Hybrides Arbeiten gestalten: 4 Schritte für Unternehmen

Seit März 2020 haben Unternehmen weltweit viele ihrer Abläufe digitalisiert. 2026 ist hybrides Arbeiten für die meisten Wissensarbeiter kein vorübergehendes Experiment mehr, sondern der Normalfall. Trotzdem sagen viele Beschäftigte, dass die Zusammenarbeit in verteilten Teams mehr Aufwand kostet als früher, als alle im selben Büro saßen. Und seit KI-Tools fest zum Arbeitstag gehören, sind die Ansprüche an eine reibungslose Abstimmung noch gestiegen. Diese Reibungsverluste können der Leistung eines Unternehmens schaden. Statt sie nur als Problem zu sehen, sollten Unternehmen sie als Chance nutzen, ihre Arbeitsweise grundlegend zu verändern und ein Umfeld zu schaffen, in dem Top-Talente unbedingt arbeiten wollen.

Wer die neue Situation nutzt und konsequent auf Produktivität ausrichtet, kann ein hybrides Arbeitsmodell gestalten, das bessere Ergebnisse bringt. So gehen Sie vor:

Auf Ungleichbehandlung achten

Der erste Schritt zu einer wirksamen Strategie für hybrides Arbeiten: Erkennen Sie, dass das Modell Ungleichheit erzeugen kann. Zum einen kann ein hybrider Ansatz Spannungen zwischen Beschäftigten im Büro und im Homeoffice auslösen. Wer sichtbar ist und regelmäßig persönlich mit der Chefin oder dem Chef spricht, wird bei Gehalt, Beförderungen und neuen Chancen womöglich eher berücksichtigt. Remote-Beschäftigte geraten bei der Karriereentwicklung dagegen leichter aus dem Blick. Zum anderen haben jüngere Mitarbeitende (von denen vielen der Wechsel ins Homeoffice leichter fällt) womöglich das Gefühl, dass ihnen fachlich etwas fehlt, weil ihnen wertvolle Begegnungen im Büro entgangen sind.

Erfassen Sie deshalb regelmäßig, was Ihre Mitarbeitenden brauchen, und achten Sie darauf, dass auch diese Gruppen bei Chancen aller Art zum Zug kommen. Interne Umfragen zeigen, wie es den Beschäftigten unter den neuen Bedingungen geht. Haben etwa berufstätige Mütter das Gefühl, im Homeoffice etwas zu verpassen, finden sie so einen Weg, ihre Bedenken zu äußern. Auch virtuelle Einzelgespräche helfen enorm, weil sie das Gefühl der Isolation mildern und dafür sorgen, dass sich alle gesehen und wertgeschätzt fühlen.

Die Personalabteilung stärken

Für die Führung einer modernen Organisation ist die Personalabteilung unverzichtbar. HR-Fachleute mit einem Studium der Betriebswirtschaftslehre haben in der Regel gelernt, wie man mit Mitarbeitenden und Neueinsteigern gleichermaßen wirksam kommuniziert und sie führt. Bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten heißt das: HR-Fachleute sichern den operativen Erfolg, indem sie Veränderungen erklären, das Verhalten der Beschäftigten einschätzen und steuern und bei Bedarf auch Spannungen auflösen. Deshalb gilt strategisches Personalmanagement zunehmend als Schlüssel, um die Herausforderungen des heutigen verteilten, KI-gestützten Arbeitsplatzes zu bewältigen.

Ganz praktisch: Betrachten Sie Ihre Personalabteilung als unverzichtbares Bindeglied zwischen der Unternehmensspitze und den Menschen, die die tägliche Arbeit erledigen. Unterstützen Sie das HR-Team dabei, besser zu verstehen, wie die Beschäftigten arbeiten, und legen Sie auf Grundlage dieser Erkenntnisse Erwartungen fest. Hilfreich ist auch, die Regeln für hybrides Arbeiten mit allen gemeinsam durchzugehen. So sind alle auf demselben Stand, und Fragen lassen sich offen klären.

Regeln für hybrides Arbeiten festlegen

Viele Beschäftigte haben gelernt, selbstständiger zu arbeiten. Das Maß an Kontrolle und Mikromanagement, das vor der Pandemie im Büro üblich war, lehnen sie deshalb womöglich zunehmend ab. Außerdem überdenken viele ihre Prioritäten im Privat- wie im Berufsleben und legen mehr Wert auf eine gute Work-Life-Balance. Die Regeln für hybrides Arbeiten sollten sich daher ein Stück weit an den Mitarbeitenden und ihrer bevorzugten Arbeitsweise orientieren – auch wenn das einen anderen Führungs- und Managementstil verlangt.

Überlegen Sie auch nüchtern und mit Blick auf die Sicherheit, wer zu welchen Zeiten tatsächlich im Büro sein muss. Legen Sie Ziele für Präsenztage fest und bestimmen Sie Zeiten, in denen alle online sein sollen. Umgekehrt sollten Sie auch Zeiten festlegen, in denen weder Führungskräfte noch Kolleginnen und Kollegen die Beschäftigten kontaktieren.

Beim Arbeitsort lohnt sich ein Blick auf Satellitenbüros oder Zuschüsse für Coworking-Mitgliedschaften, die viele Beschäftigte schätzen. Das hilft allen, die nicht gern zu Hause arbeiten – oder es aus irgendeinem Grund nicht können.

Das Büro neu gestalten

Wer ins Büro kommt, will dort produktiv sein, nicht nur anwesend. Aufteilung und Zweck der Büroräume sollten diese neue Haltung widerspiegeln. Ein hybrides Büro sollte Zusammenarbeit, Austausch und Teambuilding fördern. Sie können zum Beispiel ein flexibles, aktivitätsbasiertes Büro einrichten, in dem es eigene Bereiche für konzentriertes Arbeiten, für Meetings und Ähnliches gibt.

Statt leerer Schreibtische können Sie auch eine Kollaborationszone für formelle und informelle Treffen einrichten, je nach Bedarf als Sozialbereich oder als Breakout-Raum. Beschäftigte, die vollständig remote arbeiten, statten Sie mit allem aus, was sie für gute Arbeit brauchen, ob Laptop, Bürostuhl oder Stehschreibtisch. Mit der nötigen Grundausstattung und einer besseren Raumnutzung geht Ihr Team gestärkt aus der Umstellung hervor.

Und schließlich: Halten Sie die Vorschläge Ihrer Mitarbeitenden mit Laxis fest. Als virtueller Meeting-Assistent bietet Laxis alle Funktionen, mit denen Sie Ihre Meeting-Notizen im Griff behalten und dafür sorgen, dass Arbeitsbedingungen und Abläufe auf Kurs bleiben. Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr erfahren möchten.

‍

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Strategie für hybrides Arbeiten?

Eine Strategie für hybrides Arbeiten (auch hybride Arbeitsplatzstrategie) ist ein Plan, der Arbeit im Büro und remote verbindet und festlegt, wie, wann und wo Mitarbeitende zusammenarbeiten. Sie umfasst meist Regeln zu Präsenztagen, Kommunikationswege, die Ausstattung von Remote-Beschäftigten und die Gestaltung des Büros für die Zusammenarbeit. Ziel ist, Produktivität und Fairness zu sichern und den Beschäftigten zugleich mehr Freiheit in der Art zu geben, wie sie arbeiten.

Wie verhindern Unternehmen Ungleichheit zwischen Remote- und Büro-Beschäftigten?

Unternehmen sollten regelmäßig erfassen, was ihre Beschäftigten brauchen, und sicherstellen, dass bei Gehalt, Beförderung und Weiterentwicklung auch Remote-Beschäftigte zum Zug kommen, nicht nur diejenigen, die im Büro persönlich präsent sind. Interne Umfragen und virtuelle Einzelgespräche bringen Bedenken ans Licht und sorgen dafür, dass sich alle gesehen und wertgeschätzt fühlen. Wer das Feedback der Beschäftigten laufend festhält und nachverfolgt, etwa mit einem Meeting-Assistenten wie Laxis, kann diese Erkenntnisse leichter konsequent umsetzen.

Warum ist die Personalabteilung beim hybriden Arbeiten so wichtig?

Die Personalabteilung verbindet die Unternehmensführung mit den Menschen, die die tägliche Arbeit leisten: Sie erklärt Veränderungen, steuert das Verhalten der Beschäftigten und löst Spannungen, sobald sie entstehen. In verteilten Teams braucht es die Erkenntnisse von HR, um klare Erwartungen festzulegen und die Regeln für hybrides Arbeiten so zu formulieren, dass alle auf demselben Stand sind. Strategisches Personalmanagement hilft der Organisation, sich reibungslos anzupassen, statt zuzulassen, dass Unklarheit die Produktivität untergräbt.

Wie unterstützt Laxis Teams beim hybriden Arbeiten?

Laxis ist ein virtueller Meeting-Assistent, der Meeting-Notizen aufzeichnet und zusammenfasst. So behalten Teams Entscheidungen und Follow-ups im Blick, egal ob jemand vor Ort oder remote teilnimmt. Weil alle Gespräche durchsuchbar an einem gemeinsamen Ort dokumentiert sind, gehen Vorschläge der Mitarbeitenden und vereinbarte Maßnahmen auch in verteilten Teams nicht verloren. Das unterstützt genau die transparente Kommunikation, auf die eine wirksame Hybrid-Strategie angewiesen ist.