Word에서 받아쓰기 사용하는 법 (받아쓰기 버튼이 회색일 때 해결법)

Word에서 받아쓰기를 사용하려면 문서를 열고 홈 > 받아쓰기를 선택한 다음, 마이크 아이콘이 켜질 때까지 기다렸다가 말하기 시작하면 됩니다. Mac에서는 Option+F1로도 시작할 수 있고, Windows에서는 Alt+`(백틱 키, 숫자 1 바로 왼쪽)로 일시 중지하고 다시 시작합니다. 제대로 작동할 때는 이게 전부입니다.

제대로 작동하지 않을 때 Word가 말썽을 부리는 방식은 정해져 있습니다. Dictate(받아쓰기) 버튼이 회색으로 비활성화되어 있거나, 아예 없거나, Dictate는 되는데 메뉴에 Transcribe(전사) 옵션이 없는 경우입니다. Microsoft Q&A 포럼에는 경우마다 스레드가 줄줄이 올라와 있고, 답은 늘 라이선스, 계정, 문서 상태, 개인 정보 설정, Word 버전으로 되돌아옵니다. 그래서 사용법을 먼저 설명하고, 이어서 확인해 볼 만한 순서대로 해결 방법을 정리합니다.

Word에서 받아쓰기, 단계별로

1. 편집할 수 있는 문서를 엽니다. 이메일이나 웹에서 받은 파일은 읽기 전용인 제한된 보기로 열리는 경우가 많습니다. 먼저 편집 사용을 클릭합니다.
2. 홈 > 받아쓰기를 선택합니다. 홈 리본에 있는 마이크 아이콘이며, Windows, Mac, 웹 모두 같습니다.
3. 요청이 뜨면 마이크를 허용합니다. 웹 버전은 브라우저를 통해 권한을 요청하고, 데스크톱 Word는 Windows 또는 macOS 권한을 사용합니다.
4. 아이콘이 듣고 있다는 표시로 바뀌면 말합니다. 말하는 대로 텍스트가 나타나며, 해당 설정이 켜져 있으면 문장 부호도 자동으로 붙습니다.
5. 일시 중지하거나 멈춥니다. Windows에서는 Alt+`를 누르거나 마이크 아이콘을 클릭합니다. 웹용 Word에서는 다 끝나면 받아쓰기를 다시 선택합니다.

iPhone, iPad, Android에서는 Word 앱에 자체 마이크 아이콘이 있습니다. 탭하고 말하면 됩니다.

받아쓰기 도구 모음의 톱니바퀴 아이콘에는 설정 네 가지가 있습니다. Spoken Language(음성 언어), Microphone(마이크), Auto Punctuation(자동 문장 부호), 그리고 민감할 수 있는 표현을 별표로 가리는 필터입니다. 가장 중요한 건 언어입니다. 받아쓰기는 기본적으로 문서의 언어를 따르며, Microsoft는 15개 언어를 완전 지원으로, 서른 개 남짓한 언어를 미리 보기로 분류하면서 미리 보기 언어는 정확도가 떨어지고 문장 부호도 들쭉날쭉할 수 있다고 경고합니다.

어떤 Word에 어떤 기능이 있나

"어디 있지?"라는 혼란의 상당수는 Microsoft가 서로 기능이 맞지 않는 Word를 여러 개 내놓은 데서 비롯됩니다.

Microsoft Q&A의 사용자들은 무료 Microsoft 계정으로도 웹용 Word에서 Dictate가 보였다고 전하는데, 그래서 데스크톱 앱이 말썽일 때 가장 빠른 대안이 됩니다.

말하면서 편집하고 서식 지정하기

Word의 받아쓰기는 자신이 문서 안에 있다는 걸 알기 때문에, Windows 음성 입력이 알아듣지 못하는 서식 명령도 이해합니다. "the draft is due on Friday"라고 받아쓴 다음 "underline Friday"(Friday에 밑줄)라고 말하면 그 단어만 바뀝니다. 일찍 익혀 둘 만한 명령을 몇 개 더 소개합니다.

• "Delete that"(방금 것 삭제)은 마지막 발화를 지우고, "delete"만 말하면 마지막 단어나 문장 부호를 지웁니다.
• "Add comment"(메모 추가) 뒤에 메모 내용을 말하면 커서 위치에 메모가 달립니다.
• "Create numbered list"(번호 매기기 목록 만들기)와 "exit list"(목록 종료)는 목록을, "new line"(줄 바꿈)은 줄 바꿈을 처리합니다.
• "Pause dictation"(받아쓰기 일시 중지)은 도구 모음을 닫지 않고 듣기만 멈춥니다.

Word가 잘못 들었을 수 있는 단어에는 밑에 표시가 생깁니다. 대체 단어를 확인하거나 무시를 선택하세요.

모든 문장 부호 표현과 기호는 받아쓰기 명령 전체 목록을 참고하세요.

Transcribe: 녹음이 이미 있을 때

Dictate는 실시간입니다. 말하면 텍스트가 나타납니다. Transcribe는 이미 가지고 있는 오디오, 예를 들어 인터뷰나 강의, 또는 Word가 백그라운드에서 녹음해 주길 바라는 대화를 위한 기능입니다. 화자를 구분하고, 구간마다 타임스탬프를 붙이며, 텍스트 옆에서 오디오를 재생해 줍니다.

1. 홈 탭에서 받아쓰기 옆의 드롭다운 화살표를 열고 Transcribe(전사)를 선택합니다.
2. Transcribe 창에서 Upload audio(오디오 업로드)를 선택하거나, 대화를 녹음하려면 Start recording(녹음 시작)을 선택합니다.
3. .wav, .mp4, .m4a, .mp3 파일을 고르고, 처리되는 동안 창을 열어 둡니다.
4. 화자 이름을 바꾸고 필요한 구간을 고친 다음, Add all to document(문서에 모두 추가)를 선택하거나 구간을 하나씩 추가합니다.

한도는 Microsoft가 정합니다. 업로드 오디오는 Microsoft 365 구독자의 경우 월 300분, Microsoft Copilot 라이선스가 있으면 30,000분입니다. 처리에는 최대 녹음 길이 정도의 시간이 걸릴 수 있고, 오디오는 OneDrive의 Transcribed Files 폴더에 저장되며, 문서 하나에 전사본은 하나만 들어가므로 새로 시작하면 이전 전사본은 창에서 지워집니다.

메뉴에 Transcribe가 없다면 대개 버전 때문입니다. Microsoft 도움말 페이지에 따르면 데스크톱 기능은 상업용 테넌트의 Windows용 Microsoft 365 Word에서만 제공되고, 웹 버전에는 새 Edge 또는 Chrome이 필요합니다. 따라서 Personal이나 Family 구독자는 데스크톱 Word에서는 기대하지 말고, 웹용 Word에서 찾으면 됩니다. Mac용 Word와 모바일 앱에는 없습니다.

Dictate가 회색이거나 없을 때: 순서대로 해결하기

1. 라이선스를 확인합니다. 파일 > 계정으로 가서 제품 정보를 읽습니다. Microsoft에 따르면 Microsoft 365가 없는 Windows용 Office 2016이나 2019에서는 Dictate를 사용할 수 없고, Windows 10 이상이 필요합니다. Microsoft Q&A에서는 Word에 Office Professional 2021이 표시되던 한 구독자에게 지원 담당자가 잘못된 제품으로 정품 인증되었을 가능성이 높다고 답했습니다.
2. 계정을 확인합니다. 같은 페이지에 어떤 계정으로 로그인했는지 표시됩니다. 개인 계정과 회사 계정이 둘 다 있다면 Word가 구독이 없는 쪽을 쓰고 있을 수 있습니다. 계정을 전환하고 Word를 다시 시작합니다.
3. 문서를 확인합니다. Microsoft 문제 해결 문서는 버튼이 회색으로 바뀌는 원인으로 읽기 전용 상태를 꼽습니다. 제한된 보기와 다른 사람이 잠근 파일 모두 해당합니다. 새 빈 문서에서 Dictate가 활성화된다면 그 파일이 문제였던 겁니다.
4. 연결된 환경을 확인합니다. Dictate는 Microsoft 365의 "콘텐츠를 분석하는 환경" 중 하나이며, Microsoft는 이를 끄면 관련 리본 명령이 회색으로 바뀐다고 문서에 밝혀 두었습니다. 개인 계정이라면 파일 > 계정 > 계정 개인 정보 > 설정 관리로 가서 다시 켭니다. 회사 또는 학교 계정이라면 관리자가 결정하므로 스위치가 보이지 않습니다. Mac에서는 Word > Preferences > Privacy(환경설정 > 개인 정보)에 있습니다.
5. 마이크를 확인합니다. Windows에서는 설정 > 개인 정보 및 보안 > 마이크에서 데스크톱 앱의 접근을 허용합니다. 브라우저에서는 해당 사이트를 허용합니다. 마이크를 쓰는 다른 프로그램은 모두 닫습니다.
6. 업데이트한 다음 복구합니다. 파일 > 계정 > 업데이트 옵션 > 지금 업데이트. Word와 Outlook 양쪽에서 버튼이 회색이 된 문제를 다룬 Microsoft Q&A 스레드에서, 중재자는 베타 채널 빌드를 원인으로 지목하고 다음 업데이트를 권했습니다. 그다음에는 안전 모드로 추가 기능 문제를 배제하고, 이어서 온라인 복구를 해 봅니다.

오늘이 마감인가요? 같은 파일을 웹용 Word에서 열어 거기서 받아쓰기를 하고, 데스크톱 앱 문제 해결은 나중으로 미루세요. 프런트엔드만 다를 뿐 같은 Microsoft 365 받아쓰기 기능입니다.

Dictate가 실행되는데 글자가 회색으로 머물다가 사라진다면, Microsoft Q&A의 한 답변에 따르면 텍스트가 아직 처리 중이고 제때 확정되지 못하는 것입니다. 그 스레드에서는 여러 사람이 서로 다른 컴퓨터에서 동시에 이 문제를 겪었는데, 이는 사용자의 PC보다는 서비스 쪽 문제임을 시사합니다. 메모장에서 Windows 로고 키 + H를 눌러 테스트해 보세요. Windows 음성 입력이 된다면 당분간 그걸 쓰면 되고, 설정 방법은 Windows 11 음성 입력 가이드에서 다룹니다.

Word의 Dictate가 맞지 않는 도구일 때

Dictate는 문서 안에서 초안을 쓰는 데는 훌륭합니다. 한계는 구조적인 것입니다. Office 앱에서만 작동하기 때문에 Slack이나 브라우저로 넘어가는 순간 그 습관이 끊깁니다. Microsoft는 나만의 어휘를 추가하는 방법을 문서화하지 않았기 때문에, 고객 이름과 제품 용어는 매번 소리로부터 새로 짜 맞춰집니다. 그리고 말한 것을 그대로, 군말과 말을 꺼냈다가 고친 부분까지 받아 적습니다.

구독이 없는 Mac이라면 macOS 받아쓰기가 다른 앱에서처럼 Word에도 입력해 줍니다. 자세한 내용은 Mac 받아쓰기 가이드를 참고하세요. Google 도구에서 초안을 쓴다면 Google Docs 음성 입력이 무료로 쓸 수 있는 대안입니다.

Office 전용이라는 한계는 시스템 전체에서 작동하는 도구로 해결됩니다. Laxis의 Voice Keyboard는 Windows나 Mac에서 단축키 하나로 Word, Outlook, Slack, 브라우저에 입력하고, 군말과 반복을 걸러 내며, Personal Dictionary에 추가한 용어를 기억합니다. 클라우드 기반이며, 무료 플랜의 월 300분은 회의 전사와 함께 씁니다. 받아쓰기 소프트웨어 비교에서 다른 대안과 나란히 비교합니다.

문서보다 이메일을 주로 쓰나요? Outlook과 Gmail에서 이메일 받아쓰기에서 받은 편지함 쪽을 다루며, 컴퓨터의 Gmail에 마이크 버튼이 없는 이유도 설명합니다.

자주 묻는 질문

Word에서 Dictate 버튼이 회색으로 비활성화되는 이유는 무엇인가요?

Dictate가 회색으로 비활성화되는 이유는 대개 문서가 읽기 전용이거나, 연결된 환경이 꺼져 있거나, Word가 Microsoft 365가 없는 계정으로 로그인되어 있기 때문입니다. 파일이 제한된 보기로 열렸다면 편집 사용을 클릭한 다음, 파일 > 계정에서 계정 개인 정보를 확인하세요.

Word 받아쓰기는 무료인가요?

Word 데스크톱 앱에서 받아쓰기를 하려면 Microsoft 365 구독이 필요하며, Microsoft에 따르면 Microsoft 365가 없는 Office 2016과 2019에는 포함되지 않습니다. 무료 Microsoft 계정으로 웹용 Word에서 Dictate를 쓸 수 있었다는 사용자 보고가 있고, Windows 음성 입력으로도 Word에 무료로 입력할 수 있습니다.

Word에서 Transcribe를 찾을 수 없는 이유는 무엇인가요?

Transcribe가 없는 이유는 대개 사용 중인 Word 버전에 포함되어 있지 않기 때문입니다. Microsoft는 데스크톱 기능을 상업용 테넌트, 즉 개인 계정이 아닌 조직 계정의 Windows용 Microsoft 365 Word로 제한하며, Mac용 Word와 모바일 앱에는 없습니다. 그 밖의 사용자는 Edge나 Chrome에서 웹용 Word를 사용해야 합니다.

Word 받아쓰기 단축키는 무엇인가요?

Word의 받아쓰기 단축키는 Mac에서는 Option+F1이고, Windows에서는 홈 > 받아쓰기로 시작한 뒤 Alt와 백틱 키(숫자 1 바로 왼쪽)를 누르면 받아쓰기가 일시 중지되고 다시 시작됩니다. 둘 다 작동하지 않는다면 Dictate 버튼이 회색으로 비활성화되어 있을 가능성이 높고, 이는 라이선스, 계정 또는 개인 정보 설정 문제를 가리킵니다.

Word로 오디오 파일을 전사할 수 있나요?

네, Word는 받아쓰기 드롭다운의 Transcribe를 통해 업로드한 .wav, .mp4, .m4a, .mp3 파일을 전사할 수 있습니다. 화자를 표시하고, 구간마다 타임스탬프를 붙이며, 전사본의 전체 또는 일부를 문서에 추가할 수 있습니다. Microsoft 365 구독자는 업로드 오디오를 월 300분까지 쓸 수 있고, 파일은 OneDrive에 저장됩니다.

Word 받아쓰기는 오프라인에서 작동하나요?

아니요, Word의 Dictate는 음성을 Microsoft의 클라우드 서비스로 보내 텍스트로 변환하기 때문에 안정적인 인터넷 연결이 필요합니다. Microsoft는 오디오나 텍스트를 저장하지 않는다고 밝힙니다. 오프라인 받아쓰기가 필요하다면 Windows 11의 Voice access가 설정 후 기기에서 음성을 인식합니다.