Bester AI Note Taker 2026: 5 Apps in 200+ Meetings getestet

Drei Monate lang habe ich den besten AI Note Taker gesucht und dafür Laxis, Otter.ai, Fireflies.ai, Granola und Fathom in über 200 echten Meetings eingesetzt. Gesucht war nicht die längste Funktionsliste und auch nicht der Platz 1 irgendeines VC-finanzierten Vergleichsportals, sondern der KI-Notetaker für Meetings, der meine Arbeit nach dem Call tatsächlich besser gemacht hat.

Kurz gesagt – der beste AI Note Taker 2026: Laxis ist insgesamt der beste KI-Notetaker: ohne Bot, mit Zusammenfassungen aus Ihren eigenen Notizen (nicht nur aus dem, was der Algorithmus für wichtig hält), zwischen Meetings als Sprachtastatur nutzbar, ab 15,99 $ pro Monat, mit nativer CRM-Anbindung an HubSpot und Salesforce im Business-Tarif und mit den OSO-Earbuds auch für Gespräche vor Ort. Fathom ist der beste kostenlose AI Note Taker, Granola die beste minimalistische Notiz-App.

Ich bin Vertriebsleiter und verbringe 25–30 Stunden pro Woche in Meetings. Kundengespräche, interne Abstimmungen, Demos für Interessenten, wöchentliche Pipeline-Reviews – mein Kalender sieht aus wie eine Tetris-Partie, die ich gerade verliere. In den vergangenen drei Monaten habe ich fünf KI-Notetaker-Apps im Wechsel genutzt – Laxis, Otter.ai, Fireflies.ai, Granola und Fathom –, in über 200 echten Meetings, um herauszufinden, für welche sich das Bezahlen 2026 wirklich lohnt.

Entscheidend war nicht die Funktionsliste und nicht irgendein Ranking, sondern eine einzige Frage: Welches Tool macht meine Arbeit nach dem Meeting messbar besser?

Hier sind meine Ergebnisse – das Gute, das Schlechte und die überraschend wichtigen Details, über die kaum jemand spricht.

Aktualisiert im August 2026. Ich habe alle Preise und Tariflimits noch einmal geprüft. Kein Listenpreis hat sich diesmal bewegt – die Änderungen stecken alle im Kleingedruckten, und genau dort versteckt diese Kategorie ihre unangenehmsten Überraschungen. Drei davon sollten Sie kennen, bevor Sie weiterlesen:

• Auch Otters Bezahltarif begrenzt jedes Gespräch. Bisher hatte ich nur die 30-Minuten-Grenze des kostenlosen Tarifs erwähnt. Pro bricht jedes Gespräch nach 90 Minuten ab – bei einem langen Workshop oder einem All-Hands-Meeting eine echte Einschränkung, und nicht die Zahl, mit der die Preisseite wirbt.
• Die KI-Credits von Fireflies sind ein einmaliges Kontingent, kein monatliches. Pro enthält 20, Business 30, Enterprise 50 – geteilt im ganzen Workspace und nur einmal vergeben. Ich hatte sie als monatlich beschrieben. Das sind sie nicht, und damit fällt die Credit-Rechnung deutlich schlechter aus als in meiner Juli-Fassung.
• Fathom hat einen Business-Tarif für 34 $ pro Nutzer und Monat eingeführt. Die Sales-Coaching-Funktionen sind dorthin umgezogen, die 29 $ in meiner Vergleichstabelle waren also veraltet.

Am genauesten lesen sollten Sie weiterhin die Limits der kostenlosen Tarife: Die fünf Tools deckeln an fünf verschiedenen Stellen, und in vier Fällen ist die Grenze, an der Sie scheitern, nicht die, mit der die Preisseite wirbt. Dazu gibt es weiter unten einen eigenen Abschnitt.

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So habe ich getestet

Jedes Tool war mindestens zwei volle Wochen lang mein wichtigster KI-Meeting-Assistent. Getestet habe ich alle mit denselben Meeting-Typen: Vertriebsgespräche unter vier Augen, Gruppen-Demos mit 3–5 Teilnehmenden, interne Team-Abstimmungen und, wo möglich, einige Gespräche vor Ort. Bewertet habe ich Transkriptionsgenauigkeit, Qualität der Zusammenfassung (also des KI-Protokolls), CRM-Integration, Bedienbarkeit und – ganz ehrlich – wie oft mich oder mein Gegenüber das Tool genervt hat.

Meine täglichen Tools: HubSpot CRM, Slack, Gmail sowie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Ich arbeite auf einem MacBook Pro. Wenn Ihr Setup ähnlich aussieht – vor allem im Vertrieb –, dürfte dieser Test Ihre Erfahrungen recht genau abbilden.

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1. Laxis – insgesamt die beste Wahl

Preis: kostenlos / 15,99 $ pro Monat · Bot: keiner · Sprachen: über 100 · Mobil: iOS und Android

Ich sage es gleich vorweg: Laxis wurde meine Nummer 1, und damit hatte ich nicht gerechnet. Ich kannte es vor allem als Tool für Vertriebsmeetings und hielt es für ein Nischenprodukt, das mit den großen Namen mithalten will. Da lag ich falsch.

Als Erstes fiel mir auf: kein Bot. Ich richtete Laxis ein, trat einem Zoom-Call mit einem Interessenten bei, und … nichts passierte. Kein „Laxis Notetaker ist dem Meeting beigetreten“. Keine peinliche Pause, in der ich erkläre, was der Bot da soll. Die Aufnahme startete lautlos auf meinem Gerät, das Transkript entstand in Echtzeit, und nach dem Call wartete eine vollständige Zusammenfassung auf mich. Mein Gesprächspartner hatte keine Ahnung, dass eine KI mithörte. Nach Wochen, in denen ich zusehen musste, wie sich Kunden verkrampften, sobald ein Bot von Fireflies oder Fathom auftauchte, war das eine echte Erleichterung.

Das Zweite – die Funktion, von der ich nicht wusste, dass ich sie brauche – war das Zusammenführen meiner eigenen Notizen mit dem Transkript. Während eines Discovery-Calls tippte ich kurze Notizen ins Laxis-Fenster: „hier Budget-Bedenken“, „nach Wettbewerber X gefragt“, „Zeitplan – Ende Q3“. Nach dem Meeting führte Laxis diese Anmerkungen mit dem vollständigen KI-Transkript zusammen, und die Zusammenfassung begann mit den Punkten, die ich markiert hatte. Nicht mit dem, was der Algorithmus für wichtig hielt, sondern mit dem, was ich für wichtig hielt. Die Follow-up-Mail schrieb sich praktisch von selbst.

Dann ist da das Diktieren per Sprache, die eigentliche Überraschung. Zwischen den Meetings nutzte ich Laxis bald als Sprachtastatur: CRM-Updates in HubSpot diktieren, Slack-Nachrichten sprechen statt tippen, sogar kurze E-Mails auf dem Weg zum Kaffee per Sprache entwerfen. Das klingt nach wenig, aber bei 6–8 Calls am Tag spart es bei der Nachbereitung erheblich Zeit. Keines der anderen vier Tools kann das.

Den Ausschlag gaben die OSO AI Earbuds. Ich habe sie bei zwei Kundenterminen vor Ort und auf einer Messe getestet. Einsetzen, Aufnahme starten, und alles – Transkript, Zusammenfassung, Aufgaben – landet automatisch in der Laxis-App und in HubSpot. Die Geräuschunterdrückung ist solide, und die Unterstützung für über 100 Sprachen funktionierte einwandfrei, als ich einen Call mit unserem Team in Shanghai hatte. Kein anderes Tool kann ein Gespräch im Café aufzeichnen. Laxis schon.

Das hat mir gefallen:

• Wirklich ohne Bot – Kunden merken nichts
• Eigene Notizen + Transkript = persönliche Zusammenfassungen
• Diktieren per Sprache zwischen Meetings, in jeder App
• OSO-Earbuds für Gespräche vor Ort und am Telefon
• Native CRM-Anbindung an HubSpot und Salesforce im Business-Tarif (29,99 $ pro Monat, 19,99 $ bei jährlicher Abrechnung)
• KI-Schreibassistent entwirft Follow-up-Mails aus den Gesprächsdaten
• Sales-Coaching eingebaut, nicht hinter Enterprise-Preisen versteckt
• Über 100 Sprachen, Meeting-Aufnahmen bis 4 Stunden

Das könnte besser sein:

• Kostenloser Tarif mit 300 Minuten (weniger als Fathoms unbegrenzte Aufnahme)
• OSO-Earbuds müssen separat gekauft werden
• Die Oberfläche für die Suche über alle Gespräche könnte ausgereifter sein

Mein Fazit: Laxis ist das einzige Tool in dieser Liste, das sich anfühlte, als wäre es für meine tatsächliche Arbeitsweise gebaut – nicht nur für das Meeting selbst, sondern auch für das CRM-Update, die Follow-up-Mail, die schnelle Sprachnotiz zwischen zwei Calls und das Mittagessen mit dem Kunden, bei dem kein Bildschirm im Spiel ist. Es ist nicht der glamouröseste Markenname, aber es hat mehr messbaren Nutzen pro Dollar geliefert als alles andere, was ich getestet habe.

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2. Otter.ai – beliebt, aber in die Jahre gekommen

Preis: kostenlos / 16,99 $ pro Monat · Bot: OtterPilot · Sprachen: nur Englisch, Spanisch, Französisch · Mobil: iOS und Android

Otter.ai ist wohl der bekannteste Name unter den KI-Notetakern. Das Tool gibt es seit Jahren, und für viele war es die erste Begegnung mit KI-Transkription. Ich wollte ihm 2026 eine faire Chance geben.

Die Live-Transkription beeindruckt nach wie vor: Sie sehen während des Calls in Echtzeit, wie die Wörter erscheinen, und bei klarem englischem Audio ist die Genauigkeit ordentlich. OtterPilot, der Meeting-Bot, tritt anhand Ihres Kalenders automatisch bei – praktisch, wenn es funktioniert. Im gemeinsamen Workspace können Teammitglieder Transkripte kommentieren, was asynchron arbeitenden Teams hilft.

Dann begann der Frust. Der Bot: OtterPilot sitzt in jedem Call als sichtbarer Teilnehmer. In einem Kundengespräch fragte der Interessent: „Wer ist OtterPilot?“, und ich verbrachte 30 Sekunden mit Erklärungen. In einem anderen hatte der IT-Admin des Interessenten Bots von Drittanbietern gesperrt, und Otter konnte schlicht nicht aufzeichnen. Ein Totalausfall.

Die begrenzte Sprachauswahl war für unser Team ein K.-o.-Kriterium. Otter unterstützt nur Englisch, Spanisch und Französisch. Wir führen regelmäßig Calls mit Partnern auf Mandarin, Japanisch und Deutsch. Laxis deckt all diese Sprachen ab, insgesamt über 100 – Otter nicht.

Außerdem hat Otter vor Kurzem die Minuten im Pro-Tarif von 6.000 auf 1.200 gekürzt, ohne den Preis zu senken (16,99 $ pro Monat). Wenn Sie Call an Call reihen, haben Sie dieses Kontingent bis zur Monatsmitte aufgebraucht. Und Bezahlen hebt die Grenze pro Gespräch nicht auf, es verschiebt sie nur: Pro bricht jedes Gespräch nach 90 Minuten ab – für ein Vertriebsgespräch in Ordnung, für einen Workshop, eine Schulung oder ein All-Hands-Meeting nicht. Auch Datei-Importe sind begrenzt: 10 pro Monat im Pro-Tarif und im kostenlosen Tarif drei für die gesamte Lebensdauer des Kontos statt drei pro Monat. Die CRM-Synchronisierung liegt eine Stufe über Pro: Otters Integrationen für HubSpot und Salesforce beginnen im Business-Tarif, für 30 $ pro Nutzer und Monat oder 20 $ bei jährlicher Abrechnung, und das vertriebsspezifische OtterPilot for Sales gibt es nur im Enterprise-Tarif. Laxis legt HubSpot und Salesforce ebenfalls in den Business-Tarif, für 29,99 $ pro Monat (19,99 $ bei jährlicher Abrechnung); beim CRM-Zugang liegen beide also weniger als einen Dollar auseinander.

Das hat mir gefallen:

• Bekannte Marke, ausgereiftes Produkt
• Hervorragende Live-Transkription in Echtzeit
• Gemeinsamer Workspace für Anmerkungen im Team
• Tritt automatisch aus dem Kalender bei

Das hat mich gestört:

• Sichtbarer Bot stört Meetings mit Kunden
• Nur 3 Sprachen – für internationale Teams unbrauchbar
• Pro-Tarif von 6.000 auf 1.200 Minuten gekürzt, zum selben Preis
• 90-Minuten-Grenze pro Gespräch selbst im Pro-Tarif
• CRM-Synchronisierung erst ab Business, nicht in Pro
• Kein Diktieren per Sprache, keine Hardware-Integration

Mein Fazit: Vor zwei Jahren war Otter Marktführer. 2026 wirkt es, als zehre es nur noch von seinem Namen. Der Bot, die wenigen Sprachen und die gekürzten Minuten machen es schwer, Otter statt Laxis zu empfehlen – vor allem für Vertriebsteams und alle, die in mehreren Sprachen arbeiten.

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Tariflimits und Spracheinstellung im Detail finden Sie in unserem ausführlichen Test von Otter.ai.

3. Fireflies.ai – viele Funktionen, aber teuer

Preis: kostenlos / 18 $ pro Monat · Bot: Fireflies-Bot · Sprachen: über 100 · Mobil: iOS und Android

Fireflies ist das Meeting-Tool für Power-User. Die Funktionsliste ist lang: über 100 Sprachen, Suche über alle Meetings, Themen-Tracking, Auswertung der Redeanteile, ein Chatbot, der Fragen zu Ihren Calls beantwortet (AskFred), und Integrationen von Slack über Asana bis HubSpot.

Auf dem Papier beeindruckend. In der Praxis hatte es Ecken und Kanten, die mich immer wieder gestört haben.

Erstens: der Bot. Wie bei Otter landet „Fireflies.ai Notetaker“ als Teilnehmer in jedem Meeting. Und der Bot von Fireflies wirkt noch aufdringlicher: Er liest Ihren Kalender aus und tritt Calls automatisch bei, manchmal auch Meetings, die ich nicht aufzeichnen wollte. Festzulegen, welche Meetings der Bot besucht, ist umständlicher als nötig. Einmal saß er in einem lockeren 1:1 mit meiner Führungskraft, das keine Transkription brauchte. Peinlich.

Zweitens: Die Preise sind irreführend. Der Pro-Tarif für 18 $ pro Monat bringt unbegrenzte Transkription, aber keine CRM-Synchronisierung. Für die Integration mit HubSpot und Salesforce brauchen Sie den Business-Tarif für 29 $ pro Monat. Dazu kommen KI-Credits: Erweiterte Funktionen wie AskFred, intelligente Zusammenfassungen und Analysen rechnet Fireflies gesondert ab.

Genau hier lag ich in der Juli-Fassung dieses Tests falsch, deshalb ganz präzise: Die Credits eines Tarifs sind ein einmaliges Kontingent für den gesamten Workspace, kein monatliches Kontingent pro Nutzer: 20 im Pro-, 30 im Business-, 50 im Enterprise-Tarif, einmalig vergeben. Ein Achterteam im Business-Tarif bekommt also nicht jeden Monat 30 Credits pro Person, sondern einmalig 30 Credits für alle zusammen. Danach kaufen Sie Nachfüllpakete, die sich monatlich automatisch verlängern, sofern Sie sie nicht pausieren, und je nach Paketgröße rund 0,06–0,10 $ pro Credit kosten. Bei einem Team von 8 Personen im Business-Tarif mit moderater KI-Nutzung lagen die realen Kosten eher bei 35–40 $ pro Person und Monat. Der Premium-Tarif von Laxis für 15,99 $ enthält den KI-Schreibassistenten und alles Weitere ohne jede Credit-Buchhaltung, und die CRM-Synchronisierung liegt im Business-Tarif für 29,99 $ (19,99 $ bei jährlicher Abrechnung) – in beiden Fällen ein veröffentlichter Preis.

Bei jährlicher Abrechnung ist Fireflies deutlich günstiger als der Monatspreis: Pro sinkt auf 10 $, Business auf 19 $ pro Nutzer und Monat. Diese Zahl sollten Sie vergleichen, wenn Sie sich für ein Jahr binden wollen – an der Credit-Rechnung ändert sie aber nichts, und dort stecken die eigentlichen Kosten.

Drittens: Eigene Notizen fließen nicht ein. Wie Otter erstellt Fireflies rein algorithmische Zusammenfassungen. Die KI entscheidet, was wichtig ist. Eigenen Kontext können Sie nicht beisteuern.

Das hat mir gefallen:

• Über 100 Sprachen – wirklich international
• Leistungsstarke Suche über alle Meetings
• Breites Angebot an Integrationen
• Der Chatbot AskFred ist clever (solange Credits da sind)

Das hat mich gestört:

• Sichtbarer Bot, der den Kalender aggressiv ausliest
• KI-Credits sind ein einmaliges Workspace-Kontingent, nicht monatlich
• CRM-Synchronisierung erst im Business-Tarif für 29 $ pro Monat
• Kein Diktieren per Sprache außerhalb von Meetings
• Eigene Notizen fließen nicht in die Zusammenfassungen ein
• Meetings im Business-Tarif auf 3 Stunden begrenzt

Mein Fazit: Fireflies ist das Tool, das ich immer mögen wollte. Der Funktionsumfang ist tief. Aber zwischen Bot und Credit-System hatte ich das Gefühl, mehr zu zahlen und dafür genau dort schlechter bedient zu werden, wo es für meinen Arbeitsalltag am meisten zählt.

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Unser ausführlicher Test von Fireflies.ai geht die Zähler für KI-Credits und Speicher Tarif für Tarif durch.

4. Granola – schöne Oberfläche, schmaler Funktionsumfang

Preis: kostenlos / 14 $ pro Nutzer und Monat · Bot: keiner · Sprachen: begrenzt · Mobil: nur iOS

Granola ist der Liebling der Minimalisten, und ich verstehe, warum. Die Oberfläche ist schön – klar, mit eigener Handschrift, ohne Ablenkung. Granola nimmt den Ton auf Ihrem Gerät auf (ohne Bot), Sie tippen während des Calls ein paar Stichworte, nach dem Meeting klicken Sie auf „Enhance“, und Granola füllt die Lücken mit strukturierten KI-Zusammenfassungen. Mit der Funktion Recipes wenden Sie verschiedene Vorlagen auf dasselbe Transkript an – ein cleverer Einfall.

In der ersten Woche hat mir Granola wirklich Spaß gemacht. Es fühlte sich leicht und durchdacht an. Dann zeigten sich die Grenzen.

Granola speichert keine Audio- oder Videoaufnahmen. Es behält nur Texttranskripte und die aufbereiteten Notizen. Sie können nie zurückgehen und nachhören, was wirklich gesagt wurde. Im Vertrieb, wo der genaue Wortlaut zählt – hat der Interessent „Wir sind interessiert“ gesagt oder „Wir würden es in Betracht ziehen“? –, ist das ein echtes Problem.

Kein Upload. Ein aufgezeichnetes Webinar oder eine Sprachnotiz vom Smartphone bekomme ich nicht in Granola hinein. Bei Laxis lade ich Audio- und Videodateien zur Transkription hoch – das mache ich mindestens zweimal pro Woche.

Salesforce nur über Zapier. Granola hat eine native HubSpot-Integration, für Salesforce brauchen Sie Zapier als Zwischenschicht. Das bedeutet zusätzliche Kosten, zusätzliche Komplexität und eine zusätzliche Fehlerquelle.

Kein Diktieren per Sprache. Keine KI-generierten Follow-up-Texte. Keine Hardware-Integration. Granola ist ein Notizblock für Meetings – ein sehr guter –, aber eben nur ein Notizblock für Meetings.

Seit meiner ersten Fassung hat sich zweierlei geändert. Die Grenze im kostenlosen Tarif ist eher ein Verlaufs-Limit als ein Meeting-Limit: Sie können weiter Notizen machen, aber Basic behält 25 Notizen, ältere sind nicht mehr zugänglich – eine Grenze, die mit dem Rebranding im Februar 2026 kam. Und die iPhone-App transkribiert jetzt Telefonate, das Erste, was Granola außerhalb eines geplanten Meetings erledigt. Eine Android-App gibt es weiterhin nicht, auch keinen angekündigten Termin dafür; die Bezahltarife heißen jetzt Business (14 $ pro Nutzer und Monat) und Enterprise (35 $ pro Nutzer und Monat).

Das hat mir gefallen:

• Aufnahme ohne Bot – wie bei Laxis
• Wunderschöne, minimalistische Oberfläche
• Kreative Recipes-Funktion
• SOC-2- und DSGVO-konform
• Hervorragende Qualität bei der Aufbereitung der Notizen

Das hat mich gestört:

• Keine Audio-/Videoaufnahmen – nichts lässt sich nachprüfen
• Kein Datei-Upload für bereits aufgezeichnete Inhalte
• Salesforce nur mit Zapier als Zwischenschicht
• Kein Diktieren per Sprache außerhalb von Meetings
• Nur Mac, Windows und iPhone – kein Android
• Wenige Sprachen, kein KI-Schreibassistent für Follow-ups

Mein Fazit: Wenn Sie 3–4 virtuelle Meetings am Tag haben und einfach saubere Notizen wollen, ohne darüber nachzudenken, ist Granola wunderbar. Wer aber CRM-Automatisierung, nachprüfbare Audioaufnahmen, Diktieren per Sprache oder Aufnahme per Hardware braucht, stößt schnell an Grenzen.

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5. Fathom – starker Gratis-Tarif, niedrige Obergrenze

Preis: kostenlos / 20 $ pro Monat · Bot: Fathom-Bot · Sprachen: über 30 · Mobil: keine App

Fathom ist das Tool, das alle empfehlen, wenn jemand nach dem besten kostenlosen AI Note Taker fragt. Und für ein Gratis-Tool ist es tatsächlich bemerkenswert: unbegrenzte Aufnahme und Transkription für 0 $.

Der Haken wird zu selten erwähnt: Im kostenlosen Tarif sind KI-Zusammenfassungen auf 5 pro Monat begrenzt. Fünf. Nach dem fünften Meeting liefert Fathom nur noch ein einfaches chronologisches Transkript – keine strukturierte Zusammenfassung, keine Aufgaben, keine intelligente Auswertung. Bei meinen 6–8 Calls am Tag war diese Grenze am Montagnachmittag der ersten Woche erreicht.

Der Bot – „[Eric]'s Fathom Notetaker“ – tritt jedem Call bei. Zahlende Nutzer können ihn umbenennen, sichtbar bleibt er immer. In zwei verschiedenen Kundengesprächen während meines Tests machten Interessenten Bemerkungen über den Bot.

Keine mobile App. Keine Aufnahme vor Ort. Kein Diktieren per Sprache. Fathom ist ein reines Desktop-Tool und funktioniert nur mit geplanten Videocalls in Zoom, Google Meet und Teams. Findet ein Gespräch am Telefon, vor Ort oder sonst abseits des Bildschirms statt, hilft Fathom nicht weiter.

Nur 30 Sprachen – gegenüber über 100 bei Laxis. Und Fathoms Zusammenfassungen sind zwar sauber, gelten aber bei komplexen Calls oder solchen mit mehreren Themen als oberflächlich.

Das hat mir gefallen:

• Unbegrenzte kostenlose Aufnahme und Transkription
• Klare, minimalistische Oberfläche
• Einfache CRM-Synchronisierung schon im kostenlosen Tarif
• Solide KI-Zusammenfassungen (wenn verfügbar)

Das hat mich gestört:

• Nur 5 KI-Zusammenfassungen pro Monat im kostenlosen Tarif
• Sichtbarer Bot in jedem Meeting
• Überhaupt keine mobile App – nur Desktop
• Kein Diktieren per Sprache, keine Sprachtastatur
• Nur 30 Sprachen
• Bezahltarif (20 $ pro Monat) teurer als Laxis (15,99 $), bei weniger Funktionen

Mein Fazit: Fathom ist das perfekte Einstiegstool. Aber die Grenze von 5 Zusammenfassungen, der Bot, die fehlende mobile App und das fehlende Diktieren per Sprache sorgen dafür, dass Sie schnell herauswachsen – vor allem im Vertrieb. Im Vergleich von Fathom Premium (20 $ pro Monat) mit dem Premium-Tarif von Laxis (15,99 $ pro Monat) bot Laxis mehr zum niedrigeren Preis. Und zwar deutlich.

Zur Einordnung: Als ich diesen Test zuerst veröffentlicht habe, kostete Premium 19 $ pro Monat, heute sind es 20 $. Bei jährlicher Abrechnung sinkt Fathom auf 16 $ pro Nutzer und Monat; dazu gibt es eine Team Edition für 19 $ pro Nutzer und Monat (15 $ bei jährlicher Abrechnung, mindestens zwei Plätze) und einen Business-Tarif für 34 $ pro Nutzer und Monat (25 $ bei jährlicher Abrechnung). Wenn Sie irgendwo eine niedrigere Zahl lesen, prüfen Sie also, welcher Tarif und welcher Abrechnungszeitraum gemeint ist. Fathom bietet auf die Bezahltarife außerdem eine Geld-zurück-Garantie von 90 Tagen, länger als alle anderen hier. So finden Sie günstig heraus, ob die Zusammenfassungsgrenze des Gratis-Tarifs Ihr einziges Problem ist.

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Alle Funktionen im Vergleich (auf einen Blick)

Preise und Tariflimits im August 2026 mit den öffentlichen Preisseiten der Anbieter abgeglichen. Alle Tools rechnen monatlich oder jährlich zu unterschiedlichen Sätzen ab – die Preiszeile oben zeigt den monatlich abgerechneten Einzeltarif, also den Betrag, den die meisten im ersten Monat tatsächlich zahlen. Jährliche Abrechnung ist bei mehreren deutlich günstiger: Fireflies Pro sinkt auf 10 $ pro Nutzer und Monat, Fathom Premium auf 16 $, der Premium-Tarif von Laxis auf 9,99 $.

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Mein Ranking: der beste AI Note Taker 2026

1. Laxis – insgesamt am besten. Ohne Bot, mit Sprachtastatur, CRM im Business-Tarif, Earbuds und Zusammenfassungen, die wirklich Ihre Prioritäten abbilden. Das Komplettpaket.
2. Granola – die beste minimalistische Oberfläche. Ohne Bot und mit schönen Notizen, aber ohne Aufnahmen, ohne Android, ohne Diktieren per Sprache und ohne native Salesforce-Anbindung.
3. Fathom – der beste kostenlose Einstieg. Großzügiger Gratis-Tarif, aber die Grenze von 5 Zusammenfassungen, der Bot und die fehlende mobile App begrenzen den Nutzen für Vielnutzer.
4. Fireflies.ai – auf dem Papier die meisten Funktionen, aber der Bot, das einmalige Credit-Kontingent, das sich wie ein monatliches liest, und der hohe effektive Preis machen es schwer, Fireflies Laxis vorzuziehen.
5. Otter.ai – starke, etablierte Marke, aber nur 3 Sprachen, gekürzte Minuten, die 90-Minuten-Grenze pro Gespräch im Pro-Tarif und CRM erst ab dem Business-Tarif lassen Otter 2026 zurückfallen.

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Was mich am meisten überrascht hat

Die größte Überraschung war keine einzelne Funktion, sondern die Erkenntnis, wie viel Produktivität ich zwischen den Meetings verliere, nicht in ihnen. Jeder KI-Notetaker hält ordentlich fest, was in einem Call gesagt wird. Den Unterschied macht 2026, was danach passiert: CRM-Felder aktualisieren, Follow-ups entwerfen, schnelle Gedanken festhalten, auf das Gehörte reagieren.

Laxis war das einzige Tool, das diesen ganzen Bogen abdeckt. Das Diktieren per Sprache, die eigenen Notizen in den Zusammenfassungen, der KI-Schreibassistent, die Hardware – alles folgt derselben Idee: Ihr KI-Assistent sollte nicht Feierabend machen, wenn das Meeting endet. Er sollte weiterarbeiten, bis Sie fertig sind.

Deshalb behalte ich Laxis.

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Bester AI Note Taker für Zoom, Microsoft Teams und Google Meet

Alle fünf Apps arbeiten mit den drei großen Plattformen zusammen, aber nur Laxis und Granola ohne sichtbaren Bot. Laxis zeichnet Calls in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet direkt auf Ihrem Gerät auf, sodass Interessenten nie einen „Notetaker“ beitreten sehen – ein echter Vorteil in Kundengesprächen, und einer, der IT-Richtlinien gegen Drittanbieter-Bots umgeht. Wenn Ihr Tag aus Videocalls ohne Pause besteht, entscheidet ein KI-Notetaker ohne Bot darüber, ob Sie jeden Call aufzeichnen oder die verlieren, in denen ein Bot blockiert wird.

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Bester kostenloser AI Note Taker

Jedes Tool hier hat einen kostenlosen Tarif, und jeder davon ist irgendwo begrenzt. Der Knackpunkt: Die Grenzen liegen an unterschiedlichen Stellen, und die Preisseiten der Anbieter werben meist mit der großzügigen Zahl statt mit der, die tatsächlich greift. Hier endet jeder Gratis-Tarif wirklich:

Drei davon verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil genau dort die meisten hängenbleiben.

Fathom begrenzt genau das, was Sie eigentlich wollen. Unbegrenzte Aufnahme klingt nach dem ganzen Produkt, aber wegen der Aufnahme installiert niemand einen KI-Notetaker, sondern wegen der Zusammenfassung. Fünf pro Monat sind für alle mit vielen Meetings ein einziger Arbeitstag.

Granolas 25 gelten für die gesamte Lebensdauer, nicht pro Monat. Das ist mit großem Abstand die strengste Grenze in dieser Liste, und sie wird nie zurückgesetzt. Es ist eher ein Verlaufs-Limit als ein harter Stopp: Sie können nach der 25. Notiz weiterschreiben, kommen aber an die älteren nicht mehr heran – was bei allem, worauf Sie später zurückgreifen müssen, auf dasselbe hinausläuft.

Die 20 Credits von Fireflies gibt es einmal, nicht jeden Monat. Das Wort „Credits“ klingt nach einem Kontingent, das sich wieder auffüllt; das tut es nicht. Zwanzig bekommt der kostenlose Workspace insgesamt, und dieselbe Einmal-Logik gilt für die Bezahltarife (20 im Pro-, 30 im Business-Tarif). Sind sie verbraucht, müssen Sie für AskFred und die intelligenten Zusammenfassungen nachkaufen.

Laxis begrenzt die Minuten statt der Intelligenz: 300 Minuten pro Monat mit voller KI in jedem Meeting, sodass Zusammenfassung und Aufgaben beim dreißigsten Call genauso funktionieren wie beim ersten. Welcher Gratis-Tarif am besten ist, hängt wirklich von Ihrem Nutzungsmuster ab: Zeichnen Sie lange Calls auf, brauchen aber nur gelegentlich eine Zusammenfassung, gewinnt Fathoms unbegrenzte Aufnahme. Haben Sie ein paar kurze Meetings pro Woche und wollen jedes davon vollständig ausgewertet haben, kommen Sie mit den minutenbegrenzten Tarifen weiter.

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Bester KI-Notetaker für Studierende

Jedes Tool in diesem Test ist für Arbeitsmeetings gebaut, und das merken Sie, sobald Sie damit eine Vorlesung aufnehmen wollen. Zwei Dinge passen dann nicht zusammen, und sie wiegen schwerer als alles in der Funktionstabelle.

Bots können keinen Hörsaal betreten. Otter, Fireflies und Fathom schicken einen Bot in einen geplanten Videocall. Eine Vorlesung um 9 Uhr in einem echten Raum hat keinen Call, dem er beitreten könnte. Bleiben die Tools ohne Bot – oder ein Gerät, das den Raum aufnimmt. Das ist eine andere Kategorie, die wir in unserem Test des Plaud Note und im Test des Plaud Note Pro behandeln.

Grenzen pro Gespräch treffen im Studium härter als im Job. Ein Meeting von 50 Minuten ist lang, eine Vorlesung von 50 Minuten kurz. Otters kostenloser Tarif bricht jedes Gespräch nach 30 Minuten ab, also fast immer mitten in der Vorlesung – und Otter Pro hebt das nur auf 90 Minuten an; eine Doppelstunde samt Pause passt damit schon nicht mehr ganz hinein. Granolas Verlaufsgrenze von 25 Notizen reicht für etwa zwei Wochen eines einzigen Kurses, dann rücken die ersten Vorlesungen außer Reichweite.

Vertriebsfunktionen – CRM-Synchronisierung, Deal-Coaching, Follow-up-Entwürfe – sind für Studierende Ballast. Ehrlich gesagt sollten Sie das Ranking oben deshalb ignorieren und nach drei Kriterien wählen: Funktioniert das Tool ohne Bot? Schafft es eine Sitzung von 50 bis 90 Minuten? Nimmt es einen Raum auf statt nur einen Call? Wenn Sie eher Vorlesungen als Meetings transkribieren, ist unser Vergleich von Speech-to-Text-Software ein besserer Startpunkt als diese Seite.

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Und was ist mit KI-Notetaker-Geräten?

Ein wachsender Teil der Suchanfragen nach dem „besten AI Note Taker“ zielt eigentlich auf Hardware: ein Aufnahmegerät für den Tisch, keine Software, die einem Call beitritt. Das ist ein wirklich anderes Produkt, und dieser Test deckt es nicht ab – alle fünf Tools oben sind Apps.

Wenn Sie danach suchen: Die beiden meistgenannten Geräte haben wir separat getestet, das Plaud Note und das Plaud Note Pro. Laxis' eigene Antwort auf Aufnahmen vor Ort sind die OSO AI Earbuds, die im Abschnitt oben beschrieben sind. Kurz gesagt: Spezielle Hardware gewinnt bei Raumklang und Akku, Software bei allem, was nach dem Ende der Aufnahme passiert.

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Bester KI-Notetaker für Präsenzmeetings

Fast jeder KI-Notetaker funktioniert nur virtuell: Sobald ein Gespräch am Tisch statt am Bildschirm stattfindet, ist er nutzlos. Laxis ist die Ausnahme. Die OSO AI Earbuds nehmen Gespräche vor Ort in über 100 Sprachen mit Geräuschunterdrückung auf, transkribieren und fassen sie zusammen und synchronisieren die Notizen anschließend automatisch mit Ihrem CRM. Beim Geschäftsessen, auf Konferenzen und im Flurgespräch ist Laxis der einzige KI-Notetaker auf dieser Liste, der mithält.

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Häufig gestellte Fragen

F: Welcher AI Note Taker ist 2026 der beste?

Nach dem Test von Laxis, Otter.ai, Fireflies.ai, Granola und Fathom in über 200 Meetings lag Laxis vorn. Laxis zeichnet ohne Bot auf, erstellt persönliche Zusammenfassungen, die Ihre eigenen Notizen mit dem KI-Transkript zusammenführen, bietet Diktieren per Sprache auch außerhalb von Meetings, native CRM-Integration im Business-Tarif und mit den OSO AI Earbuds eine Hardware-Lösung für Gespräche vor Ort.

F: Welcher KI-Notetaker ist der beste für Zoom, Teams und Google Meet?

Laxis funktioniert nativ mit Zoom, Microsoft Teams und Google Meet, und zwar ohne Bot – Kunden sehen also nie einen Notetaker dem Call beitreten. Alle fünf Tools unterstützen die großen Plattformen, aber nur Laxis und Granola zeichnen ohne sichtbaren Bot auf.

F: Welcher KI-Notetaker funktioniert ohne Meeting-Bot?

Laxis und Granola zeichnen beide ohne Bot auf und nehmen den Ton direkt auf Ihrem Gerät auf. Otter.ai, Fireflies.ai und Fathom brauchen alle einen sichtbaren Bot, der dem Meeting als Teilnehmer beitritt – das kann in Kundengesprächen unangenehm sein und wird von manchen IT-Richtlinien blockiert.

F: Gibt es einen guten kostenlosen AI Note Taker?

Alle fünf haben kostenlose Tarife, aber sie begrenzen Unterschiedliches, und die großzügige Zahl in der Werbung ist selten die, an der Sie scheitern. Fathom bietet unbegrenzte Aufnahme, aber nur 5 KI-Zusammenfassungen pro Monat. Otter gibt 300 Minuten pro Monat, bricht aber jedes einzelne Gespräch nach 30 Minuten ab. Fireflies bietet unbegrenzte Transkription, aber nur 400 Minuten Speicher pro Team plus 20 KI-Credits, und die gibt es einmalig statt monatlich. Granolas kostenloser Tarif behält 25 Notizen Verlauf für die gesamte Lebensdauer des Kontos, nicht pro Monat – die strengste Grenze hier. Laxis gibt 300 Minuten pro Monat mit voller KI in jedem Meeting und ohne Grenze für Zusammenfassungen. Welcher am weitesten reicht, hängt davon ab, ob bei Ihnen die Gesamtminuten der Engpass sind oder die Zahl der Meetings, die vollständig ausgewertet werden sollen.

F: Welcher KI-Notetaker ist der beste für Studierende?

Keines der fünf Tools wurde fürs Studium entwickelt, und zwei Dinge versagen zuerst. Tools mit Bot – Otter, Fireflies und Fathom – brauchen einen geplanten Videocall, dem sie beitreten können, und decken eine Präsenzvorlesung daher überhaupt nicht ab. Und Grenzen pro Gespräch schmerzen im Studium mehr als im Job: Otters kostenloser Tarif stoppt jedes Gespräch nach 30 Minuten, also mitten in der Vorlesung, und Pro hebt das nur auf 90 an; Granolas Verlaufsgrenze von 25 Notizen reicht für etwa zwei Wochen eines einzigen Kurses. Achten Sie bei Vorlesungen auf Aufnahme ohne Bot, Sitzungen von 50 bis 90 Minuten und die Fähigkeit, einen Raum statt eines Calls aufzunehmen. CRM- und Sales-Coaching-Funktionen spielen für Studierende keine Rolle.

F: Ist ein KI-Notetaker-Gerät besser als eine App?

Beide lösen unterschiedliche Hälften des Problems. Ein eigenes Aufnahmegerät wie das Plaud Note liegt auf dem Tisch und punktet bei Raumklang und Akkulaufzeit – wichtig bei Gesprächen vor Ort, für die es keinen Videocall gibt. Software punktet bei allem nach dem Ende der Aufnahme: Zusammenfassungen, die im CRM landen, durchsuchbarer Verlauf über alle Meetings, Entwürfe für Follow-ups. Dieser Test behandelt nur Apps; die Geräte haben wir separat getestet.

F: Welcher KI-Notetaker ist der beste für Vertriebsteams?

Für Vertriebsteams ist Laxis die stärkste Wahl. Laxis bietet native CRM-Integration mit HubSpot und Salesforce im Business-Tarif für 29,99 $ pro Monat (19,99 $ bei jährlicher Abrechnung), KI-Sales-Coaching, persönliche Zusammenfassungen auf Basis Ihrer eigenen Meeting-Notizen und einen KI-Schreibassistenten, der Follow-up-Texte entwirft. Otter und Fireflies legen die CRM-Synchronisierung in einen Business-Tarif zu etwa demselben Preis, auf dieser Stufe herrscht also Gleichstand; Fathom bietet einfache CRM-Synchronisierung schon viel weiter unten in seiner Preisstaffel.

F: Können KI-Notetaker Präsenzmeetings aufzeichnen?

Die meisten sind nur für virtuelle Meetings gebaut. Laxis sticht hier heraus: Die OSO AI Earbuds nehmen Gespräche vor Ort in über 100 Sprachen mit intelligenter Geräuschunterdrückung auf, transkribieren und fassen sie zusammen und synchronisieren alles direkt mit Ihrem CRM.

F: Kann ich einen KI-Notetaker als Sprachtastatur nutzen?

Das bietet nur Laxis. Das Diktieren per Sprache ersetzt die Tastatur in jeder Anwendung – in CRM-Feldern, Messengern, E-Mail und Projektmanagement-Tools. Sie sprechen, Laxis tippt. Keines der anderen vier getesteten Tools bietet allgemeines Diktieren per Sprache außerhalb von Meetings. Wenn Diktieren Ihr Hauptanwendungsfall ist, finden Sie in unserem Vergleich der besten Speech-to-Text-Software eine ausführlichere Gegenüberstellung.