Integración con Wealthbox: notas de reunión para asesores

Documentar una reunión con un cliente no es lo mismo que registrar una llamada de ventas, y Wealthbox está diseñado para esa diferencia. Un despacho de asesoramiento no sigue un pipeline: construye, a lo largo de los años, el registro del asesoramiento prestado a clientes que pueden ser una unidad familiar y no una sola persona, y ese registro tiene que sostenerse mucho después de que nadie recuerde la conversación.

Después de cada reunión, Laxis escribe una nota en el contacto de Wealthbox correspondiente con los requisitos que expresó el cliente, las acciones, un resumen y un enlace a la grabación.

Qué debe contener realmente la nota de una reunión de asesoramiento

Una nota de ventas responde a «qué pasa después». Una nota de asesoramiento tiene que responder a «qué dijo el cliente que quería, qué le recomendamos y por qué». Eso es lo que importa en una revisión tres años más tarde, y es también lo que más fácilmente se pierde si la nota se escribe de memoria esa misma noche.

Antes de dar el asunto por cerrado, conviene comprobar que en cada nota están estos elementos:

• Lo que dijo el cliente, con sus palabras. Tolerancia al riesgo, un cambio de circunstancias, un objetivo declarado. La paráfrasis se desvía; la formulación original, no.
• Qué se recomendó y con qué razonamiento. Una recomendación sin su fundamento es lo más difícil de reconstruir después.
• Qué se comprometió a hacer cada parte, con fechas. Lo tuyo y lo del cliente.
• Qué quedó explícitamente sin decidir. Las decisiones aplazadas son invisibles en la mayoría de las notas y son justo por donde debería empezar la siguiente reunión.

Unidades familiares, contactos y dónde acaba la nota

Wealthbox modela la unidad familiar (Household) como un registro propio que contiene contactos (Contact). Esa distinción pesa más en las notas de reunión que en la mayoría de los datos del CRM, porque una conversación de asesoramiento suele implicar a dos personas y trata sobre activos en titularidad conjunta.

Laxis archiva la nota bajo el contacto que selecciones al enviar, así que elige de forma deliberada: si la reunión fue una revisión conjunta, escoger el contacto de uno de los cónyuges deja la mitad del historial de la relación en el sitio equivocado. Los despachos que resuelven bien esto suelen fijar una única convención —siempre el contacto principal, o siempre el registro principal de la unidad familiar— y mantenerla, porque un historial repartido entre dos contactos es peor que uno archivado de forma imperfecta pero constante.

Conservación de registros y cumplimiento

Aquí es donde el asesoramiento más se aparta de las ventas. Las firmas registradas están sujetas a obligaciones de llevanza y conservación de libros y registros, y las comunicaciones relativas al asesoramiento suelen entrar en ese ámbito, lo que convierte una nota de reunión generada automáticamente en algo útil y, a la vez, en algo que conviene tratar de forma deliberada y no por defecto.

Hay tres cosas que conviene cerrar con tu responsable de cumplimiento antes de activar la integración, no después:

• Si las grabaciones se conservan y durante cuánto tiempo. La nota contiene un enlace a una grabación; tu política de conservación tiene que contemplar lo que hay al otro lado de ese enlace.
• Aviso y consentimiento del cliente. Las normas sobre grabación varían según la jurisdicción, y una reunión con un cliente no es una llamada que la firma pueda tratar a la ligera.
• Quién puede ver la nota. Eso lo deciden los permisos de Wealthbox, no Laxis. Comprueba para quién es visible dentro del equipo una nota archivada bajo una unidad familiar.

Nada de esto es asesoramiento jurídico ni tiene nada de excepcional: es la misma revisión que hace cualquier firma antes de adoptar una herramienta que toca las comunicaciones con clientes.

Conectar Laxis con Wealthbox

1. En la página de ajustes, pestaña « Apps », haz clic en « connect » para vincular Laxis con tu cuenta de Wealthbox.

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1. En la lista de conversaciones, elige la reunión que quieres compartir y haz clic en « Send to CRM ».

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1. Introduce el correo o nombre del cliente, elige el contacto correcto y haz clic en « Send ».

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1. La nota queda archivada en ese contacto de Wealthbox con los requisitos que expresó el cliente, las acciones, un resumen y un enlace a la grabación. Antes de cerrar la pestaña, comprueba que ha ido a parar al registro que marca la convención de archivo de tu despacho.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo conecto Laxis con mi cuenta de Wealthbox?

Abre la página de configuración en Laxis, ve a la pestaña «Apps» y haz clic en «Connect» junto a Wealthbox para autorizar la integración. Una vez conectado, Laxis puede enviar tus notas y registros de reunión a Wealthbox bajo el contacto correspondiente.

¿Qué información guarda Laxis en Wealthbox después de una llamada?

Tras una reunión, Laxis crea una nota en Wealthbox que incluye los requisitos del cliente, las tareas pendientes, un resumen de la reunión y un enlace a la grabación. Esta nota se archiva bajo el contacto adecuado, de modo que los asesores mantienen registros completos sin necesidad de introducir datos manualmente.

¿Cómo envío una reunión concreta a Wealthbox?

En la página de lista de conversaciones, selecciona la reunión que quieres compartir y haz clic en «Send to CRM». Luego introduce el correo o el nombre del cliente, elige el contacto correcto y haz clic en «Send» para crear la nota en Wealthbox.

¿Una reunión conjunta con el cliente debe archivarse bajo la unidad familiar o bajo un solo contacto?

Laxis archiva la nota bajo el contacto que elijas al enviar, de modo que una revisión conjunta puede acabar repartida entre dos registros si la elección se hace sobre la marcha. Fija una única convención para el despacho —siempre el contacto principal, o siempre el registro principal de la unidad familiar— y aplícala siempre. Un historial archivado de forma constante en un mismo sitio es más útil que uno archivado a la perfección pero de manera irregular, porque el verdadero problema pasa a ser no saber dónde buscar.

¿Qué tenemos que revisar con cumplimiento antes de activarlo?

Tres cosas, y conviene cerrarlas antes y no después. Primera, la conservación: la nota enlaza a una grabación, así que tu política debe cubrir qué hay al otro lado de ese enlace y durante cuánto tiempo. Segunda, el aviso al cliente y su consentimiento para la grabación, que varía según la jurisdicción. Tercera, la visibilidad: los permisos de Wealthbox determinan quién dentro de la firma puede leer una nota archivada bajo una unidad familiar, y eso es un ajuste de Wealthbox, no de Laxis. Es la revisión previa habitual para cualquier herramienta que toca las comunicaciones con clientes, no asesoramiento jurídico.