Outlook-Diktierfunktion und Gmail: So diktieren Sie E-Mails

Die Diktierfunktion in Outlook ist eine Schaltfläche: E-Mail beginnen, in den Nachrichtentext klicken und Nachricht > Diktieren wählen. In Gmail funktioniert das Diktieren anders. Im Browser am Computer hat das Schreibfenster von Gmail überhaupt kein Mikrofon; dort leihen Sie sich die Diktierfunktion Ihres Betriebssystems. Auf dem Handy nehmen beide Apps Diktate über die Tastatur entgegen.

Die Wörter in die E-Mail zu bekommen, ist aber nur die halbe Arbeit. Eine diktierte E-Mail liest sich oft wie eine abgetippte Sprachnachricht: ein einziger langer Absatz, dreimal „also“, und die eigentliche Bitte steht ganz unten. Dieser Ratgeber behandelt beides: die Schritte für jede App und jedes Gerät und die Art zu sprechen, bei der am Ende eine richtige E-Mail herauskommt.

Die Diktierfunktion in Outlook: Version für Version

Von Outlook gibt es mehrere Versionen. Die Schritte unten folgen jeweils dem passenden Supportartikel von Microsoft.

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web

1. Beginnen Sie eine neue E-Mail oder eine Antwort und klicken Sie in den Nachrichtentext.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Nachricht“ auf „Diktieren“.
3. Warten Sie, bis die Schaltfläche aktiv ist, und sprechen Sie dann.
4. Pausieren Sie mit Alt+` (auf einer US-Tastatur die Taste links neben der 1) oder klicken Sie erneut auf das Mikrofon. Mit Alt+` geht es auch weiter.

Als Microsoft die Diktierfunktion in diese beiden Versionen brachte, hieß es, sie stehe allen Nutzern zur Verfügung und unterstütze mehr als 50 Sprachen (Microsoft-365-Insider-Blog, Dezember 2023). Im selben Beitrag stand, dass die Diktiereinstellungen des klassischen Outlook noch nicht unterstützt würden und einige Sprachbefehle fehlten.

Klassisches Outlook für Windows

Hier läuft es genauso: neue Nachricht, Cursor in den Text, Nachricht > Diktieren. Microsoft setzt voraus, dass Sie bei Microsoft 365 angemeldet sind. Über das Zahnradsymbol in der Diktier-Symbolleiste stellen Sie hier die gesprochene Sprache, das Mikrofon, die automatische Zeichensetzung und einen Filter für anstößige Ausdrücke ein.

Zum Datenschutz sagt Microsoft, dass der Diktierdienst von Outlook weder Ihre Audiodaten noch den erkannten Text speichert; die Sprache geht nur an Microsoft, damit daraus Text wird. Im Großraumbüro ist das größere Risiko meist ohnehin die Kollegin oder der Kollege am Nachbartisch.

Outlook für Mac

In einer neuen E-Mail oder Antwort wählen Sie Nachricht > Diktieren oder drücken Wahltaste+F1. Microsoft führt die Funktion für Abonnenten von Microsoft 365.

Outlook auf dem iPhone und unter Android

Die eigene Diktierschaltfläche der App gibt es nicht mehr: Laut Microsofts Supportseite wurde sie ab September 2024 aus Outlook Mobile entfernt. Nutzen Sie stattdessen das Mikrofon Ihrer Tastatur, genau wie in Gmail (siehe den Abschnitt zum Handy weiter unten).

Ist die Schaltfläche zwar da, aber ausgegraut, sind die Ursachen dieselben wie in Word, denn dahinter steckt derselbe Diktierdienst von Microsoft 365: Lizenz, angemeldetes Konto, die Datenschutzeinstellung für verbundene Erfahrungen, Mikrofonberechtigung. Statt sie hier zu wiederholen, verweisen wir auf unseren Ratgeber zum Diktieren in Word, der sie der Reihe nach durchgeht.

Gmail-Spracheingabe am Computer: Es gibt kein Mikrofon

Wer nach einer Diktierfunktion in Gmail sucht, wird auch in versteckten Einstellungen nicht fündig. Das Schreibfenster von Gmail im Browser hat keine Diktierschaltfläche, und in Googles eigener Gmail-Hilfe-Community fragen Nutzer seit Jahren danach. Google Docs hat eine Spracheingabe, Gmail nicht.

Was stattdessen funktioniert, ist die Diktierfunktion des Betriebssystems. Sie schreibt in den Gmail-Tab wie in jedes andere Textfeld:

• Windows: Klicken Sie zuerst in den Text der E-Mail, denn ohne Textfeld öffnet sich die Spracheingabe nicht, und drücken Sie dann Windows-Taste + H.
• Mac: Schalten Sie unter Systemeinstellungen > Tastatur die Diktierfunktion ein und drücken Sie im Schreibfenster Ihren Kurzbefehl für das Diktieren. Welche Kurzbefehle es gibt, steht in unserem Ratgeber zum Diktieren auf dem Mac.
• Chromebook: Aktivieren Sie die Diktierfunktion unter Einstellungen > Bedienungshilfen im Bereich für Tastatur und Texteingabe und drücken Sie dann Suchtaste + D oder Launcher-Taste + D. Laut Google muss die gesprochene Sprache der Gerätesprache entsprechen.
• Browsererweiterungen: Einige fügen in Gmail eine Mikrofonschaltfläche hinzu. Prüfen Sie vorher die Berechtigungen: Eine Erweiterung, die eine Schaltfläche in Gmail platziert, braucht Zugriff auf die Gmail-Seite und kann damit alles sehen, was darauf steht.

Unter Windows ist die Spracheingabe die schnellste Lösung, und sie kostet nichts. Welche Mikrofon- und Spracheinstellungen darüber entscheiden, wie gut sie funktioniert, erklärt unser Ratgeber zur Spracheingabe unter Windows 11.

Keine Lösung ist dagegen Gmail Live, das Google im September 2026 eingeführt hat. Laut TechCrunch können Abonnenten von Google AI Plus, Pro und Ultra damit auf Android und iOS ihrem Posteingang laut Fragen stellen. Das ist eine Sprachsuche, keine Möglichkeit, eine Nachricht zu diktieren.

E-Mails auf dem Handy diktieren

Auf dem Handy übernimmt die Tastatur das Diktieren. Die Schritte sind deshalb in Gmail, Outlook und jeder anderen Mail-App gleich.

• Android: Tippen Sie in den Text der E-Mail, tippen Sie in Gboard auf das Mikrofon oben auf der Tastatur und sprechen Sie, sobald „Jetzt sprechen“ erscheint. Auf dem Pixel 6 und neueren Modellen gibt es zusätzlich die erweiterte Spracheingabe mit automatischer Zeichensetzung. Unser Ratgeber zu Sprache-zu-Text unter Android behandelt auch die Samsung-Tastatur.
• iPhone: Aktivieren Sie einmalig „Diktierfunktion aktivieren“ unter Einstellungen > Allgemein > Tastatur und tippen Sie dann auf das Mikrofon der Tastatur. Laut Apple läuft das Diktieren in vielen Sprachen direkt auf dem iPhone, ohne Internetverbindung, und setzt die Satzzeichen beim Sprechen. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Apple-Diktierfunktion.

So diktieren Sie eine E-Mail, die nicht wie ein Transkript klingt

Gesprochene Sprache und E-Mail sind genau umgekehrt aufgebaut. Beim Reden kommen Sie erst in Fahrt, drehen eine Schleife und landen am Ende beim Punkt. Eine gute E-Mail nennt den Punkt zuerst. Fünf Gewohnheiten schließen den größten Teil dieser Lücke:

1. Nennen Sie zuerst die Bitte. Überlegen Sie, auf welchen einen Satz der Empfänger reagieren muss, und machen Sie ihn zu Ihrem ersten Satz. Der Kontext kommt danach. Können Sie die Bitte nicht in einem Satz sagen, sind Sie noch nicht bereit zum Diktieren.
2. Tippen Sie die kniffligen Teile. Adressen, Betreff, Links und Referenznummern geben Sie per Tastatur schneller und sicherer ein. Diktieren Sie den Text.
3. Schweigen statt füllen. Die Diktierfunktion von Outlook und die Windows-Spracheingabe schreiben „äh“ und „also im Grunde“ genau so, wie Sie es sagen; die Ausnahme ist Fluid Dictation auf Copilot+ PCs. Eine Pause kostet nichts.
4. Beginnen Sie alle zwei, drei Sätze einen neuen Absatz. Wenn Sie auf Englisch diktieren, sagen Sie auf der Handytastatur oder in der Windows-Spracheingabe „new paragraph“; für die Diktierfunktion von Office nennt Microsoft stattdessen „new line“.
5. Lesen Sie Namen, Zahlen und gleich klingende Wörter wie „das“ und „dass“ vor dem Senden noch einmal. Genau diese Fehler fallen Empfängern zuerst auf.

Der Unterschied an einem Beispiel. So, wie es aus dem Mund kam:

also äh hallo Dana ich wollte nur kurz wegen dem Call nachhaken ich glaube wir hatten gesagt die Preise sind bis Donnerstag fertig aber jetzt wird es wohl doch Freitag weil die Finanzabteilung noch mal drüberschauen will also ja kannst du dem Kunden Bescheid sagen und sorry dafür

Mit der Bitte am Anfang, Pausen statt Füllwörtern und einem Absatz:

Hallo Dana, kannst du dem Kunden sagen, dass die Preise erst am Freitag statt am Donnerstag fertig sind?

Die Finanzabteilung will noch einmal drüberschauen. Sorry für das Hin und Her.

Schreiben Sie E-Mails in zwei Durchgängen. Diktieren Sie die Rohfassung auf dem Weg zum nächsten Meeting und überarbeiten Sie sie dann am Schreibtisch. Sprechen geht schnell, wenn es um einen Entwurf geht, und langsam beim Feinschliff. Trennen Sie also die beiden Aufgaben.

Sie brauchen mehr Satzzeichen als „comma“ und „new paragraph“? Unsere Liste der Diktierbefehle deckt Outlook, Windows, Mac und Handys ab.

Wenn Sie den ganzen Tag E-Mails per Sprache beantworten

Bestehen Ihre E-Mails überwiegend aus kurzen Antworten, reichen die eingebauten Werkzeuge oben aus. Wer viel diktiert, zahlt auf diesem Weg allerdings doppelt. Jede App hat ihren eigenen Zugang – eine Schaltfläche im Menüband von Outlook, eine Tastenkombination des Systems im Gmail-Tab, das Tastaturmikrofon auf dem Handy –, und die meisten schreiben genau, was Sie sagen, Füllwörter inklusive, ohne je die Namen Ihrer Kunden zu lernen.

Ein Diktier-Tool, das in allen Apps funktioniert, legt alles auf eine einzige Tastenkombination. So arbeitet die Sprachtastatur von Laxis unter Windows, auf dem Mac, dem iPhone und unter Android: Sie schreibt in Outlook, in den Gmail-Tab oder in jedes andere Textfeld und entfernt dabei Füllwörter und Wiederholungen; für Namen gibt es ein eigenes Wörterbuch. Zwei ehrliche Einschränkungen: Die Verarbeitung läuft in der Cloud, und unsere Chrome-Erweiterung ist ein KI-Notetaker für Meetings, nicht die Tastatur. Für Gmail im Browser nutzen Sie deshalb die Desktop-App. Die 300 Minuten pro Monat im kostenlosen Basic-Tarif teilen Sie mit der Meeting-Transkription.

Einen Überblick über den ganzen Markt, auch über Tools mit großzügigeren Gratisversionen, gibt unser Vergleich von Diktiersoftware.

Häufig gestellte Fragen

Wie diktiere ich eine E-Mail in Outlook?

Beginnen Sie eine neue E-Mail oder Antwort, klicken Sie in den Nachrichtentext, wählen Sie auf der Registerkarte „Nachricht“ die Schaltfläche „Diktieren“ und sprechen Sie, sobald sie aktiv ist. Das funktioniert im klassischen Outlook, im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web und in Outlook für Mac; dort startet auch Wahltaste+F1 das Diktieren.

Warum fehlt in Outlook die Schaltfläche „Diktieren“?

Fehlt die Schaltfläche oder ist sie ausgegraut, liegt das meist an Ihrer Lizenz, am angemeldeten Konto oder an den Datenschutzeinstellungen. Das klassische Outlook und Outlook für Mac brauchen Microsoft 365, und wer die verbundenen Erfahrungen ausschaltet, deaktiviert damit auch das Diktieren. Auf dem Handy gibt es die Schaltfläche nicht mehr, weil Microsoft sie ab September 2024 aus Outlook Mobile entfernt hat.

Hat Gmail am Computer eine Spracheingabe?

Nein. Gmail im Browser hat im Schreibfenster weder eine eingebaute Diktierfunktion noch eine Mikrofonschaltfläche. Nutzen Sie stattdessen Ihr Betriebssystem: Windows-Taste + H unter Windows, den Kurzbefehl für die Diktierfunktion auf dem Mac oder Suchtaste + D auf einem Chromebook, nachdem Sie dort die Diktierfunktion eingeschaltet haben. Alle drei schreiben direkt in den Gmail-Tab.

Wie diktiere ich auf dem Handy eine E-Mail in Gmail?

Tippen Sie in den Text der E-Mail und nutzen Sie das Mikrofon Ihrer Tastatur. Unter Android tippen Sie auf das Mikrofon oben in Gboard und sprechen, sobald „Jetzt sprechen“ erscheint. Auf dem iPhone aktivieren Sie unter Einstellungen > Allgemein > Tastatur die Option „Diktierfunktion aktivieren“ und tippen dann auf das Mikrofon der Tastatur. Beide setzen in unterstützten Sprachen automatisch Satzzeichen.

Kann ich in der Outlook-App auf dem Handy diktieren?

Ja, aber über die Tastatur Ihres Handys, nicht über Outlook selbst. Microsoft hat die Diktierfunktion ab September 2024 aus Outlook Mobile entfernt; tippen Sie also auf das Mikrofon von Gboard oder der iOS-Tastatur. Das Tastaturmikrofon funktioniert in der Outlook-App genauso wie in Gmail oder in Nachrichten.

Wie klingt eine diktierte E-Mail weniger nach Transkript?

Diktieren Sie als ersten Satz das eine, was Sie vom Empfänger brauchen, und ergänzen Sie dann den Kontext. Machen Sie eine stille Pause, statt „äh“ zu sagen, beginnen Sie alle paar Sätze einen neuen Absatz und tippen Sie Adressen, Links und Referenznummern von Hand. Lesen Sie vor dem Senden Namen, Zahlen und gleich klingende Wörter noch einmal.