HubSpot CRM 連携｜会議メモをコンタクトと取引に記録する方法

CRM の入力が崩れるのは、決まって同じ場面です。商談が終わってからの20分、担当者がもう次の商談に入っている時間帯です。売上予測の精度、案件レビュー、引き継ぎで経緯が抜け落ちないかどうかは、すべてこの時間に書かれるメモにかかっています。そして、ちょうどこの時間に誰もメモを書きません。

Laxis を HubSpot と連携すると、このメモを Laxis が代わりに書きます。会議が終わるたびに、顧客が述べた要望、アクションアイテム、要約、録音へのリンクを、該当する HubSpot のコンタクトに送ります。

会議メモは HubSpot のどこに記録されるか

HubSpot では、コンタクト、会社、取引が別々のレコードになっていて、互いに関連付けられています。コンタクトに書き込んだメモはそのコンタクトのタイムラインに表示され、関連付けを通じて、そのコンタクトが紐づく取引のアクティビティにも表示されます。この仕組みを押さえておくと、連携がうまくいかない2つのパターンの理由が分かります。

重複コンタクト。同じ人物がポータル内に2件あると、取引の商談履歴の半分が、誰も開かないレコードに紐づいてしまいます。Laxis は送信時にコンタクトの確認を求めるので、そこで気づけます。すでにポータルで重複が起きている場合は、チームに展開する前に解消してください。散らかった CRM を自動化すると、散らかるスピードが上がるだけです。

取引に関連付けられていないコンタクト。取引との関連付けがないコンタクトのメモは、コンタクトのタイムラインにとどまり、案件レビューには出てきません。商談サイクルの初期なら、それでも構いません。しかし進行中の商談に関わる相手では困ります。「商談は記録した」と担当者が言うのにマネージャーが見つけられない、という食い違いは、たいていこれが原因です。

営業マネージャーが記録をどう活用できるか

マネージャーにとっての価値は、商談が記録されることそのものではなく、記録された商談を比べられるようになることです。全員の商談が同じプロセスで記録されていれば、担当者をまたいで読み比べられます。

1. 顧客が求めたことと、取引のメモに残ったことを比べる。この2つのずれが、案件の見極めを誤る原因になります。
2. 要約ではなくアクションアイテムを読む。要約はどれもそれらしく見えます。商談が前に進んだかどうかは、交わした約束を見れば分かります。
3. 案件が後ろ倒しになる直前の商談を確認する。ステージの変更日からは停滞したことが分かり、その直前の商談からは停滞した理由が分かります。

どれも、データが一部しかなければ成り立ちません。記録を自動化すべき本当の理由はここにあります。担当者が書き忘れなかった一部の商談だけをもとにコーチングしても、分かるのはその人のメモの習慣で、営業の実力ではありません。

Laxis と HubSpot を連携する手順

1. Laxis の「設定」ページで「連携」タブを開き、HubSpot の「連携する」をクリックして HubSpot アカウントと接続します。

2. 会話一覧のページで共有したい会議を選び、「CRM に送信」をクリックします。

3. 顧客のメールアドレスか名前を入力し、該当するコンタクトを選んで「Send」をクリックします。

4. そのコンタクトの HubSpot タイムラインにメモが表示されます。内容は要望、アクションアイテム、要約、録音へのリンクです。コンタクトの関連付けを通じて、関連する取引のアクティビティにも表示されます。

‍

よくある質問

Laxis と HubSpot はどうやって連携しますか？

Laxis の「設定」ページにある「連携」タブで「連携する」をクリックすれば、HubSpot アカウントと連携できます。接続後は会話一覧で共有したい会議を選び、「CRM に送信」をクリックします。顧客のメールアドレスか名前を入力し、該当するコンタクトを選んで「Send」をクリックすると、会議が記録されます。

商談のあと、Laxis は HubSpot に何を保存しますか？

顧客の要望、アクションアイテム、会議の要約、録音へのリンクを含むメモを保存します。会議が終わるとすぐにメモが用意され、送信すると該当する HubSpot のコンタクトに記録されます。会話の最も重要な要素が自動で残るので、更新漏れがなくなり、担当者が商談の記録にかけていた事務作業も減ります。

Laxis は会議のたびに自動で HubSpot を更新しますか？

はい、ほぼ自動です。手作業で残るのは、送信時にコンタクトを確認する操作だけです。Laxis は顧客との商談中に自動でメモを取り、商談が終わるたびに結果を該当する HubSpot のコンタクトに保存します。要望、アクションアイテム、要約は Laxis が記録するので、商談の記録が毎回そろい、担当者はデータ入力ではなく営業に時間を使えます。

HubSpot 連携は営業マネージャーにどう役立ちますか？

チーム全員の商談を、同じ基準で比べられるようになります。チームが行うすべての商談の正確な文字起こしを、毎回すぐに HubSpot に記録できます。担当者ごとの商談記録やフォローアップ項目を比べれば、抜けている点を見つけて、より的確に指導できます。記録の作成が自動なので、担当者が手作業での更新を忘れないことに頼らなくても、パイプラインのデータを信頼できる状態に保てます。