Wealthbox 연동: 어드바이저를 위한 상담 기록
고객 상담 기록을 남기는 일은 영업 통화 로그를 남기는 일과 다르며, Wealthbox는 바로 그 차이를 전제로 만들어졌습니다. 어드바이저 업무가 관리하는 것은 파이프라인이 아니라, 여러 해에 걸쳐 "어떤 조언을 했는가"를 쌓아 올린 기록입니다. 게다가 고객은 한 사람이 아니라 가구 단위일 수 있고, 그 기록은 아무도 당시 대화를 기억하지 못하게 된 뒤에도 근거로 설 수 있어야 합니다.
Laxis는 상담이 끝날 때마다 Wealthbox의 해당 연락처에 노트를 작성합니다. 노트에는 고객이 밝힌 요구 사항, 액션 아이템, 요약, 녹음 링크가 담깁니다.
어드바이저 상담 노트에 실제로 담겨야 하는 것
영업 노트는 "다음에 무엇을 할 것인가"에 답합니다. 조언 노트는 "고객이 무엇을 원한다고 말했는가, 우리는 무엇을 권했는가, 그리고 그 이유는 무엇인가"에 답해야 합니다. 3년 뒤에 되짚어 볼 때 의미가 있는 부분이 바로 여기이며, 그날 저녁 기억에 의존해 작성한 노트에서 가장 먼저 사라지는 부분도 여기입니다.
다음 단계로 넘어가기 전에 모든 노트에 들어 있는지 확인할 만한 항목은 다음과 같습니다.
- 고객이 자기 말로 표현한 내용. 위험 성향, 상황의 변화, 명시적으로 밝힌 목표. 바꿔 쓴 문장은 의미가 흔들리지만 원래 표현은 흔들리지 않습니다.
- 무엇을 권했고, 그 근거는 무엇이었는지. 근거가 빠진 권고는 나중에 복원하기가 가장 어렵습니다.
- 양측이 각각 무엇을 언제까지 하기로 했는지. 우리 쪽과 고객 쪽 모두 적습니다.
- 명시적으로 결정하지 않은 사항. 미뤄 둔 결정은 대부분의 노트에서 보이지 않지만, 다음 상담은 바로 그 지점에서 시작해야 합니다.
가구, 연락처, 그리고 노트가 저장되는 위치
Wealthbox에서 Household(가구)는 그 자체로 하나의 레코드이며 그 안에 Contact(연락처)가 들어갑니다. 이 구분은 다른 대부분의 CRM 데이터보다 상담 노트에서 더 중요합니다. 어드바이저 상담에는 두 사람이 함께 참여하는 경우가 많고, 공동으로 보유한 자산을 다루기 때문입니다.
Laxis는 전송할 때 선택한 연락처 아래에 노트를 저장하므로 선택은 의식적으로 해야 합니다. 부부가 함께한 검토 상담에서 한쪽 배우자의 연락처만 고르면 그 관계 이력의 절반이 엉뚱한 곳에 쌓입니다. 이 부분을 잘 다루는 회사는 대개 하나의 규칙을 정해 둡니다. 항상 주 연락처를 쓰거나, 항상 그 가구의 대표 레코드를 쓰는 식으로 정하고 그대로 지킵니다. 두 연락처로 쪼개진 기록은 완벽하지 않더라도 일관되게 저장된 기록보다 다루기 어렵기 때문입니다.
기록 보존과 컴플라이언스
어드바이저 업무가 영업과 가장 크게 갈라지는 지점이 여기입니다. 등록된 회사는 장부 및 기록 보존 의무를 지며, 조언과 관련된 커뮤니케이션도 일반적으로 그 범위에 들어갑니다. 그래서 자동으로 생성되는 상담 노트는 유용한 동시에, 기본값 그대로 두기보다 의식적으로 다뤄야 할 대상이 됩니다.
연동을 켠 뒤가 아니라 켜기 전에 컴플라이언스 담당자와 정리해 둘 만한 사항이 세 가지 있습니다.
- 녹음을 보관하는지, 보관한다면 얼마나 오래 보관하는지. 노트에는 녹음 링크가 들어 있습니다. 그 링크 너머에 있는 것까지 포함해 보존 정책을 정해야 합니다.
- 고객 고지와 동의. 녹음 관련 규정은 관할권에 따라 다르며, 고객 상담은 가볍게 다룰 수 있는 통화가 아닙니다.
- 그 노트를 누가 볼 수 있는지. 이를 결정하는 것은 Laxis가 아니라 Wealthbox의 권한 설정입니다. 가구 아래에 저장된 노트가 팀 안에서 누구에게까지 보이는지 확인하세요.
이 가운데 어느 것도 법률 자문이 아니며, 특별한 이야기도 아닙니다. 고객 커뮤니케이션에 닿는 도구를 도입하기 전에 어느 회사든 거치는 것과 같은 검토입니다.
Laxis를 Wealthbox에 연결하기
- 설정 페이지에서 "앱(Apps)" 탭으로 이동하여 "연결(connect)"을 클릭해 Laxis와 Wealthbox 계정을 연동합니다.
- 대화 목록 페이지에서 공유할 회의를 먼저 선택한 후 "CRM으로 전송(Send to CRM)"을 클릭합니다.
- 고객 이메일 또는 이름을 입력하고, 올바른 연락처를 선택한 후 "전송(Send)"을 클릭합니다.
- 선택한 Wealthbox 연락처에 노트가 저장되며, 고객이 밝힌 요구 사항, 액션 아이템, 요약, 녹음 링크가 함께 담깁니다. 화면을 닫기 전에 회사의 저장 규칙이 정한 레코드에 저장되었는지 확인하세요.
자주 묻는 질문
Laxis를 Wealthbox 계정에 어떻게 연결하나요?
Laxis 설정 페이지를 열고 "앱(Apps)" 탭으로 이동하여 Wealthbox 옆의 "연결(Connect)"을 클릭하여 연동을 승인합니다. 연결이 완료되면 Laxis가 회의 메모와 기록을 해당 연락처 하위의 Wealthbox에 푸시할 수 있습니다.
통화 후 Laxis가 Wealthbox에 어떤 정보를 저장하나요?
회의 후 Laxis는 고객 요구 사항, 액션 아이템, 회의 요약, 녹음 링크가 포함된 노트를 Wealthbox에 생성합니다. 이는 해당 연락처 하위에 저장되므로 어드바이저는 수동 데이터 입력 없이 완전한 기록을 유지할 수 있습니다.
특정 회의를 Wealthbox로 어떻게 전송하나요?
대화 목록 페이지에서 공유할 회의를 선택하고 "CRM으로 전송(Send to CRM)"을 클릭합니다. 그런 다음 고객의 이메일 또는 이름을 입력하고, 올바른 연락처를 선택하며, "전송(Send)"을 클릭하여 Wealthbox에 노트를 생성합니다.
부부가 함께한 상담은 가구와 연락처 중 어디에 저장해야 하나요?
Laxis는 전송할 때 선택한 연락처 아래에 노트를 저장하므로, 그때그때 임의로 고르면 함께 진행한 검토 상담이 두 레코드로 쪼개질 수 있습니다. 회사 차원에서 규칙을 하나 정하세요. 항상 주 연락처를 쓰거나, 항상 그 가구의 대표 레코드를 쓰기로 정하고 매번 그대로 적용합니다. 한곳에 일관되게 쌓인 이력이 완벽하지만 저장 위치가 제각각인 이력보다 유용합니다. 후자의 진짜 문제는 어디를 봐야 할지 알 수 없다는 점이기 때문입니다.
켜기 전에 컴플라이언스와 확인해야 할 것은 무엇인가요?
세 가지이며, 나중이 아니라 먼저 정리해 둘 만합니다. 첫째는 보존입니다. 노트에 녹음 링크가 들어가므로, 그 링크 너머에 있는 것을 얼마나 오래 보관할지까지 정책이 다뤄야 합니다. 둘째는 녹음에 대한 고객 고지와 동의이며, 이는 관할권에 따라 다릅니다. 셋째는 열람 범위입니다. 가구 아래에 저장된 노트를 회사 안에서 누가 읽을 수 있는지는 Wealthbox의 권한 설정이 정하며, Laxis 설정이 아닙니다. 이는 고객 커뮤니케이션에 닿는 도구를 도입하기 전에 흔히 거치는 검토이지 법률 자문이 아닙니다.
