議事録・会議メモテンプレート：7 つの無料フォーマット

多くの議事録テンプレートは、同じ理由で使われなくなります。理事会向けに設計されたものが、そのまま火曜日のスタンドアップを記録する担当者に渡されるのです。6 つの項目が空欄のまま残り、3 週目には誰も使わなくなり、チームは「いい話ができました、追ってフォローします」という Slack メッセージに逆戻りします。

そこで、6 種類をまとめて用意しました。どんな会議にも使える汎用の議事録テンプレートが 1 つと、特定の用途に合わせて形を変えた 5 つのバリエーション（理事会と非営利団体、週次スタンドアップ、プロジェクト状況、顧客との会議、1 ページのエグゼクティブサマリー）です。すべてコピー＆ペーストで使え、どれにも記入済みの実例を添えてあります。空欄に何を書けばよいか推測するのではなく、実際に使われている状態の書式をそのまま確認できます。

こうした選択の背景——記録に必ず含めるべきもの、中立性の保ち方、動議の正しい記録方法——については、議事録の書き方で解説しています。このページは、完成品としてのテンプレート集です。

6 つのテンプレート

• 汎用議事録テンプレート
• どのテンプレートをいつ使うか
• バリエーション 1：理事会と非営利団体の議事録
• バリエーション 2：週次チームスタンドアップ
• バリエーション 3：プロジェクト状況会議
• バリエーション 4：顧客または社外との会議
• バリエーション 5：1ページのエグゼクティブサマリー
• テンプレートを生き残らせる書式のルール
• よくある質問

会議メモ、議事録、文字起こしは別物です

テンプレートを選ぶ前に、自分がいま作ろうとしているのが 3 つのうちどれなのかをはっきりさせてください。役割も読み手もそれぞれ違います。

• 文字起こし：発言をそのまま一言も落とさず記録したもの。素材であって、通しで読まれる文書ではありません。
• 会議メモ：参加者が自分とチームのために書くもの。決定、背景、次にやること。非公式であり、承認の採決にかけられることもありません。
• 議事録：ある機関が何を決めたのかを示す公式の記録。理事会や団体では、これはガバナンス文書です。次回の会議で承認され、監査人や裁判所が実際に読むのはこちらです。

この区別が、下のどのテンプレートを使うべきかを決めます。動議、採決、承認といった正式な形が必要ならバリエーション 1 から。1on1 や顧客との通話の作業用メモが必要なら、バリエーション 4 か 6 に進んでください。公式な記録に何を含め、何を含めないのかは、議事録の書き方でさらに詳しく扱っています。

汎用議事録テンプレート

これが標準版です。ブロックは 6 つ、慣習だけのために存在する項目はひとつもなく、すべての議題の下に決定事項の行があるので、結論が出ないまま議題を閉じることができません。ドキュメントにコピーしてチームのテンプレートファイルとして保存し、会議ごとに複製してください。

テンプレート — 汎用フォーマット

[組織名 / チーム名]
議事録 — [会議名]

日付：[YYYY 年 M 月 D 日（曜日）]
時間：[開始] – [終了] [タイムゾーン]
場所：[会議室、またはビデオ会議リンク]
会議区分：[定例 / 臨時 / 継続]

議長：[氏名]
記録者：[氏名]
出席者：[氏名]
欠席者：[氏名、必要に応じて理由]

1. [議題]

背景：[1〜2 文——何が説明され、何が検討されたか]
決定事項：[何が決まったか——または「決定なし。（日付）に持ち越し」]

1. [議題]

背景：
決定事項：

1. [議題]

背景：
決定事項：

アクションアイテム

• [担当者] — [具体的なタスク] — 期限 [日付]
• [担当者] — [具体的なタスク] — 期限 [日付]

次回会議

[日付、時間、場所] · 持ち越し事項：[項目]

閉会：[時間] · ステータス：ドラフト — 承認待ち

そして、50 分で 3 つの決定を出した部門横断の計画会議に記入すると、次のようになります。

記入例 — 汎用フォーマット

ATLAS LOGISTICS
議事録 — 第 3 四半期オペレーション計画

日付：2026 年 7 月 6 日（月）
時間：午前 9:00 – 9:50（CT）
場所：会議室 B および Microsoft Teams
会議区分：継続（毎月）

議長：Renata Silva（オペレーション担当バイスプレジデント）
記録者：Owen Mbeki
出席者：Renata Silva、Owen Mbeki、Hannah Croft、Dmitri Volkov、Aisha Bello
欠席者：Paul Nguyen（顧客先訪問のため）

1. 第 4 倉庫のスループット

背景：Hannah Croft より、6 月のスループットは 1 日あたり 11,400 ユニットで、目標の 13,000 ユニットに未達。不足分の 62% は出荷スキャンステーションに起因すると報告。
決定事項：第 4 倉庫に 2 台目のスキャンステーションを増設する。費用は第 3 四半期の設備予備費から支出する。

1. 運送業者との契約更新

背景：Dmitri Volkov より、Ridgeline Freight の更新条件（料率 6.2% 引き上げ、クレーム受付期間の延長を含む）についてレビューがあった。
決定事項：提示された料率では更新しない。9 月 30 日の満了までに 3 社による競争入札を実施する。

1. 季節雇用計画

背景：Aisha Bello より、10 月の繁忙期に向けた 2 つの要員配置シナリオが示された。
決定事項：決定なし。修正版の需要予測を待ち、8 月 3 日の会議に持ち越し。

アクションアイテム

• Hannah Croft — 2 台目のスキャンステーションの設備購入申請を提出 — 期限 7 月 10 日（金）
• Dmitri Volkov — Ridgeline、Northbound、Cascade Freight に運送業者 RFP を送付 — 期限 7 月 17 日（金）
• Aisha Bello — 修正版の繁忙期需要予測を配布 — 期限 7 月 27 日（月）
• Owen Mbeki — 8 月 3 日の会議を設定し、持ち越しの雇用議題を追加 — 期限 7 月 7 日（火）

次回会議

2026 年 8 月 3 日（月）午前 9:00（CT）会議室 B · 持ち越し事項：季節雇用計画

閉会：午前 9:50 · ステータス：ドラフト — 承認待ち

ヒント：このテンプレートの本質は決定事項の行にあります。 ある議題に背景の行があって決定事項の行が空欄なら、その議題は終わっていません。「決定なし。[日付] に持ち越し」と書き、ドキュメントを閉じる前に次回の議題に載せてください。

この習慣ひとつを取り入れたチームは、1 か月もしないうちに居心地の悪い事実に気づきます。定例で挙がってくる議題の多くが、これまで一度も決定を生んでいないのです。それは記録の問題ではありません。それが見つかること自体が、この方法の狙いです。

どのテンプレートをいつ使うか

会議がどれだけ重要に感じられるかではなく、その会議が何を生み出すかで選んでください。

バリエーション 1：理事会と非営利団体の議事録

法的な重みを持つのがこれです。定足数の確認、前回議事録の承認、正確な文言による動議、表決結果、署名欄が加わります。Robert's Rules of Order Newly Revised（第 12 版）では、動議を提出した人の氏名は記録しますが賛同者は記録せず、個人名が表決に現れるのは記名投票または反対意見を明記する場合だけです。

テンプレート — 理事会 / 非営利団体の議事録

[組織名]
取締役会[定例 / 臨時]会議 議事録
[YYYY 年 M 月 D 日（曜日）] · [場所、該当する場合はビデオ会議も併記]

開会

[議長氏名]が[時間]に開会を宣言した。議事録は[氏名]が記録した。
出席取締役：[氏名、遅参の場合は参加時刻]
欠席取締役：[氏名]
陪席者：[スタッフ、顧問弁護士、来賓]
定足数：定足数を満たしていた（取締役 [Y] 名中 [X] 名が必要）。

1. 前回議事録の承認

[日付]の会議の議事録は、[配布のとおり / ___ の修正を加えたうえで]承認された。

1. 役員および事務局の報告

[氏名、役職]が[議題]について報告した。当該報告は[監査用に保管 / 受理]された。

1. [審議事項]

利益相反の開示：[氏名]が[利害関係]を開示し、審議を回避して[時間]に退室した。
動議：[氏名]が「[動議の正確な文言]」を提出した。
修正動議：[氏名]が[___ の削除 / 挿入]による修正を提出した。当該修正は[可決 / 否決]された。
表決：[発声表決——動議は可決 / 否決された] または [記名投票——賛成：。反対：。棄権：。回避：。]
結果：動議は[可決 / 否決]、[票数]–[票数]。

1. 秘密会

理事会は[時間]に[概括的な議題]を協議するため秘密会に入り、[時間]に公開の会議に復帰した。[決議は行われなかった / 行われた決議は秘密会の議事録に記録されている]。

1. 通知および連絡事項

次回定例会議は[日付、時間、場所]にて開催される。

閉会

他に審議事項がないため、[時間]に閉会した。

謹んでご報告申し上げます。

---

[氏名]、書記
[日付]、理事会にて承認。

記入例 — 理事会議事録

HARBORVIEW YOUTH SAILING ASSOCIATION
取締役会 定例会議 議事録
2026 年 5 月 13 日（水） · Harborview Boathouse（9 Pier Road）およびビデオ会議

開会

議長 Marisol Duarte が午後 7:02 に開会を宣言した。議事録は書記 Kwame Osei が記録した。
出席取締役：Marisol Duarte（議長）、Kwame Osei（書記）、Bette Halloran（会計）、Jonah Reyes、Ingrid Lassiter、Tom Whitaker（午後 7:11 参加）。
欠席取締役：Cheryl Ndlovu。
陪席者：プログラムディレクター Alina Petrov。
定足数：定足数を満たしていた（取締役 7 名中 4 名が必要）。

1. 前回議事録の承認

2026 年 4 月 8 日の会議の議事録は、配布のとおり承認された。

1. 会計報告

会計 Bette Halloran が 2026 年 4 月 30 日締めの財務諸表を提出し、使途制限のない準備金が 128,400 ドルであることを報告した。当該報告は監査用に保管された。

1. 2027 年度運営予算

動議：Jonah Reyes が「理事会は、設備費を 48,000 ドルに増額したうえで、提出された 2027 年度運営予算 612,000 ドルを承認する」を提出した。
理事会は、設備費の増額と奨学金準備金への影響について協議した。
表決：計数表決——賛成 5、反対 1、棄権 1。
結果：動議は可決、5–1。

1. 桟橋補修工事の契約

利益相反の開示：取締役 Ingrid Lassiter は、入札 3 社のうち Cove Marine Contractors の共同経営者が自身の義兄である旨を開示した。同氏は審議を回避し、午後 7:38 に退室した。
動議：Marisol Duarte が「理事会は、北桟橋の補修工事契約を 74,500 ドルで Seabright Marine に発注する」を提出した。
表決：記名投票——賛成：Duarte、Halloran、Osei、Reyes、Whitaker。反対：なし。回避：Lassiter。欠席：Ndlovu。
結果：動議は可決、5–0。Lassiter 氏は午後 7:49 に復席した。

1. 通知

次回定例会議は 2026 年 6 月 10 日（水）午後 7:00 に開催される。

閉会

他に審議事項がないため、午後 8:14 に閉会した。

謹んでご報告申し上げます。
Kwame Osei、書記
2026 年 6 月 10 日、理事会にて承認。

法的助言ではありません。 理事会が記録を義務づけられる内容は、法域、法人形態、そして各組織の定款によって異なります。デラウェア州法人、501(c)(3) 非営利団体、住宅所有者組合は、それぞれ別のルールで運営されています。米国のほとんどの州では、株式会社および非営利法人に理事会の書面議事録の保管を求めており、議事録の欠落を、組織が法人としての手続を遵守していなかった証拠として扱った判例もあります。定款と州法を確認し、重要な場面では弁護士に相談してください。

バリエーション 2：週次チームスタンドアップ

15 分の会議に 2 ページは不要です。この版では、変わったこと、詰まっていること、決まったこと以外をすべて削ぎ落としました。何も決まらず何も詰まっていなければ、記録全体が 4 行で終わります。それは失敗ではなく成功です。

テンプレート — 週次スタンドアップ

[チーム名] スタンドアップ — [日付] · [時間] · [チャンネルまたは会議室]
出席：[氏名] · 欠席：[氏名]

進捗

• [氏名] — 完了：[] · 次：[] · 阻害要因：[___ またはなし]
• [氏名] — 完了：[] · 次：[] · 阻害要因：[___ またはなし]

決定事項

• [決定事項、または「今週はなし」]

エスカレーションが必要なブロッカー

• [ブロッカー] → [氏名]に[日付]までにエスカレーション

アクション

• [担当者] — [タスク] — 期限 [日付]

記入例 — 週次スタンドアップ

プラットフォームエンジニアリング スタンドアップ — 2026 年 7 月 20 日（月） · 午前 9:15（ET） · #platform-standup
出席：Ravi Menon、Claire Osborne、Yusuf Adeyemi、Lena Fischer · 欠席：なし

進捗

• Ravi — 完了：認証トークンのローテーションをステージングへ投入 · 次：水曜に本番展開 · 阻害要因：なし
• Claire — 完了：なし（オンコール対応、P2 インシデント 3 件） · 次：検索インデックスの作業を再開 · 阻害要因：なし
• Yusuf — 完了：キュー移行の 40% · 次：コンシューマーの切り替えを完了 · 阻害要因：DBA のリードレプリカ待ち
• Lena — 完了：負荷試験基盤 · 次：ステージングに対するベースライン計測 · 阻害要因：なし

決定事項

• キュー移行の切り替えを木曜から翌週火曜に延期する。先週のインシデント 2 件でバッファを使い切ったため。

エスカレーションが必要なブロッカー

• DBA のリードレプリカが未提供（5 日経過） → インフラ担当 Marta Kern に 7 月 21 日（火）までにエスカレーション

アクション

• Ravi — 水曜の認証展開ウィンドウを #eng-announcements で告知 — 期限 7 月 20 日（月）
• Yusuf — リードレプリカの件で Marta にメール、Ravi を CC — 期限 7 月 21 日（火）
• Claire — ロードマップボードの移行日を更新 — 期限 7 月 20 日（月）

バリエーション 3：プロジェクト状況会議

状況報告の会議はすぐに実況中継になりがちなので、このテンプレートは立場を明示させます。ステータスの色、計画日と実績日の対比、そして担当者名のついたリスク。目的はきれいな報告書ではありません。「イエロー」と言うなら、名前を出した誰かが文章で根拠を示さなければならない、という点にあります。

テンプレート — プロジェクト状況会議

[プロジェクト名] — ステータスレビュー
日付：[] · 時間：[] · フェーズ：[] · 報告期間：[]
議長：[] · 記録者：[] · 出席：[] · 欠席：[]

総合ステータス

[グリーン / イエロー / レッド] — [その色である理由を 1 文で]
前回レビューからの変化：[改善 / 変化なし / 悪化]

マイルストーン

• [マイルストーン] — 計画 [日付] — 見込み [日付] — [順調 / リスクあり / 遅延]

予算とスコープ

累計支出：[] / [] · 当期のスコープ変更：[___]

リスクと課題

• [リスクまたは課題] — 影響度 [高/中/低] — 担当 [氏名] — 対策 [___] — 見直し [日付]

決定事項

• [決定事項と承認者]

アクション

• [担当者] — [タスク] — 期限 [日付]

次回チェックポイント

[日付、時間] · そのチェックポイントで必要な意思決定：[___]

記入例 — プロジェクト状況会議

MERIDIAN ERP 移行 — ステータスレビュー
日付：2026 年 7 月 16 日（木） · 時間：午後 2:00 – 2:45（GMT） · フェーズ：5 段階中の 3（データ移行） · 報告期間：7 月 1〜15 日
議長：Dev Chaudhary（プログラムディレクター） · 記録者：Sophie Renard · 出席：Dev Chaudhary、Sophie Renard、Ana Duarte、Michael Boyle、Fenna de Vries · 欠席：Tariq Hassan（休暇）

総合ステータス

イエロー — サプライヤーマスタのデータクレンジングが 3 週間遅れており、クリティカルパス上に乗っている。
前回レビューからの変化：悪化（7 月 2 日時点はグリーン）。

マイルストーン

• サプライヤーマスタのクレンジング完了 — 計画 7 月 31 日 — 見込み 8 月 21 日 — 遅延
• 財務モジュール UAT 開始 — 計画 8 月 17 日 — 見込み 8 月 17 日 — リスクあり
• 第 1 波の本番稼働 — 計画 10 月 5 日 — 見込み 10 月 5 日 — 順調

予算とスコープ

累計支出：142 万ポンド / 210 万ポンド · 当期のスコープ変更：1 件——スポンサーの要請により多通貨レポーティングを第 2 波へ移動。

リスクと課題

• 税務 ID が欠落したサプライヤーレコード（38,000 件中 11,200 件） — 影響度 高 — 担当 Ana Duarte — 対策：7 月 20 日よりクレンジングチームに外部要員 2 名を追加 — 見直し 7 月 30 日
• UAT テスターの稼働が月次決算と重複 — 影響度 中 — 担当 Michael Boyle — 対策：財務部門と 8 月 24 日開始・2 週間の UAT 期間で合意 — 見直し 8 月 7 日

決定事項

• データ要員 2 名を 6 週間追加すること（約 34,000 ポンド）を承認。承認者はスポンサーの Fenna de Vries。
• 10 月 5 日の本番稼働日を維持する。日付を動かす前に、第 1 波のスコープを削減する。

アクション

• Ana Duarte — 外部要員 2 名を受け入れ、クレンジング計画を再発行 — 期限 7 月 20 日（月）
• Michael Boyle — 修正後の UAT 期間を財務部門と書面で確認 — 期限 7 月 24 日（金）
• Sophie Renard — リスク登録簿を更新し、運営委員会に配布 — 期限 7 月 17 日（金）

次回チェックポイント

2026 年 7 月 30 日（木）午後 2:00（GMT） · 必要な意思決定：第 1 波のスコープを削減するかどうか。

ヒント：決定事項とアクションは必ず分けて書く。 この 2 つは絶えず混同されますが、まったく別のものです。決定事項とは、決着してそのまま決着し続ける問いです（「10 月の稼働日を維持する」）。アクションとは、担当者と期日のあるタスクです（「7 月 20 日までに外部要員 2 名を受け入れる」）。

両者を混ぜると、決定はいつのまにか「やってもやらなくてもよいこと」に変わります。タスクリストに紛れ込み、完了として消され、6 週間後には誰もどこで合意されたのか指し示せなくなるのです。

バリエーション 4：顧客または社外との会議

社外向けの議事録には第二の役割があります。社外の相手に送る共有記録である以上、それはそのまま確認メールにもなるということです。双方の約束を明示的に書き、社内向けの内容はドキュメントから完全に排除してください。価格戦略も、顧客に対する評価も、転送されて困るものは一切書かないことです。

テンプレート — 顧客 / 社外との会議

議事要旨 — [顧客名] × [自社名]
日付：[] · 時間：[] · 形式：[電話 / ビデオ / 訪問]
[顧客]出席者：[氏名、役職] · [自社]出席者：[氏名、役職]
目的：[1 行で]

協議した内容

• [トピック] — [結果を 1 行で]

顧客が示した優先事項と要件

• [要件、顧客自身の表現のまま]

未解決の論点

• [論点] — [氏名]が[日付]までに回答

当社の約束

• [自社]は[日付]までに[___]する — 担当 [氏名]

顧客側の約束

• [顧客]は[日付]までに[___]する — 担当 [氏名]

次のステップ

[会議またはマイルストーンと日付] — [設定担当者]

注記：修正がある場合は[日付]までにご返信ください。ご返信がない場合、本書を共有の記録といたします。

記入例 — 顧客との会議

議事要旨 — Northwind Retail × Kestrel Systems
日付：2026 年 7 月 14 日（火） · 時間：午前 11:00 – 11:45（ET） · 形式：Zoom
Northwind 出席者：Carla Jennings（IT ディレクター）、Sam Okafor（店舗オペレーションマネージャー）
Kestrel 出席者：Elena Vasquez（アカウントディレクター）、Ben Hart（ソリューションエンジニア）
目的：12 店舗を対象とした店内在庫スキャンのパイロット範囲を確定すること。

協議した内容

• パイロットの規模 — 当初提案の 30 店舗ではなく、2 地域の 12 店舗で合意。
• 連携 — Northwind は SAP とカスタムのミドルウェア層を使用。Ben より、標準コネクタはマッピング変更で対応可能で、作り直しは不要であることを確認。
• スケジュール — ハードウェアを 8 月 8 日までに発注すれば、9 月開始は実現可能。

Northwind が示した優先事項

• 棚卸時間が最低 40% 短縮されなければ、パイロットは継続しない。
• 店舗スタッフの研修は、30 分のシフト前ブリーフィング 1 回に収まること。
• 第 4 四半期の既存 SAP アップグレード計画に変更を生じさせないこと。

未解決の論点

• ミドルウェアチームが 8 月にマッピング変更へ対応できるか — Carla Jennings が 7 月 24 日（金）までに確認。
• ハンディ端末の機種：堅牢型か標準型か — Ben Hart が 7 月 18 日（金）までにコストと耐久性の比較を送付。

Kestrel の約束

• Kestrel は 7 月 24 日（金）までに、12 店舗版の修正パイロット提案書を価格つきで送付する — 担当 Elena Vasquez。
• Kestrel は 7 月 18 日（金）までに、端末比較と研修アウトラインの草案を提供する — 担当 Ben Hart。

Northwind の約束

• Northwind は 7 月 24 日（金）までに、ミドルウェアチームの稼働可否を確認する — 担当 Carla Jennings。
• Northwind は 7 月 31 日（金）までに、パイロット対象の 12 店舗を選定する — 担当 Sam Okafor。

次のステップ

提案レビューの通話、2026 年 7 月 28 日（火）午前 11:00（ET） — 招待は Elena Vasquez が送付。

注記：修正がある場合は 7 月 16 日（木）までにご返信ください。ご返信がない場合、本書を共有の記録といたします。

バリエーション 5：1ページのエグゼクティブサマリー

その場にいなかった、しかも 60 秒しかない人のために書くものです。厳格な上限は、決定 3 つ、アクション 3 つ、リスク 1 つ、依頼 1 つ。決定が 3 つを超えたなら、残りは正式な議事録に入れ、この文書からリンクします。この制約こそが機能です。何が重要かを選び取る規律が、そのまま読みやすさをつくります。

テンプレート — 1 ページのエグゼクティブサマリー

[会議名] — エグゼクティブサマリー
[日付] · 出席 [人数] 名 · 完全版議事録：[リンク]

一言でいうと

[この会議は何のためのもので、何を生んだか。]

決定事項（最大 3 件）

• [決定事項] — [承認者]

アクション（最大 3 件）

• [担当者] — [タスク] — 期限 [日付]

最重要リスク

[リスク] — 担当 [氏名] — [対処しなかった場合に何が起きるか]

ご対応いただきたいこと

[具体的な依頼と期日——または「対応不要。情報共有のみ。」]

次回チェックポイント

[日付] — [そこで何を決めるか]

記入例 — エグゼクティブサマリー

MERIDIAN ERP 移行 — エグゼクティブサマリー
2026 年 7 月 16 日 · 出席 5 名 · 完全版議事録：/projects/meridian/minutes-2026-07-16

一言でいうと

フェーズ 3 のステータスレビュー。データクレンジングが 3 週間遅延し、プログラムはグリーンからイエローへ。ただし 10 月の本番稼働日は維持する。

決定事項

• データ要員 2 名を 6 週間追加（約 34,000 ポンド） — 承認者 Fenna de Vries。
• 10 月 5 日の本番稼働を維持。日付を動かす前に第 1 波のスコープを削減する。
• 多通貨レポーティングを第 2 波へ移動 — スポンサーの要請による。

アクション

• Ana Duarte — 外部要員を受け入れ、クレンジング計画を再発行 — 期限 7 月 20 日（月）
• Michael Boyle — 修正後の UAT 期間を財務部門と確認 — 期限 7 月 24 日（金）
• Sophie Renard — リスク登録簿を更新 — 期限 7 月 17 日（金）

最重要リスク

サプライヤーレコード 11,200 件で税務 ID が欠落 — 担当 Ana Duarte。8 月 21 日までにクレンジングが完了しなければ、財務の UAT を予定どおり開始できず、第 1 波のスコープ削減が避けられません。

ご対応いただきたいこと

34,000 ポンドの外部要員費用について、7 月 24 日（金）までにご承認の副署をお願いします。

次回チェックポイント

7 月 30 日 — 第 1 波のスコープを削減するかどうかを決定。

バリエーション 6：1on1 のメモ

1on1 には別の形が要ります。価値が時間の積み重ねに現れるからです。1 回分だけ見れば何ということもない面談でも、6 回分を並べたとき、あの人が 4 月からずっと同じところで静かに詰まっていたことに気づけます。だからこの書式は前回から引き継ぐ形になっていて、相手が必要としているものと、こちらが相手に負っているものを分けて書きます。

テンプレート — 1on1 のメモ

1:1 — [氏名] · [日付] · 前回：[日付]

前回からの持ち越し

• [項目] — [状況：完了 / 未解決 / 取りやめとその理由]

相手の議題

• [相手が持ち込んだ話——こちらの要約ではなく本人の言葉で]

自分の議題

• [フィードバック、背景、または伝えるべきだったこと]

障害と依頼

• [相手の前に立ちはだかっているもの] → [それについて自分がやると言ったこと]

成長のテーマ

[より長い時間軸のキャリアやスキルの話——1〜2 行、毎回更新する]

アクション

• [自分 / 相手] → [タスク] → [期限]

次回に見ておくこと

[気づいたが今回は持ち出さなかったこと——雰囲気、ためらい、形になりかけているパターン]

記入例 — 1on1

1:1 — Callum Reid · 8 月 4 日 · 前回：7 月 21 日

前回からの持ち越し

• アトリビューションの件でデータチームを紹介 — 完了。7 月 28 日に面談し、詰まりは解消。
• カンファレンス登壇の提案 — 未解決。締切が 9 月 1 日に移動。

本人の議題

• オンボーディングの案件は今も Q4 の優先事項なのか。「リストには入っている」と 3 回聞かされ、やんわりした「ノー」と受け取っていた。
• レビューの折り返しの遅さに不満。前スプリントで 2 本の PR がそれぞれ 5 日間止まっていた。

自分の議題

• オンボーディングには予算がついていて、進行は本人に任せると伝えた。知っているものと思い込んでいたのはこちらの落ち度。
• 7 月 30 日のインシデント対応の進め方を評価した。原因より先に影響を述べたことで、場が落ち着いた。

障害と依頼

• PR レビューの待ち時間 → 月曜のチームミーティングで「当番レビュアー制」を提案する。

成長のテーマ

テックリードに向かっている。差は技術の深さではなく、非エンジニア向けの書く力。オンボーディングはちょうどよい負荷になる——サポートとセールス向けの展開計画は本人が書く。

アクション

• 自分 → オンボーディングの範囲と予算を書面で確定する → 8 月 6 日（水）
• 自分 → チームミーティングでレビュー当番制を提案する → 8 月 11 日（月）
• Callum → 登壇提案を下書きし、9 月 1 日より前に一度見せる → 8 月 22 日

次回に見ておくこと

レビューの遅れについて、本当は問題だと言う前に「大丈夫です」と 2 回言った。次は待たずにこちらから直接聞く。

このメモに合わせる会話の組み立て——質問のストック、頻度、相手が何も持ってこなかったときの進め方——については1:1 ミーティングテンプレートで扱っています。ここで扱うのは記録の層だけです。

バリエーション 7：面接とユーザーリサーチの記録

リサーチの記録には特有の要件があります。観察と解釈を分けておかなければなりません。あとで分析する以上、その場で浮かんだ仮説が混ざり込むとデータが汚れるからです。採用面接でも同じです。構造化した記録の目的は、記憶に残る候補者をつくることではなく、候補者どうしを比較できるようにすることにあります。

テンプレート — 面接 / リサーチ記録

[参加者または候補者] · [日付] · [セグメント / 職種] · [第 ○ 回]
インタビュアー：[氏名] · 録音：[あり / なし ＋ 同意取得の記載]

この人の背景

[どういう人で、何をしていて、なぜ対象に含まれているのか]

観察 — 発言と行動

• [投げた質問] → 「[逐語またはそれに近い回答]」
• [行動：ためらった、言い直した、別のツールを開いた、笑った]

残しておきたい発言

• 「[実際の言葉]」 — [文脈：何がこの発言を引き出したか]

解釈 — 自分の読み（意図的に分けて書く）

• [仮説、パターン、理論——相手のものではなく自分のものだと明示する]

裏づけ / 矛盾

• [これまでのどのセッションや前提を支持するのか、あるいは崩すのか]

次への持ち越し

• [次回のガイドに追加する質問]

記入例 — ユーザーリサーチ

P07 — 従業員 40 名の物流会社の運用マネージャー · 8 月 1 日 · 全 12 回中の第 7 回
インタビュアー：自分 · 録音：あり。0:00 で口頭同意を取得し、いつでも中断できることを確認済み

背景

地域の運送会社で配車を担当。当社のスケジューリング機能を日常的に使用、在籍 5 年、そもそもこのツールを選んだ本人。

観察

• 「今朝の流れを見せてください」 → ダッシュボードを開き、すぐに表計算へ書き出した。「いつも最初にこれをやります」
• なぜ書き出すのか → 「そのほうが 1 週間分をまとめて見られるからです。ここでは見られないので」
• 行動：当社製品のブラウザタブが 3 つ、拠点ごとに 1 つずつ開いていた。本人からの言及はなく、回避策だとも思っていない様子。
• 新しいフィルターパネルについて：4 秒ほど間を置いてから「見たことはありますが、使ってはいません」

残しておきたい発言

• 「数字が違うのではなくて、数字の形が違うんです。」 — 毎日の書き出しについて
• 「見たことはありますが、使ってはいません。」 — 5 月にリリースしたフィルターパネルについて

解釈（自分の）

• 書き出しはレポートのニーズではなく、レイアウトのニーズ。当社にない週表示を求めている。
• 複数タブの回避策から見えるのは、当社の想定が「一度に 1 拠点」であるのに対し、本人の実態は「全拠点を同時に」だということ。個々の機能より大きなずれ。

裏づけ / 矛盾

• P02 と P05 を裏づける。どちらも 2 分以内に書き出していた。7 人中 3 人。
• フィルターパネルでこの問題に対処できたという前提を崩す。促されずに使った人はまだいない。

次への持ち越し

• ガイドに追加：「書き出し先の表計算を見せてください」。実物のほうが説明よりも多くを語る。
• 第 8〜12 回では、複数拠点の表示について直接聞く。

ヒント：解釈は書いたその場で印をつけましょう。 仮説の前に「自分の」と一言添えておくだけで、3 週間後にドキュメント内のすべてが「リサーチでわかったこと」に平板化したときも、分析を誠実なまま保てます。

統合して分析できる記録と、録音を聞き直すはめになる記録を分けるのは、この習慣ひとつです。コストはゼロで、その場にいなかった人が読んでも意味を失いません。

盗む価値のあるメモの取り方 3 つ

テンプレートが与えるのは器で、手法が与えるのはその中への書き方です。知っておく価値のある手法が 3 つあり、それぞれ向いている会議の種類が違います。

コーネル式を会議向けに

コーネル式のレイアウトは、1950 年代にコーネル大学の Walter Pauk が学生向けに考案したもので、ほぼそのまま会議に転用できます。ページを 3 つに分けます。右側に広いノート欄、左側に細い手がかり欄、そして下部に横長のまとめ欄。会議中は右側に書いていきます。左の欄は会議のあとで埋めますが、入れるのは学習用の問いではなくアクションアイテムと未解決の疑問です。最後にまとめ欄へ 2〜3 文を書きます。

向いているもの：判断の筋道を後から示せる記録が必要な会議——アーキテクチャレビュー、顧客との会議、あとで説明を求められる可能性のあるもの全般。向かないもの：展開の速いスタンドアップ。手間のほうが見返りを上回ります。

アウトライン式、ただし厳格なルールを 1 つ

多くの人にとっての既定の方法です。トピックを最上位に置き、その下に要点を字下げして並べます。速く、誰もがすでに知っているやり方です。これを会議で機能させる条件はひとつ、字下げが意味を持つことです。下位の項目は上の項目の根拠か詳細であって、単に「次に出た発言」ではありません。字下げが時系列になった瞬間、アウトラインは空白の入った文字起こしに変わります。

向いているもの：アジェンダ駆動の会議。アウトラインの最上位がそのまま議題になります。向かないもの：話題が飛ぶ非構造的な議論。会議時間の大半を階層の組み替えに費やすことになります。

4 分割

ページを 4 つの箱に分けます。左上に疑問、右上に一般的なメモ、左下に自分のやること、右下に他の人に割り当てたタスク。書いたそばから 4 つのどれかに入れていくので、仕分けはあとからではなくその場で終わります。

向いているもの：自分がフォローアップの責任を負い、動いている約束事が多い会議——プロジェクトレビュー、部門をまたぐ調整。向かないもの：リサーチインタビューのように聞くことが中心の場。4 方向への仕分けが注意の流れを断ち切ります。

そもそも会議を録音しているなら、計算式は変わります。ツールが全文を文字起こしし、約束事を抜き出しているとき、手でメモを取る意味は「記録すること」から「考えること」へ移ります。事実を追いかけるのではなく、自分の反応と判断を書き留めるということです。そのほうが、その場にいる人間の使い方としてまっとうですし、2026 年の AI 議事録ツールを使う正直な理由でもあります。あなたのメモが上手くなるわけではなく、メモを取る役から降りられるようになるのです。

テンプレートを生き残らせる書式のルール

テンプレートが死ぬのは、内容が間違っているからではなく、摩擦があるからです。次の 5 つのルールが、テンプレートを使われ続ける状態に保ちます。

項目の順序は毎回同じにする。 標準的な議事録フォーマットの価値は、読み手がどこを見ればよいか分かることにあります。決定事項は常に同じ場所、アクションは常に一番下。会議ごとに並べ替えると、その価値は失われます。

プレーンテキストか、素朴なドキュメントで運用する。 凝ったテーブルは、メールに貼り付けた瞬間に崩れます。等幅か、構造が素直なドキュメントであれば、Slack、Notion、Confluence、Word、CMS へのコピー＆ペーストに耐えます。それが実際の試験です。

会議が始まる前にヘッダーを埋めておく。 日付、出席者、そして議題を空の見出しとして用意しておきます。そうすれば、人が話している最中に構造を組み立てるのではなく、空欄を埋めることに集中できます。

決定事項が空欄のまま文書を出さない。 「決定なし。[日付] に持ち越し」と、正直な形で書いて次回に引き継いでください。

その日のうちに送る。 月曜の会議の議事録が木曜に届いても、誰も修正してくれません。修正できるほど誰も覚えていないからです。

多くのチームが崩れるのはこの最後のルールで、しかもそれは規律の問題というより記憶の問題です。会議が録音され文字起こしされていれば——まさに AI 議事録ツールが行うことです——書き始める時点でヘッダーも素材もすでに揃っているので、作業は「復元」ではなく「編集」になります。Laxis はその部分を担います。Zoom、Google Meet、Teams の録音、100 以上の言語での文字起こし、担当者つきのアクションアイテム抽出まで対応し、無料プランには月 300 分の文字起こしが含まれます。正直な限界もはっきり述べておきます。返ってくるのは、テンプレートを埋める速く正確な初稿であり、判断はやはり人が下さなければなりません。中立的な言い回し、決定事項の文言、そして何より何を削るか。文字起こしの精度がどれほど高くても、逐語の記録をそのまま正式な議事録として保管するのは間違いです。

テンプレートを自動で埋め、あとは編集するだけ

Laxis は Zoom、Google Meet、Teams の会議を録音・文字起こしし、担当者つきのアクションアイテムを抽出します。ドキュメントを開く前に、議事録の初稿が書き上がっている状態です。無料プランには月 300 分の文字起こしが含まれます。

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まとめ

テンプレートとは、書式が「飛ばすことを許さない」質問の集まりです。汎用版は「何が決まったか」を問います。理事会版は「誰が動議を出し、表決はどうだったか」を問います。顧客版は「双方が何を約束したか」を問います。エグゼクティブ版は「多忙な人が知るべき 3 点は何か」を問います。

あなたの会議が実際に生み出すものに合うものを選び、毎回同じ順序を保ち、その日のうちに送ってください。書式の背後にある技術——中立的な言い回し、何を省くか、動議の記録方法、ファイルの保管期間——を知りたい方は、議事録の書き方をご覧ください。

よくある質問

議事録テンプレートには何を含めるべきですか？

実用的な議事録テンプレートは 6 つのブロックで構成されます。会議名・日付・時間・場所を含むヘッダー、欠席者も含む出席状況、決定事項の行を持つ議題ごとのセクション、担当者と期限つきのアクションアイテム一覧、次回会議の情報、そして文書がドラフトか承認済みかを示すステータス行です。正式な機関では、これに定足数、動議、表決が加わります。

標準的な議事録のフォーマットとは何ですか？

標準的な流れは、ヘッダー、出席状況、議題（順番どおり）、アクションアイテム、次回会議、閉会です。各議題には短い背景の行があり、そのあとに明示的な決定事項が続きます。正式な議事録では、冒頭付近に定足数の確認と前回議事録の承認が入り、該当する議題の中に動議の正確な文言と表決結果を記録します。

理事会用の議事録テンプレートには、通常版にない何が含まれますか？

追加要素は 5 つです。定足数を満たしていたことの確認、前回議事録の承認、すべての動議の正確な文言と提出者名、票数を伴う表決結果、そして書記の署名欄と承認日です。利益相反による回避と、秘密会への出入りも理事会議事録に含めるべき事項です。

議事録はどのくらいの長さにすべきですか？

多くの会議では 1〜3 ページ、日常的なスタンドアップなら 1 ページです。長さは会議の長さではなく、決定の数に比例させるべきです。動議が 3 件だった 2 時間の理事会は、アクションが 11 件出た 45 分の計画会議より短い議事録になります。そしてそれが正しい結果です。

非公式のチーム会議にも議事録は必要ですか？

正式な議事録は不要ですが、決定とアクションの短い記録があると役立ちます。火曜のスタンドアップに定足数の文言は要りません。必要なのは、すべての決定とすべての約束について一行の記述があることです。記録されなかった決定の代償は、会議が公式だったかどうかに関係なく同じだからです。

AI ツールが議事録テンプレートを代わりに埋めてくれますか？

初稿は作れますが、最終的な記録は作れません。Laxis のようなツールは通話を文字起こしし、決定事項と担当者つきのアクションアイテムを抽出するので、テンプレートの大半は自動的に埋まります。それでも、トーン、判断、何を省くかについては人が編集しなければならず、生の文字起こしを正式な議事録として保管すべきではありません。

会議メモと議事録の違いは何ですか？

会議メモは自分とチームのための非公式な作業文書で、誰かの承認を必要としません。議事録は理事会や委員会といった機関の公式な記録で、決まった構成に従い、後日の会議で正式に承認されます。メモには自分の意見や略記を入れて構いませんが、議事録には入れられません。法的な重みを持ちうるからです。

コーネル式は議事録やメモに向いていますか？

向いていますが、1 か所だけ変えてください。コーネル式のレイアウトは 1950 年代にコーネル大学の Walter Pauk が考案したもので、ページを広いノート欄、左側の細い手がかり欄、下部のまとめ欄に分けます。会議で使うときは、手がかり欄に学習用の問いではなくアクションアイテムと未解決の疑問を入れ、まとめは通話が終わった直後の 2 分以内に書いてください。