Cómo usar el dictado en Word (y qué hacer si Dictar está en gris)

Para usar el dictado en Word, abre un documento, selecciona Inicio > Dictar, espera a que se active el icono del micrófono y empieza a hablar. En Mac, Option+F1 también lo inicia; en Windows, Alt+` (la tecla del acento grave, justo a la izquierda del 1 en un teclado estadounidense) lo pausa y lo reanuda. Cuando funciona, eso es todo.

Cuando no funciona, Word falla de maneras concretas: el botón Dictar aparece en gris, o no aparece, o Dictar funciona pero la opción Transcribir no está en el menú. El foro Microsoft Q&A tiene hilo tras hilo sobre cada caso, y las respuestas vuelven una y otra vez a lo mismo: licencia, cuenta, estado del documento, configuración de privacidad o versión de Word. Así que primero el paso a paso y después las soluciones, en el orden en que conviene revisarlas.

Dictar en Word, paso a paso

1. Abre un documento que puedas editar. Los archivos que llegan por correo o desde la web suelen abrirse en Vista protegida, que es de solo lectura. Haz clic primero en Habilitar edición.
2. Selecciona Inicio > Dictar. Es el icono del micrófono en la cinta Inicio, igual en Windows, Mac y la web.
3. Permite el micrófono si te lo pide. La versión web lo pide a través del navegador; Word de escritorio usa el permiso de Windows o de macOS.
4. Espera a que el icono indique que está escuchando y habla. El texto aparece mientras hablas, con puntuación automática si esa opción está activada.
5. Pausa o detén. Pulsa Alt+` en Windows o haz clic en el icono del micrófono. En Word para la web, selecciona Dictar otra vez cuando termines.

En iPhone, iPad y Android, la app de Word tiene su propio icono de micrófono: tócalo y habla.

El icono de engranaje de la barra de dictado reúne cuatro ajustes: Idioma hablado, Micrófono, Puntuación automática y un filtro que oculta con asteriscos las frases potencialmente delicadas. El idioma es lo que más importa: el dictado usa por defecto el idioma del documento, y Microsoft enumera 15 idiomas con compatibilidad completa y unas tres docenas más en versión preliminar, que, según advierte, pueden ser menos precisos y más irregulares con la puntuación.

Qué Word tiene qué funciones

Buena parte de la confusión de «¿dónde está?» viene de que Microsoft distribuye varios Word que no coinciden entre sí.

Usuarios de Microsoft Q&A cuentan que ven Dictar en Word para la web con una cuenta Microsoft gratuita, lo que la convierte en la alternativa más rápida mientras la app de escritorio da problemas.

Editar y dar formato mientras hablas

El dictado de Word sabe que está dentro de un documento, así que entiende comandos de formato que la escritura por voz de Windows no entiende. Dicta «the draft is due on Friday», luego di «underline Friday» (subrayar Friday), y solo cambia esa palabra. Algunos más que conviene aprender pronto:

• «Delete that» borra lo último que dijiste; «delete» a secas borra la última palabra o signo de puntuación.
• «Add comment» seguido de tu nota inserta un comentario en la posición del cursor.
• «Create numbered list» y «exit list» se encargan de las listas; «new line», de los saltos de línea.
• «Pause dictation» deja de escuchar sin cerrar la barra de herramientas.

Las palabras que Word puede haber entendido mal llevan una marca debajo; revisa las alternativas o elige ignorarla.

Para todas las frases de puntuación y todos los símbolos, consulta nuestra lista completa de comandos de dictado.

Transcribir: cuando la grabación ya existe

Dictar es en vivo: hablas y aparece el texto. Transcribir es para el audio que ya tienes, como una entrevista o una clase, o para una conversación que quieres que Word grabe en segundo plano. Separa a los hablantes, pone marcas de tiempo a las secciones y reproduce el audio junto al texto.

1. En la pestaña Inicio, abre la flecha desplegable junto a Dictar y elige Transcribir.
2. En el panel Transcribir, selecciona Upload audio (cargar audio), o Start recording (iniciar grabación) para capturar una conversación.
3. Elige un archivo .wav, .mp4, .m4a o .mp3 y deja el panel abierto mientras trabaja.
4. Cambia el nombre de los hablantes y corrige cualquier sección; después elige Add all to document (agregar todo al documento) o agrega las secciones de una en una.

Los límites los fija Microsoft: 300 minutos de audio cargado al mes para suscriptores de Microsoft 365, 30.000 con una licencia de Microsoft Copilot. El procesamiento puede tardar aproximadamente lo que dura la grabación, el audio se guarda en una carpeta Transcribed Files de OneDrive y cada documento admite una sola transcripción, así que empezar una nueva borra la anterior del panel.

Si Transcribir no aparece en el menú, casi siempre es por la versión. La página de ayuda de Microsoft dice que la función de escritorio solo está disponible en Word para Microsoft 365 en Windows en inquilinos comerciales, y que la versión web necesita el nuevo Edge o Chrome. Así que un suscriptor de Personal o Familia no debería esperarla en Word de escritorio, pero sí debería encontrarla en Word para la web. Word para Mac y las apps móviles no la tienen.

Dictar en gris o ausente: las soluciones, en orden

1. Revisa la licencia. Ve a Archivo > Cuenta y lee la Información de producto. Microsoft dice que Dictar no está disponible en Office 2016 ni 2019 para Windows sin Microsoft 365, y que requiere Windows 10 o posterior. En Microsoft Q&A, el personal de soporte le dijo a un suscriptor cuyo Word mostraba Office Professional 2021 que probablemente estaba activado con el producto equivocado.
2. Revisa la cuenta. La misma página muestra con qué cuenta has iniciado sesión. Si tienes una cuenta personal y una de trabajo, Word puede estar usando la que no tiene la suscripción. Cambia de cuenta y reinicia Word.
3. Revisa el documento. La guía de solución de problemas de Microsoft señala el estado de solo lectura como causa de un botón en gris. Cuentan tanto la Vista protegida como los archivos que otra persona tiene bloqueados. Si Dictar se activa en un documento nuevo en blanco, el problema era el archivo.
4. Revisa las experiencias conectadas. Dictar es una de las «experiencias que analizan tu contenido» de Microsoft 365, y Microsoft documenta que desactivarlas deja en gris los comandos correspondientes de la cinta. Con una cuenta personal, ve a Archivo > Cuenta > Privacidad de la cuenta > Administrar configuración y vuelve a activarlas. Con una cuenta profesional o educativa decide tu administrador, y no verás el interruptor. En Mac, está en Word > Preferencias > Privacidad.
5. Revisa el micrófono. En Windows, Configuración > Privacidad y seguridad > Micrófono, con las aplicaciones de escritorio permitidas. En un navegador, permite el sitio. Cierra cualquier otra cosa que esté usando el micrófono.
6. Actualiza y luego repara. Archivo > Cuenta > Opciones de actualización > Actualizar ahora. En un hilo de Microsoft Q&A sobre un botón en gris tanto en Word como en Outlook, el moderador apuntó a una compilación del Canal Beta y recomendó la siguiente actualización. Después, prueba el modo seguro para descartar complementos y, por último, una Reparación en línea.

¿Entrega hoy? Abre el mismo archivo en Word para la web y dicta allí; ya solucionarás la app de escritorio más tarde. Es la misma función de dictado de Microsoft 365 con otra interfaz.

Cuando Dictar funciona pero las palabras se quedan en gris y luego desaparecen, el texto todavía se está procesando y no se confirma a tiempo, según una respuesta en Microsoft Q&A. En ese hilo, varias personas se toparon con el problema a la vez en equipos distintos, lo que apunta al servicio y no a tu PC. Como prueba, pulsa la tecla Windows + H en el Bloc de notas: si la escritura por voz de Windows funciona, úsala por ahora; nuestra guía de escritura por voz en Windows 11 explica cómo configurarla.

Cuándo Dictar de Word no es la herramienta adecuada

Dictar es excelente para redactar dentro de un documento. Sus límites son estructurales. Solo funciona en las apps de Office, así que el hábito se corta en cuanto llegas a Slack o al navegador. Microsoft no documenta ninguna forma de añadir tu propio vocabulario, así que los nombres de clientes y los términos de producto se reconstruyen a partir del sonido cada vez. Y transcribe lo que dices, muletillas y arranques en falso incluidos.

En un Mac sin suscripción, el dictado de macOS escribe en Word como en cualquier otra app; nuestra guía de dictado en Mac lo explica. Si redactas en las herramientas de Google, la escritura por voz de Google Docs es el equivalente gratuito.

Una herramienta a nivel de sistema resuelve el límite de «solo Office». El Voice Keyboard de Laxis escribe en Word, Outlook, Slack o el navegador con una sola tecla de acceso rápido en Windows o Mac, elimina muletillas y repeticiones, y recuerda los términos que añades a un Personal Dictionary. Funciona en la nube, y los 300 minutos al mes del plan gratuito se comparten con la transcripción de reuniones. Nuestra comparativa de software de dictado lo pone junto a las alternativas.

¿Escribes correos en vez de documentos? Cómo dictar correos en Outlook y Gmail cubre la bandeja de entrada, incluido por qué Gmail en el ordenador no tiene botón de micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el botón Dictar aparece en gris en Word?

Dictar suele aparecer en gris porque el documento es de solo lectura, las experiencias conectadas están desactivadas o Word tiene la sesión iniciada con una cuenta sin Microsoft 365. Haz clic en Habilitar edición si el archivo se abrió en Vista protegida y luego revisa Privacidad de la cuenta en Archivo, Cuenta.

¿El dictado en Word es gratis?

El dictado en la app de escritorio de Word requiere una suscripción a Microsoft 365, y Microsoft dice que Office 2016 y 2019 sin Microsoft 365 no lo incluyen. Hay usuarios que ven Dictar en Word para la web con una cuenta Microsoft gratuita, y la escritura por voz de Windows también escribe en Word sin coste.

¿Por qué no encuentro Transcribir en Word?

Transcribir suele faltar porque tu versión de Word no lo incluye. Microsoft limita la función de escritorio a Word para Microsoft 365 en Windows en inquilinos comerciales, es decir, cuentas de organización y no personales, y no está en Word para Mac ni en las apps móviles. Todos los demás deberían usar Word para la web en Edge o Chrome.

¿Cuál es el atajo para dictar en Word?

El atajo de dictado en Word es Option+F1 en Mac, mientras que en Windows Alt más la tecla del acento grave, justo a la izquierda del 1 en un teclado estadounidense, pausa y reanuda el dictado después de iniciarlo desde Inicio, Dictar. Si ninguno funciona, probablemente el botón Dictar está en gris, lo que apunta a la licencia, la cuenta o la configuración de privacidad.

¿Puede Word transcribir un archivo de audio?

Sí, Word puede transcribir archivos .wav, .mp4, .m4a o .mp3 cargados mediante Transcribir, en el desplegable de Dictar. Identifica a los hablantes, pone marcas de tiempo a las secciones y te deja añadir la transcripción completa o una parte al documento. Los suscriptores de Microsoft 365 tienen 300 minutos de audio cargado al mes, almacenados en OneDrive.

¿El dictado en Word funciona sin conexión?

No, Dictar de Word necesita una conexión a internet fiable, porque tu voz se envía al servicio en la nube de Microsoft para convertirla en texto. Microsoft dice que no almacena el audio ni el texto. Para dictar sin conexión, Voice access (Acceso por voz) de Windows 11 reconoce la voz en el dispositivo una vez configurado.