Diktieren in Outlook und Gmail: So diktieren Sie E-Mails

Diktieren in Outlook ist ein Button: E-Mail beginnen, in den Nachrichtentext klicken und Nachricht > Diktieren (in der englischen Oberfläche Dictate) wählen. In Gmail funktioniert das Diktieren von E-Mails anders. Im Desktop-Web hat das Verfassen-Fenster von Gmail überhaupt kein Mikrofon, also leihen Sie sich am Computer die Diktierfunktion Ihres Betriebssystems. Auf dem Handy nehmen beide Apps Diktate über die Tastatur entgegen.

Die Wörter hineinzubekommen ist nur die halbe Arbeit. Eine diktierte E-Mail liest sich oft wie eine abgetippte Sprachnachricht: ein einziger langer Absatz, dreimal „also“ und das eigentliche Anliegen ganz unten vergraben. Dieser Leitfaden deckt beide Hälften ab: die Anleitung für jede App und jedes Gerät und die Art zu sprechen, bei der das Ergebnis sich wie eine E-Mail liest.

Diktieren in Outlook, Version für Version

Microsoft liefert mehrere Outlooks aus; die folgenden Schritte folgen jeweils dem zugehörigen Supportartikel.

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web

1. Beginnen Sie eine neue E-Mail oder eine Antwort und klicken Sie in den Nachrichtentext.
2. Wählen Sie im Register Nachricht die Option Diktieren.
3. Warten Sie, bis der Button eingeschaltet ist, und sprechen Sie dann.
4. Pausieren Sie mit Alt+` (die Taste links neben der 1) oder klicken Sie erneut auf das Mikrofon. Alt+` setzt das Diktat auch fort.

Als Microsoft Diktieren in diese beiden Versionen brachte, hieß es, die Funktion stehe allen Nutzern zur Verfügung und unterstütze mehr als 50 Sprachen (Microsoft 365 Insider Blog, Dezember 2023). Im selben Beitrag stand, dass die Diktiereinstellungen des klassischen Outlook noch nicht unterstützt würden und einige Sprachbefehle fehlten.

Klassisches Outlook für Windows

Dasselbe Muster: neue Nachricht, Cursor in den Text, Nachricht > Diktieren. Microsoft knüpft die Funktion an die Anmeldung bei Microsoft 365, und hier legt das Zahnradsymbol auf der Diktier-Symbolleiste die gesprochene Sprache, das Mikrofon, die automatische Zeichensetzung und einen Filter für anstößige Ausdrücke fest.

Zum Datenschutz sagt Microsoft, dass der Diktierdienst von Outlook weder Ihre Audiodaten noch den transkribierten Text speichert; die Sprache geht nur an Microsoft, um daraus die Wörter zu erzeugen. Im Großraumbüro ist das größere Risiko meist die Kollegin oder der Kollege am Nachbartisch.

Outlook für Mac

Nachricht > Diktieren in einer neuen E-Mail oder Antwort, oder drücken Sie Option+F1. Microsoft führt es als Funktion für Microsoft 365-Abonnenten.

Outlook auf iPhone und Android

Der eigene Diktieren-Button der App ist verschwunden: Laut Microsofts Supportseite wurde er ab September 2024 aus Outlook Mobile entfernt. Nutzen Sie stattdessen das Mikrofon Ihrer Tastatur, genau wie in Gmail (siehe den Abschnitt zum Handy weiter unten).

Wenn der Button zwar da, aber ausgegraut ist, sind die Ursachen dieselben wie in Word, denn es ist derselbe Microsoft 365-Diktierdienst: Lizenz, angemeldetes Konto, die Datenschutzeinstellung für verbundene Erfahrungen, Mikrofonberechtigung. Statt sie hier zu wiederholen, geht unser Leitfaden zum Diktieren in Word sie der Reihe nach durch.

Gmail am Computer hat kein Mikrofon

Die Antwort auf die meisten Suchanfragen zum Diktieren in Gmail ist keine versteckte Einstellung. Das Verfassen-Fenster von Gmail im Desktop-Web hat keinen Diktier-Button, und in Googles eigener Gmail-Hilfe-Community fragen seit Jahren Threads, wie das geht. Google Docs hat Spracheingabe; Gmail nicht.

Was stattdessen funktioniert, ist Diktieren auf Betriebssystemebene, das in den Gmail-Tab schreibt wie in jedes andere Textfeld:

• Windows: Klicken Sie zuerst in den E-Mail-Text, denn die Spracheingabe öffnet sich nicht ohne Textfeld, und drücken Sie dann Windows-Taste + H.
• Mac: Schalten Sie die Diktierfunktion unter Systemeinstellungen > Tastatur ein und drücken Sie dann im Verfassen-Fenster Ihren Kurzbefehl für die Diktierfunktion. Unser Leitfaden zum Diktieren auf dem Mac erklärt die Optionen für den Kurzbefehl.
• Chromebook: Aktivieren Sie das Diktieren unter Einstellungen > Bedienungshilfen im Bereich Keyboard and text input (Tastatur und Texteingabe) und drücken Sie dann Search + D oder Launcher + D. Laut Google muss die gesprochene Sprache mit der Gerätesprache übereinstimmen.
• Browsererweiterungen: Mehrere fügen in Gmail einen Mikrofon-Button hinzu. Prüfen Sie zuerst die Berechtigungen; eine Erweiterung, die einen Button in Gmail platziert, braucht Zugriff auf die Gmail-Seite und kann damit sehen, was darauf steht.

Unter Windows ist die Spracheingabe die schnellste Lösung, und sie ist kostenlos. Unser Leitfaden zur Spracheingabe unter Windows 11 behandelt die Mikrofon- und Spracheinstellungen, die darüber entscheiden, wie gut sie funktioniert.

Was nicht die Lösung ist: Mit Gmail Live, das Google im September 2026 eingeführt hat, können Abonnenten von Google AI Plus, Pro und Ultra laut TechCrunch ihrem Posteingang auf Android und iOS laut Fragen stellen. Das ist Sprachsuche, keine Möglichkeit, eine Nachricht zu diktieren.

E-Mails auf dem Handy diktieren

Auf dem Handy übernimmt die Tastatur das Diktieren, daher sind die Schritte in Gmail, Outlook und jeder anderen Mail-App identisch.

• Android: Tippen Sie in Gboard in den E-Mail-Text, tippen Sie auf das Mikrofon oben auf der Tastatur und sprechen Sie, sobald „Jetzt sprechen“ erscheint. Auf dem Pixel 6 und neueren Modellen ergänzt Google die erweiterte Spracheingabe mit automatischer Zeichensetzung. Unser Leitfaden zu Sprache-zu-Text auf Android behandelt auch die Samsung-Tastatur.
• iPhone: Aktivieren Sie einmalig „Diktierfunktion aktivieren“ unter Einstellungen > Allgemein > Tastatur und tippen Sie dann auf das Mikrofon der Tastatur. Laut Apple läuft das Diktieren in vielen Sprachen direkt auf dem iPhone ohne Verbindung und setzt Satzzeichen, während Sie sprechen. Mehr dazu in unserem Leitfaden zu Apple Dictation.

So diktieren Sie eine E-Mail, die sich nicht wie ein Transkript liest

Sprechen und E-Mail haben entgegengesetzte Formen. Beim Reden wärmen Sie sich auf, drehen Schleifen und kommen am Ende zum Punkt. Eine gute E-Mail stellt den Punkt an den Anfang. Fünf Gewohnheiten schließen den Großteil der Lücke:

1. Nennen Sie zuerst das Anliegen. Legen Sie den einen Satz fest, auf den der Empfänger reagieren muss, und machen Sie ihn zu Ihrer ersten Zeile. Der Kontext kommt danach. Wenn Sie das Anliegen nicht in einem Satz sagen können, sind Sie noch nicht bereit zum Diktieren.
2. Tippen Sie die kniffligen Teile. Adressen, Betreffzeile, Links und Referenznummern gehen per Tastatur schneller und sicherer. Diktieren Sie den Text.
3. Pausieren statt füllen. Diktieren in Outlook und die Windows-Spracheingabe schreiben Füllwörter wie „um“ und „so basically“ so, wie sie gesprochen werden; Fluid dictation auf Copilot+ PCs ist die Ausnahme. Stille kostet nichts.
4. Brechen Sie alle zwei, drei Sätze um. Sagen Sie auf einer Handytastatur oder in der Windows-Spracheingabe „new paragraph“ (neuer Absatz); Diktieren in Office führt stattdessen „new line“ (neue Zeile).
5. Lesen Sie Namen, Zahlen und gleich klingende Wörter wie „das“ und „dass“ vor dem Senden noch einmal. Das sind die Fehler, die Empfängern zuerst auffallen.

Hier der Unterschied. So, wie es herauskam:

so um hi Dana just following up on the call I think we said the pricing would be ready by Thursday but actually it might be Friday now because finance wants another look so yeah can you let the client know and sorry about that

Diktiert mit dem Anliegen zuerst, Pausen statt Füllwörtern und einem Absatzumbruch:

Hi Dana, could you let the client know the pricing will be ready Friday rather than Thursday?

Finance wants one more look at it. Sorry for the shuffle.

Probieren Sie die E-Mail in zwei Durchgängen. Diktieren Sie die Rohfassung auf dem Weg zum nächsten Meeting und überarbeiten Sie sie dann am Schreibtisch. Sprechen ist schnell beim Entwurf und langsam beim Feinschliff, also trennen Sie die beiden Aufgaben.

Brauchen Sie mehr Zeichensetzung als „comma“ (Komma) und „new paragraph“? Unsere Liste der Diktierbefehle deckt Outlook, Windows, Mac und Handys ab.

Wenn Sie den ganzen Tag per Sprache auf E-Mails antworten

Wenn Ihre E-Mails überwiegend kurze Antworten sind, reichen die integrierten Werkzeuge oben aus. Für Vielnutzer hat der integrierte Weg allerdings zwei Haken. Jede App hat ihren eigenen Zugang – einen Menüband-Button in Outlook, eine Systemtastenkombination im Gmail-Tab, ein Tastaturmikrofon auf dem Handy –, und die meisten schreiben, was Sie sagen, Füllwörter inklusive, ohne die Namen Ihrer Kunden zu lernen.

Ein App-übergreifendes Diktierwerkzeug legt einen einzigen Hotkey auf alles. Das Voice Keyboard von Laxis funktioniert so unter Windows, Mac, iPhone und Android: Es schreibt in Outlook, in den Gmail-Tab oder überallhin sonst und entfernt dabei Füllwörter und Wiederholungen, dazu kommt ein Personal Dictionary für Namen. Zwei ehrliche Einschränkungen: Die Verarbeitung läuft in der Cloud, und unsere Chrome-Erweiterung ist ein Meeting-Notiztool, nicht die Tastatur; für Gmail im Browser nutzen Sie also die Desktop-App. Die 300 monatlichen Minuten des kostenlosen Plans werden mit der Meeting-Transkription geteilt.

Für den breiteren Überblick, einschließlich Tools mit großzügigeren kostenlosen Stufen, siehe unseren Vergleich von Diktiersoftware.

Häufig gestellte Fragen

Wie diktiere ich eine E-Mail in Outlook?

Beginnen Sie eine neue E-Mail oder Antwort, klicken Sie in den Nachrichtentext, wählen Sie im Register Nachricht die Option Diktieren und sprechen Sie, sobald der Button eingeschaltet ist. Das funktioniert im klassischen Outlook, im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web und in Outlook für Mac, wo auch Option+F1 das Diktieren startet.

Warum fehlt der Diktieren-Button in Outlook?

Ein fehlender oder ausgegrauter Diktieren-Button liegt meist an Ihrer Lizenz, dem angemeldeten Konto oder den Datenschutzeinstellungen. Klassisches Outlook und Outlook für Mac benötigen Microsoft 365, und das Ausschalten der verbundenen Erfahrungen deaktiviert Diktieren. Auf Handys ist er verschwunden, weil Microsoft ihn ab September 2024 aus Outlook Mobile entfernt hat.

Hat Gmail am Computer eine Spracheingabe?

Nein, Gmail im Desktop-Web hat im Verfassen-Fenster weder eine integrierte Diktierfunktion noch einen Mikrofon-Button. Nutzen Sie stattdessen Ihr Betriebssystem: Windows-Taste + H unter Windows, den Kurzbefehl für die Diktierfunktion auf dem Mac oder Search + D auf einem Chromebook, nachdem Sie das Diktieren eingeschaltet haben. Jede dieser Optionen schreibt direkt in den Gmail-Tab.

Wie diktiere ich eine E-Mail in Gmail auf dem Handy?

Tippen Sie in den E-Mail-Text und nutzen Sie das Mikrofon Ihrer Tastatur. Unter Android tippen Sie auf das Mikrofon oben in Gboard und sprechen, sobald „Jetzt sprechen“ erscheint. Auf dem iPhone aktivieren Sie „Diktierfunktion aktivieren“ unter Einstellungen, Allgemein, Tastatur und tippen dann auf das Mikrofon der Tastatur. Beide setzen in unterstützten Sprachen automatisch Satzzeichen.

Kann ich in der Outlook-App auf dem Handy diktieren?

Ja, aber über die Tastatur Ihres Handys statt über Outlook selbst. Microsoft hat die Funktion Diktieren ab September 2024 aus Outlook Mobile entfernt; tippen Sie also stattdessen auf das Mikrofon von Gboard oder der iOS-Tastatur. Das Tastaturmikrofon funktioniert in der Outlook-App genauso wie in Gmail oder Nachrichten.

Wie klingt eine diktierte E-Mail weniger nach Transkript?

Diktieren Sie als ersten Satz das eine, was Sie vom Empfänger brauchen, und ergänzen Sie dann den Kontext. Machen Sie stille Pausen, statt „äh“ zu sagen, fügen Sie alle paar Sätze einen Absatzumbruch ein und tippen Sie Adressen, Links und Referenznummern von Hand. Lesen Sie vor dem Senden Namen, Zahlen und gleich klingende Wörter noch einmal.