Il miglior assistente per appunti con IA per Microsoft Teams (guida alla configurazione 2026)

Concludi una chiamata su Teams di 50 minuti, chiudi il portatile e ti rendi conto di avere quattro mezze frasi su un blocco note e nessuna idea di chi si sia impegnato a mandare il listino prezzi. La trascrizione esiste da qualche parte. Non la leggerai mai.

È proprio questo divario — tra una trascrizione grezza e qualcosa su cui puoi davvero agire — che un assistente per appunti con IA per Microsoft Teams dovrebbe colmare. La nostra scelta principale è Laxis: registra, trascrive e riassume le riunioni di Teams, estrae le azioni da svolgere e i passi successivi, sincronizza le note con HubSpot o Salesforce, gestisce più di 100 lingue, ha un piano gratuito e funziona su Zoom, Google Meet e Teams — così non resti vincolato a un'unica piattaforma quando metà dei tuoi clienti manda ancora link di Zoom. Qui sotto trovi la versione onesta della decisione d'acquisto, più la parte che la maggior parte degli articoli salta: come far funzionare davvero la cosa, e cosa succede alle tue registrazioni dopo.

Cosa ti dà Teams gratis, e cosa ti fa pagare

Parti da qui, perché un numero sorprendente di persone paga per uno strumento che in parte possiede già. La registrazione e la trascrizione in tempo reale sono incluse in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3 ed E5 senza costi aggiuntivi. Le attivi a metà riunione da More actions (Altre azioni) > Record and transcribe (Registra e trascrivi) > Start transcription (Avvia trascrizione). Se quel pulsante è disattivato, si tratta quasi sempre di un criterio della riunione che il tuo amministratore non ha abilitato, non di una licenza che ti manca.

Ciò che non è gratuito è il livello di intelligenza. Il riepilogo IA — il riassunto, i capitoli generati automaticamente, la sequenza temporale degli oratori, il recupero del "cosa mi sono perso" — richiede o una licenza Teams Premium o una Microsoft 365 Copilot. Copilot costa circa 30 $ per utente al mese per le aziende, e Microsoft ha aggiunto un livello per piccole imprese a circa 21 $ per utente al mese alla fine del 2025. Alcuni elementi, come i modelli di riepilogo personalizzati e il riepilogo audio, sono esclusivi di Copilot anche se hai Teams Premium.

Quindi la base onesta è: Teams ti consegnerà volentieri un muro di testo con marcatura temporale gratis. Trasformare quel muro in "Priya è responsabile della revisione di sicurezza, scadenza venerdì" è la parte a pagamento.

Dove la via nativa finisce la strada

Il riepilogo di Copilot è buono, e migliora ogni trimestre. Ma tre cose spingono le persone a guardare fuori da Microsoft.

Conosce solo Teams. Se un terzo delle tue chiamate avviene su Zoom perché è quello che usa il cliente, ora hai due sistemi di presa appunti e due posti in cui cercare. Non è un fastidio da poco — è il singolo motivo più comune per cui le persone abbandonano l'opzione nativa.

Non invia nulla nel tuo CRM. Copilot riassumerà splendidamente una chiamata conoscitiva e poi lascerà il riassunto fermo in Teams. Qualcuno deve comunque copiare i passi successivi in HubSpot o Salesforce. Per un team di vendita che fa 15 chiamate a settimana, quello è il costo reale.

La licenza è per postazione ed è tutto o niente. Comprare Copilot per le quattro persone che fanno molte riunioni significa di solito una conversazione con l'ufficio acquisti. Comprare uno strumento da 16 $/mese per quelle stesse quattro persone significa di solito una carta di credito.

Consiglio: fai una prova di cinque minuti prima di distribuire qualsiasi cosa.

Qualunque strumento tu scelga, avvia una riunione Teams usa e getta con un collega, parlate apposta uno sopra l'altro, e poi controlla tre cose: (1) ha etichettato correttamente i due oratori, o è tutto "Speaker 1"? (2) dove è finito davvero il file, e il tuo collega riesce ad aprirlo? (3) l'elenco delle azioni da svolgere contiene cose che hai detto davvero, o cose che ha allucinato dal contesto? Cinque minuti adesso ti risparmiano una conversazione imbarazzante più avanti su una chiamata con un cliente che ha registrato 40 minuti di silenzio.

Le nostre scelte: un vincitore chiaro, cinque alternative oneste

1. Laxis — il migliore in assoluto per Teams (e per tutto il resto)

Laxis registra, trascrive e riassume la riunione, poi estrae azioni da svolgere, decisioni e passi successivi, e redige l'e-mail di follow-up. Si sincronizza con HubSpot e Salesforce, supporta più di 100 lingue e offre una cattura a livello di dispositivo che registra direttamente dalla tua macchina invece di aggiungere un bot all'elenco dei partecipanti — cosa che conta moltissimo nei tenant in cui l'IT blocca i bot di terze parti, e nelle chiamate con i clienti in cui un banner "Notetaker si è unito" cambia l'atmosfera della stanza. Il piano gratuito include 300 minuti al mese; Premium costa 15,99 $/mese, Business 29,99 $/mese. È usato da oltre 100.000 professionisti in più di 4.000 organizzazioni.

Il compromesso onesto: Laxis non è un prodotto nativo Microsoft. Non vive dentro la barra laterale di Teams, e non risponderà a domande sulla tua casella di posta di Outlook o sui tuoi file di SharePoint come può fare Copilot. Se la tua azienda è interamente dentro Microsoft e vuoi un unico assistente per e-mail, documenti e riunioni, la portata di Copilot è davvero più ampia. Laxis è la scelta migliore quando le riunioni e le chiamate sono proprio la cosa che devi davvero fare bene.

2. Microsoft Copilot — la migliore integrazione nativa

Nient'altro si inserisce in Teams in modo così pulito: niente bot, niente estensione, niente avviso di sala d'attesa, e il riepilogo compare sulla riunione stessa. Ideale per le organizzazioni già standardizzate su Microsoft 365 con budget approvato. Compromesso: la licenza, e il fatto che si ferma al confine di Teams.

3. Otter — il migliore per trascrizioni economiche e ad alto volume

Otter è il vecchio affidabile: trascrizioni veloci, un'interfaccia di ricerca decente, 300 minuti gratis al mese e piani a pagamento da circa 8,33 $ per utente al mese. Ideale per studenti, giornalisti e chiunque abbia bisogno soprattutto delle parole. Compromesso: i riepiloghi e le azioni da svolgere sono i più deboli di questo gruppo, e la parte CRM è scarna.

4. Fireflies — il migliore per i team che vogliono un archivio ricercabile

Fireflies è costruito attorno all'idea che la tua cronologia delle riunioni sia un database. Buone integrazioni CRM, buona ricerca, piano gratuito con 800 minuti al mese, piano Team da circa 19 $ per utente al mese. Compromesso: il piano gratuito conserva le trascrizioni solo per tre mesi, e il bot è in modo molto evidente un bot.

5. Fathom — il miglior piano gratuito della categoria

Davvero generoso: registrazione illimitata, archiviazione illimitata e riepiloghi IA nel livello gratuito, senza carta richiesta. I piani a pagamento partono da circa 18 $ per utente al mese. Ideale per i singoli che vogliono buone note e nient'altro. Compromesso: è modellato sulle chiamate di vendita, e le funzionalità di flusso di lavoro più approfondite stanno dietro ai livelli a pagamento.

6. tl;dv — il migliore per ritagliare e condividere momenti

Forte sui momenti salienti con marcatura temporale e sui clip video che puoi buttare in Slack — ottimo per i team di prodotto e ricerca che condividono le citazioni dei clienti. Il piano gratuito offre registrazioni illimitate, Pro si aggira intorno ai 25 $ per utente al mese. Compromesso: il suo supporto a Teams sta nel piano a pagamento, e le registrazioni del piano gratuito si eliminano automaticamente dopo tre mesi.

I prezzi sono i prezzi di listino pubblicizzati a metà 2026 e cambiano spesso. Controlla la pagina dei prezzi del fornitore prima di acquistare.

Far funzionare un assistente per appunti con IA su Teams, passo per passo

È qui che le persone si bloccano, di solito al passo 2. L'intera cosa richiede circa dieci minuti.

Step 1 — Decidi: con bot o senza bot

Un bot si unisce alla chiamata come partecipante visibile. È facile da configurare e funziona nelle riunioni che non organizzi tu, ma si annuncia, e alcuni tenant impediscono del tutto alle app esterne di unirsi alle riunioni. La cattura a livello di dispositivo registra l'audio che il tuo computer riproduce e sente, quindi non c'è nessun partecipante in più né avviso di sala d'attesa. Se il tuo team IT è rigido, o se sei spesso ospite nelle chiamate di altre aziende, senza bot è la scommessa più sicura.

Step 2 — Controlla prima il criterio di amministrazione, non per ultimo

Nell'admin center (interfaccia di amministrazione) di Teams, i criteri della riunione controllano se registrazione, trascrizione e app di terze parti sono addirittura consentite. Se la tua organizzazione ha disattivato "allow third-party apps in meetings (consenti app di terze parti nelle riunioni)", nessuna quantità di clic nell'interfaccia dell'assistente per appunti farà comparire il suo bot. Chiedi al tuo amministratore prima di valutare cinque strumenti e dare la colpa agli strumenti.

Step 3 — Collega il tuo calendario

Ogni strumento serio chiede l'accesso in lettura al tuo calendario di Outlook o Google così da poter vedere i link di Teams sui tuoi inviti e unirsi automaticamente. Dagli l'accesso al calendario, non alla tua casella di posta, e controlla l'ambito delle autorizzazioni sulla schermata di consenso.

Step 4 — Imposta deliberatamente le regole di ingresso automatico

L'impostazione predefinita nella maggior parte degli strumenti è "unisciti a tutto". Non farlo. Impostalo per registrare solo le riunioni esterne, o le riunioni con tre o più persone, o solo le riunioni che organizzi tu. Unirsi automaticamente al tuo faccia a faccia con il tuo responsabile è il modo in cui gli strumenti vengono disinstallati nella seconda settimana.

Step 5 — Scegli dove vanno le note

Collega il CRM o la destinazione documentale prima della tua prima chiamata vera, non dopo 30. Se le note devono finire sul record dell'affare in HubSpot, collega quello adesso, mentre non hai alcun arretrato da migrare.

Step 6 — Fai la prova, poi avvisa il tuo team

Chiamata di prova, controlla l'output, e poi di' ad alta voce nella prima riunione vera che stai registrando. Quella singola frase rimuove quasi ogni momento imbarazzante che segue.

Consenso, archiviazione e ospiti: le cose noiose che mordono

Consenso. Per impostazione predefinita, Teams mostra un banner in riunione quando iniziano la registrazione o la trascrizione — avvisa, non chiede. Se ti serve un vero consenso attivo, un amministratore deve abilitare il criterio Explicit Recording Consent (Consenso esplicito alla registrazione). Con esso attivo, i partecipanti ricevono un avviso e non possono riattivare il microfono né accendere la videocamera finché non acconsentono. Un'insidia: il criterio si applica solo quando l'organizzatore della riunione è nel tuo tenant, quindi non ti proteggerà nella riunione di qualcun altro. Le leggi sul consenso alla registrazione differiscono per Paese e per Stato USA, quindi trattalo come una questione di conformità e verifica con il tuo team legale — niente di tutto ciò è consulenza legale.

Archiviazione. Dove vanno i file? Per le riunioni private, la registrazione e la trascrizione finiscono nel OneDrive dell'organizzatore, in una cartella chiamata Recordings. Le riunioni del canale vanno invece nella raccolta documenti del sito SharePoint, anch'essa in una cartella Recordings. Per le chiamate faccia a faccia e di gruppo, vanno nel OneDrive di chi ha premuto registra. Le trascrizioni sono archiviate come file .vtt o .docx, contano sulla tua quota di OneDrive o SharePoint, ed ereditano le autorizzazioni di condivisione di quella raccolta — che è il motivo per cui una registrazione a volte risulta visibile a più persone di quante chiunque avesse previsto. Le etichette di conservazione di Purview possono eliminare automaticamente le registrazioni e le loro trascrizioni insieme secondo una pianificazione.

Ospiti e partecipanti esterni. I partecipanti esterni non possono avviare da soli una registrazione di Teams. Se sei l'ospite alla chiamata Teams di qualcun altro e vuoi le tue note, un bot deve essere ammesso dalla sala d'attesa dall'organizzatore — cosa che spesso non accade — mentre la cattura a livello di dispositivo funziona e basta, perché non si unisce mai alla riunione. Annuncialo comunque.

Consiglio: scrivi la regola di conservazione prima di avere un problema di conservazione.

Decidi in anticipo quanto a lungo vivono le registrazioni — 30, 90, 180 giorni — e impostalo nello strumento e in Purview fin dal primo giorno. Le registrazioni di Teams stanno in OneDrive e SharePoint e divorano la tua quota di archiviazione, e un archivio di due anni di chiamate con i clienti che nessuno ha delimitato è una cosa davvero sgradevole da spiegare a un revisore della sicurezza. Abbinalo a una divulgazione di una riga nel tuo invito standard alla riunione: "This call may be recorded and transcribed for notes. (Questa chiamata potrebbe essere registrata e trascritta per gli appunti.)" Ci vogliono dieci secondi e fa la maggior parte del lavoro.

La conclusione

Ecco la cosa che nessuno ti dice quando confronti le tabelle delle funzionalità: lo strumento conta meno di ciò che succede nei novanta secondi dopo la fine della riunione. Un riassunto perfetto che nessuno apre vale esattamente quanto nessun riassunto. I team che traggono valore da questa roba hanno un'abitudine in comune — le note atterrano da qualche parte dove sarebbero comunque andate a guardare. Il record del CRM. Il canale del progetto. Il thread dell'affare. Se il riassunto richiede un'app separata e un accesso separato, diventerà silenziosamente un archivio che nessuno legge, per quanto buona sia l'IA. Scegli in base alla destinazione, non alla trascrizione.

Domande frequenti

Microsoft Teams ha un assistente per appunti con IA integrato?

In parte. La trascrizione in tempo reale e la registrazione sono incluse senza costi aggiuntivi in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3 ed E5, purché il criterio della riunione del tuo amministratore le consenta — le avvii da More actions (Altre azioni) > Record and transcribe (Registra e trascrivi). Ma un riepilogo IA con riassunto, capitoli e azioni da svolgere non è gratuito: richiede o Teams Premium o una licenza Microsoft 365 Copilot, che costa circa 30 $ per utente al mese per le aziende e 21 $ per utente al mese per le piccole imprese.

Qual è il miglior assistente per appunti con IA per Microsoft Teams nel 2026?

Laxis è la nostra scelta principale per la maggior parte dei team. Registra, trascrive e riassume le riunioni di Teams, estrae azioni da svolgere e passi successivi, supporta più di 100 lingue, sincronizza le note con HubSpot e Salesforce, e ha un piano gratuito (300 minuti al mese; Premium costa 15,99 $/mese). Funziona anche su Zoom, Google Meet e Teams, così non resti vincolato a un'unica piattaforma. Se la tua azienda è completamente standardizzata su Microsoft e paga già per Copilot, il riepilogo nativo di Copilot è l'opzione più integrata.

Dove vengono archiviate le registrazioni e le trascrizioni di Microsoft Teams?

Per le riunioni private, la registrazione e la trascrizione finiscono nel OneDrive dell'organizzatore, in una cartella chiamata Recordings. Per le riunioni del canale, vanno nella raccolta documenti del sito SharePoint, anch'essa in una cartella Recordings. Per le chiamate faccia a faccia e di gruppo, i file vanno nel OneDrive di chi ha premuto registra. Le trascrizioni sono salvate come file .vtt o .docx, contano sulla tua quota di archiviazione di OneDrive/SharePoint, e possono essere eliminate secondo una pianificazione usando le etichette di conservazione di Microsoft Purview.

Ho bisogno del consenso di tutti per registrare una riunione di Teams?

Per impostazione predefinita, Teams mostra un banner in riunione quando iniziano la registrazione o la trascrizione, ma non chiede ai partecipanti di acconsentire attivamente. Se ti serve un vero consenso attivo, un amministratore deve attivare il criterio Explicit Recording Consent (Consenso esplicito alla registrazione): i partecipanti ricevono allora un avviso e non possono riattivare il microfono né accendere la videocamera finché non acconsentono. Quel criterio si applica solo quando l'organizzatore è dentro il tuo tenant. Le leggi sul consenso variano per Paese e Stato, quindi verifica con il tuo team legale o di conformità — questo articolo non è consulenza legale.

Un assistente per appunti con IA può registrare una riunione di Teams con ospiti esterni?

Sì, ma la meccanica differisce. Gli strumenti basati su bot come Otter, Fireflies e tl;dv si uniscono come partecipante visibile, il che significa che l'ospite deve essere ammesso dalla sala d'attesa dall'organizzatore — e molti tenant bloccati impediscono del tutto i bot di terze parti. La cattura a livello di dispositivo, che Laxis offre, registra l'audio dalla tua macchina invece di aggiungere un partecipante, quindi continua a funzionare anche quando sei l'ospite nella riunione Teams di qualcun altro. In ogni caso, annuncia che stai registrando.