Intégration Wealthbox : les comptes rendus de rendez-vous client

Documenter un rendez-vous client n’est pas le même travail que journaliser un appel commercial, et Wealthbox est conçu pour cette différence. Un cabinet de conseil ne suit pas un pipeline : il construit, année après année, la trace des conseils donnés à des clients qui peuvent être un foyer plutôt qu’une seule personne, et cette trace doit tenir bien après que plus personne ne se souvient de la conversation.

Après chaque rendez-vous, Laxis rédige une note sur le contact Wealthbox approprié : les besoins exprimés par le client, les actions à mener, un résumé et un lien vers l’enregistrement.

Ce que doit vraiment contenir un compte rendu de rendez-vous conseil

Une note commerciale répond à « que se passe-t-il ensuite ». Une note de conseil doit répondre à « qu’a dit le client vouloir, qu’avons-nous recommandé, et pourquoi ». Ce sont ces éléments qui comptent lors d’une revue trois ans plus tard, et ce sont eux qui disparaissent le plus facilement si la note est rédigée de mémoire le soir même.

Avant de passer à la suite, voici les éléments qu’il vaut la peine de vérifier dans chaque note :

• Ce que le client a dit, avec ses mots. Tolérance au risque, changement de situation, objectif exprimé. La paraphrase dérive ; la formulation d’origine, non.
• Ce qui a été recommandé, et pour quelles raisons. Une recommandation sans son raisonnement est ce qu’il y a de plus difficile à reconstituer ensuite.
• Ce que chaque partie s’est engagée à faire, avec des dates. Les vôtres et les siennes.
• Ce qui n’a explicitement pas été décidé. Les décisions reportées sont invisibles dans la plupart des notes, alors que c’est précisément par là que le rendez-vous suivant devrait commencer.

Foyers, contacts et destination de la note

Wealthbox modélise le foyer (Household) comme un enregistrement à part entière, qui contient des contacts (Contact). Cette distinction compte davantage pour les comptes rendus de rendez-vous que pour la plupart des autres données CRM, parce qu’un entretien de conseil réunit souvent deux personnes et porte sur des actifs détenus en commun.

Laxis classe la note sous le contact que vous sélectionnez au moment de l’envoi : choisissez donc délibérément. S’il s’agissait d’un point conjoint, retenir le contact d’un seul conjoint revient à ranger la moitié de l’historique de la relation au mauvais endroit. Les cabinets qui gèrent bien ce point adoptent en général une convention unique — toujours le contact principal, ou toujours l’enregistrement principal du foyer — et s’y tiennent, car un historique éclaté entre deux contacts est pire qu’un historique classé imparfaitement mais de façon constante.

Conservation des dossiers et conformité

C’est là que le conseil s’écarte le plus du commercial. Les sociétés enregistrées sont soumises à des obligations de tenue de livres et de conservation des documents, et les communications relatives au conseil entrent généralement dans ce périmètre — ce qui rend un compte rendu généré automatiquement à la fois utile et à traiter de manière délibérée plutôt que par défaut.

Trois points méritent d’être tranchés avec votre responsable conformité avant d’activer l’intégration, et non après :

• Si les enregistrements sont conservés, et pendant combien de temps. La note contient un lien vers un enregistrement ; votre politique de conservation doit couvrir ce qui se trouve au bout de ce lien.
• L’information et le consentement du client. Les règles en matière d’enregistrement varient selon les juridictions, et un rendez-vous client n’est pas un appel que votre cabinet peut traiter à la légère.
• Qui peut voir la note. Ce sont les permissions Wealthbox qui en décident, pas Laxis. Vérifiez à qui, au sein de votre équipe, une note classée sous un foyer est visible.

Rien de tout cela ne constitue un conseil juridique, et rien de tout cela n’a d’inhabituel : c’est le même examen que mène tout cabinet avant d’adopter un outil qui touche aux communications clients.

Connecter Laxis à Wealthbox

1. Dans les paramètres, onglet « Apps », cliquez sur « connect » pour lier Laxis à votre compte Wealthbox.

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1. Sur la page de liste des conversations, choisissez la réunion à partager, puis cliquez sur « Send to CRM ».

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1. Saisissez l’e-mail ou le nom du client, sélectionnez le bon contact, puis cliquez sur « Send ».

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1. La note est classée sur ce contact Wealthbox : les besoins exprimés par le client, les actions à mener, un résumé et un lien vers l’enregistrement. Vérifiez qu’elle a bien atterri sur l’enregistrement prévu par la convention de classement de votre cabinet avant de fermer l’onglet.

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Questions fréquentes

Comment connecter Laxis à mon compte Wealthbox ?

Ouvrez la page des paramètres dans Laxis, accédez à l'onglet « Apps » et cliquez sur « Connect » à côté de Wealthbox pour autoriser l'intégration. Une fois connecté, Laxis peut envoyer vos notes et comptes rendus de réunion dans Wealthbox sous le contact correspondant.

Quelles informations Laxis enregistre-t-il dans Wealthbox après un appel ?

Après une réunion, Laxis crée une note dans Wealthbox qui inclut les besoins du client, les actions à mener, un résumé de la réunion et un lien vers l'enregistrement. Cette note est classée sous le contact approprié, ce qui permet aux conseillers de conserver des dossiers complets sans saisie manuelle.

Comment envoyer une réunion précise vers Wealthbox ?

Dans la page de liste des conversations, sélectionnez la réunion que vous souhaitez partager et cliquez sur « Send to CRM ». Saisissez ensuite l'e-mail ou le nom du client, choisissez le bon contact, puis cliquez sur « Send » pour créer la note dans Wealthbox.

Un rendez-vous client conjoint doit-il être classé sous le foyer ou sous un seul contact ?

Laxis classe la note sous le contact que vous choisissez au moment de l'envoi : un point conjoint peut donc se retrouver éclaté entre deux enregistrements si le choix se fait au cas par cas. Adoptez une convention unique pour le cabinet — toujours le contact principal, ou toujours l'enregistrement principal du foyer — et appliquez-la à chaque fois. Un historique classé de façon constante au même endroit est plus utile qu'un historique classé parfaitement mais de manière irrégulière, car le vrai problème devient alors de ne pas savoir où chercher.

Que devons-nous vérifier auprès de la conformité avant d'activer cette intégration ?

Trois points, et il vaut mieux les trancher avant plutôt qu'après. D'abord la conservation : la note renvoie vers un enregistrement, votre politique doit donc couvrir ce qui se trouve au bout de ce lien et pendant combien de temps. Ensuite l'information et le consentement du client pour l'enregistrement, qui varient selon les juridictions. Enfin la visibilité — ce sont les permissions Wealthbox qui déterminent qui, dans le cabinet, peut lire une note classée sous un foyer, et il s'agit d'un réglage Wealthbox et non Laxis. C'est un examen préalable normal pour tout outil qui touche aux communications clients, pas un conseil juridique.