Wealthbox 連携：アドバイザーのための面談記録
顧客面談の記録は、営業電話のログを残す作業とは別物であり、Wealthbox はその違いを前提に作られています。アドバイザリー業務が追いかけているのはパイプラインではなく、何年にもわたって「どのような助言を行ったか」の記録を積み上げていくことです。しかも顧客は一人ではなく世帯単位のこともあり、その記録は誰も会話を覚えていない時点になっても通用するものでなければなりません。
Laxis は面談ごとに、Wealthbox の該当コンタクトへノートを書き込みます。内容は、顧客が述べた要望、アクションアイテム、要約、そして録音へのリンクです。
アドバイザリー面談のノートに本当に必要なもの
営業のノートが答えるのは「次に何が起きるか」です。助言のノートが答えなければならないのは「顧客は何を望むと言ったか、こちらは何を提案したか、そしてなぜか」です。3 年後に振り返るときに意味を持つのはこの部分であり、その日の夜に記憶を頼りに書いたノートで最も失われやすいのもこの部分です。
次に進む前に、すべてのノートに揃っているか確認しておきたい項目は次のとおりです。
- 顧客が自分の言葉で語った内容。リスク許容度、状況の変化、明言された目標。言い換えると意味はずれますが、元の言い回しはずれません。
- 何を提案し、その理由は何だったか。根拠のない提案は、後から最も復元しにくいものです。
- 双方が何をいつまでに行うと合意したか。自社側と顧客側の両方を書きます。
- 明確に決めなかったこと。先送りされた判断は多くのノートで見えなくなりますが、次回の面談はまさにそこから始めるべきです。
世帯とコンタクト、そしてノートの行き先
Wealthbox では Household（世帯）が独立したレコードであり、その中に Contact（コンタクト）が含まれます。この区別は、他のたいていの CRM データよりも面談ノートにおいて重要です。アドバイザリーの会話にはしばしば二人が同席し、共有で保有する資産が話題になるからです。
Laxis は送信時に選択したコンタクトの下にノートを保存します。そのため選択は意識的に行ってください。夫婦そろってのレビュー面談で片方のコンタクトだけを選ぶと、その関係の履歴の半分が誤った場所に残ることになります。これをうまく運用している事務所はたいてい、常に主コンタクトを使う、あるいは常にその世帯の主レコードを使う、といった一つの運用ルールに決めて守っています。二つのコンタクトに分かれた記録は、完璧ではなくとも一貫して保存された記録より扱いにくいからです。
記録の保存とコンプライアンス
アドバイザリー業務が営業と最も大きく異なるのがこの点です。登録業者は帳簿・記録の保存義務を負っており、助言に関わるコミュニケーションも一般にその対象に含まれます。そのため自動生成された面談ノートは有用であると同時に、既定のまま流すのではなく意識的に扱うべきものになります。
連携を有効にした後ではなく、有効にする前にコンプライアンス担当者と詰めておく価値のある事項が三つあります。
- 録音を保存するかどうか、また保存期間はどれくらいか。ノートには録音へのリンクが含まれます。リンクの先にあるものまで含めて保存方針を定める必要があります。
- 顧客への通知と同意。録音に関する規則は法域によって異なり、顧客面談は軽く扱ってよい通話ではありません。
- そのノートを誰が見られるか。これを決めるのは Laxis ではなく Wealthbox の権限設定です。世帯の下に保存されたノートが、チーム内の誰まで見えるのかを確認してください。
以上はいずれも法的助言ではなく、また特別なことでもありません。顧客とのやり取りに触れるツールを導入する際に、どの事務所でも行う検討と同じものです。
Laxis と Wealthbox を連携する
- 設定ページの「Apps」タブで「connect」をクリックし、Wealthbox アカウントと連携します。
- 会話一覧で共有したい会議を選び、「Send to CRM」をクリックします。
- 顧客のメールまたは名前を入力し、正しいコンタクトを選んで「Send」をクリックします。
- ノートは選択した Wealthbox のコンタクトに保存されます。内容は顧客が述べた要望、アクションアイテム、要約、録音へのリンクです。画面を閉じる前に、事務所の保存ルールが求めるレコードに保存されたかを確認してください。
よくある質問
Laxis を Wealthbox アカウントに接続するにはどうすればよいですか？
Laxis の設定ページを開き、「Apps」タブに移動して、Wealthbox の横にある「Connect」をクリックして連携を承認します。接続が完了すると、Laxis は会議のノートや記録を該当する連絡先に紐づけて Wealthbox に送信できるようになります。
通話後、Laxis は Wealthbox にどのような情報を保存しますか？
会議後、Laxis は顧客の要件、アクションアイテム、会議の要約、録画へのリンクを含むノートを Wealthbox に作成します。これは該当する連絡先の下に保存されるため、アドバイザーは手作業の入力なしで完全な記録を保持できます。
特定の会議を Wealthbox に送信するにはどうすればよいですか？
会話リストのページで共有したい会議を選択し、「Send to CRM」をクリックします。次に顧客のメールアドレスまたは名前を入力し、正しい連絡先を選んで「Send」をクリックすると、Wealthbox にノートが作成されます。
夫婦そろっての面談は、世帯とコンタクトのどちらに保存すべきですか？
Laxis は送信時に選んだコンタクトの下にノートを保存するため、その場の判断で選んでいると、夫婦そろってのレビューが二つのレコードに分かれてしまうことがあります。事務所として運用ルールを一つ決めてください。常に主コンタクトにするか、常にその世帯の主レコードにするかを決め、毎回それに従います。一貫して同じ場所に保存された履歴のほうが、完璧でも保存先がばらばらな履歴より役に立ちます。後者で本当に困るのは、どこを見ればよいか分からなくなることだからです。
有効にする前にコンプライアンスと確認すべきことは何ですか？
三つあり、いずれも後回しにせず先に決めておく価値があります。第一に保存です。ノートには録音へのリンクが含まれるため、リンクの先にあるものを、どれくらいの期間保存するのかまで方針で定める必要があります。第二に録音についての顧客への通知と同意で、これは法域によって異なります。第三に可視性です。世帯の下に保存されたノートを社内の誰が読めるかを決めるのは Wealthbox の権限設定であり、Laxis の設定ではありません。これは顧客とのやり取りに触れるツールを導入する前にどこでも行う通常の検討であって、法的助言ではありません。
