Wealthbox-Integration: Gesprächsnotizen für Berater

Ein Kundengespräch zu dokumentieren ist etwas anderes, als einen Vertriebsanruf zu protokollieren – und Wealthbox ist genau auf diesen Unterschied ausgelegt. Eine Beratungspraxis verfolgt keine Pipeline, sondern baut über Jahre hinweg einen Nachweis darüber auf, welche Beratung erteilt wurde – für Kunden, die ein Haushalt und nicht nur eine einzelne Person sein können. Und dieser Nachweis muss noch tragen, wenn sich längst niemand mehr an das Gespräch erinnert.

Laxis schreibt nach jedem Termin eine Notiz zum passenden Wealthbox-Kontakt: die vom Kunden genannten Anforderungen, die Aufgaben, eine Zusammenfassung und einen Link zur Aufzeichnung.

Was in einer Beratungsnotiz tatsächlich stehen muss

Eine Vertriebsnotiz beantwortet die Frage, was als Nächstes passiert. Eine Beratungsnotiz muss beantworten, was der Kunde nach eigener Aussage wollte, was empfohlen wurde und warum. Genau diese Punkte zählen, wenn drei Jahre später jemand den Vorgang prüft – und genau sie gehen am ehesten verloren, wenn die Notiz abends aus dem Gedächtnis geschrieben wird.

Diese Bestandteile sollten Sie in jeder Notiz prüfen, bevor Sie sie abschließen:

• Was der Kunde gesagt hat, in seinen eigenen Worten. Risikobereitschaft, veränderte Lebensumstände, ein ausdrücklich genanntes Ziel. Eine Paraphrase verschiebt die Bedeutung, der ursprüngliche Wortlaut nicht.
• Was empfohlen wurde – und mit welcher Begründung. Eine Empfehlung ohne ihre Begründung lässt sich im Nachhinein am schwersten rekonstruieren.
• Was beide Seiten zugesagt haben, mit Terminen. Ihre Zusagen und die des Kunden.
• Was ausdrücklich nicht entschieden wurde. Vertagte Entscheidungen tauchen in den meisten Notizen gar nicht auf – dabei sollte genau damit das nächste Gespräch beginnen.

Haushalte, Kontakte und wo die Notiz landet

In Wealthbox ist der Haushalt (Household) ein eigener Datensatz, in dem die Kontakte (Contact) zusammengefasst sind. Für Gesprächsnotizen ist diese Unterscheidung wichtiger als für die meisten anderen CRM-Daten, denn an einem Beratungsgespräch nehmen häufig zwei Personen teil, und es geht um gemeinsam gehaltenes Vermögen.

Laxis legt die Notiz unter dem Kontakt ab, den Sie beim Senden auswählen – wählen Sie also bewusst. War der Termin ein gemeinsames Gespräch, landet die Hälfte der Beziehungshistorie an der falschen Stelle, wenn Sie nur den Kontakt eines Ehepartners auswählen. Praxen, die das gut lösen, einigen sich meist auf eine Konvention – immer der Hauptkontakt oder immer der führende Datensatz des Haushalts – und halten sich daran. Denn eine auf zwei Kontakte verteilte Historie ist schlechter als eine, die zwar nicht perfekt, aber durchgängig gleich abgelegt wird.

Aufbewahrung und Compliance

Hier weicht Beratung am stärksten vom Vertrieb ab. Registrierte Unternehmen unterliegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, und Kommunikation, die sich auf Beratung bezieht, fällt in der Regel darunter – das macht eine automatisch erzeugte Gesprächsnotiz zugleich nützlich und zu etwas, das man bewusst regeln sollte, statt es einfach laufen zu lassen.

Drei Punkte klären Sie besser mit Ihrem Compliance-Beauftragten, bevor Sie die Integration aktivieren, nicht danach:

• Ob Aufzeichnungen aufbewahrt werden – und wie lange. Die Notiz enthält einen Link zu einer Aufzeichnung; Ihre Aufbewahrungsrichtlinie muss abdecken, was am anderen Ende dieses Links liegt.
• Information und Einwilligung des Kunden. Die Regeln für Aufzeichnungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, und ein Kundengespräch ist kein Anruf, den Ihr Unternehmen beiläufig behandeln kann.
• Wer die Notiz sehen darf. Darüber entscheiden die Berechtigungen in Wealthbox, nicht Laxis. Prüfen Sie, für wen im Team eine unter einem Haushalt abgelegte Notiz sichtbar ist.

Nichts davon ist eine Rechtsberatung, und nichts davon ist ungewöhnlich – es ist dieselbe Prüfung, die jedes Unternehmen durchläuft, bevor es ein Werkzeug einführt, das Kundenkommunikation berührt.

Laxis mit Wealthbox verbinden

1. Gehen Sie auf der Einstellungsseite zum Tab „Apps" und klicken Sie auf „Verbinden", um Laxis mit Ihrem Wealthbox-Konto zu integrieren.

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1. Wählen Sie auf der Seite der Gesprächsliste zunächst das Meeting aus, das Sie teilen möchten, und klicken Sie dann auf „An CRM senden".

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1. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden ein, wählen Sie den richtigen Kontakt aus, und klicken Sie dann auf „Senden".

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1. Die Notiz wird an diesem Wealthbox-Kontakt abgelegt – mit den vom Kunden genannten Anforderungen, den Aufgaben, einer Zusammenfassung und einem Link zur Aufzeichnung. Prüfen Sie, ob sie an dem Datensatz gelandet ist, den die Ablagekonvention Ihrer Praxis vorsieht, bevor Sie den Tab schließen.

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Häufig gestellte Fragen

Wie verbinde ich Laxis mit meinem Wealthbox-Konto?

Öffnen Sie die Einstellungsseite in Laxis, gehen Sie zum Tab „Apps" und klicken Sie neben Wealthbox auf „Verbinden", um die Integration zu autorisieren. Nach der Verbindung kann Laxis Ihre Meeting-Notizen und -Aufzeichnungen in Wealthbox unter dem entsprechenden Kontakt ablegen.

Welche Informationen speichert Laxis nach einem Gespräch in Wealthbox?

Nach einem Meeting erstellt Laxis eine Notiz in Wealthbox, die die Kundenanforderungen, Aufgaben, eine Meeting-Zusammenfassung und einen Link zur Aufzeichnung enthält. Diese wird unter dem entsprechenden Kontakt abgelegt, sodass Berater vollständige Aufzeichnungen führen können – ohne manuelle Dateneingabe.

Wie sende ich ein bestimmtes Meeting an Wealthbox?

Wählen Sie auf der Seite der Gesprächsliste das Meeting aus, das Sie teilen möchten, und klicken Sie auf „An CRM senden". Geben Sie dann die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden ein, wählen Sie den richtigen Kontakt aus und klicken Sie auf „Senden", um die Notiz in Wealthbox zu erstellen.

Sollte ein gemeinsamer Kundentermin unter dem Haushalt oder unter einem Kontakt abgelegt werden?

Laxis legt die Notiz unter dem Kontakt ab, den Sie beim Senden auswählen – ein gemeinsames Gespräch kann also auf zwei Datensätze verteilt landen, wenn die Wahl von Fall zu Fall getroffen wird. Legen Sie für die Praxis eine Konvention fest – immer der Hauptkontakt oder immer der führende Datensatz des Haushalts – und wenden Sie sie jedes Mal an. Eine Historie, die konsequent an einer Stelle liegt, ist nützlicher als eine, die perfekt, aber uneinheitlich abgelegt wurde: Das eigentliche Problem ist, nicht zu wissen, wo man nachsehen muss.

Was müssen wir mit der Compliance klären, bevor wir die Integration aktivieren?

Drei Dinge, und sie sollten besser vorher als nachher geklärt sein. Erstens die Aufbewahrung: Die Notiz verlinkt auf eine Aufzeichnung, Ihre Richtlinie muss also abdecken, was am anderen Ende dieses Links liegt und wie lange es dort bleibt. Zweitens Information und Einwilligung des Kunden zur Aufzeichnung, was je nach Rechtsordnung unterschiedlich geregelt ist. Drittens die Sichtbarkeit – die Wealthbox-Berechtigungen bestimmen, wer im Unternehmen eine unter einem Haushalt abgelegte Notiz lesen kann, und das ist eine Einstellung in Wealthbox, nicht in Laxis. Das ist die normale Prüfung vor der Einführung eines Werkzeugs, das Kundenkommunikation berührt, und keine Rechtsberatung.