Come registrare una riunione di Microsoft Teams (passo dopo passo, 2026)

Premi «Start recording», la riunione si chiude e poi passi dieci minuti a dare la caccia al file. È nella chat? Su OneDrive? In qualche cartella di SharePoint che non hai mai aperto? Non sei l'unico ad aver perso una registrazione dentro il labirinto di archiviazione di Microsoft.

Sapere come registrare una riunione di Teams è la parte facile. Quella più spinosa è tutto ciò che le sta attorno: se hai persino il permesso, dove finisce davvero il file, come condividerlo senza rompere gli accessi e cosa dovresti farne dopo di un video da 47 minuti. Microsoft ha cambiato alcune di queste regole nel 2025 e nel 2026, quindi anche se hai già registrato chiamate di Teams in passato, una parte di ciò che ricordi è superata. Ecco la versione attuale e verificata.

Chi può davvero registrare

Prima di tutto, la barriera. Registrare in Teams richiede un piano Microsoft 365 a pagamento (Business, Enterprise o Education) e un criterio dell'amministratore che lo consenta. Se «Start recording» è in grigio o assente, è quasi sempre il criterio, non un bug.

Il grande cambiamento è arrivato il 30 giugno 2025, quando Microsoft ha ritirato il vecchio criterio dell'iniziatore della registrazione. Prima, la registrazione poteva essere legata a chi premeva il pulsante. Ora le registrazioni vengono salvate per impostazione predefinita nel OneDrive dell'organizzatore della riunione, indipendentemente da chi le avvia. Quindi non devi essere l'organizzatore per registrare, purché tu sia all'interno della stessa organizzazione e il criterio lo permetta. Il file appartiene comunque all'organizzatore.

Gli ospiti e i partecipanti esterni sono un'altra storia. Di solito non possono affatto avviare una registrazione. E gli organizzatori con una licenza Teams Premium possono entrare nelle opzioni della riunione e limitare la registrazione a ruoli specifici, così anche un collega interno potrebbe trovare il pulsante bloccato se l'host ha stretto le maglie. I co-organizzatori, per inciso, ottengono gli stessi diritti di registrazione e modifica dell'organizzatore.

Come avviare e interrompere la registrazione

Il meccanismo è davvero semplice. Ecco la sequenza di base sul desktop.

1. Partecipa alla tua riunione di Teams o avviala.
2. Fai clic su More actions (i puntini di sospensione, •••) nella barra degli strumenti della riunione.
3. Passa il cursore su Record and transcribe, poi scegli Start recording.
4. Teams avvisa tutti i presenti alla riunione che la registrazione è iniziata. (Non puoi disattivare quell'avviso, è così di proposito.)
5. Quando hai finito, torna su More actions → Record and transcribe → Stop recording.
6. Teams si ferma, poi elabora il file e lo pubblica nella chat o nel canale della riunione non appena è pronto.

Tutto qui. Se dimentichi di fermarla, terminare la riunione interrompe la registrazione al posto tuo. E se vuoi anche un resoconto scritto, avvia la trascrizione nello stesso menu, insieme alla registrazione o da sola.

Suggerimento: annuncia la registrazione ad alta voce, ogni volta. Teams mostra un banner sullo schermo, ma un rapido «avviso, sto registrando così posso condividere le note dopo» ti copre sul fronte del consenso. In molti luoghi, inclusi gli stati che richiedono il consenso di tutte le parti e parecchi paesi, registrare senza un avviso chiaro è considerato un problema legale. Una frase di dieci secondi costa meno di quel grattacapo.

Dove va la registrazione (e come trovarla)

Qui è dove la maggior parte delle persone si blocca, perché la risposta cambia in base al tipo di riunione.

Per una riunione normale, quella che pianifichi dal tuo calendario senza alcun canale collegato, la registrazione viene salvata nel OneDrive for Business dell'organizzatore, dentro una cartella chiamata letteralmente «Recordings». Per una riunione di canale, quella legata a un team e a un canale, finisce invece nella raccolta documenti di SharePoint di quel canale, in una cartella Recordings lì. Stessa funzione, due case completamente diverse, e questo confonde le persone di continuo.

Non devi però scavare in OneDrive per trovarla. I percorsi più rapidi:

• Chat della riunione: apri la chat di quella riunione, seleziona la scheda Shared e la registrazione è proprio lì.
• Recap del calendario: apri la riunione passata nel tuo calendario e seleziona Recap. La registrazione, la trascrizione, i file condivisi e qualsiasi attività di follow-up vivono in quell'unica scheda.

Un dettaglio che vale la pena imprimersi in mente: le registrazioni e le trascrizioni di Teams scadono dopo 120 giorni per impostazione predefinita, poi finiscono nel cestino. Gli amministratori possono cambiare la scadenza predefinita, ma il nuovo valore si applica solo alle registrazioni create dopo la modifica, mai a quelle già presenti. Se una registrazione conta oltre i quattro mesi, tirala fuori prima che il timer scada.

Condividere e scaricare

Condividere una registrazione funziona come condividere qualsiasi file in Microsoft 365, perché ora è esattamente questo. Apri la chat o il canale della riunione, vai alla scheda Shared, passa il cursore sulla registrazione e scegli More options → Copy link. Puoi regolare per chi quel link funziona, esattamente come gestiresti un file di OneDrive o SharePoint.

Lo scaricamento è un po' più limitato. Di regola, è l'organizzatore della riunione a poter scaricare il file della registrazione. Per ottenerlo, apri la scheda Shared, seleziona la registrazione e scegli More options → Download. Se non sei l'organizzatore e ti serve una copia locale, di solito dovrai chiedergliela, oppure fargli regolare il tuo accesso sul file stesso.

Suggerimento: rinomina il file nel momento esatto in cui la riunione finisce. Teams chiama le registrazioni con qualcosa come «Meeting-20260623_140317-Meeting Recording.mp4», e tre settimane dopo è privo di significato. Aprilo in OneDrive o SharePoint e rinominalo in qualcosa di umano, tipo «Chiamata di rinnovo Acme – 23 giugno». Il te del futuro, che scorre una cartella Recordings piena di timestamp, ti sarà grato.

Trascrizione, Copilot e il livello su cui sei davvero

La registrazione cattura audio e video. La trascrizione cattura le parole come testo, ed è il pezzo che alimenta tutto ciò che è intelligente. Puoi eseguire la trascrizione con o senza registrazione, e le funzioni per le riunioni di Copilot leggono tutte la trascrizione, non il video, quindi la trascrizione deve essere attiva perché qualsiasi di esse funzioni.

È qui che le licenze diventano specifiche, e vale la pena chiarirle prima di promettere riepiloghi con l'IA al tuo team:

• Intelligent recap (le note generate dall'IA, le menzioni e i follow-up suggeriti nella scheda Recap) richiede una licenza Teams Premium o una licenza Microsoft 365 Copilot.
• Audio recap e i modelli di riepilogo personalizzati richiedono nello specifico una licenza Microsoft 365 Copilot, non solo Teams Premium.
• Per l'esperienza di recap completa, il tuo amministratore deve anche assegnare un criterio che consenta, in primo luogo, registrazione e trascrizione.

Quindi se hai un semplice piano Business o Enterprise senza componente aggiuntivo, puoi registrare e puoi trascrivere, ma non vedrai il recap con l'IA. È la linea contro cui sbattono molti team quando danno per scontato che «Teams ora ha Copilot». Forse sì, a seconda di cosa ha comprato qualcuno.

Questo è anche un buon punto per una riconsiderazione onesta. Una registrazione, anche trascritta, è materia prima. È un'ora di «allora, ehm, dove eravamo rimasti sul prezzo» che devi ancora sorbirti, scorrere e trasformare in qualcosa di azionabile. Un assistente per riunioni con IA come Laxis registra, trascrive e riassume la chiamata di Teams in note pulite più elementi d'azione e prossimi passi, poi li sincronizza con il tuo CRM come HubSpot o Salesforce. Te ne vai con il risultato della riunione, non solo con un video che se ne sta in una cartella Recordings in attesa che qualcuno lo guardi.

Registrare su mobile

Se ti unisci dal telefono, la registrazione è ancora disponibile, con un paio di se. Nell'app mobile di Teams, tocca i puntini di sospensione (...) nei controlli della riunione e scegli Start recording; fermala allo stesso modo. Il file finisce in OneDrive o SharePoint esattamente come nella versione desktop, così potrai trovarlo dopo da qualsiasi dispositivo.

I se: ti serve un account Microsoft 365 a pagamento e il permesso di registrare, e su mobile l'opzione Start recording compare solo quando ci sono tre o più partecipanti. In una chiamata uno-a-uno dal telefono, semplicemente non la vedrai. Se sei bloccato senza permesso, il registratore dello schermo integrato del tuo telefono è un ripiego, anche se quello salva nelle tue Foto e non si sincronizza con Teams né alimenta Copilot.

Smetti di riguardare le riunioni

Laxis si unisce alle tue chiamate di Teams, le trascrive in oltre 40 lingue e ti consegna note riassunte, elementi d'azione e una bozza di email di follow-up sincronizzata con il tuo CRM. La registrazione è l'input. Le note sono il punto.

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In conclusione

La verità silenziosa sulla registrazione è che la registrazione è raramente ciò che qualcuno voleva. Nessuno pianifica una riunione sperando di produrre un file video. Le persone vogliono la decisione, il responsabile, la data, la cosa che deve accadere dopo. La registrazione è solo un'assicurazione che quei dettagli esistano da qualche parte, nel caso la memoria venga meno. Trattala così: cattura in modo pulito, etichettala per poterla ritrovare e abbi un piano per trasformare di nuovo l'ora in un paragrafo, perché è il paragrafo a far davvero avanzare il lavoro.

Domande frequenti

Posso registrare una riunione di Teams se non sono l'organizzatore?

Spesso sì, se sei nella stessa organizzazione e il criterio di registrazione del tuo amministratore lo consente. Da quando il criterio dell'iniziatore della registrazione è stato ritirato il 30 giugno 2025, il file viene comunque salvato nella cartella Recordings del OneDrive dell'organizzatore anche quando qualcun altro preme registra. Gli organizzatori con una licenza Teams Premium possono limitare la registrazione a ruoli specifici nelle opzioni della riunione, e gli ospiti esterni di solito non possono avviare una registrazione.

Dove vengono salvate le registrazioni delle riunioni di Teams?

Dipende dal tipo di riunione. La registrazione di una riunione normale (non di canale) finisce nel OneDrive for Business dell'organizzatore, in una cartella chiamata Recordings. La registrazione di una riunione di canale va invece nella raccolta documenti di SharePoint di quel canale. Il link della registrazione compare anche nella chat della riunione e nella scheda Recap.

Quanto durano le registrazioni di Teams prima di scadere?

Per impostazione predefinita, le registrazioni e le trascrizioni di Teams scadono dopo 120 giorni, dopodiché finiscono nel cestino. Gli amministratori possono cambiare l'impostazione predefinita, ma la nuova impostazione si applica solo alle registrazioni create successivamente, non a quelle esistenti. Se una registrazione conta a lungo termine, scaricala o spostala in un posto permanente prima che il tempo scada.

Mi servono Copilot o Teams Premium per ottenere un riepilogo con l'IA di una riunione di Teams?

Sì. L'intelligent recap, che produce note con l'IA e follow-up suggeriti, richiede una licenza Teams Premium o Microsoft 365 Copilot. L'audio recap e i modelli di riepilogo personalizzati richiedono nello specifico una licenza Microsoft 365 Copilot. Tutto questo dipende dal fatto che la trascrizione sia attiva, dato che Copilot legge la trascrizione, non il video.

Posso registrare una riunione di Teams sul telefono?

Sì. Nell'app mobile di Teams, tocca i puntini di sospensione (...) nei controlli della riunione e scegli Start recording, poi Stop recording allo stesso modo. Ti serve un piano Microsoft 365 a pagamento e il permesso di registrare, e Start recording compare solo quando ci sono tre o più partecipanti. Il file viene salvato in OneDrive o SharePoint, come sul desktop.