Outlook과 Gmail에서 받아쓰기: 이메일을 음성으로 쓰는 방법

Outlook의 받아쓰기는 버튼 하나입니다. 이메일을 새로 작성하고 본문을 클릭한 다음 메시지 > 받아쓰기(Message > Dictate)를 선택하면 됩니다. Gmail에서 이메일을 받아쓰는 방식은 다릅니다. 데스크톱 웹에서 Gmail의 작성 창에는 마이크가 아예 없어서, 컴퓨터에서는 운영체제의 받아쓰기 기능을 빌려 써야 합니다. 휴대폰에서는 두 앱 모두 키보드를 통해 받아쓰기를 합니다.

말을 글자로 옮기는 것은 일의 절반에 불과합니다. 받아쓰기로 쓴 이메일은 누군가 음성 메시지를 받아 적은 것처럼 읽히기 쉽습니다. 문단 구분 없는 긴 한 덩어리, 세 번이나 나오는 “so”, 그리고 맨 아래에 묻혀 있는 진짜 요청. 이 가이드는 두 가지를 모두 다룹니다. 앱과 기기별 사용법, 그리고 결과물이 이메일처럼 읽히도록 말하는 방법입니다.

버전별 Outlook 받아쓰기

Microsoft는 여러 종류의 Outlook을 내놓고 있습니다. 아래 단계는 각 버전에 대한 Microsoft 지원 문서를 따릅니다.

새 Windows용 Outlook 및 웹용 Outlook

1. 새 이메일이나 회신을 시작하고 메시지 본문을 클릭합니다.
2. 메시지 탭에서 받아쓰기를 선택합니다.
3. 버튼이 켜질 때까지 기다린 다음 말합니다.
4. Alt+`로 일시 중지합니다(1 왼쪽에 있는 키). 마이크를 다시 클릭해도 됩니다. 다시 시작할 때도 Alt+`를 누릅니다.

Microsoft는 이 두 버전에 Dictate를 도입하면서, 해당 버전의 모든 사용자가 이 기능을 쓸 수 있고 50개가 넘는 언어를 지원한다고 밝혔습니다(Microsoft 365 Insider 블로그, 2023년 12월). 같은 글에서 클래식 Outlook의 받아쓰기 설정은 아직 지원되지 않으며 일부 음성 명령이 빠져 있다고도 했습니다.

클래식 Windows용 Outlook

방식은 같습니다. 새 메시지를 열고 커서를 본문에 둔 뒤 메시지 > 받아쓰기를 선택합니다. Microsoft는 이 기능을 Microsoft 365 로그인과 연결해 두었고, 이 버전에서는 받아쓰기 도구 모음의 톱니바퀴 아이콘으로 말하는 언어, 마이크, 자동 문장 부호, 비속어 필터를 설정할 수 있습니다.

개인정보와 관련해 Microsoft는 Outlook 받아쓰기 서비스가 음성이나 변환된 텍스트를 저장하지 않으며, 음성은 텍스트를 만들기 위해서만 Microsoft로 전송된다고 설명합니다. 개방형 사무실이라면 더 큰 노출 위험은 대개 옆자리 동료입니다.

Mac용 Outlook

새 이메일이나 회신에서 메시지 > 받아쓰기를 선택하거나 Option+F1을 누릅니다. Microsoft는 이를 Microsoft 365 구독자 기능으로 분류합니다.

iPhone 및 Android의 Outlook

앱 자체의 Dictate 버튼은 사라졌습니다. Microsoft 지원 페이지에 따르면 2024년 9월부터 Outlook Mobile에서 이 기능이 종료되었습니다. 대신 키보드의 마이크를 사용하세요. Gmail에서와 똑같습니다(아래 휴대폰 섹션 참고).

버튼은 있는데 회색으로 비활성화되어 있다면, 원인은 Word와 같습니다. 같은 Microsoft 365 받아쓰기 서비스이기 때문입니다. 라이선스, 로그인한 계정, '연결된 환경' 개인정보 설정, 마이크 권한입니다. 여기서 반복하지 않고, Word 받아쓰기 가이드에서 순서대로 하나씩 점검합니다.

컴퓨터의 Gmail에는 마이크가 없습니다

Gmail 받아쓰기 검색 대부분에 대한 답은 숨겨진 설정이 아닙니다. 데스크톱 웹 Gmail의 작성 창에는 받아쓰기 버튼이 없고, Google의 Gmail 고객센터 커뮤니티에는 그 방법을 묻는 글이 몇 년째 쌓여 있습니다. Google Docs에는 음성 입력이 있지만 Gmail에는 없습니다.

대신 쓸 수 있는 것은 운영체제 수준의 받아쓰기입니다. 다른 텍스트 입력란과 마찬가지로 Gmail 탭에 그대로 입력됩니다.

• Windows: 먼저 이메일 본문을 클릭합니다. 텍스트 입력란이 없으면 음성 입력이 열리지 않기 때문입니다. 그런 다음 Windows 키 + H를 누릅니다.
• Mac: 시스템 설정 > 키보드에서 받아쓰기를 켠 다음, 작성 창에서 받아쓰기 단축키를 누릅니다. 단축키 옵션은 Mac 받아쓰기 가이드에서 다룹니다.
• Chromebook: Settings > Accessibility(설정 > 접근성)의 Keyboard and text input(키보드 및 텍스트 입력)에서 Dictation(받아쓰기)을 켠 다음 Search + D 또는 Launcher + D를 누릅니다. Google은 말하는 언어가 기기 언어와 같아야 한다고 안내합니다.
• 브라우저 확장 프로그램: 여러 확장 프로그램이 Gmail 안에 마이크 버튼을 추가합니다. 먼저 권한을 확인하세요. Gmail에 버튼을 넣는 확장 프로그램은 Gmail 페이지에 접근해야 하며, 이는 곧 페이지에 있는 내용을 볼 수 있다는 뜻입니다.

Windows에서는 음성 입력이 가장 빠른 해결책이고 무료입니다. 얼마나 잘 작동하는지를 좌우하는 마이크와 언어 설정은 Windows 11 음성 입력 가이드에서 다룹니다.

답이 아닌 것도 하나 있습니다. TechCrunch에 따르면 Google이 2026년 9월에 출시한 Gmail Live는 Google AI Plus, Pro, Ultra 구독자가 Android와 iOS에서 받은편지함에 소리 내어 질문할 수 있게 해 줍니다. 이는 음성 검색이지, 메시지를 받아쓰는 방법이 아닙니다.

휴대폰에서 이메일 받아쓰기

휴대폰에서는 키보드가 받아쓰기를 담당하므로, Gmail이든 Outlook이든 다른 메일 앱이든 단계는 똑같습니다.

• Android: Gboard에서 이메일 본문을 탭하고, 키보드 상단의 마이크를 탭한 뒤 “Speak now”(지금 말하세요)가 보이면 말합니다. Google은 Pixel 6 이상에서 자동 문장 부호가 포함된 고급 음성 입력을 제공합니다. Samsung 키보드는 Android 음성 텍스트 변환 가이드에서 함께 다룹니다.
• iPhone: 설정 > 일반 > 키보드에서 받아쓰기 활성화를 한 번 켜 두고, 이후에는 키보드의 마이크를 탭합니다. Apple에 따르면 받아쓰기는 여러 언어에서 인터넷 연결 없이 iPhone에서 실행되며, 말하는 동안 문장 부호를 넣어 줍니다. 자세한 내용은 Apple 받아쓰기 가이드를 참고하세요.

녹취록처럼 읽히지 않는 이메일을 받아쓰는 법

말과 이메일은 모양이 정반대입니다. 말할 때는 서두를 깔고, 돌아가고, 끝에 가서야 요점에 닿습니다. 좋은 이메일은 요점을 맨 앞에 둡니다. 다섯 가지 습관이면 그 차이를 대부분 메울 수 있습니다.

1. 요청을 먼저 말하세요. 읽는 사람이 행동해야 할 한 문장을 정하고 그것을 첫 줄로 삼습니다. 맥락은 그다음입니다. 요청을 한 문장으로 말할 수 없다면 아직 받아쓸 준비가 되지 않은 것입니다.
2. 까다로운 부분은 타이핑하세요. 주소, 제목, 링크, 참조 번호는 키보드로 치는 편이 더 빠르고 안전합니다. 받아쓰는 것은 본문입니다.
3. 군말 대신 멈추세요. Outlook의 Dictate와 Windows 음성 입력은 “um”이나 “so basically” 같은 말을 말한 그대로 입력합니다. Copilot+ PC의 Fluid dictation은 예외입니다. 침묵에는 비용이 들지 않습니다.
4. 두세 문장마다 끊으세요. 휴대폰 키보드나 Windows 음성 입력에서는 “new paragraph”(새 단락)라고 말합니다. Office의 Dictate에는 대신 “new line”(새 줄)이 나와 있습니다.
5. 보내기 전에 이름, 숫자, their와 there 같은 동음이의어를 다시 읽으세요. 받는 사람이 가장 먼저 알아채는 실수가 바로 이런 것입니다.

차이를 보겠습니다. 입에서 나온 그대로는 이렇습니다.

so um hi Dana just following up on the call I think we said the pricing would be ready by Thursday but actually it might be Friday now because finance wants another look so yeah can you let the client know and sorry about that

요청을 먼저 말하고, 군말 대신 멈추고, 단락을 한 번 나눠 받아쓰면 이렇게 됩니다.

Hi Dana, could you let the client know the pricing will be ready Friday rather than Thursday?

Finance wants one more look at it. Sorry for the shuffle.

이메일을 두 번에 나눠 써 보세요. 다음 회의 장소로 걸어가면서 초안을 받아쓰고, 자리에 돌아와서 다듬습니다. 말하기는 초안을 만드는 데는 빠르지만 다듬는 데는 느리니, 두 작업을 나누는 것입니다.

“comma”(쉼표)와 “new paragraph” 외의 문장 부호도 필요하신가요? 받아쓰기 명령어 목록에서 Outlook, Windows, Mac, 휴대폰을 모두 다룹니다.

하루 종일 음성으로 이메일에 답한다면

이메일 대부분이 짧은 답장이라면 위의 기본 도구로 충분합니다. 하지만 많이 쓰는 사람에게 기본 방식은 두 가지 비용이 있습니다. 앱마다 들어가는 방법이 제각각이고(Outlook에서는 리본 버튼, Gmail 탭에서는 시스템 단축키, 휴대폰에서는 키보드 마이크), 대부분은 말한 내용을 군말까지 그대로 입력하며 고객 이름을 학습하지 않습니다.

앱을 가리지 않는 받아쓰기 도구는 모든 곳에 단축키 하나를 둡니다. Laxis의 Voice Keyboard가 그런 방식으로 Windows, Mac, iPhone, Android에서 작동하며, Outlook이든 Gmail 탭이든 어디에나 군말과 반복을 제거한 채 입력하고, 이름을 위한 Personal Dictionary도 제공합니다. 솔직하게 밝혀 둘 단서가 두 가지 있습니다. 클라우드에서 처리된다는 점, 그리고 저희 Chrome 확장 프로그램은 키보드가 아니라 회의 노트 작성 도구이므로 브라우저의 Gmail에서는 데스크톱 앱을 사용해야 한다는 점입니다. 무료 플랜의 월 300분은 회의 전사와 공유됩니다.

무료 제공량이 더 넉넉한 도구를 포함해 더 넓은 선택지를 보려면 받아쓰기 소프트웨어 비교를 참고하세요.

자주 묻는 질문

Outlook에서 이메일을 받아쓰려면 어떻게 하나요?

새 이메일이나 회신을 시작하고 메시지 본문을 클릭한 다음, 메시지 탭에서 받아쓰기를 선택하고 버튼이 켜지면 말합니다. 클래식 Outlook, 새 Windows용 Outlook, 웹용 Outlook, Mac용 Outlook에서 모두 작동하며, Mac에서는 Option+F1로도 시작할 수 있습니다.

Outlook에 받아쓰기 버튼이 없는 이유는 무엇인가요?

받아쓰기 버튼이 없거나 회색으로 비활성화되어 있다면 대개 라이선스, 로그인한 계정, 개인정보 설정 문제입니다. 클래식 Outlook과 Mac용 Outlook에는 Microsoft 365가 필요하며, 연결된 환경을 끄면 Dictate가 비활성화됩니다. 휴대폰에서는 버튼이 아예 없습니다. Microsoft가 2024년 9월부터 Outlook Mobile에서 이 기능을 종료했기 때문입니다.

컴퓨터의 Gmail에 음성 입력 기능이 있나요?

아니요. 데스크톱 웹 Gmail의 작성 창에는 기본 받아쓰기 기능도 마이크 버튼도 없습니다. 대신 운영체제 기능을 쓰세요. Windows에서는 Windows 키 + H, Mac에서는 받아쓰기 단축키, Chromebook에서는 Dictation을 켠 뒤 Search + D를 누릅니다. 모두 Gmail 탭에 바로 입력됩니다.

휴대폰의 Gmail에서 이메일을 받아쓰려면 어떻게 하나요?

이메일 본문을 탭하고 키보드의 마이크를 사용합니다. Android에서는 Gboard 상단의 마이크를 탭하고 Speak now가 보이면 말합니다. iPhone에서는 설정 > 일반 > 키보드에서 받아쓰기 활성화를 켠 다음 키보드의 마이크를 탭합니다. 둘 다 지원되는 언어에서는 문장 부호를 자동으로 넣어 줍니다.

휴대폰의 Outlook 앱에서도 받아쓰기를 할 수 있나요?

네, 다만 Outlook 자체가 아니라 휴대폰 키보드를 통해서입니다. Microsoft가 2024년 9월부터 Outlook Mobile의 Dictate 기능을 종료했으므로, 대신 Gboard나 iOS 키보드의 마이크를 탭하세요. 키보드 마이크는 Gmail이나 메시지 앱에서와 똑같이 Outlook 앱에서도 작동합니다.

받아쓴 이메일이 녹취록처럼 들리지 않게 하려면 어떻게 하나요?

읽는 사람에게 필요한 한 가지를 첫 문장으로 말한 다음 맥락을 덧붙이세요. “um”이라고 말하는 대신 조용히 멈추고, 몇 문장마다 단락을 나누고, 주소·링크·참조 번호는 직접 입력하세요. 보내기 전에 이름, 숫자, 발음이 비슷한 단어를 다시 읽어 보세요.