Integrazione con Wealthbox: le note degli incontri per i consulenti

Documentare un incontro con un cliente è un lavoro diverso dal registrare una chiamata commerciale, e Wealthbox è costruito attorno a questa differenza. Uno studio di consulenza non segue una pipeline: costruisce negli anni la traccia della consulenza prestata a clienti che possono essere un nucleo familiare e non una singola persona, e quella traccia deve reggere molto tempo dopo che nessuno ricorda più la conversazione.

Dopo ogni incontro Laxis scrive una nota sul contatto Wealthbox appropriato, con i requisiti espressi dal cliente, le azioni da intraprendere, un riepilogo e un link alla registrazione.

Che cosa deve contenere davvero la nota di un incontro di consulenza

Una nota commerciale risponde alla domanda "che cosa succede dopo". Una nota di consulenza deve rispondere a "che cosa ha detto di volere il cliente, che cosa abbiamo raccomandato e perché". Sono queste le parti che contano in una revisione tre anni dopo, ed è proprio quello che si perde più facilmente se la nota viene scritta a memoria la sera stessa.

Prima di considerare chiusa la pratica, vale la pena verificare che in ogni nota ci siano questi elementi:

• Che cosa ha detto il cliente, con le sue parole. Tolleranza al rischio, un cambiamento nella situazione personale, un obiettivo dichiarato. La parafrasi si sposta; la formulazione originale no.
• Che cosa è stato raccomandato e con quale motivazione. Una raccomandazione priva delle sue ragioni è la cosa più difficile da ricostruire in seguito.
• Che cosa si è impegnata a fare ciascuna parte, con le date. Le tue e le sue.
• Che cosa è stato esplicitamente non deciso. Le decisioni rinviate sono invisibili nella maggior parte delle note ed è esattamente da lì che dovrebbe aprirsi l'incontro successivo.

Nuclei familiari, contatti e dove finisce la nota

In Wealthbox il nucleo familiare (Household) è un record a sé che contiene i contatti (Contact). Per le note degli incontri questa distinzione conta più che per la maggior parte degli altri dati del CRM, perché una conversazione di consulenza coinvolge spesso due persone e riguarda patrimoni detenuti in comune.

Laxis archivia la nota sotto il contatto che selezioni al momento dell'invio, quindi scegli con attenzione: se l'incontro era una revisione congiunta, scegliere il contatto di uno solo dei coniugi significa archiviare metà della storia della relazione nel posto sbagliato. Gli studi che gestiscono bene questo aspetto di solito adottano una sola convenzione — sempre il contatto principale, oppure sempre il record principale del nucleo familiare — e la rispettano, perché uno storico diviso tra due contatti è peggio di uno archiviato in modo imperfetto ma coerente.

Conservazione dei documenti e compliance

È qui che la consulenza si allontana di più dalla vendita. Le società registrate sono soggette a obblighi di tenuta e conservazione di libri e registri, e le comunicazioni relative alla consulenza rientrano in genere in tale ambito: questo rende una nota generata automaticamente allo stesso tempo utile e da gestire in modo consapevole, anziché per impostazione predefinita.

Ci sono tre punti che vale la pena chiarire con il responsabile compliance prima di attivare l'integrazione, non dopo:

• Se le registrazioni vengono conservate e per quanto tempo. La nota contiene un link a una registrazione; la vostra policy di conservazione deve tenere conto di ciò che sta all'altro capo di quel link.
• Informativa e consenso del cliente. Le regole sulla registrazione variano a seconda della giurisdizione, e un incontro con un cliente non è una chiamata che lo studio possa trattare con leggerezza.
• Chi può vedere la nota. A deciderlo sono i permessi di Wealthbox, non Laxis. Verifica a chi, all'interno del team, è visibile una nota archiviata sotto un nucleo familiare.

Nulla di tutto questo è una consulenza legale, e nulla di tutto questo è insolito: è la stessa verifica che qualsiasi studio svolge prima di adottare uno strumento che tocca le comunicazioni con i clienti.

Collegare Laxis a Wealthbox

1. Nella pagina delle impostazioni, vai alla scheda "App", fai clic su "Connetti" per integrare Laxis con il tuo account Wealthbox.

‍

1. Nella pagina dell'elenco delle conversazioni, scegli prima la riunione che vuoi condividere, poi fai clic su "Invia al CRM".

‍

1. Inserisci l'email o il nome del cliente, scegli il contatto corretto e poi fai clic su "Invia".

‍

1. La nota viene archiviata su quel contatto Wealthbox e contiene i requisiti espressi dal cliente, le azioni da intraprendere, un riepilogo e un link alla registrazione. Prima di chiudere la scheda, verifica che sia finita sul record previsto dalla convenzione di archiviazione del tuo studio.

‍

Domande frequenti

Come connetto Laxis al mio account Wealthbox?

Apri la pagina delle impostazioni in Laxis, vai alla scheda "App" e fai clic su "Connetti" accanto a Wealthbox per autorizzare l'integrazione. Una volta connesso, Laxis può inviare le note delle riunioni e i record in Wealthbox sotto il contatto corrispondente.

Quali informazioni salva Laxis in Wealthbox dopo una chiamata?

Dopo una riunione, Laxis crea una nota in Wealthbox che include i requisiti del cliente, le azioni da intraprendere, un riepilogo della riunione e un link alla registrazione. Questo viene archiviato sotto il contatto appropriato, così i consulenti mantengono registri completi senza inserimento manuale dei dati.

Come posso inviare una riunione specifica a Wealthbox?

Nella pagina dell'elenco delle conversazioni, seleziona la riunione che vuoi condividere e fai clic su "Invia al CRM". Poi inserisci l'email o il nome del cliente, scegli il contatto corretto e fai clic su "Invia" per creare la nota in Wealthbox.

Un incontro con entrambi i coniugi va archiviato sotto il nucleo familiare o sotto un singolo contatto?

Laxis archivia la nota sotto il contatto che scegli al momento dell'invio, quindi una revisione congiunta può finire divisa tra due record se la scelta viene fatta caso per caso. Adotta una sola convenzione per lo studio — sempre il contatto principale, oppure sempre il record principale del nucleo familiare — e applicala ogni volta. Uno storico archiviato in modo coerente nello stesso posto è più utile di uno archiviato alla perfezione ma in modo discontinuo, perché il vero problema diventa non sapere dove cercare.

Che cosa dobbiamo verificare con la compliance prima di attivarla?

Tre cose, e vale la pena chiarirle prima anziché dopo. Primo, la conservazione: la nota rimanda a una registrazione, quindi la policy deve coprire ciò che si trova all'altro capo di quel link e per quanto tempo. Secondo, l'informativa e il consenso del cliente alla registrazione, che variano a seconda della giurisdizione. Terzo, la visibilità: sono i permessi di Wealthbox a determinare chi, all'interno dello studio, può leggere una nota archiviata sotto un nucleo familiare, ed è un'impostazione di Wealthbox e non di Laxis. È la normale verifica preliminare per qualsiasi strumento che tocchi le comunicazioni con i clienti, non una consulenza legale.