Wealthbox-Integration: Gesprächsnotizen für Finanzberater

Ein Kundengespräch zu dokumentieren ist etwas anderes, als einen Vertriebsanruf zu protokollieren – und Wealthbox ist genau auf diesen Unterschied ausgelegt. Eine Beratungspraxis verfolgt keine Pipeline. Sie baut über Jahre einen Nachweis darüber auf, welche Beratung sie erteilt hat, oft für Kunden, die ein ganzer Haushalt sind und nicht nur eine einzelne Person. Und dieser Nachweis muss noch Bestand haben, wenn sich längst niemand mehr an das Gespräch erinnert.

Laxis legt nach jedem Termin eine Notiz beim passenden Wealthbox-Kontakt ab: mit den vom Kunden genannten Anforderungen, den Aufgaben, einer Zusammenfassung und einem Link zur Aufzeichnung.

Was in einer Beratungsnotiz tatsächlich stehen muss

Eine Vertriebsnotiz beantwortet die Frage, was als Nächstes passiert. Eine Beratungsnotiz muss beantworten, was der Kunde nach eigener Aussage wollte, was empfohlen wurde und warum. Genau diese Punkte zählen, wenn drei Jahre später jemand den Vorgang prüft – und genau sie gehen am ehesten verloren, wenn die Notiz abends aus dem Gedächtnis geschrieben wird.

Diese Bestandteile sollten Sie in jeder Notiz prüfen, bevor Sie sie abschließen:

• Was der Kunde gesagt hat, in seinen eigenen Worten. Risikobereitschaft, veränderte Lebensumstände, ein ausdrücklich genanntes Ziel. Umschreibungen verschieben die Bedeutung, der Originalwortlaut nicht.
• Was empfohlen wurde – und mit welcher Begründung. Eine Empfehlung ohne Begründung lässt sich im Nachhinein am schwersten rekonstruieren.
• Was beide Seiten zugesagt haben, mit Terminen. Ihre Zusagen und die des Kunden.
• Was ausdrücklich nicht entschieden wurde. Vertagte Entscheidungen tauchen in den meisten Notizen gar nicht auf – dabei sollte genau damit das nächste Gespräch beginnen.

Haushalte, Kontakte und wo die Notiz landet

In Wealthbox ist ein Haushalt (Household) ein eigener Datensatz, in dem die einzelnen Kontakte zusammengefasst sind. Für Gesprächsnotizen ist diese Unterscheidung wichtiger als für die meisten anderen CRM-Daten, denn an einem Beratungsgespräch nehmen häufig zwei Personen teil, und es geht um gemeinsam gehaltenes Vermögen.

Laxis legt die Notiz unter dem Kontakt ab, den Sie beim Senden auswählen – wählen Sie also bewusst. War der Termin ein gemeinsames Review, landet die Hälfte der Beziehungshistorie an der falschen Stelle, wenn Sie nur den Kontakt eines Ehepartners auswählen. Praxen, die das gut lösen, einigen sich meist auf eine Konvention – immer der Hauptkontakt oder immer der führende Datensatz des Haushalts – und halten sich daran. Denn eine Historie, die auf zwei Kontakte verteilt ist, ist schlechter als eine, die zwar nicht perfekt, aber durchgängig gleich abgelegt wird.

Aufbewahrung und Compliance

Hier unterscheidet sich die Beratung am stärksten vom Vertrieb. Registrierte Unternehmen unterliegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Beratung fällt in der Regel darunter. Eine automatisch erstellte Gesprächsnotiz ist deshalb nützlich – und zugleich etwas, das Sie bewusst regeln sollten, statt es den Standardeinstellungen zu überlassen.

Drei Punkte klären Sie am besten mit Ihrem Compliance-Beauftragten, bevor Sie die Integration aktivieren, nicht danach:

• Ob Aufzeichnungen aufbewahrt werden – und wie lange. Die Notiz enthält einen Link zu einer Aufzeichnung; Ihre Aufbewahrungsrichtlinie muss auch abdecken, was am anderen Ende dieses Links liegt.
• Information und Einwilligung des Kunden. Die Regeln für Aufzeichnungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, und ein Kundentermin ist kein Gespräch, das Ihr Unternehmen auf die leichte Schulter nehmen kann.
• Wer die Notiz sehen darf. Darüber entscheiden die Berechtigungen in Wealthbox, nicht Laxis. Prüfen Sie, für wen in Ihrem Team eine Notiz sichtbar ist, die unter einem Haushalt abgelegt wurde.

Nichts davon ist Rechtsberatung, und nichts davon ist ungewöhnlich – es ist dieselbe Prüfung, die jedes Unternehmen durchläuft, bevor es ein Tool einführt, das mit Kundenkommunikation zu tun hat.

Laxis mit Wealthbox verbinden

1. Öffnen Sie in Laxis die Einstellungen, wechseln Sie zum Tab „Integrationen“ und klicken Sie auf „Verbinden“, um Laxis mit Ihrem Wealthbox-Konto zu verknüpfen.

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2. Wählen Sie in der Liste unter „Meetings“ zuerst das Meeting aus, das Sie teilen möchten, und klicken Sie dann auf „An CRM senden“.

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3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden ein, wählen Sie den richtigen Kontakt aus und klicken Sie dann auf „Send“ (Senden).

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4. Die Notiz wird bei diesem Wealthbox-Kontakt abgelegt – mit den vom Kunden genannten Anforderungen, den Aufgaben, einer Zusammenfassung und einem Link zur Aufzeichnung. Prüfen Sie, bevor Sie den Tab schließen, ob sie bei dem Datensatz gelandet ist, den die Ablagekonvention Ihrer Praxis vorsieht.

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Häufig gestellte Fragen

Wie verbinde ich Laxis mit meinem Wealthbox-Konto?

Öffnen Sie in Laxis die Einstellungen, wechseln Sie zum Tab „Integrationen“ und klicken Sie neben Wealthbox auf „Verbinden“, um die Integration zu autorisieren. Danach kann Laxis Ihre Meeting-Notizen und -Daten beim passenden Kontakt in Wealthbox ablegen.

Welche Informationen speichert Laxis nach einem Gespräch in Wealthbox?

Nach einem Meeting erstellt Laxis in Wealthbox eine Notiz mit den Anforderungen des Kunden, den Aufgaben, einer Zusammenfassung des Meetings und einem Link zur Aufzeichnung. Die Notiz wird beim passenden Kontakt abgelegt, sodass Finanzberater ihre Unterlagen vollständig führen, ohne Daten von Hand einzutragen.

Wie sende ich ein bestimmtes Meeting an Wealthbox?

Wählen Sie in der Liste unter „Meetings“ das Meeting aus, das Sie teilen möchten, und klicken Sie auf „An CRM senden“. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden ein, wählen Sie den richtigen Kontakt aus und klicken Sie auf „Send“ (Senden), um die Notiz in Wealthbox zu erstellen.

Sollte ein gemeinsamer Kundentermin unter dem Haushalt oder unter einem Kontakt abgelegt werden?

Laxis legt die Notiz unter dem Kontakt ab, den Sie beim Senden auswählen. Ein gemeinsames Review kann also auf zwei Datensätze verteilt werden, wenn die Wahl von Fall zu Fall getroffen wird. Legen Sie für die Praxis eine Konvention fest – immer der Hauptkontakt oder immer der führende Datensatz des Haushalts – und wenden Sie sie jedes Mal an. Eine Historie, die konsequent an einer Stelle liegt, ist nützlicher als eine, die perfekt, aber uneinheitlich abgelegt wurde: Das eigentliche Problem ist, nicht zu wissen, wo man nachsehen muss.

Was müssen wir mit der Compliance klären, bevor wir die Integration aktivieren?

Drei Dinge, und die sollten vorher geklärt sein, nicht hinterher. Erstens die Aufbewahrung: Die Notiz verlinkt auf eine Aufzeichnung, Ihre Richtlinie muss also abdecken, was am anderen Ende dieses Links liegt und wie lange es dort bleibt. Zweitens Information und Einwilligung des Kunden zur Aufzeichnung, was je nach Rechtsordnung unterschiedlich geregelt ist. Drittens die Sichtbarkeit: Die Berechtigungen in Wealthbox bestimmen, wer im Unternehmen eine unter einem Haushalt abgelegte Notiz lesen kann, und das ist eine Einstellung in Wealthbox, nicht in Laxis. Das ist die übliche Prüfung vor der Einführung eines Tools, das mit Kundenkommunikation zu tun hat, und keine Rechtsberatung.