Ist es illegal, ein Gespräch aufzunehmen? Einwilligungsregeln nach US-Bundesstaat und Land

Die kurze Antwort: Ein Gespräch aufzunehmen ist an den meisten Orten legal – wenn die aufgenommenen Personen so eingewilligt haben, wie es das Recht vor Ort verlangt. Der Haken: Was „das Recht vor Ort verlangt“, ändert sich an jeder Bundesstaats- und an jeder Landesgrenze. In den meisten Teilen der USA genügt die Einwilligung eines Teilnehmers (Ihre eigene). In rund einem Dutzend Bundesstaaten müssen alle im Call zustimmen. Wer es im falschen Bundesstaat falsch macht, hat es nicht mit einem Fauxpas zu tun – sondern möglicherweise mit einer Straftat, mit gesetzlich pauschaliertem Schadensersatz pro Verstoß und mit einer Aufnahme, die sich nicht verwenden lässt.

Dieser Leitfaden geht die Regeln durch, auf die es bei alltäglichen geschäftlichen Calls ankommt: die Grundregel des US-Bundesrechts, die Landkarte der Bundesstaaten, was passiert, wenn ein Call Bundesstaats- oder Landesgrenzen überschreitet, und was sich an der Beurteilung ändert (und was nicht), wenn ein KI-Notetaker die Aufnahme macht.

Zuerst zu unserer Rolle, klar gesagt. Laxis ist ein Werkzeug – wie ein Stift, ein Telefon oder ein Diktiergerät. Wer entscheidet, ein Meeting aufzunehmen, den macht das Gesetz dafür verantwortlich, die Teilnehmenden zu informieren und ihre Einwilligung einzuholen. So steht es in unseren Nutzungsbedingungen, und so steht es in den Bedingungen jedes großen Notetakers, weil das Recht so funktioniert. Nichts in diesem Artikel überträgt diese Pflicht auf eine Software, und keine Funktion irgendeiner App kann sie Ihnen abnehmen.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Gesetze zur Aufzeichnung von Gesprächen ändern sich und sind voller Ausnahmen; lassen Sie sich im konkreten Fall von einer Anwältin oder einem Anwalt mit Zulassung dort beraten, wo sich Ihre Teilnehmenden befinden.

Die Grundregel im US-Bundesrecht: Einwilligung einer Partei

Der Wiretap Act, ein US-Bundesgesetz (Teil des Electronic Communications Privacy Act, 18 U.S.C. § 2511), verbietet es, ein Gespräch abzufangen, es sei denn, eine am Gespräch beteiligte Partei willigt ein. Wenn Sie selbst am Call teilnehmen, genügt in den meisten Situationen Ihre eigene Einwilligung dem Bundesrecht – allein nach Bundesrecht müssen Sie die Aufnahme in der Regel nicht ankündigen.

Zwei Grenzen sind wichtig:

• Sie müssen selbst Partei des Gesprächs sein oder die Einwilligung einer Partei haben. Ein Gespräch aufzunehmen, an dem Sie nicht beteiligt sind und in dessen Aufnahme kein Teilnehmer eingewilligt hat, ist überall in den USA illegal.
• Bundesstaaten können strenger sein – und viele sind es. Das Bundesrecht ist eine Untergrenze, keine Obergrenze. Verlangt ein Bundesstaat mehr, richtet sich Ihr Verhalten dort nach der Regel des Bundesstaats.

Das Bundesgesetz enthält außerdem eine Ausnahme für „kriminelle oder deliktische Zwecke“ (criminal or tortious purpose): Selbst eine Aufnahme mit Einwilligung einer Partei kann gegen das Gesetz verstoßen, wenn sie zu dem Zweck gemacht wird, eine Straftat oder eine unerlaubte Handlung zu begehen.

Die Landkarte der Bundesstaaten: eine Partei oder alle Parteien

Einwilligung einer Partei (One-Party Consent; die Mehrheitsregel – rund 36 Bundesstaaten plus Washington, D.C.): Ein Teilnehmer darf ein Gespräch, an dem er selbst beteiligt ist, aufnehmen, ohne die anderen zu informieren – vorbehaltlich der oben genannten Ausnahmen.

Einwilligung aller Parteien (All-Party Consent, oft „Two-Party Consent“ genannt – sind allerdings fünf Personen im Call, müssen alle fünf zustimmen): Alle, die aufgenommen werden, müssen einwilligen. Neun Bundesstaaten verlangen für private Gespräche eindeutig die Einwilligung aller Parteien:

Fünf weitere Bundesstaaten haben gemischte oder unklare Regeln – behandeln Sie sie sicherheitshalber wie Bundesstaaten mit Einwilligung aller Parteien:

• Connecticut – eine zivilrechtliche Vorschrift (Conn. Gen. Stat. § 52-570d) verlangt für die Aufnahme von Telefonaten die Einwilligung aller Parteien.
• Delaware – zwei Gesetze weisen in unterschiedliche Richtungen; die vorsichtige Lesart ist die Einwilligung aller Parteien.
• Michigan – die Rechtsprechung ist uneins, ob ein Teilnehmer aufnehmen darf; die meisten Praktiker raten, Michigan wie einen Bundesstaat mit Einwilligung aller Parteien zu behandeln.
• Nevada – für Telefonaufnahmen wurde das Gesetz so ausgelegt, dass alle Parteien einwilligen müssen, auch wenn für Gespräche vor Ort andere Regeln gelten.
• Oregon – für Gespräche vor Ort ist die Einwilligung aller Parteien erforderlich (ORS 165.540), für Telefonate gelten andere Regeln; eine Entscheidung des Ninth Circuit aus dem Jahr 2025 hat das Bild weiter verkompliziert.

Die Einordnung hängt außerdem von Details ab – davon, ob das Gespräch vor Ort oder am Telefon stattfindet und ob die Beteiligten berechtigterweise Vertraulichkeit erwarten durften. Ein Gespräch in einem vollen Café ist rechtlich nicht dasselbe wie ein Call hinter verschlossenen Türen über eine Erkrankung.

Wenn ein Call Bundesstaatsgrenzen überschreitet

Online-Meetings erstrecken sich regelmäßig über mehrere Rechtsordnungen. Die Faustregel, die Gerichte anwenden: Maßgeblich sein kann das strengste Recht unter den Aufenthaltsorten der Teilnehmenden. Ein Host in New York (Einwilligung einer Partei), der eine Teilnehmerin in Los Angeles aufnimmt (Einwilligung aller Parteien, nach einem der am schärfsten durchgesetzten Gesetze des Landes), sollte davon ausgehen, dass die kalifornische Regel gilt.

Die praktische Regel, die nie versagt: Sitzt irgendjemand im Call in einem Bundesstaat mit Einwilligung aller Parteien – oder wissen Sie nicht, wo alle sitzen –, holen Sie die Einwilligung aller ein. Das dauert zehn Sekunden und macht aus einer juristischen Prüfung eine Frage, die sich gar nicht mehr stellt.

Was Verstöße kosten können

• Kalifornien (CIPA): Eine vertrauliche Kommunikation ohne die Einwilligung aller Parteien aufzunehmen, ist eine Straftat (bis zu einem Jahr Haft im County Jail und/oder eine Geldstrafe), und die zivilrechtliche Vorschrift sieht 5.000 $ pro Verstoß oder das Dreifache des tatsächlichen Schadens vor.
• Bundesrecht (ECPA): Zivilkläger können gesetzlich pauschalierten Schadensersatz (statutory damages) verlangen – den höheren Betrag aus 10.000 $ pro Verstoß oder 100 $ pro Tag des Verstoßes.
• Illinois (BIPA): eine eigene Falle für KI-Tools – Stimmabdrücke sind biometrische Identifikatoren, und die derzeit anhängigen Klagen gegen Notetaker-Anbieter enthalten auch BIPA-Ansprüche wegen Funktionen zur Sprechererkennung, mit gesetzlich pauschaliertem Schadensersatz von 1.000–5.000 $ pro Verstoß.
• Über den Schadensersatz hinaus: Rechtswidrig erlangte Aufnahmen können als Beweismittel unzulässig sein, ausgerechnet in dem Streit unbrauchbar, für den Sie sie gemacht haben, und ein Reputationsproblem, das kein Vergleich aus der Welt schafft. Die 2025/26 gegen Otter.ai und Granola eingereichten Sammelklagen, in denen eine Aufzeichnung ohne Einwilligung aller Parteien behauptet wird, zeigen, dass diese Gesetze in großem Maßstab herangezogen werden und nicht nur in Einzelstreitigkeiten.

Außerhalb der USA: ein kurzer Überblick

Eine weltweit einheitliche Regel gibt es nicht, aber die Entwicklung geht in Richtung mehr Offenlegung, nicht weniger:

• Europäische Union / EWR: Eine Aufnahme ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage und müssen die Teilnehmenden informieren (wer, warum, wie lange Sie die Aufnahme aufbewahren); in der Praxis ist Transparenz Pflicht, und die Einwilligung ist die sauberste Grundlage, wenn Sie Calls mit Externen aufnehmen. Mehrere Mitgliedstaaten gehen weiter: In Deutschland ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Einwilligung aufzunehmen (§ 201 StGB); auch Frankreich stellt die Aufnahme privater Gespräche ohne Einwilligung unter Strafe (Code pénal, art. 226-1).
• Vereinigtes Königreich: Die UK GDPR enthält dieselben Transparenzpflichten wie die DSGVO. Einen Call abzufangen, an dem Sie nicht beteiligt sind, ist nach dem Investigatory Powers Act rechtswidrig; nehmen Teilnehmer selbst zu geschäftlichen Zwecken auf, wird das in der Regel über Offenlegung und eine Rechtsgrundlage gelöst, nicht über die Einwilligung aller Parteien.
• Kanada: Das Bundesstrafrecht folgt dem Prinzip der Einwilligung einer Partei (Criminal Code § 184 – ein Teilnehmer darf aufnehmen). Für Organisationen gelten aber zusätzlich Datenschutzgesetze (PIPEDA sowie Québecs Law 25 mit strengeren Anforderungen an Einwilligung und Transparenz), was in der Praxis heißt: offenlegen und dokumentieren.
• Australien: Die Gesetze über Abhörgeräte (listening devices) unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Mehrere Bundesstaaten und Territorien (z. B. New South Wales, South Australia, Western Australia, Tasmanien, ACT) verlangen für die Aufnahme eines privaten Gesprächs in der Regel die Einwilligung der Hauptbeteiligten, mit engen Ausnahmen; andere, darunter Queensland und Victoria, erlauben einem Teilnehmer die Aufnahme. Gehen Sie bei landesweiten Calls von der Einwilligung aller Parteien aus.
• Indien: Der DPDP Act 2023 verlangt für die Verarbeitung personenbezogener Daten einen Hinweis (notice) und eine Einwilligung; behandeln Sie Aufnahmen als einwilligungsbedürftig.
• Japan: Kein Gesetz verbietet es einem Teilnehmer generell, das eigene Gespräch aufzunehmen; heimliche Aufnahmen können aber eine Haftung auslösen, wenn sie auf eine Weise offengelegt oder verwendet werden, die gegen das Recht zum Schutz der Privatsphäre oder gegen das Verleumdungsrecht verstößt.

KI-Notetaker ändern das Recht nicht – die aufnehmende Person bleiben Sie

Ein verbreiteter Irrtum: „Die App hat aufgenommen, nicht ich.“ Das Recht sieht das anders. Ob ein sichtbarer Bot dem Call beitritt oder eine Software den Ton auf Ihrem eigenen Gerät erfasst – Sie haben das Tool eingesetzt, und die Pflicht, die Einwilligung einzuholen, liegt bei Ihnen. Tatsächlich stellen die anhängigen Sammelklagen die umgekehrte These auf die Probe: dass Anbieter selbst haftbar werden, wenn sie Aufnahmen für eigene Zwecke (zum Beispiel KI-Training) behalten und nutzen. Das ist ein Streit über das Verhalten der Anbieter; die eigene Pflicht der aufnehmenden Person schmälert er nicht im Geringsten. (Das ist auch der Grund, warum wir Laxis so gebaut haben, wie wir es gebaut haben: Ihre Inhalte werden nicht ohne Ihre Einwilligung zum Training unserer Modelle verwendet – siehe Das Laxis-Versprechen zum KI-Training.)

Praktische Gewohnheiten, mit denen Sie bei jedem Notetaker auf der sicheren Seite sind:

1. Sagen Sie es laut, gleich zu Beginn: „Ich lasse heute ein KI-Tool mitschreiben – ist das für alle in Ordnung?“ Ein ausgesprochenes Ja in der Aufnahme selbst ist der stärkste Beleg für eine Einwilligung, den es gibt.
2. Schreiben Sie es in die Kalendereinladung, wenn es um wiederkehrende Meetings geht – so ist die Einwilligung dokumentiert, bevor der Call beginnt.
3. Bevorzugen Sie sichtbare Signale – einen Bot in der Teilnehmerliste oder einen Hinweis auf dem Bildschirm – gegenüber einer Aufzeichnung ohne Hinweis, vor allem bei Kunden, Bewerbern und allen außerhalb Ihres Unternehmens.
4. Legen Sie bei sensiblen Calls die Messlatte höher. Interne Untersuchungen der Personalabteilung, Rechtliches, Medizinisches, M&A und alles, was Minderjährige betrifft: Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung ein, wenn möglich schriftlich, und halten Sie Rücksprache mit Ihrer Anwältin oder Ihrem Anwalt.
5. Fragen Sie im Zweifel nach. Eine Einwilligung kostet zehn Sekunden. Ein Rechtsstreit kostet etwas mehr.

Fazit

Ein Gespräch aufzunehmen, an dem Sie selbst teilnehmen, ist in den meisten Teilen der USA allein mit Ihrer eigenen Einwilligung rechtmäßig – und ohne die Zustimmung aller rechtswidrig in rund einem Dutzend Bundesstaaten, in mehreren großen Ländern und in jedem Call, in dem ein Teilnehmer zufällig an einem dieser Orte sitzt. Die Regel, die jeden Grenzübertritt übersteht, ist einfach: Kündigen Sie die Aufnahme an, holen Sie sich ein Ja, und überlassen Sie den Rest dem Tool. Das ist Ihre Aufgabe als aufnehmende Person – und unsere als Hersteller des Werkzeugs ist es, Ihnen das Ankündigen leicht zu machen und dafür zu sorgen, dass Ihre Daten Ihre bleiben.

Dieser Artikel fasst allgemein geltende Gesetze mit Stand November 2026 zu Informationszwecken zusammen. Gesetze werden geändert und neu ausgelegt; der Artikel ist keine Rechtsberatung und begründet kein Mandatsverhältnis. Lassen Sie sich zu Ihrer Rechtsordnung und Ihrem Anwendungsfall von qualifizierten Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälten beraten.