Trascrizione Zoom: come ottenere e usare la tua trascrizione

La cosa frustrante della trascrizione Zoom non è la tecnologia. È che la trascrizione che ti serviva doveva essere attivata prima della riunione per cui ti serviva — e nessuno te lo dice finché non vai a cercarla.

Se una chiamata è appena finita e non c'è testo da nessuna parte, salta direttamente alla sezione sul perché manca. Se invece stai sistemando le cose perché non succeda mai più, comincia da qui — perché un cambiamento del 2026 ha rotto un flusso di lavoro su cui contavano in molti.

Zoom ha separato sottotitoli e trascrizioni a maggio 2026

Per anni il modo più economico di uscire da una chiamata con del testo era attivare i sottotitoli in diretta e salvarli alla fine. Quella strada si è chiusa. In un rilascio avvenuto tra il 24 e il 26 maggio 2026, Zoom ha separato formalmente due cose che le persone usavano come sinonimi.

I sottotitoli ora sono solo in diretta. Continuano a comparire a schermo durante la riunione per l'accessibilità in tempo reale, e puoi risalire agli ultimi tre minuti circa. Quello che non puoi fare è tenerli. I partecipanti non possono più conservare, salvare o scaricare i sottotitoli una volta finita la riunione, e le vecchie impostazioni Save captions e Full transcript sono state rimosse del tutto.

La trascrizione è il documento che resta. Zoom ha consolidato le vecchie opzioni sparse in un'unica impostazione Meeting transcript, con sotto-controlli per generazione, conservazione e autorizzazioni. È disattivata finché qualcuno non la attiva: un host per le proprie riunioni, un amministratore per tutta l'organizzazione. Ora i partecipanti possono chiedere all'host di attivarla a riunione in corso, e l'host approva o rifiuta.

Ti serve il client desktop Zoom Workplace 7.0.5 o successivo per vedere qualcosa di tutto questo. Se la tua schermata delle impostazioni non corrisponde a quanto segue, controlla prima quello.

Se hai ereditato una configurazione che funzionava, ricontrollala comunque. Zoom ha migrato automaticamente le configurazioni esistenti nelle nuove impostazioni. Dieci minuti adesso nel portale web — confermare che le trascrizioni vengano generate, verificare la finestra di conservazione, vedere chi è autorizzato a scaricarle — costano meno che scoprire dopo una chiamata irripetibile che la corrispondenza è andata storta.

Ci sono due trascrizioni Zoom, e stanno in posti diversi

È qui che quasi tutti inciampano. Zoom produce due documenti di testo separati, controllati da due impostazioni separate, conservati in due posti separati.

La trascrizione audio per le registrazioni sul cloud è quella più vecchia e più familiare. Generata dopo la riunione a partire dalla registrazione cloud, arriva come file .vtt accanto al video e vive nella pagina Registrazioni del portale web. È questo che la maggior parte delle persone intende per trascrizione Zoom.

La trascrizione della riunione è il documento più recente, prodotto durante la chiamata, introdotto dal cambiamento descritto sopra. Si controlla dalla scheda Riunione anziché dalla scheda Registrazione, ha proprie regole di conservazione e autorizzazioni di download, e può essere mostrata ai partecipanti mentre la chiamata è in corso.

Non sono alternative: moltissimi account le vogliono entrambe. Ma attivarne una non attiva l'altra, ed è per questo che chi «aveva sicuramente attivato la trascrizione» apre una registrazione e non trova nulla.

Un prerequisito, detto chiaramente: la trascrizione audio nasce da una registrazione sul cloud, e la registrazione cloud richiede una licenza a pagamento, quindi un file locale sul tuo disco non produce alcuna trascrizione. Quel versante lo abbiamo trattato in una guida a parte su come registrare bene una riunione Zoom; il resto qui dà per scontato che sia sistemato.

Attivare la trascrizione Zoom, passo per passo

Quattro minuti nel portale web, una volta sola. Su un account gestito gli amministratori usano il percorso Impostazioni account, così vale per tutti; i singoli host usano Impostazioni e cambiano solo le proprie riunioni.

1. Accedi al portale web di Zoom. Amministratori: clicca su Gestione account, poi su Impostazioni account. Singoli host: clicca su Impostazioni.
2. Apri la scheda Registrazione e conferma che la registrazione sul cloud sia attiva. Niente registrazione cloud, niente trascrizione audio: l'opzione qui sotto non ha nulla a cui agganciarsi.
3. Spunta «Create audio transcript». Si trova sotto Advanced cloud recording settings. Clicca su Salva. Da adesso ogni registrazione cloud produrrà un .vtt accanto al video.
4. Apri la scheda Riunione e trova «Meeting transcript» sotto In Meeting (Advanced). Attivala, poi passa in rassegna le sotto-impostazioni: generare trascrizioni per tutte le riunioni o solo per quelle con un riepilogo, dopo quanti giorni scatta l'eliminazione automatica, se gli host possono gestire le trascrizioni in seguito, se i partecipanti vedono la trascrizione in diretta e chi è autorizzato a salvarne una copia.
5. Aggiorna l'app desktop, poi fai una prova. Avvia una riunione di due minuti con te stesso, registra sul cloud, chiudila e controlla la pagina Registrazioni. Verificare che funzioni costa due minuti. Scoprire che non funziona dopo una chiamata con un cliente costa parecchio di più.

Un intoppo sugli account di lavoro: un interruttore grigio o bloccato è stato fissato da un amministratore a livello di account o di gruppo. Quello è un ticket per l'IT, non un problema di impostazioni.

Dove salta fuori davvero la trascrizione

Accedi al portale web, clicca su Registrazioni nella navigazione a sinistra e apri la riunione. I file sono elencati insieme, e la trascrizione compare tra questi come Audio Transcript. Passaci sopra con il mouse e a destra appare un'icona di download.

Due cose sui tempi. La trascrizione viene generata dopo che l'elaborazione della registrazione è finita, quindi non compare nello stesso momento del video: minuti per una chiamata breve, di più per una lunga. E puoi leggerla nel browser accanto alla registrazione anziché scaricarla, il che spesso conviene, perché cliccando su una riga la riproduzione salta a quel punto.

Quello che ottieni è WebVTT: un formato di sottotitoli in testo semplice in cui ogni blocco porta un intervallo di timestamp e la riga pronunciata al suo interno.

WEBVTT

1 00:00:04.310 --> 00:00:09.882 Priya Raman: Allora, dov'eravamo rimasti sulla data di rinnovo?

2 00:00:10.115 --> 00:00:15.640 Tom Alvarez: Fine del Q3. Ti mando i documenti lunedì.

Si apre con qualsiasi editor di testo, e i timestamp strutturati si importano puliti nei programmi di montaggio e negli strumenti per sottotitoli. Per capire in cosa si distingue dagli altri documenti con cui viene confuso, vedi che cos'è una trascrizione.

Perché la tua manca, in ordine di probabilità

Scorri questo elenco dall'alto verso il basso. È quasi sempre la prima voce.

1. L'impostazione era disattivata quando si è svolta la riunione. Zoom trascrive le registrazioni fatte dopo che hai attivato l'opzione e non torna indietro a recuperare quelle più vecchie. Non esiste un pulsante che generi una trascrizione per la chiamata di martedì scorso — e questo singolo fatto spiega gran parte delle ricerche che la gente fa.
2. Era una registrazione locale. I file salvati sul tuo computer non producono mai una trascrizione Zoom. Solo le registrazioni cloud lo fanno.
3. Sei sul piano gratuito. La registrazione sul cloud è una funzione a pagamento, quindi la trascrizione che ne dipende non è disponibile su Basic.
4. Un amministratore l'ha bloccata. Su un account aziendale è la seconda causa più comune. Se la casella è grigia, la decisione è stata presa sopra di te.
5. L'elaborazione non è finita. Aspetta più a lungo di quanto ti sembri ragionevole prima di concludere che sia fallita, soprattutto dopo una chiamata di due ore.
6. Zoom ha trascritto la lingua sbagliata. Se la trascrizione esiste ma sembra scritta a caso, con ogni probabilità è girata in inglese su una chiamata che inglese non era. Si risolve: vedi sotto.
7. La conservazione l'ha eliminata. Molte aziende ripuliscono le registrazioni archiviate a intervalli fissi, e le nuove impostazioni di trascrizione hanno un proprio timer di eliminazione. Se è sparito qualcosa di quattro mesi fa, di solito è per questo.

L'abitudine che elimina l'intera categoria di problemi: non affidarti al fatto di ricordarti di predisporre una trascrizione. Impostale perché vengano generate automaticamente per ogni riunione a livello di account, oppure fai girare uno strumento per appunti che catturi indipendentemente dalle impostazioni di Zoom. Ogni corsa affannosa del tipo «dov'è la mia trascrizione» risale a una decisione che qualcuno doveva prendere prima che la chiamata iniziasse.

Correggere, cercare e portarla fuori da Zoom

Le trascrizioni di Zoom ora si modificano nel browser, il che evita il giro esporta-correggi-reimporta.

Apri la registrazione nel portale web e passa il mouse su una riga qualsiasi. Compare un'icona a forma di matita; cliccala, correggi il testo e la modifica si salva da sola. Lo stesso vale per l'attribuzione: passa sopra Unknown Speaker, clicca sulla matita, dagli un nome. Le modifiche toccano solo il file della trascrizione, quindi correggere il nome di un cliente capito male non mette a rischio la registrazione.

È anche ricercabile, ed è la funzione che cambia il modo in cui si usano le registrazioni. Invece di scorrere 47 minuti a caccia della conversazione sui prezzi, cerchi il termine e salti lì. Le funzioni di registrazione intelligente di Zoom aggiungono a tutto questo la suddivisione delle chiamate lunghe in capitoli e la marcatura dei momenti salienti.

Per portarla altrove: il .vtt si apre con qualsiasi editor di testo, e un trova-e-sostituisci elimina i timestamp se vuoi un testo pulito. Word e Google Docs non lo importano nativamente come trascrizione, quindi metti in conto o una passata di pulizia o uno strumento che esporti il formato che ti serve.

Il supporto linguistico è più stretto di quanto immagini

I sottotitoli automatici di Zoom coprono un elenco davvero ampio: 49 lingue e dialetti regionali, tra cui arabo e arabo (Golfo), cantonese, entrambe le scritture del cinese, hindi, tamil, telugu, tagalog, somalo, ucraino e zulu. Gli amministratori scelgono quali rendere disponibili agli utenti e, sui dispositivi supportati, i sottotitoli possono essere elaborati localmente anziché nel cloud, il che aiuta con le connessioni scadenti. I sottotitoli tradotti sono un componente aggiuntivo a pagamento a parte.

Le trascrizioni delle registrazioni sono un altro discorso. Partono dall'inglese per impostazione predefinita a prescindere da cosa si sia detto, ed è per questo che una chiamata in spagnolo perfettamente comprensibile torna indietro incomprensibile. La correzione è manuale: apri Registrazioni, passa il mouse sulla trascrizione audio, clicca su Change Language, scegli la lingua parlata e salva. Zoom rianalizza l'audio e la rigenera.

Tre limiti prima di farci affidamento. Zoom stesso avverte che i sottotitoli automatici potrebbero non essere accurati. Non c'è un vocabolario personalizzato, quindi non puoi insegnargli i nomi dei tuoi prodotti, i cognomi dei tuoi colleghi o gli acronimi del tuo settore: resteranno sbagliati, sempre allo stesso modo, per sempre. E il parlato sovrapposto lo degrada parecchio, il che è scomodo visto che le riunioni sono fatte esattamente di quello.

Quando la trascrizione nativa di Zoom non basta

Per allineamenti interni e un archivio ricercabile, la trascrizione nativa di Zoom va benissimo ed è già pagata. Le lacune emergono in tre situazioni.

La prima è quando la tua settimana non è solo Zoom. Le trascrizioni native si fermano al confine della piattaforma, quindi una chiamata con un cliente su Meet e uno standup su Teams finiscono in sistemi diversi, senza una ricerca comune.

La seconda è quando ti servono risultati e non testo. Una trascrizione registra che qualcuno si è impegnato a mandare una proposta entro venerdì. Non estrae quell'impegno, non lo assegna e non lo mette nel tuo CRM: qualcuno deve comunque leggere il muro di testo e farlo a mano.

La terza è il tetto di accuratezza su nomi e gergo, che senza vocabolario personalizzato non si risolve per quanto si smanetti nelle impostazioni.

Laxis sta in quella seconda colonna: registra, trascrive e riassume le chiamate Zoom, Google Meet e Microsoft Teams in più di 100 lingue, estrae le attività da svolgere e sincronizza i risultati su HubSpot o Salesforce, con una modalità di cattura senza bot per le chiamate in cui un nome in più nella galleria cambierebbe il tono. I compromessi onesti, dato che ogni fornitore ne ha: l'elaborazione avviene nel cloud e non sulla tua macchina, e come ogni motore sul mercato peggiora con le sovrapposizioni di voce e gli accenti marcati. Per valutare le opzioni abbiamo messo a confronto i principali strumenti per appunti su Zoom, e c'è una panoramica 2026 più ampia sugli assistenti per riunioni che copre gli strumenti multipiattaforma.

Non rincorrere mai più una trascrizione che manca

Laxis registra, trascrive e riassume le tue chiamate Zoom, Meet e Teams, estrae le attività da svolgere e le sincronizza su HubSpot o Salesforce. Più di 100 lingue e un piano gratuito con 300 minuti di trascrizione al mese.

Prova Laxis gratis

In sintesi

La trascrizione di Zoom è competente e gratuita con una licenza che con ogni probabilità hai già. Il suo unico vero difetto di progettazione è che pretende lungimiranza: l'impostazione deve essere giusta prima che la riunione inizi, e non c'è modo di recuperare una chiamata per cui non ti eri preparato.

Da cui la lezione pratica. Non decidere riunione per riunione se questa meriti di essere trascritta: su quali contino davvero sbaglierai più o meno una volta su due. Attivala per tutto, imposta una finestra di conservazione con cui ti senti a tuo agio e lascia che la domanda smetta di essere una domanda.

Domande frequenti

Come attivo la trascrizione in Zoom?

Accedi al portale web di Zoom, apri la scheda Registrazione e spunta Create audio transcript sotto Advanced cloud recording settings, così ogni registrazione cloud genera un file .vtt. Poi apri la scheda Riunione e attiva Meeting transcript sotto In Meeting (Advanced) per il documento prodotto durante la chiamata. Su un account di lavoro gestito potrebbe doverle fare entrambe un amministratore.

Dove trovo la mia trascrizione Zoom dopo una riunione?

Accedi al portale web di Zoom e clicca su Registrazioni nella navigazione a sinistra, poi apri la riunione che ti interessa. La trascrizione è elencata tra i file della registrazione come Audio Transcript, e passandoci sopra con il mouse compare un'icona di download. Arriva quando il video ha finito di essere elaborato, quindi può essere in ritardo di minuti o più rispetto alla registrazione.

Perché la mia trascrizione Zoom non c'è?

Quasi sempre perché l'impostazione era disattivata quando si è svolta la riunione. Zoom genera trascrizioni solo per le chiamate registrate dopo che l'opzione è stata attivata, e non torna indietro a elaborare una vecchia registrazione. Le altre cause frequenti sono aver registrato in locale anziché sul cloud, un blocco dell'amministratore sull'account e un'elaborazione non ancora conclusa.

La trascrizione Zoom funziona sul piano gratuito?

Solo la parte in diretta. Zoom costruisce la sua trascrizione audio a partire da una registrazione cloud, che richiede una licenza a pagamento, quindi gli account Basic non ottengono nulla di salvato. Gli utenti gratuiti possono comunque attivare i sottotitoli e leggerli durante la chiamata, ma da maggio 2026 non è più possibile conservarli dopo. La soluzione abituale è affidarsi a uno strumento per appunti di terze parti.

Posso modificare una trascrizione Zoom?

Sì. Apri la registrazione nel portale web di Zoom, passa il mouse su una riga qualsiasi della trascrizione e clicca sull'icona a forma di matita per correggere il testo. Allo stesso modo puoi rinominare un Unknown Speaker. Le modifiche si salvano automaticamente e cambiano solo il file della trascrizione, quindi audio e video restano intatti.

Quali lingue supporta la trascrizione Zoom?

I sottotitoli automatici di Zoom coprono 49 lingue e dialetti regionali, dall'arabo e dal cantonese al tamil, all'ucraino e allo zulu. Le trascrizioni delle registrazioni sono più ristrette e partono dall'inglese, quindi se la chiamata era in un'altra lingua devi aprire la registrazione, scegliere Change Language sulla trascrizione audio e lasciare che Zoom la rigeneri.

Quanto è accurata la trascrizione Zoom?

Buona con audio pulito e una persona che parla per volta, e sensibilmente peggiore quando ci si sovrappone, si sta lontani dal microfono o si usano nomi insoliti. Zoom stesso avverte che i sottotitoli automatici potrebbero non essere accurati. Non c'è vocabolario personalizzato, quindi nomi propri e gergo saranno gli errori che ti porteranno via più tempo.