínima de 100 usuarios.
Fireflies.ai — el mejor para controles de cumplimiento con presupuesto de mercado medio
Fireflies transcribe en más de 100 idiomas y tiene la administración más completa de los asistentes reunidos aquí. El nivel gratuito ofrece transcripción ilimitada con resúmenes de IA limitados y 400 minutos de almacenamiento por equipo; Pro cuesta $18 al mes o $10 por licencia con facturación anual; Business $29 o $19; Enterprise son $39 por licencia, solo anual, y ahí es donde viven el SSO, SCIM, los registros de auditoría, el cumplimiento HIPAA, el almacenamiento privado y la retención de datos personalizada. Si su objeción a los tomadores de notas con IA es de gobernanza y no de precisión, ese nivel superior es el que hay que presupuestar.
Fathom — el mejor plan gratuito
El nivel gratuito de Fathom es el más generoso de este grupo: grabaciones y transcripciones ilimitadas, resúmenes de IA instantáneos y la posibilidad de elegir captura con bot o sin bot, con los resúmenes avanzados limitados en vez de ausentes. Premium cuesta $20 por usuario y mes, o $16 anual; Team $19 o $15 con un mínimo de dos licencias; Business $34 o $25. Las entidades sin ánimo de lucro pueden solicitar diez licencias gratuitas, lo que lo convierte en un punto de partida sensato para el consejo de una pequeña ONG que aún no está lista para comprar un portal.
Granola — el mejor para quienes toman sus propias notas
Granola funciona distinto a propósito. En lugar de enviar un bot a la llamada, mejora las notas que usted ya está escribiendo, algo que encaja en reuniones donde un grabador evidente cambiaría la conversación. El plan gratuito cubre notas con IA con historial limitado; Business cuesta $14 por usuario y mes y Enterprise $35, añadiendo SSO, controles de administración y políticas de borrado para toda la organización. Es el menos adecuado de los cinco para actas formales — no hay estructura de votación ni registro oficial compartido — y el mejor de los cinco para dar coherencia a las notas de una sola persona.
Una forma barata de probar la calidad de captura: ponga dos asistentes en la misma reunión recurrente durante quince días y luego lea ambos borradores contrastándolos con lo que realmente se decidió. Las diferencias afloran antes en las interrupciones, los acentos y los nombres de producto. Gana el que necesite menos correcciones, porque ese tiempo de edición es el coste real de la herramienta.
La comparativa completa de software de actas de reunión
| Herramienta | Categoría | Precio de entrada | Plan gratuito | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Laxis | Asistente con IA | $15.99/usuario/mes | 300 min/mes | Primer borrador fiel en más de 100 idiomas |
| Otter.ai | Asistente con IA | $16.99/usuario/mes ($8.33 anual) | 300 min/mes, 30 min por llamada | Archivo consultable y subtítulos en directo |
| Fireflies.ai | Asistente con IA | $18/licencia/mes ($10 anual) | Transcripción ilimitada, 400 min de almacenamiento | Controles de administración, auditoría y cumplimiento |
| Fathom | Asistente con IA | $20/usuario/mes ($16 anual) | Grabación y transcripción ilimitadas | Equipos con poco presupuesto y ONG pequeñas |
| Granola | Asistente con IA | $14/usuario/mes | Notas con IA, historial limitado | Tomar notas en solitario en salas sensibles |
| Boardable | Portal de gobernanza | $20.99/usuario/mes facturado anualmente | Prueba de 14 días | Consejos de ONG que quieren precios transparentes |
| OnBoard | Portal de gobernanza | Solo bajo presupuesto | Sin plan gratuito publicado | Flujo integral del orden del día al acta |
| Govenda | Portal de gobernanza | Solo bajo presupuesto | Sin plan gratuito publicado | Gobernanza con muchos comités |
| BoardEffect | Portal de gobernanza | Solo bajo presupuesto | Sin plan gratuito publicado | Organizaciones con misión social y varios consejos |
| Diligent Boards | Portal de gobernanza | Solo bajo presupuesto | Sin plan gratuito publicado | Empresas cotizadas y consejos regulados |
Lo que hace un portal y no hace ningún tomador de notas con IA
Esta es la parte que las demos pasan por alto. Un asistente puede producir un borrador precioso y dejarle igualmente sin manera de gestionar la gobernanza alrededor.
Un portal guarda una moción formal y una votación registrada como datos estructurados, no como prosa. Envía el acta aprobada a firma electrónica. Impone quién puede ver qué, para que el material de sesión ejecutiva no esté en la misma carpeta que el registro público. Mantiene un registro de auditoría de cada consulta y cada edición. Monta una carpeta del consejo fechada. Aplica una política de retención que usted puede explicar a un regulador. Algunos además publican una página accesible de órdenes del día y actas para organismos sujetos a leyes de reuniones públicas.
Nada de eso es una función que un tomador de notas con IA haya olvidado por accidente. Es un producto distinto, y por eso el software de actas del consejo cuesta varias veces lo que cuesta un asistente. Si su consejo está regulado — un banco, una aseguradora, una cotizada, un organismo público, un sistema sanitario — compre el portal y dé la pregunta por zanjada. Las reglas legales de las actas del consejo explican por qué el archivo importa más que la redacción.
La combinación en la que acaban la mayoría de los equipos
En la práctica las dos categorías se compran juntas, y el reparto de tareas es limpio: el asistente captura la reunión y produce el borrador, un secretario humano lo recorta hasta lo que corresponde al registro, y el portal custodia la versión aprobada, la votación y la firma.
Dos reglas mantienen ese flujo lejos de problemas. Nunca archive la transcripción como acta: un registro literal y uno oficial son documentos distintos, y tener los dos invita a discutir cuál es el real. Y mantenga a una persona revisando cada borrador: la IA no sabe qué quince minutos de debate deben desaparecer. Si lo que busca es el criterio de edición en sí, nuestra guía sobre cómo redactar correctamente un acta de reunión explica qué se queda y qué se va.
Cinco preguntas que acortan una evaluación de software:
- ¿Sus actas se aprueban y se firman formalmente? Si es así, necesita un portal, no solo un asistente.
- ¿Necesita licencia cada consejero, y se cuentan los observadores? Aquí es donde se duplican los presupuestos de los portales.
- ¿Qué funciones son complementos? Pregunte expresamente por la IA, el SSO y la firma electrónica.
- ¿Dónde se alojan los datos y puede elegir la región?
- ¿Puede exportarlo todo si se marcha: carpetas, actas y adjuntos, y no solo un CSV?
Elegir software de actas sin una evaluación de seis semanas
¿Equipo pequeño, sin paso de aprobación formal, actas que existen para que la gente recuerde sus compromisos? Empiece con un asistente de IA en plan gratuito y compruebe si los borradores aguantan durante un mes. Fathom y Laxis hacen que esa prueba salga barata.
¿Consejo regulado, o actas que se aprueban, se firman y se archivan? Preseleccione dos portales y pida ofertas por escrito, porque el precio de escaparate es una cifra por licencia que se multiplica más rápido de lo que nadie espera. Si las funciones de IA del portal parecen escasas, presupueste un asistente en paralelo: el coste combinado suele seguir siendo menor que las horas que un secretario dedica a reconstruir una reunión de memoria.
Y si de verdad lo que busca es calidad de captura y no gobernanza, dos guías vecinas profundizan más que esta: nuestro ranking de los mejores tomadores de notas con IA clasifica los asistentes por calidad de transcripción y de resumen en todos los casos de uso, mientras que las mejores herramientas de grabación de reuniones comparadas analizan la propia capa de grabación.
Tenga el borrador escrito antes de que acabe la reunión
Laxis graba, transcribe y resume sus llamadas de Zoom, Google Meet y Teams en más de 100 idiomas, extrae las tareas con su responsable y las sincroniza con HubSpot y Salesforce. Plan gratuito: 300 minutos de transcripción al mes.
En resumen
El error más caro en software de actas de reunión no es elegir el proveedor equivocado. Es comprar un portal de gobernanza corporativo porque las actas siempre llegan tarde, cuando el problema real era que nadie tenía una grabación desde la que escribir; o comprar un tomador de notas para un consejo que necesitaba un archivo firmado y con permisos. Averigüe primero qué mitad le falta. La lista corta se escribe sola después.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software de actas de reunión?
El software de actas de reunión es cualquier herramienta que ayuda a producir o conservar el registro oficial de una reunión. Abarca dos tipos de producto distintos: portales de gobernanza del consejo que gestionan órdenes del día, votaciones, firmas y retención, y asistentes de reuniones con IA que graban, transcriben y redactan notas automáticamente. La mayoría de las organizaciones acaban necesitando uno de cada.
¿Necesito software de gestión de consejos o un tomador de notas con IA?
Si sus actas se aprueban, se firman y se archivan formalmente como registro legal, necesita un portal de consejo. Si existen para que un equipo recuerde lo que acordó, un tomador de notas con IA basta y es mucho más barato. Los consejos regulados deberían dar por hecho que necesitan el portal, y pueden añadir un asistente para acelerar la redacción.
¿Cuál es el mejor software para tomar actas del consejo?
Para un consejo regulado o formalmente gobernado, un portal de gobernanza como Boardable, OnBoard, BoardEffect o Diligent, porque solo esos gestionan votaciones, firma electrónica, permisos y retención. Para redactar el texto rápido, un asistente con IA como Laxis se encarga de la captura y del primer borrador. Muchos consejos usan los dos y archivan solo la versión aprobada.
¿Puede la IA redactar actas de reunión?
La IA puede escribir un primer borrador fiel y capturar de forma fiable las tareas con su responsable, lo que elimina la mayor parte del trabajo. Lo que no puede es decidir qué corresponde a un registro oficial: ese juicio sigue siendo de un secretario humano. Archivar una transcripción de IA en bruto como sus actas es un error, porque una transcripción y unas actas sirven a propósitos distintos.
¿Cuánto cuesta el software de actas del consejo?
Boardable publica precios por usuario de $20.99 a $35.99 al mes con facturación anual. OnBoard, Govenda, BoardEffect y Diligent son solo bajo presupuesto, y el coste escala con las licencias, el nivel y los complementos como la IA o el inicio de sesión único. Los asistentes de reuniones con IA son mucho más baratos, normalmente de $10 a $30 por usuario y mes.
¿Existe software de actas de reunión gratuito?
En el lado de los asistentes con IA, sí. Fathom ofrece grabación y transcripción gratuitas e ilimitadas, Laxis da 300 minutos de transcripción gratis al mes, Otter da 300, y tanto Fireflies como Granola tienen planes gratuitos. Los portales de gobernanza en general no ofrecen planes gratuitos, aunque Boardable mantiene una prueba de 14 días.
