Wie Meeting-Notizen für Berater weniger mühsam werden können

Das Leben als Berater bringt etwa 23 Stunden pro Woche mit sich, die für Meetings aufgewendet werden – was im Durchschnitt mehr als 4,5 Stunden Meetings pro Tag entspricht. Ein typischer Tagesablauf eines Beraters besteht aus einem kontinuierlichen Kreislauf der Kundenverwaltung. Sie müssen ständig die Anzahl der Interessenten ausbauen und gleichzeitig bestehenden Kunden Zeit und Prozesse widmen.

Zunahme von Meetings seit COVID-19

Während die dynamische Umstrukturierung unserer Arbeitsweise voranschreitet, ist es entscheidend, den Weg zur Erreichung der Ziele beizubehalten – was bedeutet, dass wir zusätzliche Unterstützung für die Option „Homeoffice" benötigen. Was als pandemiebedingte Verschiebung begann, hat sich bis 2026 zu einer dauerhaften hybriden und Remote-Norm entwickelt. Seit der Pandemie gibt es einen Anstieg von 10 % bei kurzen Meetings von in der Regel 30 Minuten, was bedeutet, dass sich die Menschen häufiger über Audio- und Videoanrufe verbinden müssen, um sich zu informieren, Erwartungen festzulegen und Deals abzuschließen. Heute, mit KI-Assistenten, die direkt in diese Anrufe eingebettet sind, kann ein Großteil dieser Verbindung endlich automatisiert ablaufen.

Manuelle Meeting-Notizen verschwenden Zeit und Geld

Im Durchschnitt liegt das Gehalt eines Associate Consultants zwischen 70.000 und 150.000 US-Dollar. Die Hauptaufgabe der Associate Consultants besteht darin, Zeit zu verbringen für:

• Planung neuer Produkte / Dienstleistungen für Kunden
• Datenanalyse
• Marktforschung & Wettbewerbsanalyse
• Strategische Empfehlungen

Was bedeutet das für Beratungsunternehmen? Berater sind teuer und ihre Zeit sollte für primäre Aufgaben genutzt werden.

Ein durchschnittlicher Berater verbringt in einer Woche nur 9 % seiner Zeit mit Planung, 22 % mit Marketing, 26 % mit Dienstleistungen und 21 % mit administrativen Aufgaben. Die administrativen Aufgaben umfassen das Anfertigen von Meeting-Notizen und das Erstellen von Meeting-Memos zur Berichterstattung an Vorgesetzte. All diese Zeit könnte eingespart werden, wenn Berater die richtige technische Unterstützung hätten, um ihre eigentliche Arbeit zu erledigen und den Unternehmen den Gegenwert für die Ausgaben für Mitarbeitergehälter zu liefern.

Mitarbeiterbedarf an technischer Unterstützung

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Leben von Beratern ist das Reisen für die Arbeit. In normalen Zeiten reisten die Menschen in Städte und planten Mittag- oder Abendessen mit Kunden, um Beziehungen zu pflegen und Ziele zu besprechen. Eine Studie zeigt, dass 37 % der Mitarbeiter Reisekürzungen fordern und „High-Tech-Support-Plattformen" verlangen, um effizientes Homeoffice zu ermöglichen. Es reicht nicht aus, ihnen einfach Online-Konferenzsoftware zur Verfügung zu stellen. Unternehmen müssen über alle Aufgaben nachdenken, die erledigt werden müssen, und eine praktikable technische Unterstützung bereitstellen, damit die Arbeit effizienter und in hoher Qualität erledigt werden kann.

Arten von Meetings & Wichtigkeit von Meeting-Notizen

Eine Primärforschung zur Gewinnung weiterer Informationen ergab, dass Berater ihre Tage typischerweise mit Meetings beginnen und beenden, meist intern. Der erste Anruf des Tages gilt den Teammitgliedern, um die Tagesordnung festzulegen, während der Anruf am Ende des Tages in der Regel als Update-Anruf der Tagesarbeit fungiert, der in wöchentlichen Anrufen ausführlicher behandelt wird. Dieser Zeitplan bedeutet, dass insbesondere Manager nicht nur Informationen über ihre eigenen Kunden speichern müssen, sondern auch über die Kunden ihrer Teammitglieder.

Darüber hinaus müssen Berater auch Zeit aufwenden, um Branchenexperten zu befragen, um relevante Informationen zu erhalten, und gleichzeitig Meetings mit Führungskräften und Leitungsteams abhalten, um ihr Verständnis und ihre Erwartungen zu reflektieren.

Ob es sich um ein internes oder externes Meeting handelt – es ist entscheidend, alle Informationen und Daten an einem Ort zu behalten. Jeder Kundenanruf für Berater bringt je nach Art der Beratung eine Erwartung an den Arbeitsfortschritt und Feedback nach jeder Phase mit sich. Angesichts einer Handvoll Kunden pro Berater ist es – insbesondere jetzt, da es einen Anstieg von 10 % bei Meetings seit COVID-19 gibt – sehr wichtig, dass Mitarbeiter die Unterstützung erhalten, die sie suchen, wie bereits erwähnt. Das Anfertigen von Notizen gilt bei Videoanrufen in der Regel als unhöflich, und mit dem Tempo bei Audioanrufen Schritt zu halten ist ebenfalls keine leichte Aufgabe. Berater nehmen an 56 % der Kundenmeetings teil, während 73 % der Anrufe intern sind und aus Updates, dem Teilen von Gesprächsprotokollen und der Aktionsplanung bestehen.

All das zusammengenommen ist eine MENGE an Informationen – und genau hier kommen effektive Meeting-Notizen ins Spiel!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Meeting-Notizen nicht nur für die Berater selbst von entscheidender Bedeutung sind, sondern auch für den Fortschritt des Unternehmens wertvoll sind. Es ist jedoch wichtig, sich auf Folgendes zu konzentrieren:

• Die Bedeutung von Investitionen in Technologie, um die Zunahme von Meetings zu unterstützen und die Mitarbeitermotivation aufrechtzuerhalten
• Zeit für Berater einsparen, damit sie ihre eigentliche Arbeit erledigen können, d. h. Datenanalyse, Marktforschung usw.
• Den Gegenwert für die Ausgaben für Mitarbeiter schaffen, indem man sie mit den erforderlichen Tools ausstattet

Lassen Sie uns kurz innehalten und Jack kennenlernen. Willkommen, Jack – ein anonymer Berater, der seine Geschichte mit Ihnen, unseren geschätzten Lesern, teilen möchte und seinen Standpunkt darüber mitteilt, wie das Remote-Arbeiten die Art und Weise verändert hat, wie er seine Meetings verwaltet.

Also Jack, wie verwalten Sie heutzutage Ihre Meetings beim Remote-Arbeiten?

Hallo, liebe Leser! Ich würde damit beginnen zu sagen, dass die Arbeit seit Beginn von COVID definitiv zugenommen hat, was bedeutet, dass die meisten unserer Berichte, Kundenmeetings und Follow-ups über Videochats stattfinden. Eine weitere Veränderung im Arbeitssystem ist, dass unsere Kontaktpunkte mit jedem Kunden zugenommen haben. Wie wir alle verstehen, ist in solchen Szenarien Kommunikation der Schlüssel – aber auch das Anfertigen von Notizen.

Es ist mühsam, zunächst Notizen bei Audioanrufen zu machen, weshalb ich mehr zu Videoanrufen übergegangen bin. Ich mache zwar Notizen, aber ich habe auch angefangen, meine Gespräche auf meinem Telefon aufzuzeichnen, die ich am Ende meiner anstrengenden Tage anhören muss, um alles aus dem Meeting in Erinnerung zu rufen und meinen Vorgesetzten zu berichten. Darüber hinaus habe ich als Berater viel Datenanalyse, auf die ich meine Aufmerksamkeit und Zeit richten muss, aber der mühsame Prozess des Notizenmachens und Memo-Erstellens nimmt einen großen Teil meiner Zeit in Anspruch.

Dies hat zu einem großen Ungleichgewicht in meinen verschiedenen Lebensbereichen geführt. Kontinuierliches Anfertigen von Meeting-Notizen aus mehreren Meetings an einem Tag nimmt viel Zeit von meinem persönlichen Raum weg – daher die Arbeitszunahme!

Der Rest meines Gesprächs mit Jack ist Geschichte, aber was haben wir aus diesem Gespräch mitgenommen?

Wir benötigen technische Unterstützung:

• Zur Unterstützung bei Aufzeichnungen
• Zur Generierung von Echtzeit-Transkripten für Gesprächsprotokolle
• Zur Hilfe bei der Erstellung personalisierter Memos für Berichte und Abrechnungen

Sie sind am richtigen Ort. Erfahren Sie hier, wie Laxis Ihnen mit seinen erstklassigen KI-Lösungen helfen kann, die darauf ausgerichtet sind, seinen Kunden als persönlicher Assistent zu dienen.

Im Jahr 2026 hat KI-gestütztes Notizenmachen sich von einem Nice-to-have zu einem Standardbestandteil der Arbeitsweise leistungsstarker Beratungsteams entwickelt. Mit dem KI-gestützten Meeting-Notizen-Service von Laxis können Berater sich von mühsamer Arbeit befreien und sich auf die wichtigste Arbeit konzentrieren, um Kunden, Verbrauchern und Unternehmen Mehrwert zu schaffen.

• Laxis erfasst jedes Gespräch für Sie, wo auch immer es stattfindet, und generiert Echtzeit-Meeting-Transkriptionen
• Laxis speichert Meeting-Notizen an einem Ort für Sie – durchsuchbar und bearbeitbar
• Laxis hebt Meeting-Punkte hervor, analysiert Muster und deckt Erkenntnisse auf, die sofort einsatzbereit sind

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Häufig gestellte Fragen

Warum ist das Anfertigen von Meeting-Notizen für Berater eine solche Herausforderung?

Berater verbringen einen Großteil ihrer Woche in Meetings, und das manuelle Anfertigen von Notizen kostet Zeit, die für hochwertige Arbeit wie Datenanalyse, Marktforschung und strategische Empfehlungen fehlt. Notizen während Audio- oder Videoanrufen zu machen ist zudem mühsam und schwer mit dem Tempo Schritt zu halten. Dieser administrative Aufwand macht genaue, konsistente Notizen schwer aufrechtzuerhalten.

Wie können KI-Meeting-Notizen Remote- und Hybrid-Beratungsteams helfen?

Da Remote- und Hybridarbeit zur Norm geworden ist, verbinden sich Berater häufiger mit Kunden und Kollegen über Video- und Audioanrufe. KI-gestützte Notizen-Tools wie Laxis erfassen und transkribieren diese Gespräche automatisch, sodass Berater keine Anrufe mehr aufzeichnen und später erneut abhören müssen. Dies spart Zeit und hilft dabei, konsistente Aufzeichnungen über interne und Kundenmeetings hinweg aufrechtzuerhalten.

Wie hilft Laxis Beratern, Zeit bei Meeting-Notizen zu sparen?

Laxis erfasst jedes Gespräch, wo auch immer es stattfindet, generiert Echtzeit-Transkriptionen und speichert Ihre Notizen an einem durchsuchbaren, bearbeitbaren Ort. Es hebt auch wichtige Meeting-Punkte hervor, analysiert Muster und liefert Erkenntnisse, auf die Sie direkt reagieren können. So können Berater sich auf ihre Kernarbeit konzentrieren, anstatt Memos und Berichte zu verfassen.

Kann Laxis dazu beitragen, Reise- und Technik-Support-Kosten für Beratungsunternehmen zu senken?

Viele Mitarbeiter fordern reduzierte Reisen und stärkere technische Unterstützung, um effizient im Homeoffice zu arbeiten, und auf Meetings ausgerichtete Tools adressieren einen Teil dieses Bedarfs. Durch die Automatisierung von Transkription, Notizenmachen und Berichterstattung reduziert Laxis die Verwaltungszeit, die Berater für jedes Meeting aufwenden. Das hilft Unternehmen, mehr Wert aus teuren Berater-Stunden zu schöpfen und gleichzeitig effektive Remote- und Hybridarbeit zu unterstützen.