Come gli Appunti delle Riunioni Possono Diventare Meno Faticosi per i Consulenti

Essere un consulente comporta circa 23 ore a settimana dedicate alle riunioni, il che in media si traduce in oltre 4,5 ore di riunioni al giorno. Un normale programma nella vita di un consulente consiste in un ciclo di gestione dei clienti. Devono far crescere costantemente il numero di prospect dedicando al contempo tempo e processi a quelli esistenti.

L'Aumento delle Riunioni Dopo il COVID-19

Mentre avviene la ristrutturazione dinamica dei modi in cui funzioniamo, è vitale rimanere sul percorso per raggiungere gli obiettivi, il che significa che abbiamo bisogno di supporto aggiuntivo per l'opzione "lavoro da casa". Quello che è iniziato come un cambiamento pandemico si è, entro il 2026, consolidato in una norma ibrida e remota duratura. Dalla pandemia, c'è stato un aumento del 10% nelle riunioni brevi che di solito durano 30 minuti, il che significa che le persone hanno bisogno di connettersi più spesso tramite chiamate audio/video per aggiornarsi, stabilire le giuste aspettative ed eseguire le trattative. Oggi, con gli assistenti AI integrati direttamente in quelle chiamate, gran parte di quella connessione può finalmente funzionare in automatico.

Gli Appunti Manuali delle Riunioni Sprecano Tempo e Denaro

In media lo stipendio di un consulente junior varia tra $70.000 e $150.000. Il lavoro principale dei consulenti junior è dedicare tempo a:

• Pianificazione di nuovi prodotti/servizi da offrire ai clienti
• Analisi dei dati
• Ricerca di mercato e analisi della concorrenza
• Raccomandazioni strategiche

Cosa significa queste informazioni per le società di consulenza? I consulenti sono costosi e il loro tempo dovrebbe essere dedicato alle attività principali.

Un consulente medio trascorre solo il 9% del suo tempo nella pianificazione, il 22% nel marketing, il 26% nel servizio e il 21% nelle attività amministrative in una settimana. Le attività amministrative comprendono la presa di appunti delle riunioni e la preparazione dei memo delle riunioni per riferire gli aggiornamenti ai superiori. Tutto questo tempo potrebbe essere risparmiato se i consulenti avessero un adeguato supporto tecnologico per svolgere il loro lavoro reale e fornire alle aziende il valore del denaro speso in stipendi.

La Richiesta dei Dipendenti di Supporto Tecnologico

Un altro aspetto importante nella vita dei consulenti è il viaggio per lavoro. Nei giorni normali, le persone viaggiavano nelle città e pianificavano riunioni a pranzo/cena con i clienti per creare rapporti e discutere gli obiettivi. Uno studio afferma che il 37% dei dipendenti chiede tagli ai viaggi e chiede "piattaforme di supporto hi-tech" per consentire un lavoro da casa efficiente. Dare loro semplicemente un software per conferenze online non è sufficiente. Le aziende devono pensare a tutto il lavoro che devono svolgere e fornire un supporto tecnologico fattibile per consentire loro di lavorare in modo più efficiente e con alta qualità.

Tipi di Riunioni e Importanza degli Appunti

Una ricerca primaria per ottenere ulteriori informazioni ha rivelato che i consulenti di solito iniziano e concludono le loro giornate con riunioni, per lo più interne. La prima chiamata del giorno è con i membri del team per fissare l'agenda del giorno, mentre la chiamata di fine giornata di solito funge da chiamata di aggiornamento sul lavoro del giorno, elaborata nelle chiamate settimanali. Questo programma significa che, soprattutto i manager, non devono solo memorizzare le informazioni sui propri clienti, ma anche su quelli dei loro collaboratori.

Inoltre, i consulenti devono anche dedicare tempo all'intervista di esperti del settore per ottenere informazioni rilevanti, conducendo al contempo riunioni con i dirigenti e i team di leadership per riflettere sulla loro comprensione e sulle loro aspettative.

Che si tratti di una riunione interna o esterna, è fondamentale mantenere tutte le informazioni e i dati in ordine. Ogni chiamata con i clienti per i consulenti, a seconda del tipo di consulenza, è accompagnata da un'aspettativa di avanzamento del lavoro e feedback dopo ogni fase. Considerando una manciata di clienti con un consulente, è molto importante, soprattutto ora che c'è un aumento del 10% delle riunioni dal COVID, che i dipendenti ricevano il supporto di cui hanno bisogno come menzionato in precedenza. Prendere appunti di solito non è considerato cortese nelle videochiamate e stare al passo durante le chiamate audio non è un compito facile. I consulenti partecipano al 56% delle riunioni con i clienti mentre il 73% delle chiamate sono interne e consistono in aggiornamenti, condivisione dei verbali delle riunioni e pianificazione del piano d'azione.

Tutto questo combinato è MOLTISSIMA informazione con cui fare i conti, ed è qui che entrano in gioco gli appunti delle riunioni efficaci!

In sintesi, gli appunti delle riunioni non sono solo vitali per i consulenti ma anche preziosi per il progresso della società. Tuttavia, è importante concentrarsi su:

• L'importanza di investire in tecnologia per supportare l'aumento delle riunioni e anche per mantenere i dipendenti motivati
• Risparmiare tempo ai consulenti per fare il loro lavoro reale, ad esempio l'analisi dei dati, la ricerca di mercato, ecc.
• Il valore della spesa per i dipendenti abilitandoli con gli strumenti necessari

Facciamo una pausa qui e incontriamo Jack. Benvenuto Jack, un consulente anonimo che vuole condividere la sua storia con voi, i nostri meravigliosi lettori, per raccontare come il lavoro da remoto ha cambiato il modo in cui gestisce le sue riunioni.

Allora dimmi Jack, come gestisci le tue riunioni lavorando da remoto di questi tempi?

Ciao meravigliosi lettori! Inizierei dicendo che il lavoro è sicuramente aumentato dall'inizio del COVID, il che significa che la maggior parte delle nostre segnalazioni, riunioni con i clienti, follow-up sono iniziati a avvenire tramite videochiamate. Un altro cambiamento nel sistema lavorativo è che il nostro punto di contatto con ogni cliente è aumentato. Come capiamo tutti, in questi scenari la comunicazione è la chiave, ma lo è anche la presa di appunti.

È tedioso prima di tutto prendere appunti nelle chiamate audio, quindi sono passato di più alle videochiamate. Prendo appunti, ma ho anche iniziato a registrare le mie conversazioni sul telefono che devo riascoltare alla fine delle mie giornate stancanti per ricordare tutto dalla riunione e riferire ai miei superiori. Inoltre, come consulente ho molte analisi dei dati a cui dedicare attenzione e tempo, ma il processo tedioso di prendere appunti e fare memo assorbe una grande parte del mio tempo.

Questo ha portato a molti squilibri nei miei diversi ambiti di vita. Continuare a prendere appunti delle riunioni da diverse riunioni al giorno toglie molto tempo al mio spazio personale, da cui l'aumento del lavoro!

Il resto della mia conversazione con Jack è storia, ma quale takeaway abbiamo tratto da quella conversazione?

Abbiamo bisogno di supporto tecnologico:

• Per aiutare nelle registrazioni
• Generare trascrizioni in tempo reale per i verbali delle riunioni
• Aiutare nella creazione di memo personalizzati per la segnalazione e la contabilità

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Nel 2026, la presa di appunti AI è passata da accessorio opzionale a parte standard di come i team di consulenza ad alte performance gestiscono le loro riunioni. Con il servizio di appunti delle riunioni basato sull'AI di Laxis, i consulenti possono liberarsi dal lavoro tedioso e concentrarsi sul lavoro più importante per creare valore per clienti, consumatori e aziende.

• Laxis cattura ogni conversazione per te ovunque avvenga e genera trascrizioni delle riunioni in tempo reale
• Laxis salva gli appunti delle riunioni in un unico posto per te e sono ricercabili e modificabili
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Domande Frequenti

Perché la presa di appunti delle riunioni è così difficile per i consulenti?

I consulenti trascorrono una grande parte della settimana nelle riunioni, e la presa di appunti manuale toglie tempo al lavoro ad alto valore come l'analisi dei dati, la ricerca di mercato e le raccomandazioni strategiche. Prendere appunti durante le chiamate audio o video è anche noioso e difficile da seguire in tempo reale. Questo onere amministrativo rende difficile mantenere appunti accurati e coerenti.

Come possono gli appunti delle riunioni AI aiutare i team di consulenza remoti e ibridi?

Poiché il lavoro remoto e ibrido è diventato la norma, i consulenti si connettono con clienti e colleghi più frequentemente tramite videochiamate e chiamate audio. Gli strumenti di presa di appunti AI come Laxis catturano e trascrivono automaticamente queste conversazioni, così i consulenti non devono più registrare le chiamate e riascoltarle in seguito. Questo libera tempo e aiuta a mantenere registrazioni coerenti su tutte le riunioni interne e con i clienti.

Come aiuta Laxis i consulenti a risparmiare tempo sugli appunti delle riunioni?

Laxis cattura ogni conversazione ovunque avvenga e genera trascrizioni in tempo reale, poi archivia i tuoi appunti in un unico posto ricercabile e modificabile. Evidenzia anche i punti chiave delle riunioni, analizza i pattern e fa emergere insight su cui puoi agire. Questo permette ai consulenti di concentrarsi sul loro lavoro principale invece di scrivere memo e report.

Laxis può aiutare a ridurre i costi di viaggio e di supporto tecnologico per le società di consulenza?

Molti dipendenti chiedono viaggi ridotti e un supporto tecnologico più forte per lavorare in modo efficiente da casa, e gli strumenti focalizzati sulle riunioni rispondono in parte a questa esigenza. Automatizzando la trascrizione, la presa di appunti e la segnalazione, Laxis riduce il tempo amministrativo che i consulenti trascorrono su ogni riunione. Questo aiuta le aziende a ottenere più valore dalle costose ore dei consulenti supportando al contempo un lavoro remoto e ibrido efficace.