5 Best Practices für effektive und effiziente Remote-Meetings

Ja, wir haben die globale Realität der Pandemie akzeptiert – und das ist der erste Schritt, um die Weichen neu zu stellen und Dinge voranzubringen. Die gute Nachricht dabei ist, dass Technologie heute Funktionalität ermöglicht, uns hilft, schneller voranzukommen, unsere Reichweite zu erweitern und unsere Ziele zu erreichen.

Ob Sie Marketingfachkraft, Vertriebsleiter, Unternehmensberater, Investment-Manager, Journalist, Unternehmer, Lehrkraft oder Student sind und versuchen, sich an die neue Realität anzupassen und den besten Weg zu finden – Sie sind hier genau richtig. Wir bei Laxis sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Träume zu verwirklichen und Ihre Ziele zu erreichen.

Die meisten Unternehmen arbeiten derzeit remote, was bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur intern, sondern auch extern mit Kunden und Auftraggebern online über verschiedene Kanäle und Geräte kommunizieren. Stellen Sie sich vor, wie anders es ist, Erstkunden zu begrüßen, ihren Bedarf zu ermitteln und Ihre Lösungen anzubieten – alles über einen Computer oder ein Telefon. Erinnern Sie sich an die Zeit davor (2020 scheint schon so weit weg). Die Zeit vor 2020, als Sie Ihre Kunden tatsächlich persönlich besuchen und eine Vertrauensbeziehung aufbauen konnten, während Sie sichergingen, dass Sie für alles zur Stelle sind, was sie brauchen. Ein gewaltiger Unterschied.

Bevor wir uns den Best Practices für Online-Meetings zuwenden, lassen Sie uns die Best Practices für Offline-Meetings kurz zusammenfassen.

Sorgfältige Planung

‍Großartige Meetings beginnen mit sorgfältiger Planung. Eine Meeting-Agenda macht die Diskussionspunkte klar. Außerdem ist es wichtig zu entscheiden, welche Stakeholder wirklich am Tisch benötigt werden, und sicherzustellen, dass die Zeit aller wertgeschätzt wird.

Zuhören

‍Ein guter Zuhörer in einem Meeting zu sein, stärkt nicht nur das Vertrauen, das ein Kunde Ihnen entgegenbringt, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Ihr Angebot neu zu formulieren oder in der Reihenfolge zu präsentieren, die das Problem Ihres Kunden am besten löst.

Einbeziehen

‍Ein befriedigendes Meeting entsteht in der Regel dann, wenn alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern und gehört zu werden. Es ist entscheidend, alle Anwesenden einzubeziehen und sicherzustellen, dass Ideen und Wissen von Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven ausgetauscht werden.

Festhalten und Nachverfolgen

‍Ein Follow-up ist der wichtigste Aspekt der Fähigkeit eines Unternehmens, einen potenziellen Kunden in einen tatsächlichen Nutzer umzuwandeln. Dieser Prozess ist für die Kundenorientierung von entscheidender Bedeutung – eine etablierte Tatsache bei allen erfolgreichen Unternehmen heute.

Aufgrund von COVID-19 finden heute fast alle Meetings online statt. Daten zeigen, dass 53 % der Nutzer in den USA das Internet seit dem Ausbruch von COVID-19 als unverzichtbar betrachten.

Hier sind einige Fakten, warum Online- bzw. Remote-Arbeit vielleicht gar nicht so schlecht ist, wie Sie denken! Daten zeigen:

• Die Produktivität steigt beim Arbeiten von zu Hause um 77 %.
• 83 % der Mitarbeitenden berichten von einer höheren Arbeitszufriedenheit im Homeoffice.
• 74 % der Mitarbeitenden würden ihrem Arbeitgeber treu bleiben, wenn Remote-Arbeit eine Option ist.

Diese Zahlen spiegeln die steigende Anzahl von Videokonferenzen wider – mehr denn je. Im Jahr 2026 sind hybride und vollständig remote durchgeführte Meetings schlicht die Art und Weise, wie Geschäfte gemacht werden. Da KI-Meeting-Assistenten nun Teil des täglichen Workflows sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich den Best Practices für Online-Meetings zuzuwenden. Wie passen wir uns der neuen Normalität an und führen effektive Remote-Meetings durch? Um Remote-Meetings mit Kunden und intern besser zu steuern, sollten die folgenden Best Practices berücksichtigt werden:

Pünktlich erscheinen

‍Stellen Sie sich vor, Sie kommen nach allen anderen zu einem „All Hands"-Meeting oder einem Kundengespräch. Ein Alptraum! Planen Sie Ihre Zeit ein und begrüßen Sie Kollegen oder Kunden pünktlich – um gute Beziehungen aufzubauen und das richtige Markenbild zu vermitteln.

Eine stabile Verbindung sicherstellen

‍Das mag wie eine einfache Lösung klingen, aber eine stabile Verbindung hilft Ihnen, mehr mitzunehmen und Unannehmlichkeiten sowie peinliche Situationen zu vermeiden.

Konzentrieren und Zuhören

‍Angesichts der Zunahme von Online-Meetings ist es wichtig, sich an alles zu erinnern, was besprochen wurde, damit Sie Ihre Aufgaben besser festlegen und Ihr Bestes für Ihren Vorgesetzten oder Kunden leisten können.

Klare und nützliche Meeting-Notizen erstellen

‍Achten Sie darauf, regelmäßig Notizen zu wichtigen Terminen, Funktionen, Leistungen usw. zu machen, die Ihr Kunde von Ihnen verlangt. Dieser Schritt ist nicht nur wichtig, um den Kunden zu gewinnen oder Ihr Geschäft mit einem bestehenden Kunden auszubauen, sondern dient auch als Arbeitsnachweis und Rechenschaftsdokument bei etwaigen Unstimmigkeiten mit Kunden oder Vorgesetzten.

Erinnern Sie sich noch daran, als das Kreativteam zuletzt nicht rechtzeitig geliefert hat und Sie Ihren E-Mail-Verlauf heraussuchen mussten, um Probleme zu vermeiden?

Personalisierte Gesprächsprotokolle an den Kunden

‍Kunden schätzen Follow-ups sehr – insbesondere B2B-Kunden. Notizen beim Meeting zu machen ist eine Sache, aber was ist mit dem Versenden eines personalisierten Gesprächsprotokolls an den Kunden mit einem Follow-up-Datum oder einer Agenda?

Wussten Sie, dass 63 % aller Meetings in den Vereinigten Staaten ohne eine festgelegte Agenda abgehalten werden? Heben Sie sich von der Masse ab und seien Sie einzigartig, produktiver und erzielen Sie höhere Rücklaufquoten für all die Arbeit, die Sie investieren.

Sind wir schon fertig? Nehmen Sie sich vielleicht noch 2 Minuten Zeit, um einen Volltreffer zu entdecken?

Was würden Sie sagen, wenn ich Ihnen eine Komplettlösung für all diese Maßnahmen anbiete, über die wir gerade gesprochen haben?

Mit einem gedachten Trommelwirbel: Willkommen bei Laxis. Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung in Venture Capital, Marketing, Geschäftsentwicklung und Produktdesign bringen die enthusiastischen Gründer eine erstklassige Lösung genau ZUM RICHTIGEN ZEITPUNKT auf den Markt – wenn Sie sie am meisten brauchen.

Abgesehen von der Pünktlichkeit, die ein persönliches Ziel für alle ist, kann Laxis den Prozess mit seiner fortschrittlichen KI- und NLP-Technologie für Sie beschleunigen. Laxis kann nicht nur das Zuhören, Festhalten und Notizenmachen für Sie übernehmen – diese Funktionen ermöglichen es Ihnen auch, Ihrem Kunden direkt in die Augen zu schauen, selbstbewusst zu kommunizieren, sich vollständig auf Ihre Diskussion zu konzentrieren und hervorragende Beziehungen aufzubauen, was der grundlegende Rahmen aller guten Arbeit ist. Bei Laxis lösen wir:

Das Zuhören

‍Laxis kann all Ihre Gespräche aufzeichnen – online oder offline, auf dem Gerät Ihrer Wahl. Einfacher Zugriff auf Informationen – jederzeit und überall.

Das Notizenmachen

‍Laxis erzeugt zusätzlich zur Aufzeichnungsfunktion Echtzeit-Transkripte, sodass Sie sich jetzt vollständig auf die Kundenorientierung konzentrieren können.

Das Gesprächsprotokoll und das Follow-up

‍Mit unserem Produkt können Sie nun Schlüsselwörter, Sprecher und Zeitstempel finden, um Ihre Lösung für den Kunden besser zu strukturieren und Berichte für den internen Gebrauch zu erstellen. Darüber hinaus kann Laxis Ihnen helfen, Gesprächshighlights zu extrahieren und diese zu personifizierten Memos für Follow-ups, Berichte und Datendokumentation aufzubereiten.

Im Jahr 2026 hat sich KI-gestützte Notizerfassung von einem netten Extra zu einem Standard-Bestandteil der Arbeitsweise leistungsstarker Teams in ihren Meetings entwickelt – und Laxis ist live und wird von Teams auf der ganzen Welt vertraut. Besuchen Sie die Startseite, um sich anzumelden! Wir freuen uns darauf, Sie bald wiederzusehen!

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Häufig gestellte Fragen

Was sind die Best Practices für effektive Remote-Meetings?

Effektive Remote-Meetings beginnen mit sorgfältiger Planung und einer klaren Agenda, pünktlichem Erscheinen mit stabiler Verbindung und aktivem Zuhören, damit Sie genaue Aufgaben festhalten können. Das Nachfassen mit personalisierten Meeting-Notizen ist das, was ein Gespräch in echte Ergebnisse verwandelt. Ein KI-Meeting-Assistent wie Laxis übernimmt die Aufzeichnung, Transkription und Notizerfassung, sodass Sie sich auf die Diskussion selbst konzentrieren können.

Wie kann KI Remote- und Hybrid-Meetings verbessern?

KI-Meeting-Assistenten zeichnen Gespräche auf und erstellen Echtzeit-Transkripte, sodass die Teilnehmenden ihre Aufmerksamkeit nicht mehr zwischen Zuhören und Notizenmachen aufteilen müssen. Laxis kann Schlüsselwörter, Sprecher und Zeitstempel identifizieren und Ihnen helfen, Highlights zu extrahieren und personalisierte Follow-up-Memos zu erstellen. So bleiben alle im Gespräch präsent, während sichergestellt wird, dass nichts Wichtiges verloren geht.

Warum ist das Nachfassen nach einem Meeting so wichtig?

Ein zeitnahes Follow-up ist oft das, was einen Interessenten in einen Kunden verwandelt und bestehende Kundenbeziehungen stärkt – insbesondere im B2B-Bereich. Das Versenden personalisierter Protokolle mit klaren nächsten Schritten und Terminen schafft zudem eine schriftliche Aufzeichnung, die Sie und Ihr Team schützt, wenn Erwartungen jemals strittig werden. Mit Laxis können Sie Meeting-Highlights in versandfertige Memos umwandeln, sodass Follow-ups nie durch die Maschen fallen.

Wie mache ich während Online-Meetings bessere Notizen?

Gute Meeting-Notizen erfassen wichtige Termine, Anforderungen und Zusagen, sodass Sie über eine genaue Aufzeichnung und einen Arbeitsnachweis verfügen. Der Versuch, alles manuell mitzuschreiben, lenkt Ihre Aufmerksamkeit jedoch vom Kunden oder Ihrem Team ab. Tools wie Laxis transkribieren das Gespräch automatisch und heben wichtige Punkte hervor, sodass Sie sich auf die Diskussion konzentrieren können und trotzdem mit klaren, nützlichen Notizen enden.