Ein Microsoft Teams-Meeting aufzeichnen (Schritt für Schritt, 2026)

Du klickst auf „Start recording“, das Meeting endet, und dann verbringst du zehn Minuten mit der Suche nach der Datei. Ist sie im Chat? In OneDrive? In irgendeinem SharePoint-Ordner, den du noch nie geöffnet hast? Du bist nicht der Einzige, der eine Aufzeichnung im Speicherlabyrinth von Microsoft verloren hat.

Zu wissen, wie man ein Teams-Meeting aufzeichnet, ist der einfache Teil. Kniffliger ist alles drumherum: ob du überhaupt die Berechtigung hast, wo die Datei tatsächlich landet, wie du sie teilst, ohne den Zugriff zu zerstören, und was du danach mit einem 47-minütigen Video anfangen sollst. Microsoft hat einige dieser Regeln 2025 und 2026 geändert, sodass selbst dann, wenn du schon einmal Teams-Anrufe aufgezeichnet hast, ein Teil dessen, woran du dich erinnerst, veraltet ist. Hier ist die aktuelle, geprüfte Version.

Wer tatsächlich aufzeichnen darf

Zuerst die Hürde. Das Aufzeichnen in Teams erfordert einen kostenpflichtigen Microsoft 365-Plan (Business, Enterprise oder Education) und eine Administratorrichtlinie, die es erlaubt. Wenn „Start recording“ ausgegraut ist oder fehlt, liegt das fast immer an der Richtlinie, nicht an einem Fehler.

Die große Umstellung kam am 30. Juni 2025, als Microsoft die alte Richtlinie für den Aufzeichnungsinitiator abschaffte. Vorher konnte die Aufzeichnung an denjenigen gebunden sein, der die Taste drückte. Jetzt werden Aufzeichnungen standardmäßig im OneDrive des Meeting-Organisators gespeichert, egal wer sie startet. Du musst also nicht der Organisator sein, um aufzuzeichnen, solange du dich innerhalb derselben Organisation befindest und die Richtlinie es zulässt. Die Datei gehört ohnehin dem Organisator.

Bei Gästen und externen Teilnehmern sieht es anders aus. Sie können in der Regel überhaupt keine Aufzeichnung starten. Und Organisatoren mit einer Teams Premium-Lizenz können in die Meetingoptionen gehen und die Aufzeichnung auf bestimmte Rollen beschränken, sodass selbst ein interner Kollege feststellen kann, dass die Taste gesperrt ist, wenn der Host die Zügel angezogen hat. Mitorganisatoren erhalten übrigens dieselben Aufzeichnungs- und Bearbeitungsrechte wie der Organisator.

Wie du die Aufzeichnung startest und stoppst

Die Mechanik ist wirklich einfach. Hier ist der grundlegende Ablauf auf dem Desktop.

1. Tritt deinem Teams-Meeting bei oder starte es.
2. Klicke in der Meeting-Symbolleiste auf More actions (die Auslassungspunkte, •••).
3. Bewege den Mauszeiger über Record and transcribe und wähle dann Start recording.
4. Teams benachrichtigt alle im Meeting, dass die Aufzeichnung gestartet wurde. (Du kannst diesen Hinweis nicht ausschalten, das ist so gewollt.)
5. Wenn du fertig bist, gehe zurück zu More actions → Record and transcribe → Stop recording.
6. Teams stoppt, verarbeitet dann die Datei und postet sie in den Meeting-Chat oder -Kanal, sobald sie fertig ist.

Das war's. Wenn du das Stoppen vergisst, beendet das Beenden des Meetings die Aufzeichnung für dich. Und wenn du auch ein schriftliches Protokoll möchtest, starte die Transkription im selben Menü, entweder zusammen mit der Aufzeichnung oder allein.

Tipp: Kündige die Aufzeichnung jedes Mal laut an. Teams zeigt ein Banner auf dem Bildschirm, aber ein kurzes „Hinweis, ich zeichne das auf, damit ich danach Notizen teilen kann“ deckt dich beim Einverständnis ab. Vielerorts, einschließlich Bundesstaaten mit Zustimmungspflicht aller Beteiligten und vieler Länder, gilt das Aufzeichnen ohne klaren Hinweis als rechtliches Problem. Ein Zehn-Sekunden-Satz ist billiger als dieser Ärger.

Wohin die Aufzeichnung geht (und wie du sie findest)

Hier bleiben die meisten Menschen hängen, denn die Antwort hängt vom Meeting-Typ ab.

Bei einem regulären Meeting, dem, das du aus deinem Kalender ohne angehängten Kanal planst, wird die Aufzeichnung im OneDrive for Business des Organisators gespeichert, in einem Ordner, der buchstäblich „Recordings“ heißt. Bei einem Kanal-Meeting, der Art, die an ein Team und einen Kanal gebunden ist, landet sie stattdessen in der SharePoint-Dokumentbibliothek dieses Kanals, in einem Recordings-Ordner dort. Dieselbe Funktion, zwei völlig unterschiedliche Zuhause, und das bringt die Leute ständig durcheinander.

Du musst OneDrive allerdings nicht durchwühlen, um sie zu finden. Die schnellsten Wege:

• Meeting-Chat: Öffne den Chat für dieses Meeting, wähle die Registerkarte Shared, und die Aufzeichnung ist direkt dort.
• Kalender-Recap: Öffne das vergangene Meeting in deinem Kalender und wähle Recap. Aufzeichnung, Transkript, geteilte Dateien und alle Folgeaufgaben befinden sich auf dieser einen Registerkarte.

Ein Detail, das es wert ist, sich einzuprägen: Teams-Aufzeichnungen und -Transkripte laufen standardmäßig nach 120 Tagen ab und wandern dann in den Papierkorb. Administratoren können den Standard-Ablauf ändern, aber der neue Wert gilt nur für Aufzeichnungen, die nach der Änderung erstellt wurden, nie für die bereits vorhandenen. Wenn eine Aufzeichnung über vier Monate hinaus wichtig ist, hol sie raus, bevor der Timer abläuft.

Teilen und Herunterladen

Das Teilen einer Aufzeichnung funktioniert wie das Teilen jeder Datei in Microsoft 365, denn genau das ist sie jetzt. Öffne den Meeting-Chat oder -Kanal, gehe zur Registerkarte Shared, bewege den Mauszeiger über die Aufzeichnung und wähle More options → Copy link. Du kannst anpassen, für wen dieser Link funktioniert, genauso wie du eine OneDrive- oder SharePoint-Datei verwalten würdest.

Das Herunterladen ist etwas eingeschränkter. In der Regel ist der Meeting-Organisator derjenige, der die Aufzeichnungsdatei herunterladen kann. Um sie zu holen, öffne die Registerkarte Shared, wähle die Aufzeichnung aus und wähle More options → Download. Wenn du nicht der Organisator bist und eine lokale Kopie brauchst, musst du sie meist erbitten oder den Organisator deinen Zugriff an der Datei selbst anpassen lassen.

Tipp: Benenne die Datei in der Sekunde um, in der das Meeting endet. Teams benennt Aufzeichnungen mit etwas wie „Meeting-20260623_140317-Meeting Recording.mp4“, und drei Wochen später ist das bedeutungslos. Öffne sie in OneDrive oder SharePoint und benenne sie in etwas Menschenlesbares um, wie „Acme Verlängerungsgespräch – 23. Juni“. Dein zukünftiges Ich, das durch einen mit Zeitstempeln gefüllten Recordings-Ordner scrollt, wird dankbar sein.

Transkription, Copilot und die Stufe, auf der du tatsächlich bist

Die Aufzeichnung erfasst Audio und Video. Die Transkription erfasst die Worte als Text, und sie ist das Teil, das alles Schlaue antreibt. Du kannst die Transkription mit oder ohne Aufzeichnung ausführen, und die Meeting-Funktionen von Copilot lesen alle das Transkript, nicht das Video, sodass die Transkription eingeschaltet sein muss, damit irgendetwas davon funktioniert.

Hier wird die Lizenzierung konkret, und es lohnt sich, das richtig zu verstehen, bevor du deinem Team KI-Zusammenfassungen versprichst:

• Intelligent recap (die KI-generierten Notizen, Erwähnungen und vorgeschlagenen Folgemaßnahmen auf der Registerkarte Recap) erfordert eine Teams Premium-Lizenz oder eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz.
• Audio recap und benutzerdefinierte Zusammenfassungsvorlagen erfordern speziell eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz, nicht nur Teams Premium.
• Für das vollständige Recap-Erlebnis muss dein Administrator außerdem eine Richtlinie zuweisen, die Aufzeichnung und Transkription überhaupt erst erlaubt.

Wenn du also einen einfachen Business- oder Enterprise-Plan ohne Add-on hast, kannst du aufzeichnen und transkribieren, aber du wirst das KI-Recap nicht sehen. Das ist die Grenze, an die viele Teams stoßen, wenn sie annehmen, „Teams hat jetzt Copilot“. Vielleicht hat es das, je nachdem, was jemand gekauft hat.

Das ist auch ein guter Punkt für eine ehrliche Neubewertung. Eine Aufzeichnung, selbst eine transkribierte, ist Rohmaterial. Sie ist eine Stunde „also, ähm, wo waren wir noch mal beim Preis“, die du dir immer noch anhören, durchscrubben und in etwas Umsetzbares verwandeln musst. Ein KI-Meeting-Assistent wie Laxis zeichnet den Teams-Anruf auf, transkribiert ihn und fasst ihn in saubere Notizen plus Aktionspunkte und nächste Schritte zusammen und synchronisiert sie dann mit deinem CRM wie HubSpot oder Salesforce. Du gehst mit dem Ergebnis des Meetings davon, nicht nur mit einem Video, das in einem Recordings-Ordner liegt und darauf wartet, dass es jemand anschaut.

Aufzeichnen auf dem Mobilgerät

Wenn du von deinem Telefon aus beitrittst, ist das Aufzeichnen weiterhin möglich, mit ein paar Haken. Tippe in der Teams-Mobile-App auf die Auslassungspunkte (...) in den Meeting-Steuerungen und wähle Start recording; stoppe es auf dieselbe Weise. Die Datei landet genau wie in der Desktop-Version in OneDrive oder SharePoint, sodass du sie später von jedem Gerät aus finden kannst.

Die Haken: Du brauchst ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Konto und die Aufzeichnungsberechtigung, und auf dem Mobilgerät erscheint die Option Start recording nur, wenn es drei oder mehr Teilnehmer gibt. In einem Eins-zu-eins-Anruf von deinem Telefon aus siehst du sie schlicht nicht. Wenn du ohne Berechtigung feststeckst, ist der eingebaute Bildschirmrekorder deines Telefons eine Notlösung, allerdings speichert das in deinen Fotos und synchronisiert sich nicht mit Teams und speist Copilot nicht.

Hör auf, Meetings noch einmal anzuschauen

Laxis tritt deinen Teams-Anrufen bei, transkribiert sie in über 40 Sprachen und übergibt dir zusammengefasste Notizen, Aktionspunkte und einen Entwurf für eine Folge-E-Mail, synchronisiert mit deinem CRM. Die Aufzeichnung ist die Eingabe. Die Notizen sind der Sinn.

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Fazit

Die leise Wahrheit über das Aufzeichnen ist, dass die Aufzeichnung selten das ist, was irgendjemand wollte. Niemand plant ein Meeting in der Hoffnung, eine Videodatei zu erzeugen. Man will die Entscheidung, den Verantwortlichen, das Datum, die Sache, die als Nächstes passieren muss. Die Aufzeichnung ist nur eine Versicherung, dass diese Details irgendwo existieren, falls das Gedächtnis versagt. Behandle sie so: sauber erfassen, beschriften, damit du sie wiederfindest, und einen Plan haben, die Stunde wieder in einen Absatz zu verwandeln, denn der Absatz ist es, der die Arbeit tatsächlich voranbringt.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein Teams-Meeting aufzeichnen, wenn ich nicht der Organisator bin?

Oft ja, wenn du in derselben Organisation bist und die Aufzeichnungsrichtlinie deines Administrators es erlaubt. Seit die Richtlinie für den Aufzeichnungsinitiator am 30. Juni 2025 abgeschafft wurde, wird die Datei weiterhin im Recordings-Ordner des OneDrive des Organisators gespeichert, selbst wenn jemand anderes auf Aufzeichnen drückt. Organisatoren mit einer Teams Premium-Lizenz können die Aufzeichnung in den Meetingoptionen auf bestimmte Rollen beschränken, und externe Gäste können in der Regel keine Aufzeichnung starten.

Wo werden Aufzeichnungen von Teams-Meetings gespeichert?

Das hängt vom Meeting-Typ ab. Die Aufzeichnung eines regulären (Nicht-Kanal-)Meetings landet im OneDrive for Business des Organisators, in einem Ordner namens Recordings. Die Aufzeichnung eines Kanal-Meetings geht stattdessen in die SharePoint-Dokumentbibliothek dieses Kanals. Der Aufzeichnungslink erscheint auch im Meeting-Chat und auf der Registerkarte Recap.

Wie lange halten Teams-Aufzeichnungen, bevor sie ablaufen?

Standardmäßig laufen Teams-Aufzeichnungen und -Transkripte nach 120 Tagen ab, danach wandern sie in den Papierkorb. Administratoren können den Standard ändern, aber die neue Einstellung gilt nur für danach erstellte Aufzeichnungen, nicht für bestehende. Wenn eine Aufzeichnung langfristig wichtig ist, lade sie herunter oder verschiebe sie an einen dauerhaften Ort, bevor die Uhr abläuft.

Brauche ich Copilot oder Teams Premium, um eine KI-Zusammenfassung eines Teams-Meetings zu erhalten?

Ja. Intelligent recap, das KI-Notizen und vorgeschlagene Folgemaßnahmen erzeugt, erfordert eine Teams Premium- oder Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Audio recap und benutzerdefinierte Zusammenfassungsvorlagen erfordern speziell eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. All das hängt davon ab, dass die Transkription eingeschaltet ist, da Copilot das Transkript liest, nicht das Video.

Kann ich ein Teams-Meeting auf meinem Telefon aufzeichnen?

Ja. Tippe in der Teams-Mobile-App auf die Auslassungspunkte (...) in den Meeting-Steuerungen und wähle Start recording, dann Stop recording auf dieselbe Weise. Du brauchst einen kostenpflichtigen Microsoft 365-Plan und die Aufzeichnungsberechtigung, und Start recording erscheint nur, wenn es drei oder mehr Teilnehmer gibt. Die Datei wird in OneDrive oder SharePoint gespeichert, genau wie auf dem Desktop.