Software per verbali di riunione: 10 strumenti a confronto nel 2026

Cercate un software per verbali di riunione e vi ritrovate, sulla stessa pagina di risultati, due tipi di prodotto completamente diversi, descritti con un linguaggio quasi identico. Uno dei due non farà al caso vostro, e le demo non renderanno evidente quale.

La distinzione è semplice, una volta che la si vede. I portali di governance — Boardable, OnBoard, BoardEffect, Diligent — esistono per far funzionare un consiglio: costruire l'ordine del giorno, distribuire il fascicolo della seduta, gestire la votazione, firmare il verbale, conservare un archivio che un revisore possa leggere. Gli assistenti per riunioni con IA — Laxis, Otter, Fireflies, Fathom, Granola — esistono per catturare ciò che è stato detto e trasformarlo in una bozza utilizzabile in pochi minuti.

Entrambi vengono venduti come software per verbali di riunione. Nessuno dei due sostituisce l'altro. Qui sotto trovate dieci strumenti, con ciò in cui ciascuno è davvero bravo, quanto costa dove il fornitore pubblica un prezzo, e dove passa il confine tra le categorie.

Il software per verbali di riunione sono in realtà due prodotti

Chiedete che cosa preoccupa davvero chi compra e le categorie si separano all'istante. Un segretario del consiglio teme che l'archivio non regga a un audit. Un responsabile di team teme che nessuno abbia scritto proprio nulla. Non è lo stesso acquisto.

Portali di governance del consiglio: il voto, la firma, l'archivio

Se il vostro verbale deve reggere a una richiesta di accesso a libri e registri o a una verifica fiscale, questa è la vostra categoria. Ciò che pagate non è la presa di appunti: è il modello dei permessi, la tracciabilità delle approvazioni e il fatto che tre anni di fascicoli di seduta restino recuperabili quando il segretario che li ha archiviati se n'è andato.

Boardable — il migliore per i consigli del non profit che vogliono un prezzo pubblicato

Boardable è uno dei pochi portali che mette i numeri sulla pagina: Essentials a $20.99 per utente al mese, Professional a $29.99 e Professional+ a $35.99, tutti fatturati annualmente, con sconti a volume oltre quelle soglie. Professional aggiunge firme elettroniche e moduli di governance; è in Professional+ che stanno i verbali con IA e le trascrizioni, insieme al flusso di approvazione dell'ordine del giorno. All'iscrizione potete scegliere l'hosting dei dati negli Stati Uniti, in Canada o nell'UE, ed esiste una prova di 14 giorni. Il trabocchetto da mettere in conto: ogni consigliere, membro di comitato e osservatore ha bisogno di una postazione a pagamento, mentre gli ospiti occasionali di una singola riunione no.

OnBoard — il migliore per i consigli che vogliono tutto in un unico flusso

OnBoard vende tre livelli — Essentials, Premium e Ultimate — e non pubblica il prezzo di nessuno, quindi fare un budget significa passare da una call commerciale. È una piattaforma valida dall'ordine del giorno al verbale, con un forte supporto ai comitati e un'esperienza mobile ben giudicata. Leggete però il preventivo con attenzione: diverse cose che i consigli danno per standard, tra cui la suite IA e il single sign-on, sono quotate come opzioni anziché incluse.

Govenda — il migliore per i consigli con molti comitati

Un tempo BoardBookit, Govenda è stata acquisita da OnBoard nel 2024 e continua a essere venduta come prodotto autonomo. Il suo tratto distintivo è la gestione dei comitati, più Gabii, un assistente che produce trascrizioni e redige verbali all'interno del portale. Il prezzo è solo su preventivo. Vale un'occhiata se il vostro carico di governance sono in realtà dodici comitati e non un solo consiglio.

BoardEffect — il migliore per le organizzazioni mission-driven che gestiscono più consigli

Parte di Diligent dal 2016, BoardEffect è il marchio del gruppo per non profit, sanità, istruzione superiore e cooperative di credito. Si vende su base annuale in due livelli — Pro per un singolo consiglio, Plus per consigli illimitati con verbali e messaggistica — e, come quasi tutta questa categoria, solo su preventivo, senza alcuna prova self-service pubblicizzata. È il più forte per organizzazioni federate in cui comitati, sezioni e consigli affiliati hanno bisogno ciascuno di spazi di lavoro separati.

Diligent Boards — il migliore per società quotate e imprese regolamentate

Diligent è l'operatore consolidato in cima al mercato, e il suo prodotto per i consigli è la scelta predefinita di società quotate, banche e assicurazioni: controlli di sicurezza profondi, gestione delle entità e un'ampia suite di rischio e compliance tutto attorno. Il prezzo è solo su preventivo ed è, con ampio margine, l'opzione più cara di questo elenco. Per un consiglio non profit di cinque persone è sovradimensionato; per un comitato di controllo sotto scrutinio regolamentare è la risposta sicura.

Sui prezzi. Boardable pubblica i prezzi di listino; OnBoard, Govenda, BoardEffect e Diligent no. Alcuni siti terzi citano intervalli annuali per i fornitori che lavorano solo su preventivo, ma nessuna di quelle cifre risale ai fornitori stessi, perciò le abbiamo lasciate fuori anziché ripetere un numero su cui costruireste un budget. Fatevi fare un preventivo scritto e chiedete esplicitamente quali funzioni siano opzioni a pagamento.

Assistenti per riunioni con IA: catturare la conversazione e redigere il verbale

Questa categoria risolve l'altra metà. Nessuno vuole essere la persona che scrive mentre cerca di seguire la discussione, e il motivo onesto per cui la maggior parte dei verbali arriva in ritardo è che la bozza non è mai stata iniziata. Questi strumenti la iniziano al posto vostro.

La nostra prima scelta per redigere i verbali

Laxis — il migliore per trasformare una riunione in una bozza utilizzabile

Ideale per: team e segretari che hanno bisogno di una prima bozza accurata, in una qualsiasi di oltre 100 lingue, senza un bot che si annuncia nella stanza.

Laxis registra, trascrive e riassume Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, ed estrae le azioni con il responsabile già associato: proprio la parte che fa davvero risparmiare tempo a chi redige il verbale, perché ricostruire chi si è impegnato a fare cosa è il passaggio più lento di qualunque stesura. Il supporto arriva a oltre 100 lingue con traduzione affiancata in tempo reale, ed esiste una modalità di cattura senza bot per le riunioni in cui un partecipante in più nell'elenco dei presenti sarebbe imbarazzante. Funziona su desktop e mobile, si sincronizza con HubSpot e Salesforce e include una tastiera vocale con IA per dettare le correzioni dopo. L'assistente per riunioni con IA di Laxis è gratuito fino a 300 minuti di trascrizione al mese; Premium costa $15.99 per utente al mese e Business $29.99, entrambi più economici con fatturazione annuale.

Limiti dichiarati. L'elaborazione avviene nel cloud, quindi le organizzazioni che ammettono solo elaborazione sul dispositivo dovrebbero escluderlo presto. Non è un portale di governance — niente votazioni, niente firma elettronica, niente fascicolo del consiglio, niente motore per le politiche di conservazione. E il nome pesa meno di quello degli operatori consolidati in una revisione degli acquisti, il che è un attrito reale se la vostra griglia di valutazione dei fornitori premia le dimensioni aziendali.

Otter.ai — il migliore per un archivio di riunioni consultabile

Il piano gratuito Basic di Otter offre 300 minuti di trascrizione al mese, con un tetto di 30 minuti per conversazione e tre importazioni di file a vita. Pro costa $16.99 per utente al mese, oppure $8.33 con fatturazione annuale, con 1.200 minuti; Business è indicato a $30 al mese o $19.99 all'anno, per riunioni illimitate e sessioni di quattro ore. La ricerca e i sottotitoli in tempo reale sono davvero buoni, e l'archivio è facile da passare a una persona nuova. Un vincolo per gli acquirenti più grandi: il single sign-on richiede una licenza minima da 100 utenti.

Fireflies.ai — il migliore per i controlli di conformità con un budget mid-market

Fireflies trascrive in oltre 100 lingue e ha la parte amministrativa più profonda tra gli assistenti qui raccolti. Il livello gratuito offre trascrizione illimitata con riepiloghi IA limitati e 400 minuti di archiviazione per team; Pro costa $18 al mese oppure $10 a postazione con fatturazione annuale; Business $29 o $19; Enterprise è a $39 a postazione, solo annuale, ed è lì che stanno SSO, SCIM, log di audit, conformità HIPAA, archiviazione privata e conservazione dei dati personalizzata. Se la vostra obiezione agli strumenti di appunti con IA riguarda la governance e non l'accuratezza, è proprio quel livello superiore da quotare.

Fathom — il miglior piano gratuito

Il livello gratuito di Fathom è il più generoso del gruppo: registrazioni e trascrizioni illimitate, riepiloghi IA istantanei e la possibilità di scegliere tra cattura con bot o senza bot, con i riepiloghi avanzati limitati anziché assenti. Premium costa $20 per utente al mese, oppure $16 all'anno; Team $19 o $15 con un minimo di due postazioni; Business $34 o $25. Le organizzazioni non profit possono richiedere dieci postazioni gratuite, il che ne fa un punto di partenza sensato per il consiglio di una piccola associazione che non è pronta a comprare un portale.

Granola — il migliore per chi prende appunti da sé

Granola funziona diversamente, e lo fa apposta. Invece di mandare un bot nella call, arricchisce gli appunti che state già scrivendo, il che si addice alle riunioni in cui un registratore evidente cambierebbe la conversazione. Il piano gratuito copre le note con IA con cronologia limitata; Business costa $14 per utente al mese ed Enterprise $35, aggiungendo SSO, controlli di amministrazione e politiche di cancellazione a livello di organizzazione. È il meno adatto dei cinque ai verbali formali — non c'è una struttura di voto né un verbale ufficiale condiviso — ed è il migliore dei cinque nel rendere coerenti gli appunti di una singola persona.

Un modo economico per testare la qualità della cattura: mettete due assistenti sulla stessa riunione ricorrente per quindici giorni, poi leggete entrambe le bozze confrontandole con ciò che è stato davvero deciso. Le differenze emergono prima sulle sovrapposizioni di voce, sugli accenti e sui nomi dei prodotti. Vince quello che richiede meno correzioni, perché quel tempo di editing è il vero costo dello strumento.

Il confronto completo dei software per verbali di riunione

Che cosa fa un portale e nessuno strumento di appunti con IA fa

Questa è la parte che le demo sorvolano. Un assistente può produrre una bozza bellissima e lasciarvi comunque senza alcun modo di gestire la governance attorno a essa.

Un portale conserva una mozione formale e una votazione registrata come dati strutturati, non come testo discorsivo. Instrada il verbale approvato verso la firma elettronica. Impone chi può vedere cosa, così che il materiale della seduta riservata non stia nella stessa cartella del verbale pubblico. Tiene un log di audit di ogni visualizzazione e di ogni modifica. Compone un fascicolo di seduta datato. Applica una politica di conservazione che potete descrivere a un regolatore. Alcuni pubblicano anche una pagina accessibile con ordini del giorno e verbali per gli enti soggetti alle leggi sulla pubblicità delle sedute.

Niente di tutto questo è una funzione che uno strumento di appunti con IA si è perso per caso. È un prodotto diverso, ed è il motivo per cui un software per verbali del consiglio costa parecchie volte quanto un assistente. Se il vostro consiglio è regolamentato — una banca, un'assicurazione, una società quotata, un ente pubblico, un sistema sanitario — comprate il portale e considerate la questione chiusa. Le regole legali sui verbali del consiglio spiegano perché l'archivio conta più della stesura.

La combinazione su cui atterra davvero la maggior parte dei team

In pratica le due categorie vengono comprate insieme, e la divisione dei compiti è netta: l'assistente cattura la riunione e produce la bozza, un segretario in carne e ossa la riduce a ciò che deve stare nel verbale, e il portale custodisce la versione approvata, la votazione e la firma.

Due regole tengono questo flusso lontano dai guai. Non archiviate mai la trascrizione come verbale — un resoconto integrale e uno ufficiale sono documenti diversi, e tenerli entrambi invita a discutere su quale sia quello vero. E tenete una persona nel processo su ogni bozza: l'IA non sa quali quindici minuti di dibattito debbano sparire. Se cercate il criterio di redazione in sé, la nostra guida su come scrivere correttamente un verbale di riunione spiega che cosa resta e che cosa salta.

Cinque domande che accorciano una valutazione software:

• I vostri verbali vengono formalmente approvati e firmati? Se sì, vi serve un portale, non solo un assistente.
• Ogni consigliere ha bisogno di una postazione, e gli osservatori si contano? È qui che i preventivi dei portali raddoppiano.
• Quali funzioni sono opzioni a pagamento? Chiedete esplicitamente di IA, SSO e firma elettronica.
• Dove sono ospitati i dati, e potete scegliere la regione?
• Potete esportare tutto se ve ne andate — fascicoli, verbali e allegati, non solo un CSV?

Scegliere un software per verbali senza sei settimane di valutazione

Team piccolo, nessun passaggio di approvazione formale, verbali che esistono perché ognuno si ricordi i propri impegni? Partite da un assistente IA con un piano gratuito e verificate se le bozze reggono nell'arco di un mese. Fathom e Laxis rendono economico questo test.

Consiglio regolamentato, oppure verbali che vengono approvati, firmati e archiviati? Fate una rosa di due portali e chiedete preventivi scritti, perché il prezzo di listino è una cifra per postazione che si moltiplica più in fretta di quanto chiunque si aspetti. Se le funzioni IA del portale sembrano scarne, mettete a budget un assistente accanto: il costo combinato resta di solito inferiore alle ore che un segretario passa a ricostruire una riunione a memoria.

E se quello che state davvero cercando è la qualità della cattura anziché la governance, due guide vicine vanno più a fondo di questa: la nostra panoramica dei migliori strumenti di appunti con IA classifica gli assistenti per qualità di trascrizione e di riepilogo su ogni caso d'uso, mentre i migliori strumenti di registrazione delle riunioni a confronto guardano al livello di registrazione in sé.

Fate scrivere la bozza prima che la riunione finisca

Laxis registra, trascrive e riassume le vostre call di Zoom, Google Meet e Teams in oltre 100 lingue, estrae le azioni con i responsabili e le sincronizza con HubSpot e Salesforce. Piano gratuito: 300 minuti di trascrizione al mese.

Prova Laxis gratis

In conclusione

L'errore più costoso nei software per verbali di riunione non è scegliere il fornitore sbagliato. È comprare un portale di governance enterprise perché i verbali sono sempre in ritardo, quando il problema vero era che nessuno aveva una registrazione da cui scrivere — oppure comprare uno strumento di appunti per un consiglio che aveva bisogno di un archivio firmato e con permessi. Capite prima quale metà vi manca. La rosa dei candidati si scrive da sola, dopo.

Domande frequenti

Che cos'è un software per verbali di riunione?

Un software per verbali di riunione è qualsiasi strumento che aiuti a produrre o conservare il verbale ufficiale di una riunione. Copre due tipi di prodotto distinti: i portali di governance del consiglio, che gestiscono ordini del giorno, votazioni, firme e conservazione, e gli assistenti per riunioni con IA, che registrano, trascrivono e redigono note in automatico. Quasi tutte le organizzazioni finiscono per averne bisogno di uno per tipo.

Mi serve un software di gestione del consiglio o uno strumento di appunti con IA?

Se i vostri verbali vengono formalmente approvati, firmati e archiviati come documento legale, vi serve un portale del consiglio. Se esistono perché un team ricordi che cosa ha concordato, uno strumento di appunti con IA basta ed è molto più economico. I consigli regolamentati dovrebbero dare per scontato di aver bisogno del portale, e possono aggiungere un assistente per accelerare la stesura.

Qual è il miglior software per redigere i verbali del consiglio?

Per un consiglio regolamentato o formalmente governato, un portale di governance come Boardable, OnBoard, BoardEffect o Diligent, perché solo questi gestiscono votazioni, firma elettronica, permessi e conservazione. Per mettere giù il testo in fretta, un assistente IA come Laxis si occupa della cattura e della prima bozza. Molti consigli usano entrambi e archiviano solo la versione approvata.

L'IA può scrivere i verbali di riunione?

L'IA può scrivere una prima bozza accurata e catturare in modo affidabile le azioni con i rispettivi responsabili, il che elimina gran parte del lavoro. Non può decidere che cosa appartenga a un verbale ufficiale: quel giudizio resta a un segretario in carne e ossa. Archiviare una trascrizione IA grezza come verbale è un errore, perché una trascrizione e un verbale servono a scopi diversi.

Quanto costa un software per verbali del consiglio?

Boardable pubblica prezzi per utente da $20.99 a $35.99 al mese con fatturazione annuale. OnBoard, Govenda, BoardEffect e Diligent sono solo su preventivo, e il costo cresce con le postazioni, il livello e le opzioni come l'IA o il single sign-on. Gli assistenti per riunioni con IA costano molto meno, in genere da $10 a $30 per utente al mese.

Esiste un software per verbali di riunione gratuito?

Sul fronte degli assistenti IA sì. Fathom offre registrazione e trascrizione gratuite e illimitate, Laxis dà 300 minuti di trascrizione gratuiti al mese, Otter ne dà 300, e sia Fireflies sia Granola hanno livelli gratuiti. I portali di governance in genere non offrono piani gratuiti, anche se Boardable propone una prova di 14 giorni.