Wie man effektive Meeting-Notizen schreibt – mit praktischen Tipps
Niemand kann die Bedeutung guter Meeting-Notizen bestreiten. Gute Meeting-Notizen erfassen wichtige Daten, Informationen und Entscheidungen und helfen allen, Aufgaben zu klären, Follow-ups zu verfolgen und den Fortschritt im Blick zu behalten. Für manche Berufsgruppen – wie Berater, Risikokapitalgeber, Anwälte und Vertriebsmitarbeitende – sind Meeting-Notizen sogar noch wichtiger.
Viele von uns mögen das Erstellen von Meeting-Notizen jedoch nicht, nicht nur weil es zeitaufwendig ist, sondern auch weil es frustrierend ist, gleichzeitig am Meeting teilzunehmen und Notizen zu machen.
Die gute Nachricht: Im Jahr 2026, in dem KI bereits in den Alltag integriert ist, hat sich das grundlegend geändert. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Schritte Sie vor, während und nach einem Meeting unternehmen sollten – und wie Laxis, unser KI-Meeting-Assistent, jeden Schritt erheblich erleichtert, sodass Sie den Wert von Meeting-Notizen wirklich zu schätzen wissen, ohne sich von der Arbeit überwältigen zu lassen.
Schritt 1: Eine klare Agenda festlegen und eine Standardvorlage erstellen
Agenden geben Meetings Struktur und helfen allen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn Meetings eine klare Richtung haben, müssen Sie keine Zeit mit irrelevanten Informationen verschwenden und zu viel Energie aufwenden. Für die richtige Agenda empfiehlt es sich, einen angemessenen Zeitrahmen festzulegen, den Diskussionsumfang klar zu definieren und sogar die Zeit für jedes Thema einzuplanen. Auf Basis der Agenda können Sie vorab eine Vorlage erstellen, um Notizen während des Meetings zu strukturieren und diese nach dem Meeting mit weniger Aufwand zu teilen. Folgende Punkte empfehlen sich für die Vorlage:
- Zeitplan
- Zu besprechende Themen
- Meeting-Teilnehmende
- Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden
- Entscheidungen und Schlussfolgerungen
- Aufgaben, verantwortliche Personen und Fälligkeitsdaten
Tipp mit Laxis – Vielfältige Notizvorlagen
Laxis stellt Ihnen verschiedene gut gestaltete Notizvorlagen zur Verfügung, die Sie frei nutzen können. Sie müssen nur die richtigen Spalten ausfüllen, und alles erschließt sich von selbst. Sobald die Agenda fertig ist, können Sie sie leicht mit allen Teilnehmenden teilen, damit alle auf demselben Stand sind. Sie können das Format auch nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie vorab planen, werden Ihre Meetings effizienter durchgeführt. Unten finden Sie eine Beispielvorlage zur Orientierung:
Thema
Einführendes Meeting zur Zusammenarbeit mit [Unternehmensname]
Datum und Uhrzeit
19. Dezember 2020
Zu besprechende Themen
1. Unternehmensgröße
2. Ihre Lösungen
3. Zeitplan des Aktionsplans
Teilnehmende
Regionalleitung, HR-Mitarbeitende, Rechtsberater
Abwesende
*Falls vorhanden*
Zusammenfassung der Hauptpunkte
1. Kundenanforderung
2. Rechtliche Prozesse benötigen 3 Wochen für die Zusammenarbeit
3. Zusätzliche Rabatte erforderlich
Entscheidungen
1. Social-Media-Zusammenarbeit
2. Wöchentliche Kommunikation mit der jeweiligen Nutzerbasis
3. Gespräch mit dem Management über zusätzliche Rabatte
Aufgaben (Handlung, Verantwortliche Person, Frist)
1. Mit [Name der Führungsperson] teilen
2. Vertriebsteam beauftragen und Frist setzen
3. Ergebnisse mit dem Kreativteam für Social Media teilen
Agenda für das nächste Meeting
1. Fortschritt bei rechtlichen Angelegenheiten
2. Social-Media-Inhalte zur Genehmigung teilen
3. Den Deal abschließen
Meeting-Aufzeichnung
Aufnahme des Meetings (online/offline)
Schritt 2: Einen Recorder verwenden
Das Aufzeichnen des Meetings ist immer hilfreich, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie alle wichtigen Informationen in Ihren Notizen erfassen werden, oder wenn Sie bestimmte Gespräche ein- oder mehrmals nachhören möchten. Manchmal werden Sie überrascht sein, wie viele Informationen Sie beim ersten Mal verpasst haben, wenn Sie eine Aufnahme abhören.
Tipp mit Laxis – Laxis erfasst Gespräche überall und jederzeit
Ob Ihr Gespräch per Online-Konferenz, Telefon oder persönlich stattfindet: Laxis kann die Gespräche aufzeichnen und eine Plattform bereitstellen, auf der Sie alle wichtigen Informationen über Kunden, deren Anforderungen, Diskussionspunkte und weitere Schritte an einem Ort auf einem Gerät Ihrer Wahl verwalten können.
Schritt 3: Konzentrieren und alle wichtigen Informationen erfassen
Das Wichtigste beim Notizenmachen ist Konzentration. Sich von einer neuen Nachricht oder E-Mail nicht ablenken zu lassen, ist heutzutage eine echte Aufgabe – und im Jahr 2026, wo Benachrichtigungen aus noch mehr Apps um Aufmerksamkeit konkurrieren, ist der Schutz Ihrer Konzentration wichtiger denn je. Wenn Sie den Faden des Gesprächs verloren haben, gibt es kein Zurück mehr. Außerdem werden Sie, wenn Sie zu 100 % konzentriert sind, das Beste aus dem Gespräch herausholen und für alle Beteiligten das bestmögliche Ergebnis verhandeln können.
Die größte Herausforderung besteht darin, weder zu wenig noch zu viel zu schreiben. Folgendes sollten Sie nicht verpassen:
- Begründungen
- Wichtige Zahlen
- Perspektiven verschiedener Stakeholder
- Entscheidungen
- Aufgaben
Es lohnt sich zu erwähnen, dass Sie jederzeit eine Pause einfordern können, um Teilnehmende zu bitten, einen Punkt zu erklären, eine Idee zu klären oder eine Zusammenfassung zu liefern, wenn Sie Verständnisschwierigkeiten haben. Es ist gut möglich, dass andere dasselbe Problem haben.
Tipp mit Laxis – Echtzeit-Transkripte
Laxis kann Echtzeit-Transkripte erstellen, sodass Sie sich auf Ihr Meeting konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, wichtige Informationen zu verpassen.
Schritt 4: Zusammenfassen und bearbeiten
Warten Sie nicht ein oder zwei Tage – oder noch länger –, um Ihre Meeting-Notizen zu ordnen, denn je länger Sie warten, desto weniger erinnern Sie sich. Es ist wichtig, die Nachbereitung so schnell wie möglich nach dem Meeting zu erledigen, solange alles noch frisch in Ihrem Gedächtnis ist und Sie noch motiviert sind.
Überprüfen Sie Ihre Vorlage, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungen, Maßnahmen und Beschlüsse klar festgehalten sind. Verbessern Sie Ihre Formulierungen im Hinblick auf Kürze und Klarheit. Fragen Sie Sprechende nach, um fehlende oder unklare Punkte zu ergänzen.
In Bezug auf Regeln gilt es, einige Dinge zu beachten:
- Objektiv und faktenbasiert schreiben
- Durchgehend dieselbe Zeitform verwenden
- Nicht zu stark zusammenfassen (im Zweifel lieber mehr als weniger)
- Klare Logik und Struktur beim Organisieren der Informationen einhalten
Tipp mit Laxis – Automatische Memo-Erstellung
Laxis kann auch automatisch Gesprächshöhepunkte extrahieren, darunter Hauptpunkte, Aufgaben und vieles mehr, indem es seine fortschrittlichen KI-Technologien nutzt. Mit den leistungsfähigeren KI-Modellen, die im Jahr 2026 verfügbar sind, sind diese Zusammenfassungen schärfer und zuverlässiger als je zuvor – Sie müssen sie nur noch nach Ihren Anforderungen bearbeiten, um schnell Meeting-Memos zu erstellen.
Schritt 5: Speichern und teilen
Nachdem Sie die erste Version fertiggestellt haben, können Sie diese an alle Teilnehmenden schicken und um ihr Feedback und ihre Genehmigung bitten. Sobald alle zugestimmt haben, müssen Sie die Meeting-Notizen zusammen mit Referenzmaterialien in Ihren Cloud-Diensten oder anderweitig speichern und mit allen relevanten Personen teilen.
Tipp mit Laxis – An einem Ort speichern, über alle Kanäle teilen
Laxis erstellt Ihre Notizen in Formaten wie .txt, .doc, .pdf usw. Sie können Ihre Notizen einfach in Kanäle wie Slack und andere teilen, um mit Ihren Teams zu arbeiten. Sie können alle Gespräche in Laxis speichern und jedes Gespräch schnell und einfach durchsuchen, um wichtige Informationen wie Schlüsselwörter, Sprechende und Zeitstempel aus beliebigen Gesprächen zu finden.
Kurz gesagt: Mit der Hilfe von Laxis werden Sie keine wichtigen Informationen mehr verpassen, während Sie sich voll und ganz auf das Verstehen von Ideen und das Führen effektiver Gespräche konzentrieren können. Sie können Ihre Zeit zurückgewinnen, indem Sie KI den Großteil der Arbeit für Sie erledigen lassen.
Mehr über das Produkt und das Team erfahren Sie unter https://laxis.tech/
Häufig gestellte Fragen
Was sollte in effektive Meeting-Notizen aufgenommen werden?
Effektive Meeting-Notizen sollten die Agenda, die Teilnehmenden, wichtige Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen und Aufgaben mit klaren verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten enthalten. Anstatt alles wortgetreu zu transkribieren, konzentrieren Sie sich auf Begründungen, wichtige Zahlen und die Perspektiven verschiedener Stakeholder. Die Verwendung einer Standardvorlage erleichtert es, konsistent zu bleiben und Notizen nach dem Meeting zu teilen.
Wie nimmt man Meeting-Notizen, ohne den Fokus auf das Gespräch zu verlieren?
Die größte Herausforderung ist, engagiert zu bleiben und gleichzeitig mitzuschreiben, da es schwierig ist, sich wieder in das Gespräch einzufinden, wenn man den Faden einmal verloren hat. Ein KI-Meeting-Assistent wie Laxis kann Echtzeit-Transkripte erstellen und Gespräche aus Online-Anrufen, per Telefon oder persönlich erfassen, sodass Sie sich auf die Diskussion konzentrieren können, anstatt Notizen zu machen. Das ermöglicht es Ihnen, aktiv zu verhandeln und beizutragen, während ein vollständiges Protokoll erhalten bleibt.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um Meeting-Notizen aufzuschreiben?
Sie sollten Ihre Notizen so schnell wie möglich nach dem Meeting organisieren und zusammenfassen, solange die Details noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind. Wenn Sie einen Tag oder länger warten, vergessen Sie den Kontext und riskieren, wichtige Entscheidungen oder Follow-ups zu verpassen. Überprüfen Sie Ihre Vorlage, verbessern Sie die Formulierungen für Klarheit und klären Sie etwaige unklare Punkte mit den Sprechenden, bevor Sie die Notizen teilen.
Wie kann KI bei Meeting-Notizen und -Zusammenfassungen helfen?
KI-Tools wie Laxis extrahieren automatisch Gesprächshöhepunkte wie Hauptpunkte und Aufgaben, sodass Sie diese nur noch bearbeiten müssen, anstatt von Grund auf neu zu schreiben. Laxis kann Notizen in Formaten wie Text, DOC und PDF erstellen, alle Ihre Gespräche an einem durchsuchbaren Ort speichern und sie über Kanäle wie Slack teilen. Das ermöglicht es Ihnen, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, während die KI den Großteil der Dokumentationsarbeit übernimmt.
