Bester kostenloser KI-Notiz-Assistent: die Gratis-Tarife, ehrlich sortiert

Nach reiner Großzügigkeit ist Fathom der beste kostenlose KI-Notiz-Assistent. Sein Gratis-Tarif deckelt weder, wie viele Meetings Sie aufzeichnen, noch wie viele Minuten transkribiert werden, und nichts sonst in dieser Kategorie kommt da heran. Wir bauen ein Konkurrenzprodukt, und es bleibt trotzdem die ehrliche Antwort. Unserer gibt 300 Transkriptionsminuten im Monat – ordentlich, Mittelfeld, und kein Grund, uns zu wählen.

Damit ist das im ersten Absatz erledigt. Der Rest ist der Teil, der Ihnen wirklich Zeit spart, denn „unbegrenzt" trägt in diesem Satz einiges an Gewicht. Jeder Gratis-Tarif dieser Kategorie misst irgendwo. Die nützliche Frage ist nicht, welcher auf einer Preisseite am großzügigsten klingt – sondern auf welchen Zähler ausgerechnet Sie zuerst stoßen und wie unangenehm das dann ist.

Kostenlos heißt nicht ungemessen. Es heißt, der Zähler sitzt woanders.

Anbieter verschenken Rechenleistung nicht aus Güte. Gratis-Tarife existieren, um ein Werkzeug über eine neugierige Person in ein Unternehmen zu bringen, also ist jeder so gebaut, dass er genau dort großzügig ist, wo die meisten nichts merken, und genau dort eng, wo Teams irgendwann brechen. Die Grenze kann an fünf Stellen sitzen, und zu wissen, welche welche ist, verwandelt einen Stapel verwirrender Preisseiten in eine Entscheidung von zehn Minuten.

1. Minuten pro Monat

Der lesbarste Zähler. Otter gibt im Gratis-Tarif 300 Minuten im Monat; Laxis gibt ebenfalls 300. Er füllt sich nach Plan wieder auf, eine volle Woche borgt sich also von einer ruhigen, und nichts läuft gegen Sie auf. Bei fünf oder sechs echten Meetings pro Woche beißt das selten. Bei Gesprächen im Minutentakt verbringen Sie die letzte Woche jedes Monats damit zu entscheiden, welche Gespräche die Aufnahme verdienen.

2. Meetings, einmal gezählt und nie zurückgesetzt

Der Gratis-Tarif von tl;dv enthält zehn Meetings mit KI-Notizen. Nicht zehn pro Monat. Zehn, über die gesamte Lebensdauer des Kontos. Aufzeichnung und Transkription bleiben unbegrenzt, weshalb sich der Tarif auf den ersten Blick so gut liest, aber das Kontingent an zusammengefassten Notizen ist eine einmalige Zuteilung. Man entdeckt das im zweiten Monat und nennt es Lockangebot; das ist es nicht, es steht nur an einer Stelle, die niemand liest.

3. Speicher, manchmal für ein ganzes Team geteilt

Fireflies misst Gratis-Konten mit 400 Minuten Speicher – und dieser Topf gehört dem Workspace, nicht Ihnen. Drei Kolleginnen im selben Gratis-Workspace zapfen denselben Tank an. Nicht die Aufnahmen werden blockiert, sondern das Archiv füllt sich, und das Archiv ist das, wofür Sie gekommen sind. Unser früher veröffentlichter Beitrag zu Fireflies geht tiefer darauf ein, wie Speicher und Credits zusammenspielen.

4. KI-Credits und Zusammenfassungs-Kontingente

Hier legt Fathom seinen Preis hin. Erfassen und Transkribieren kosten nichts; die polierten Zusammenfassungen, die nach Meeting-Typ abgestimmten Vorlagen, der Assistent, den man über die gesamte Historie befragen kann – das wird im Gratis-Tarif auf etwa fünf fortgeschrittene Zusammenfassungen pro Monat rationiert. Fireflies macht mit 20 KI-Credits etwas Ähnliches. Die Aufnahmen stapeln sich munter. Knapp ist die Schicht, die sie überhaupt wertvoll macht.

5. Die Länge einer einzelnen Aufnahme

Der leiseste Zähler und der, der die meisten Flüche erzeugt. Otter stoppt ein einzelnes Gespräch bei 30 Minuten. Laxis stoppt im Gratis-Tarif eine Aufnahme bei 45. Für ein Standup spielt beides keine Rolle. Beides spielt enorm eine Rolle, wenn Sie das erste Mal einen Kundenworkshop oder eine zweistündige Planungsrunde führen und die Transkription mitten im wichtigen Teil endet. Fathom, tl;dv und Granola setzen im Gratis-Tarif keine Obergrenze je Sitzung.

Der ganze Vergleich in einer Zeile

Fathom misst Intelligenz. Otter und Laxis messen Minuten. tl;dv misst Meetings, einmalig, für immer. Fireflies misst Speicher über das ganze Team. Granola misst Erinnerung. Wählen Sie die Einschränkung, mit der Sie leben können, statt die Zahl, die am größten aussieht.

Die Gratis-Tarife nebeneinander

Die Zahlen unten stammen von den Live-Preisseiten der Anbieter im September 2026. Gratis-Tarife dieser Kategorie ändern sich häufig, meist nach unten, prüfen Sie also alles Tragende erneut, bevor Sie ein Team darauf festlegen.

Sortiert, mit angehängter Begründung

Ein Ranking ohne Begründung ist bloß eine Bestenliste. Hier die Reihenfolge, die wir tatsächlich empfehlen würden, und für wen genau jede Option passt.

1. Fathom

Das Beste für schieres Volumen

Nichts sonst lässt Sie aufzeichnen und transkribieren, ohne zu zählen. Die Sprechertrennung ist verlässlich, die Oberfläche hält sich zurück, und der Schritt ins Bezahlte ist mit rund 20 Dollar im Monat, jährlich etwa 16, vernünftig. Die ehrliche Einschränkung: Die Gratis-Zusammenfassungen sind rationiert, wer also Protokolle statt Transkripte liest, bekommt mit dem kostenlosen Fathom ein Archiv, das er nicht nutzt. Trotzdem der Tarif, auf den wir eine Einzelperson zuerst hinweisen würden. Die Stufen haben wir in unserem ausführlichen Test des Fathom-Notiztools durchgegangen.

2. tl;dv

Die beste kostenlose Videoerfassung

Unbegrenzte Videoaufzeichnung im Gratis-Tarif ist ungewöhnlich, die Clip-Werkzeuge taugen wirklich, um zwei Minuten mit jemandem zu teilen, der das Gespräch verpasst hat, und EU-Datenresidenz ist für europäische Teams ein echter Unterschied. Behalten Sie nur durchgehend den lebenslangen Meeting-Zähler im Kopf. Pro kostet jährlich 18 Dollar im Monat, monatlich 29.

3. Fireflies

Das beste kostenlose durchsuchbare Archiv

Die Suche über zurückliegende Gespräche ist in dieser Gruppe die stärkste, die Integrationsliste ist lang, und über 100 Sprachen in der Transkription sind zu diesem Preis ungewöhnlich. Pro liegt jährlich bei 10 Dollar im Monat, Business bei 19. Der Handel: Der Gratis-Speicher wird teamweit geteilt, je mehr Kolleginnen Sie einladen, desto schneller füllt sich das Archiv aller.

4. Otter

Das Beste für leichte Einzelnutzung

Dreihundert Minuten im Monat, Live-Untertitel, die für Barrierefreiheit wirklich nützlich sind, und eine ausgereifte Mobil-App. Pro liegt jährlich bei etwa 8,33 Dollar im Monat, der günstigste Bezahlschritt in diesem Vergleich; Business bei 20. Die Obergrenze von 30 Minuten je Gespräch ist das, was Sie vor allem anderen mit Ihrem Kalender abgleichen sollten.

5. Granola

Das Beste für alle, die keinen Bot wollen

Granola erfasst, was Ihr Rechner ohnehin hört, es erscheint also kein zusätzlicher Teilnehmer im Gespräch, und niemandem muss gesagt werden, dass eine Software mitschneidet. Die Notizen mischen Ihr eigenes Tippen mit der Transkription, was Protokolle ergibt, die nach Ihnen klingen. Der Desktop deckt Mac und Windows ab, beide Mobilplattformen daneben, Business kostet 14. Der Gratis-Tarif hält rund 30 Tage Historie, was für einen Wochenrhythmus taugt und für alles falsch ist, das Sie im nächsten Quartal zitieren müssen.

6. Laxis

Der beste Gratis-Tarif zum Transkribieren in einer anderen Sprache

Beim Volumen Mittelfeld: 300 Minuten im Monat, 45 Minuten je Aufnahme und ein 30-Tage-Fenster für gespeicherte Gespräche – genau die Haltbarkeitsfalle, für die wir Granola eben abgewertet haben, behandeln Sie den Gratis-Tarif also als Arbeitsgedächtnis statt als Archiv. Ungewöhnlich zum Nulltarif ist die Sprachabdeckung: Transkription in über 100 Sprachen, wobei die gesprochene automatisch erkannt wird, statt der Handvoll, die die meisten Gratis-Tarife mitbringen. Die Live-Übersetzung nebeneinander gehört nicht dazu – die beginnt bei Premium mit 15,99 Dollar pro Nutzer und Monat, jährlich 9,99 im Monat, was zugleich den Aufnahmedeckel auf zwei Stunden hebt und den Speicher unbegrenzt macht.

Vier Fallen, die um Woche drei auftauchen

Gratis-Tarife scheitern selten am ersten Tag. Sie scheitern, nachdem sich eine Gewohnheit gebildet hat, also genau dann, wenn ein Wechsel etwas kostet. Das sind die vier, die Leute erwischen.

Die Grenze, die nie zurücksetzt

Alles, was als Gesamtmenge statt als Rate beschrieben wird, verdient ein zweites Lesen. Zehn Meetings, 100 Minuten, drei Zusammenfassungen – steht auf der Seite nicht „pro Monat", nehmen Sie an, dass es das nicht ist. Das ist die Struktur von tl;dv und die häufigste Überraschungsquelle der Kategorie.

Der Topf, den Sie teilen

Ein teamweites Speicherlimit verhält sich völlig anders als eines pro Platz. Bei einem geteilten 400-Minuten-Topf halbiert eine eingeladene Kollegin Ihre praktische Kapazität, und womöglich merken Sie gar nicht, wer sie verbraucht hat. Prüfen Sie, ob ein Gratis-Limit pro Nutzer oder pro Workspace formuliert ist, denn die Wörter ähneln sich, das Ergebnis nicht.

Das Archiv mit Verfallsdatum

Rollierende Historie ist ein echter Kompromiss, kein Trick, und Granola sagt das offen. Aber sie verändert, wozu eine Notiz da ist. Wenn Ihre Notizen Ihr Gedächtnis für diese Woche auffrischen sollen, ist rollierend in Ordnung. Wenn sie festhalten, wozu ein Kunde im März zugestimmt hat, brauchen Sie Aufbewahrung, und Aufbewahrung kostet überall.

Der Export, den Sie vorausgesetzt haben

Die meisten Gratis-Tarife lassen Sie Text herauskopieren. Weniger lassen Sie das Video herunterladen, einen Massenexport starten oder etwas über eine API erreichen. Das ist bewusst so gebaut: Das Archiv ist die Bindung, der Export ist der Schlüssel. Testen Sie ihn in der ersten Woche, solange zwölf Meetings zu verschieben sind und nicht zweihundert.

Der Test, der es entscheidet

Öffnen Sie den Kalender des letzten Monats und zählen Sie zweierlei: wie viele Stunden Meetings Sie tatsächlich aufgezeichnet haben wollten, und wie lange Ihr längstes Gespräch lief. Diese zwei Zahlen sortieren den Großteil dieser Liste in etwa neunzig Sekunden aus – weit schneller, als sechs Preisseiten zu lesen.

Wann der Gratis-Tarif wirklich reicht

Viele müssen nie zahlen, und die Anbieter wissen das. Kostenlos funktioniert sauber, wenn Sie eine Person sind und kein Team, wenn Ihre Meetings kurz genug für die Sitzungsdeckel sind, wenn niemand sonst Ihre Notizen öffnen muss, und wenn Sie Transkripte lesen, statt sich auf eine polierte Zusammenfassung jedes Gesprächs zu verlassen.

Freiberufler mit vier oder fünf Kundengesprächen pro Woche passen bequem in jeden dieser Gratis-Tarife. Studierende auch, und alle, die ein Notiztool vor allem nutzen, um nachzusehen, was gesagt wurde, statt darauf einen Prozess aufzusetzen. Wenn das Sie beschreibt, nehmen Sie Fathom, nehmen Sie die unbegrenzte Aufzeichnung, und hören Sie auf, Vergleichsartikel zu lesen.

Wann der Gratis-Tarif nicht mehr reicht

Der Übergang hat meist weniger mit Volumen zu tun als mit anderen Menschen. Eine zweite Person braucht Zugriff auf ein verpasstes Gespräch. Jemand fragt nach einem gemeinsamen Workspace. Ein Meeting wird in einem Vertragsstreit zitiert, und Sie brauchen die Aufnahme von vor vier Monaten. Nichts davon wird nach Minuten abgerechnet, und alles davon landet in Bezahltarifen.

Der andere häufige Auslöser ist der Moment, in dem Notizen aufhören, Selbstzweck zu sein. Wenn eine Zusammenfassung in einem CRM-Datensatz statt in einem Ordner landen muss, haben Sie in dieser Kategorie überall das Kostenlose verlassen – jeder Anbieter behandelt CRM-Sync als Bezahlfunktion. Bei Laxis liegt die HubSpot- und Salesforce-Anbindung im Business-Tarif, der mit 29,99 Dollar pro Nutzer und Monat gelistet ist und jährlich auf 19,99 im Monat fällt, zusammen mit einem Aufnahmedeckel von vier Stunden und dem automatischen Wechsel zwischen bis zu fünf Sprachen innerhalb eines Meetings. Das sollte man deutlich sagen, damit niemand auf die mittlere Stufe geht und es dort erwartet.

Und eine Grenze, die keine Stufe aufhebt: Laxis ist nicht HIPAA-konform und unterzeichnet keine BAAs. Wenn Sie geschützte Gesundheitsdaten verarbeiten, fallen wir unabhängig vom Budget aus, und Sie sollten dieselbe Frage jedem anderen Namen hier stellen, bevor Sie ein einziges Patientengespräch aufzeichnen. So etwas klärt man vor dem Preis, was mit ein Grund ist, warum unser breiterer Leitfaden zur Wahl eines KI-Notiz-Assistenten mit Erfassung und Compliance beginnt statt mit Kosten.

Fünf Dinge, die Sie vor der Festlegung prüfen

1. Ist die Grenze eine Rate oder eine Gesamtmenge? Pro Monat setzt zurück. Lebenslang nicht. Die wertvollste Zeile auf jeder Preisseite.
2. Gilt sie pro Person oder pro Workspace? Geteilte Töpfe schrumpfen mit jeder Einladung.
3. Wie lange darf eine Aufnahme laufen? Vergleichen Sie mit Ihrem längsten echten Meeting, nicht mit dem Durchschnitt.
4. Wie lange überleben Notizen? Rollierende Fenster taugen für Rhythmus, sind fatal für Nachweise.
5. Bekommen Sie Ihre Daten heute heraus? Exportieren Sie bei einem Dutzend Meetings, nicht bei zweihundert.

Legen Sie diese fünf Fragen an eine Auswahlliste an, und die Antwort fällt meist von selbst heraus. Wenn Sie dieselbe Landschaft danach geordnet wollen, was die Werkzeuge tun statt was sie kosten, erklärt unser Überblick zu KI-Meeting-Assistenten, wie sich Erfassung, Zusammenfassung und Nachbereitung zwischen Produkten wirklich unterscheiden.

Fazit

Wollen Sie die meisten Meetingstunden für nichts, nehmen Sie Fathom und rationieren die Zusammenfassungen. Wollen Sie teilbare Videoclips, nehmen Sie tl;dv und behalten den lebenslangen Zähler im Blick. Wollen Sie zwei Jahre Gespräche durchsuchen, ist Fireflies den Speicherkompromiss wert. Ist ein fremder Name im Gespräch der Einwand: Granola. Finden Ihre Gespräche in einer Sprache statt, die die meisten Gratis-Tarife nicht transkribieren, tut unserer es – auch wenn Übersetzung und Aufbewahrung beide erst bei Premium beginnen. Sechs Tarife, sechs verschiedene Einschränkungen und kein einzelner Sieger – genau deshalb hängt der beste kostenlose KI-Notiz-Assistent für Sie davon ab, auf welchen Zähler Sie ohnehin gestoßen wären.

Häufig gestellte Fragen

Welcher KI-Notiz-Assistent hat den besten Gratis-Tarif?

Fathom, gemessen am reinen Volumen. Sein Gratis-Tarif setzt keinen Zähler auf Aufnahme- oder Transkriptionsminuten und berechnet nichts fürs Aufbewahren, rationiert werden nur die fortgeschrittenen Zusammenfassungen auf etwa fünf pro Monat. tl;dv folgt knapp, allerdings werden seine zehn Meetings mit KI-Notizen einmalig gewährt und nie aufgefüllt. Otter und Laxis geben je 300 Minuten im Monat.

Gibt es einen komplett kostenlosen KI-Meeting-Notiz-Assistenten?

Kein verbreitetes Werkzeug ist ohne irgendeine Grenze kostenlos. Fathom kommt am nächsten, indem es für Aufnahme und Transkription nichts verlangt und nur die fortgeschrittenen Zusammenfassungen misst. Andere deckeln Monatsminuten, die Gesamtzahl der Meetings, gespeicherte Stunden oder wie lange Ihre Notizen verfügbar bleiben. Klären Sie, welcher dieser Zähler für Sie gilt, bevor Sie eine Gewohnheit um einen Tarif herum aufbauen.

Wie viele Minuten geben kostenlose KI-Notiz-Assistenten?

Das reicht von unbegrenzt bis 300 Minuten im Monat. Fathom und tl;dv deckeln Aufnahmeminuten überhaupt nicht. Otter und Laxis geben je 300 Minuten monatlich und deckeln zusätzlich eine einzelne Sitzung, bei 30 beziehungsweise 45 Minuten. Fireflies formuliert seine Gratis-Grenze als 400 Minuten gespeichertes Audio, geteilt über den ganzen Workspace.

Kann man Notizen aus einem kostenlosen KI-Notiz-Assistenten exportieren?

Meist ja, aber das Format ist oft eingeschränkt. Gratis-Tarife erlauben üblicherweise Kopieren und Einfügen oder einen Download als reinen Text, behalten Massenexport, Videodownload und API-Zugriff aber den Bezahlstufen vor. Wenn es Ihnen wichtig ist, das Archiv später zu verschieben, testen Sie den Exportweg in Woche eins und nicht, wenn 200 Meetings gespeichert sind.

Funktionieren kostenlose KI-Notiz-Assistenten mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams?

Ja. Jedes hier verglichene Werkzeug erfasst Zoom, Google Meet und Microsoft Teams im Gratis-Tarif, üblicherweise indem es als benannter Teilnehmer beitritt. Granola und Laxis können auch das Audio aufnehmen, das ohnehin auf Ihrem Rechner läuft, dann erscheint nichts Zusätzliches in der Teilnehmerliste. Dialer und Webinar-Plattformen sind häufiger kostenpflichtig.

Wann sollte man für einen KI-Notiz-Assistenten zahlen, statt kostenlos zu bleiben?

Zahlen Sie, sobald der Gratis-Tarif Ihr Verhalten ändert: wenn Sie ein langes Gespräch wegen eines Längendeckels nicht aufzeichnen, wenn eine Kollegin ein Meeting nicht öffnen kann, weil der Speicher geteilt ist, oder wenn Notizen verschwinden, bevor Sie sie brauchen. Der andere Auslöser ist eine Prozessanforderung wie CRM-Sync, die jeder Anbieter in den Bezahlstufen hält.