Word-Diktierfunktion: So geht’s – und wenn sie ausgegraut ist

Für die Spracheingabe in Word öffnen Sie ein Dokument, wählen Start > Diktieren, warten, bis das Mikrofonsymbol aktiv ist, und sprechen los. Auf dem Mac startet auch Wahltaste+F1 die Diktierfunktion; unter Windows halten Sie sie mit Alt+` an und setzen sie damit fort (auf einer US-Tastatur ist das die Backtick-Taste direkt links neben der 1). Mehr gibt es nicht zu tun, wenn alles funktioniert.

Wenn nicht, scheitert Word auf ganz bestimmte Weise: Die Schaltfläche „Diktieren“ ist ausgegraut oder fehlt, oder Diktieren funktioniert, aber „Transkribieren“ steht nicht im Menü. Im Forum Microsoft Q&A gibt es zu jedem dieser Fälle einen Thread nach dem anderen, und die Antworten landen immer wieder bei Lizenz, Konto, Zustand des Dokuments, Datenschutzeinstellungen oder der Word-Version. Deshalb hier zuerst die Anleitung und dann die Lösungen in der Reihenfolge, in der sich das Prüfen lohnt.

So nutzen Sie die Diktierfunktion in Word

1. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie bearbeiten dürfen. Dateien aus E-Mails oder aus dem Internet öffnen sich oft in der geschützten Ansicht, und die ist schreibgeschützt. Klicken Sie zuerst auf Bearbeitung aktivieren.
2. Wählen Sie Start > Diktieren. Das ist das Mikrofonsymbol auf der Registerkarte „Start“, unter Windows, auf dem Mac und im Web gleichermaßen.
3. Erlauben Sie den Zugriff aufs Mikrofon, falls Word danach fragt. Die Webversion fragt über Ihren Browser, das Desktop-Word nutzt die Berechtigung von Windows oder macOS.
4. Warten Sie, bis das Symbol anzeigt, dass Word zuhört, und sprechen Sie dann. Der Text erscheint, während Sie sprechen, mit automatischen Satzzeichen, wenn diese Einstellung aktiv ist.
5. Anhalten oder beenden. Drücken Sie unter Windows Alt+` oder klicken Sie auf das Mikrofonsymbol. In Word für das Web wählen Sie noch einmal „Diktieren“, wenn Sie fertig sind.

Auf dem iPhone, iPad und unter Android hat die Word-App ein eigenes Mikrofonsymbol: antippen und sprechen.

Über das Zahnradsymbol in der Diktier-Symbolleiste erreichen Sie vier Einstellungen: Gesprochene Sprache, Mikrofon, Automatische Interpunktion und einen Filter, der möglicherweise heikle Ausdrücke mit Sternchen unkenntlich macht. Am wichtigsten ist die Sprache: Standardmäßig diktieren Sie in der Sprache des Dokuments. Microsoft führt 15 Sprachen als vollständig unterstützt und rund drei Dutzend weitere als Vorschau. Bei diesen warnt Microsoft, dass sie ungenauer sein können und Satzzeichen lückenhafter setzen.

Welche Word-Version was kann

Ein Großteil der Verwirrung („Wo ist das denn?“) kommt daher, dass Microsoft mehrere Word-Varianten ausliefert, die sich unterscheiden.

Nutzer auf Microsoft Q&A berichten, dass Diktieren in Word für das Web auch mit einem kostenlosen Microsoft-Konto erscheint. Damit ist die Webversion der schnellste Ausweg, solange die Desktop-App streikt.

Beim Sprechen bearbeiten und formatieren

Die Diktierfunktion von Word weiß, dass sie in einem Dokument arbeitet, und versteht deshalb Formatierungsbefehle, die die Windows-Spracheingabe nicht kennt. Ein Beispiel auf Englisch: Diktieren Sie „the draft is due on Friday“ und sagen Sie dann „underline Friday“ – nur dieses Wort wird unterstrichen. Ein paar weitere Befehle lohnen sich von Anfang an:

• „Delete that“ entfernt Ihre letzte Äußerung, „delete“ allein das letzte Wort oder Satzzeichen.
• „Add comment“ und danach Ihre Notiz setzt einen Kommentar an die Cursorposition.
• „Create numbered list“ und „exit list“ steuern Listen, „new line“ setzt Zeilenumbrüche.
• „Pause dictation“ hält das Zuhören an, ohne die Symbolleiste zu schließen.

Wörter, die Word womöglich falsch verstanden hat, werden unterstrichen markiert; prüfen Sie die Alternativen oder wählen Sie „Ignorieren“.

Alle Satzzeichen-Befehle und Symbole finden Sie in unserer vollständigen Liste der Diktierbefehle.

Transkribieren in Word: wenn die Aufnahme schon existiert

Diktieren läuft live: Sie sprechen, der Text erscheint. Transkribieren ist für Audio, das schon existiert, etwa ein Interview oder eine Vorlesung, oder für ein Gespräch, das Word im Hintergrund aufzeichnen soll. Die Funktion trennt die Sprecher, versieht Abschnitte mit Zeitstempeln und spielt das Audio neben dem Text ab.

1. Öffnen Sie auf der Registerkarte „Start“ das Dropdown-Menü neben „Diktieren“ und wählen Sie Transkribieren.
2. Wählen Sie im Bereich „Transkribieren“ Audio hochladen oder, um ein Gespräch aufzunehmen, Aufzeichnung starten.
3. Wählen Sie eine .wav-, .mp4-, .m4a- oder .mp3-Datei und lassen Sie den Bereich geöffnet, solange die Transkription läuft.
4. Benennen Sie die Sprecher um und korrigieren Sie einzelne Abschnitte. Übernehmen Sie dann alles auf einmal ins Dokument oder fügen Sie die Abschnitte einzeln hinzu.

Die Grenzen legt Microsoft fest: 300 Minuten hochgeladenes Audio pro Monat für Abonnenten von Microsoft 365, 30.000 mit einer Lizenz für Microsoft Copilot. Die Verarbeitung kann ungefähr so lange dauern wie die Aufnahme selbst. Das Audio landet in OneDrive in einem eigenen Ordner für transkribierte Dateien, und jedes Dokument enthält nur ein Transkript: Wer ein neues beginnt, löscht das alte aus dem Bereich.

Fehlt „Transkribieren“ im Menü, liegt es meist an der Version. Laut Microsofts Hilfeseite gibt es die Desktop-Funktion nur in Word für Microsoft 365 unter Windows in kommerziellen Mandanten, und die Webversion braucht den neuen Edge oder Chrome. Wer Microsoft 365 Single oder Family abonniert hat, sollte die Funktion also nicht im Desktop-Word erwarten, findet sie aber in Word für das Web. Word für Mac und die Mobil-Apps haben sie nicht.

Diktieren in Word ausgegraut oder verschwunden: die Lösungen der Reihe nach

1. Prüfen Sie die Lizenz. Öffnen Sie Datei > Konto und lesen Sie die Produktinformationen. Laut Microsoft ist Diktieren in Office 2016 oder 2019 für Windows ohne Microsoft 365 nicht verfügbar und setzt Windows 10 oder neuer voraus. Auf Microsoft Q&A sagten Support-Mitarbeiter einem Abonnenten, dessen Word „Office Professional 2021“ anzeigte, es sei vermutlich mit dem falschen Produkt aktiviert worden.
2. Prüfen Sie das Konto. Dieselbe Seite zeigt, mit welchem Konto Sie angemeldet sind. Haben Sie ein privates und ein Arbeitskonto, nutzt Word womöglich das ohne Abo. Wechseln Sie das Konto und starten Sie Word neu.
3. Prüfen Sie das Dokument. Microsofts Problembehandlung nennt einen schreibgeschützten Zustand als Ursache für eine ausgegraute Schaltfläche. Dazu zählen die geschützte Ansicht und Dateien, die jemand anderes gesperrt hat. Wird „Diktieren“ in einem neuen, leeren Dokument aktiv, lag es an der Datei.
4. Prüfen Sie die verbundenen Erfahrungen. Diktieren gehört zu den „Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren“ in Microsoft 365, und laut Microsoft graut das Ausschalten dieser Erfahrungen die zugehörigen Befehle im Menüband aus. Bei einem privaten Konto schalten Sie sie unter Datei > Konto > Kontodatenschutz > Einstellungen verwalten wieder ein. Bei einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto entscheidet Ihr Admin, und Sie sehen den Schalter gar nicht. Auf dem Mac finden Sie die Einstellung unter Word > Einstellungen > Datenschutz.
5. Prüfen Sie das Mikrofon. Unter Windows finden Sie es unter Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Mikrofon; dort muss der Zugriff für Desktop-Apps erlaubt sein. Im Browser erlauben Sie der Website den Zugriff. Schließen Sie alle anderen Programme, die das Mikrofon nutzen.
6. Aktualisieren, dann reparieren. Datei > Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren. In einem Thread auf Microsoft Q&A zu einer Schaltfläche, die in Word und Outlook zugleich ausgegraut war, verwies der Moderator auf einen Build aus dem Beta-Kanal und empfahl das nächste Update. Danach probieren Sie den abgesicherten Modus, um Add-ins auszuschließen, und anschließend eine Onlinereparatur.

Abgabe heute? Öffnen Sie dieselbe Datei in Word für das Web und diktieren Sie dort; um die Desktop-App kümmern Sie sich später. Es ist dieselbe Diktierfunktion von Microsoft 365, nur mit einer anderen Oberfläche.

Läuft die Diktierfunktion, bleiben die Wörter aber grau stehen und verschwinden dann, wird der Text laut einer Antwort auf Microsoft Q&A noch verarbeitet und nicht rechtzeitig bestätigt. In jenem Thread traf es mehrere Leute gleichzeitig auf verschiedenen Rechnern, was eher auf den Dienst als auf Ihren PC hindeutet. Drücken Sie zum Test im Editor Windows-Taste + H: Funktioniert die Windows-Spracheingabe, nutzen Sie vorerst diese. Wie Sie sie einrichten, erklärt unser Ratgeber zur Spracheingabe unter Windows 11.

Wann die Word-Diktierfunktion das falsche Werkzeug ist

Zum Entwerfen in einem Dokument ist die Diktierfunktion hervorragend. Ihre Grenzen liegen in der Bauart. Sie funktioniert nur in Office-Apps, die Gewohnheit endet also an der Grenze zu Slack oder Ihrem Browser. Microsoft dokumentiert keine Möglichkeit, eigenes Vokabular hinzuzufügen, sodass Kundennamen und Produktbegriffe jedes Mal neu aus dem Klang erraten werden. Und sie schreibt, was Sie sagen, Füllwörter und abgebrochene Ansätze eingeschlossen.

Auf einem Mac ohne Abo schreibt die Diktierfunktion von macOS in Word wie in jede andere App; mehr dazu in unserem Ratgeber zum Diktieren auf dem Mac. Schreiben Sie eher mit Googles Tools, ist die Spracheingabe in Google Docs das kostenlose Gegenstück.

Ein systemweites Tool hebt die Beschränkung auf Office auf. Die Sprachtastatur von Laxis schreibt unter Windows oder auf dem Mac mit einer einzigen Tastenkombination in Word, Outlook, Slack oder den Browser, entfernt Füllwörter und Wiederholungen und merkt sich Begriffe, die Sie ins Wörterbuch aufnehmen. Sie arbeitet in der Cloud, und die 300 Minuten pro Monat im kostenlosen Basic-Tarif teilen Sie mit der Meeting-Transkription. Unser Vergleich von Diktiersoftware stellt sie den Alternativen gegenüber.

Sie schreiben eher E-Mails als Dokumente? Der Ratgeber E-Mails in Outlook und Gmail diktieren behandelt das Postfach, auch die Frage, warum Gmail am Computer keine Mikrofontaste hat.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist „Diktieren“ in Word ausgegraut?

Meist ist das Dokument schreibgeschützt, die verbundenen Erfahrungen sind ausgeschaltet, oder Word ist mit einem Konto ohne Microsoft 365 angemeldet. Klicken Sie auf „Bearbeitung aktivieren“, falls die Datei in der geschützten Ansicht geöffnet wurde, und prüfen Sie dann den Kontodatenschutz unter Datei > Konto.

Ist die Diktierfunktion in Word kostenlos?

Für die Diktierfunktion in der Desktop-App von Word brauchen Sie ein Abonnement von Microsoft 365; laut Microsoft ist sie in Office 2016 und 2019 ohne Microsoft 365 nicht enthalten. Nutzer berichten, dass Diktieren in Word für das Web auch mit einem kostenlosen Microsoft-Konto funktioniert, und auch die Windows-Spracheingabe schreibt kostenlos in Word.

Warum finde ich „Transkribieren“ in Word nicht?

Meist enthält Ihre Word-Version die Funktion nicht. Microsoft beschränkt sie am Desktop auf Word für Microsoft 365 unter Windows in kommerziellen Mandanten, also auf Organisationskonten statt privater Konten, und in Word für Mac und den Mobil-Apps gibt es sie nicht. Alle anderen nutzen Word für das Web in Edge oder Chrome.

Welche Tastenkombination startet die Diktierfunktion in Word?

Auf dem Mac ist es Wahltaste+F1. Unter Windows halten Sie das Diktieren mit Alt und der Backtick-Taste (auf einer US-Tastatur direkt links neben der 1) an und setzen es damit fort, nachdem Sie es über Start > Diktieren gestartet haben. Funktioniert beides nicht, ist die Schaltfläche „Diktieren“ vermutlich ausgegraut, was auf Lizenz, Konto oder eine Datenschutzeinstellung hindeutet.

Kann Word eine Audiodatei transkribieren?

Ja. Über „Transkribieren“ im Dropdown-Menü von „Diktieren“ transkribiert Word hochgeladene .wav-, .mp4-, .m4a- oder .mp3-Dateien. Die Funktion kennzeichnet Sprecher, versieht Abschnitte mit Zeitstempeln und übernimmt das ganze Transkript oder Teile davon ins Dokument. Abonnenten von Microsoft 365 erhalten 300 Minuten hochgeladenes Audio pro Monat, gespeichert in OneDrive.

Funktioniert die Diktierfunktion in Word offline?

Nein. Die Diktierfunktion von Word braucht eine stabile Internetverbindung, weil Ihre Sprache an den Clouddienst von Microsoft gesendet und dort in Text umgewandelt wird. Laut Microsoft werden weder Audio noch Text gespeichert. Wer offline diktieren will, kann den Sprachzugriff von Windows 11 nutzen: Er erkennt Sprache nach der Einrichtung direkt auf dem Gerät.