Eine effektive hybride Arbeitsplatzstrategie entwickeln
Seit März 2020 haben Organisationen weltweit viele ihrer Abläufe digitalisiert, und bis 2026 hat sich hybrides Arbeiten als Standard für die meisten Wissensarbeiter etabliert – weit entfernt von einem vorübergehenden Experiment. Dennoch sagen viele Mitarbeitende, dass Zusammenarbeit in verteilten Setups mehr Aufwand erfordert als früher, als alle ein Büro teilten. Mit dem Einzug von KI-Tools in den Arbeitsalltag ist die Messlatte für nahtlose Koordination nur noch höher geworden. Diese Ineffizienz kann der Unternehmensleistung natürlich schaden. Statt dies jedoch als etwas Negatives zu betrachten, sollten Unternehmen diese Gelegenheit nutzen, um ihre Arbeitsweise zu transformieren und Umgebungen zu schaffen, in die Spitzenkräfte gerne eintreten.
Durch die Nutzung der aktuellen Situation und deren Ausrichtung auf Produktivität kann ein Unternehmen einen hybriden Arbeitsplatz gestalten, der bessere Ergebnisse liefert. So gelingt es:
Mögliche Ungleichgewichte sensibel wahrnehmen
Der erste Schritt bei der Entwicklung einer effektiven hybriden Arbeitsplatzstrategie besteht darin, das Potenzial des Systems zur Schaffung von Ungleichheit anzuerkennen. Ein hybrider Ansatz kann zum einen Spannungen zwischen Büro- und Remote-Mitarbeitenden erzeugen. Sichtbarkeit und Anwesenheit können dazu führen, dass Mitarbeitende, die persönliche Zeit mit Vorgesetzten verbringen, bei Gehalt, Beförderung und Chancen bevorzugt werden; Remote-Mitarbeitende können hingegen bei der Karriereentwicklung weniger Beachtung finden. Darüber hinaus können jüngere Mitarbeitende (von denen viele leichter „remote gehen" können) das Gefühl haben, Lücken in ihrer Entwicklung zu haben, weil sie wertvolle Interaktionen im Büro verpasst haben.
Es ist wichtig, regelmäßig die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu bewerten und sicherzustellen, dass alle in verschiedene Möglichkeiten einbezogen werden. Interne Umfragen können dabei helfen, zu ermitteln, wie Mitarbeitende die neuen Bedingungen erleben. Wenn zum Beispiel berufstätige Mütter das Gefühl haben, etwas zu verpassen, weil sie remote arbeiten, hätten sie einen Kanal, um ihre Bedenken zu äußern. Persönliche virtuelle Einzelgespräche können ebenfalls äußerst hilfreich sein – nicht nur um das Gefühl der Isolation zu mindern, sondern auch um sicherzustellen, dass sich alle gesehen und wertgeschätzt fühlen.
Personalmanagement unterstützen
HR-Fachleute sind für das Management moderner Organisationen unverzichtbar. Generell haben HR-Experten mit einer Ausbildung in Betriebswirtschaft eine fundierte Schulung in der effektiven Kommunikation mit und Betreuung von Mitarbeitenden und Neueinsteigern gleichermaßen. Im Kontext hybrider Arbeitsanpassungen bedeutet dies die Förderung des operativen Erfolgs durch die Kommunikation von Veränderungen, die Bewertung und das Management von Mitarbeiterverhalten und sogar die Lösung von Spannungen, wenn nötig. Aus diesen Gründen wird strategisches HR-Management zunehmend als unverzichtbar für die Bewältigung der Herausforderungen des heutigen verteilten, KI-gestützten Arbeitsplatzes angesehen.
Auf praktischer Ebene sollten Sie Ihre HR-Abteilung als unverzichtbares Bindeglied zwischen den höchsten Ebenen der Unternehmensstruktur und den Menschen betrachten, die Tag für Tag arbeiten. Unterstützen Sie HR-Mitarbeitende dabei, ein besseres Verständnis davon zu entwickeln, wie Mitarbeitende arbeiten, und nutzen Sie ihre Erkenntnisse, um Erwartungen zu definieren. Es wird auch hilfreich sein, hybride Arbeitsrichtlinien mit der gesamten Gruppe zu erläutern, sodass alle auf dem gleichen Stand sind und aufkommende Fragen transparent beantwortet werden können.
Hybride Arbeitsrichtlinien entwickeln
Da Mitarbeitende gelernt haben, autonomer zu arbeiten, lehnen sie möglicherweise das frühere Maß an Kontrolle und Mikromanagement, das in Büroumgebungen üblicher war, stärker ab. Darüber hinaus überdenken viele Mitarbeitende ihre Prioritäten sowohl im Privat- als auch im Berufsleben und verlagern sich oft in Richtung einer besseren Work-Life-Balance. Dementsprechend sollten hybride Arbeitsrichtlinien in gewissem Maße von den Mitarbeitenden und ihrer bevorzugten Arbeitsweise geleitet werden – auch wenn dies eine Änderung des Führungs- und Managementstils bedeutet.
Berücksichtigen Sie auch die Sicherheit und die Realität, wer tatsächlich zu welchen Zeiten im Büro sein muss. Definieren Sie Ziele für Präsenztage und legen Sie Zeiten fest, zu denen Mitarbeitende online sein sollen; umgekehrt sollten Sie auch Zeiten festlegen, zu denen Mitarbeitende nicht von Management oder Kollegen kontaktiert werden sollen.
Bezüglich der Arbeitsorte lohnt es sich auch, Satellitenburos oder Zuschüsse für Coworking-Mitgliedschaften zu prüfen, die viele Mitarbeitende bevorzugen. Dies sind hilfreiche Optionen für diejenigen, die nicht gerne zu Hause arbeiten – oder aus welchen Gründen auch immer nicht können.
Die Büroumgebung neu konfigurieren
Wenn Mitarbeitende im Büro arbeiten, sind sie dort, um produktiv zu sein, nicht nur anwesend zu sein. Das Layout und der Zweck eines physischen Arbeitsplatzes sollten diese neue Denkweise widerspiegeln. Ein hybrides Büro sollte Zusammenarbeit, Verbindungen und Teambuilding ermöglichen. Im Wesentlichen können Sie ein flexibles und aktivitätsbasiertes Büro aufbauen, in dem Mitarbeitende dedizierte Bereiche für ruhige Arbeit, Meetings und so weiter haben.
Anstelle leerer Schreibtische können Sie auch eine Kollaborationszone für formale und informelle Nutzung einrichten. Je nach Bedarf kann dies ein Sozialbereich oder ein Breakout-Space sein. Für Vollzeit-Remote-Mitarbeitende stellen Sie sicher, dass sie mit den Tools ausgestattet sind, die sie für gute Leistungen benötigen, sei es Laptops, Bürostühle, Stehschreibtische usw. Mit grundlegender Ausrüstung und einer besseren Raumnutzung kann Ihr Team gestärkt aus dem Übergang hervorgehen.
Denken Sie schließlich daran, Mitarbeitervorschläge mit Laxis zu verfolgen. Als virtueller Meeting-Assistent ist Laxis mit den Funktionen ausgestattet, die Sie benötigen, um Meeting-Notizen im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass Arbeitsbedingungen und Prozesse auf Kurs bleiben. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine hybride Arbeitsplatzstrategie?
Eine hybride Arbeitsplatzstrategie ist ein Plan, der Büro- und Remote-Arbeit kombiniert und definiert, wie, wann und wo Mitarbeitende zusammenarbeiten. Sie umfasst in der Regel Richtlinien zu Präsenztagen, Kommunikationsprotokollen, Ausstattung für Remote-Mitarbeitende und die Konfiguration des physischen Büros für die Zusammenarbeit. Das Ziel ist es, Produktivität und Fairness aufrechtzuerhalten und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Flexibilität in der Art und Weise ihrer Arbeit zu bieten.
Wie können Unternehmen Ungleichheit zwischen Remote- und Büromitarbeitenden verhindern?
Unternehmen sollten regelmäßig die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bewerten und sicherstellen, dass Remote-Mitarbeitende in Möglichkeiten für Gehalt, Beförderung und Entwicklung einbezogen werden – nicht nur diejenigen, die persönlich im Büro präsent sind. Interne Umfragen und persönliche virtuelle Einzelgespräche helfen dabei, Bedenken zu erkennen und sicherzustellen, dass sich alle gesehen und wertgeschätzt fühlen. Das konsequente Erfassen und Verfolgen von Mitarbeiterfeedback im Laufe der Zeit – beispielsweise mit einem Meeting-Assistenten wie Laxis – erleichtert es, auf diese Erkenntnisse konsistent zu reagieren.
Warum ist HR beim Management eines hybriden Arbeitsplatzes wichtig?
HR fungiert als Bindeglied zwischen der Unternehmensführung und den Menschen, die die tägliche Arbeit leisten, und hilft dabei, Veränderungen zu kommunizieren, Mitarbeiterverhalten zu managen und entstehende Spannungen zu lösen. In einem verteilten Umfeld sind HR-Erkenntnisse unerlässlich für die Definition klarer Erwartungen und die Erläuterung hybrider Arbeitsrichtlinien, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Strategisches HR-Management hilft der Organisation, sich reibungslos anzupassen, anstatt Verwirrung die Produktivität untergraben zu lassen.
Wie hilft Laxis Teams beim Management hybrider Arbeit?
Laxis ist ein virtueller Meeting-Assistent, der Meeting-Notizen aufzeichnet und zusammenfasst, sodass Teams Entscheidungen und Follow-ups im Blick behalten können – unabhängig davon, ob Personen persönlich anwesend oder remote teilnehmen. Durch die Führung einer durchsuchbaren, gemeinsamen Aufzeichnung von Diskussionen hilft es sicherzustellen, dass Mitarbeitervorschläge und vereinbarte Maßnahmen in verteilten Teams nicht verloren gehen. Dies unterstützt die Art von transparenter Kommunikation, auf die eine effektive hybride Strategie angewiesen ist.
