Diktieren in Word: So geht's – und was hilft, wenn es ausgegraut ist

Um in Word zu diktieren, öffnen Sie ein Dokument, wählen Start > Diktieren, warten, bis sich das Mikrofonsymbol einschaltet, und beginnen zu sprechen. Auf dem Mac startet Option+F1 das Diktieren ebenfalls; unter Windows unterbricht Alt+` (die Backtick-Taste, auf einer US-Tastatur direkt links neben der 1) das Diktieren und setzt es fort. Mehr ist es nicht, wenn es funktioniert.

Wenn nicht, scheitert Word auf ganz bestimmte Weise: Die Schaltfläche Diktieren ist ausgegraut oder fehlt, oder Diktieren funktioniert, aber die Option Transkribieren steht nicht im Menü. Im Forum Microsoft Q&A gibt es zu jedem dieser Fälle Thread um Thread, und die Antworten landen immer wieder bei Lizenz, Konto, Dokumentstatus, Datenschutzeinstellungen oder Word-Version. Also: zuerst die Anleitung, dann die Lösungen in der Reihenfolge, in der sich das Prüfen lohnt.

Diktieren in Word, Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie bearbeiten können. Dateien aus E-Mails oder aus dem Web öffnen sich oft in der Geschützten Ansicht, die schreibgeschützt ist. Klicken Sie zuerst auf Bearbeitung aktivieren.
2. Wählen Sie Start > Diktieren. Das ist das Mikrofonsymbol im Menüband Start, unter Windows, auf dem Mac und im Web gleichermaßen.
3. Erlauben Sie das Mikrofon, falls Sie gefragt werden. Die Webversion fragt über Ihren Browser; das Desktop-Word nutzt die Berechtigung von Windows bzw. macOS.
4. Warten Sie, bis das Symbol anzeigt, dass es zuhört, und sprechen Sie dann. Der Text erscheint, während Sie sprechen, automatisch mit Satzzeichen, wenn diese Einstellung aktiv ist.
5. Pausieren oder beenden. Drücken Sie unter Windows Alt+` oder klicken Sie auf das Mikrofonsymbol. In Word für das Web wählen Sie erneut Diktieren, wenn Sie fertig sind.

Auf iPhone, iPad und Android hat die Word-App ein eigenes Mikrofonsymbol: antippen und sprechen.

Das Zahnradsymbol in der Diktier-Symbolleiste enthält vier Einstellungen: Gesprochene Sprache, Mikrofon, Automatische Interpunktion und einen Filter, der potenziell heikle Ausdrücke mit Sternchen maskiert. Am wichtigsten ist die Sprache: Das Diktieren übernimmt standardmäßig die Sprache des Dokuments, und Microsoft führt 15 Sprachen als vollständig unterstützt und rund drei Dutzend weitere als Vorschau, die laut Microsoft ungenauer sein können und bei der Zeichensetzung lückenhafter.

Welches Word welche Funktionen hat

Ein Großteil der „Wo ist das denn?“-Verwirrung kommt daher, dass Microsoft mehrere Word-Varianten ausliefert, die nicht übereinstimmen.

Nutzer auf Microsoft Q&A berichten, dass sie Diktieren in Word für das Web mit einem kostenlosen Microsoft-Konto sehen. Damit ist es der schnellste Ausweg, solange die Desktop-App streikt.

Bearbeiten und formatieren beim Sprechen

Das Diktieren in Word weiß, dass es sich in einem Dokument befindet, und versteht deshalb Formatierungsbefehle, die die Windows-Spracheingabe nicht kennt. Diktieren Sie „the draft is due on Friday“, sagen Sie dann „underline Friday“ (Friday unterstreichen), und nur dieses Wort ändert sich. Ein paar weitere, die sich früh zu lernen lohnen:

• „Delete that“ entfernt Ihre letzte Äußerung; „delete“ allein entfernt das letzte Wort oder Satzzeichen.
• „Add comment“, gefolgt von Ihrer Notiz, setzt einen Kommentar an der Cursorposition.
• „Create numbered list“ und „exit list“ erledigen Listen; „new line“ erledigt Zeilenumbrüche.
• „Pause dictation“ beendet das Zuhören, ohne die Symbolleiste zu schließen.

Wörter, die Word womöglich falsch verstanden hat, erhalten eine Markierung darunter; prüfen Sie die Alternativen oder wählen Sie Ignorieren.

Alle Satzzeichen-Befehle und Symbole finden Sie in unserer vollständigen Liste der Diktierbefehle.

Transkribieren: wenn die Aufnahme schon existiert

Diktieren läuft live: Sie sprechen, Text erscheint. Transkribieren ist für Audio, das Sie bereits haben, etwa ein Interview oder eine Vorlesung, oder für ein Gespräch, das Word im Hintergrund aufzeichnen soll. Es trennt die Sprecher, versieht Abschnitte mit Zeitstempeln und spielt das Audio neben dem Text ab.

1. Öffnen Sie auf der Registerkarte Start den Dropdownpfeil neben Diktieren und wählen Sie Transkribieren.
2. Wählen Sie im Bereich Transkribieren Upload audio (Audio hochladen) oder Start recording (Aufzeichnung starten), um ein Gespräch aufzunehmen.
3. Wählen Sie eine .wav-, .mp4-, .m4a- oder .mp3-Datei aus und lassen Sie den Bereich geöffnet, während er arbeitet.
4. Benennen Sie Sprecher um und korrigieren Sie einzelne Abschnitte; wählen Sie dann Add all to document (alles zum Dokument hinzufügen) oder fügen Sie die Abschnitte einzeln hinzu.

Die Grenzen setzt Microsoft: 300 Minuten hochgeladenes Audio pro Monat für Microsoft-365-Abonnenten, 30.000 mit einer Microsoft-Copilot-Lizenz. Die Verarbeitung kann ungefähr so lange dauern wie die Aufnahme selbst, das Audio wird in einem Ordner Transcribed Files in OneDrive gespeichert, und jedes Dokument enthält nur ein Transkript – wer ein neues beginnt, löscht das alte aus dem Bereich.

Wenn Transkribieren im Menü fehlt, liegt es meist an der Version. Laut Microsofts Hilfeseite gibt es die Desktop-Funktion nur in Word für Microsoft 365 unter Windows in kommerziellen Mandanten, und die Webversion braucht den neuen Edge oder Chrome. Wer ein Single- oder Family-Abo hat, sollte sie also nicht im Desktop-Word erwarten, wohl aber in Word für das Web finden. Word für Mac und die Mobil-Apps haben sie nicht.

Diktieren ausgegraut oder fehlt: die Lösungen der Reihe nach

1. Prüfen Sie die Lizenz. Gehen Sie zu Datei > Konto und lesen Sie die Produktinformationen. Laut Microsoft ist Diktieren in Office 2016 oder 2019 für Windows ohne Microsoft 365 nicht verfügbar und setzt Windows 10 oder neuer voraus. Auf Microsoft Q&A sagte der Support einem Abonnenten, dessen Word Office Professional 2021 anzeigte, es sei vermutlich mit dem falschen Produkt aktiviert worden.
2. Prüfen Sie das Konto. Dieselbe Seite zeigt, mit welchem Konto Sie angemeldet sind. Haben Sie ein privates und ein Arbeitskonto, nutzt Word womöglich das ohne Abo. Wechseln Sie das Konto und starten Sie Word neu.
3. Prüfen Sie das Dokument. Microsofts Problembehandlung nennt einen schreibgeschützten Zustand als Ursache für eine ausgegraute Schaltfläche. Die Geschützte Ansicht zählt ebenso dazu wie Dateien, die jemand anderes gesperrt hat. Wenn Diktieren in einem neuen leeren Dokument aktiv wird, lag es an der Datei.
4. Prüfen Sie die verbundenen Erfahrungen. Diktieren gehört zu den „Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren“ von Microsoft 365, und Microsoft dokumentiert, dass deren Deaktivierung die zugehörigen Befehle im Menüband ausgraut. Bei einem privaten Konto gehen Sie zu Datei > Konto > Kontodatenschutz > Einstellungen verwalten und schalten sie wieder ein. Bei einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto entscheidet Ihr Administrator, und Sie sehen den Schalter nicht. Auf dem Mac finden Sie das unter Word > Einstellungen > Datenschutz.
5. Prüfen Sie das Mikrofon. Unter Windows: Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Mikrofon, mit erlaubtem Zugriff für Desktop-Apps. Im Browser erlauben Sie die Website. Schließen Sie alles andere, was das Mikrofon nutzt.
6. Aktualisieren, dann reparieren. Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren. In einem Microsoft-Q&A-Thread über eine Schaltfläche, die in Word und Outlook zugleich ausgegraut war, verwies der Moderator auf einen Build aus dem Betakanal und empfahl das nächste Update. Danach probieren Sie den abgesicherten Modus, um Add-Ins auszuschließen, und anschließend eine Onlinereparatur.

Abgabe heute? Öffnen Sie dieselbe Datei in Word für das Web und diktieren Sie dort; um die Desktop-App kümmern Sie sich später. Es ist dieselbe Diktierfunktion von Microsoft 365, nur mit einer anderen Oberfläche.

Wenn Diktieren läuft, die Wörter aber grau stehen bleiben und dann verschwinden, wird der Text laut einer Antwort auf Microsoft Q&A noch verarbeitet und nicht rechtzeitig bestätigt. In jenem Thread traf es mehrere Leute gleichzeitig auf verschiedenen Rechnern, was eher auf den Dienst als auf Ihren PC hindeutet. Drücken Sie testweise Windows-Taste + H im Editor: Wenn die Windows-Spracheingabe funktioniert, nutzen Sie sie vorerst; unser Leitfaden zur Spracheingabe unter Windows 11 erklärt die Einrichtung.

Wann Diktieren in Word das falsche Werkzeug ist

Diktieren eignet sich hervorragend, um in einem Dokument Entwürfe zu schreiben. Seine Grenzen sind struktureller Art. Es funktioniert nur in Office-Apps, die Gewohnheit endet also an der Grenze zu Slack oder Ihrem Browser. Microsoft dokumentiert keine Möglichkeit, eigenes Vokabular hinzuzufügen, sodass Kundennamen und Produktbegriffe jedes Mal neu aus dem Klang rekonstruiert werden. Und es transkribiert, was Sie sagen, Füllwörter und Fehlstarts eingeschlossen.

Auf einem Mac ohne Abo schreibt das macOS-Diktat in Word wie in jede andere App; unser Leitfaden zum Diktieren auf dem Mac erklärt es. Wenn Sie stattdessen in Googles Tools schreiben, ist die Google-Docs-Spracheingabe das kostenlose Gegenstück.

Ein systemweites Tool hebt die Office-Beschränkung auf. Das Voice Keyboard von Laxis schreibt mit einem einzigen Tastenkürzel in Word, Outlook, Slack oder einen Browser, unter Windows wie auf dem Mac, entfernt Füllwörter und Wiederholungen und merkt sich Begriffe, die Sie einem Personal Dictionary hinzufügen. Es arbeitet cloudbasiert, und die 300 Minuten pro Monat im kostenlosen Plan werden mit der Meeting-Transkription geteilt. Unser Vergleich von Diktiersoftware stellt es den Alternativen gegenüber.

Sie schreiben eher E-Mails als Dokumente? E-Mails in Outlook und Gmail diktieren behandelt das Postfach, einschließlich der Frage, warum Gmail am Computer keine Mikrofontaste hat.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist die Schaltfläche Diktieren in Word ausgegraut?

Diktieren ist meist ausgegraut, weil das Dokument schreibgeschützt ist, die verbundenen Erfahrungen deaktiviert sind oder Word mit einem Konto ohne Microsoft 365 angemeldet ist. Klicken Sie auf Bearbeitung aktivieren, falls die Datei in der Geschützten Ansicht geöffnet wurde, und prüfen Sie dann Kontodatenschutz unter Datei, Konto.

Ist Diktieren in Word kostenlos?

Diktieren in der Desktop-App von Word erfordert ein Microsoft-365-Abonnement, und laut Microsoft ist es in Office 2016 und 2019 ohne Microsoft 365 nicht enthalten. Nutzer berichten von Diktieren in Word für das Web mit einem kostenlosen Microsoft-Konto, und auch die Windows-Spracheingabe schreibt kostenlos in Word.

Warum finde ich Transkribieren in Word nicht?

Transkribieren fehlt meist, weil Ihre Word-Version es nicht enthält. Microsoft beschränkt die Desktop-Funktion auf Word für Microsoft 365 unter Windows in kommerziellen Mandanten, also auf Organisationskonten statt privater Konten, und in Word für Mac sowie den Mobil-Apps gibt es sie nicht. Alle anderen sollten Word für das Web in Edge oder Chrome nutzen.

Was ist das Tastenkürzel zum Diktieren in Word?

Das Tastenkürzel zum Diktieren in Word ist auf dem Mac Option+F1; unter Windows unterbricht Alt plus die Backtick-Taste, auf einer US-Tastatur direkt links neben der 1, das Diktieren und setzt es fort, nachdem Sie es über Start, Diktieren gestartet haben. Wenn keines von beiden funktioniert, ist die Schaltfläche Diktieren vermutlich ausgegraut, was auf Lizenz, Konto oder eine Datenschutzeinstellung hindeutet.

Kann Word eine Audiodatei transkribieren?

Ja, Word kann hochgeladene .wav-, .mp4-, .m4a- oder .mp3-Dateien über Transkribieren im Dropdown von Diktieren transkribieren. Es beschriftet Sprecher, versieht Abschnitte mit Zeitstempeln und lässt Sie das ganze Transkript oder Teile davon ins Dokument übernehmen. Microsoft-365-Abonnenten erhalten 300 Minuten hochgeladenes Audio pro Monat, gespeichert in OneDrive.

Funktioniert Diktieren in Word offline?

Nein, Diktieren in Word braucht eine zuverlässige Internetverbindung, weil Ihre Sprache an den Clouddienst von Microsoft gesendet und dort in Text umgewandelt wird. Laut Microsoft werden weder Audio noch Text gespeichert. Für Offline-Diktat erkennt Voice access (Sprachzugriff) in Windows 11 nach der Einrichtung Sprache direkt auf dem Gerät.