Dettatura in Word: come usarla e cosa fare se Detta è disattivato

Per usare la dettatura in Word, apri un documento, seleziona Home > Detta, aspetta che l'icona del microfono si attivi e comincia a parlare. Su Mac la avvia anche Option+F1; su Windows, Alt+` (il tasto del backtick, subito a sinistra dell'1 sulle tastiere con layout USA) la mette in pausa e la riprende. Quando funziona, è tutto qui.

Quando non funziona, Word si guasta in modi ben precisi: il pulsante Dictate (Detta, nell'interfaccia italiana) è disattivato, oppure manca, oppure Dictate funziona ma nel menu non c'è l'opzione Transcribe (Trascrivi). Il forum Microsoft Q&A ha una discussione dopo l'altra su ciascun caso, e le risposte tornano sempre a licenza, account, stato del documento, impostazioni di privacy o versione di Word. Quindi: prima come si usa, poi le soluzioni nell'ordine in cui conviene controllarle.

Dettare in Word, passo per passo

1. Apri un documento che puoi modificare. I file arrivati per e-mail o dal web si aprono spesso in Visualizzazione protetta, che è di sola lettura. Fai prima clic su Abilita modifica.
2. Seleziona Home > Detta. È l'icona del microfono nella barra multifunzione Home, uguale su Windows, Mac e web.
3. Consenti l'uso del microfono, se richiesto. La versione web lo chiede tramite il browser; Word desktop usa l'autorizzazione di Windows o di macOS.
4. Aspetta che l'icona mostri che sta ascoltando, poi parla. Il testo compare mentre parli, con la punteggiatura automatica se quell'impostazione è attiva.
5. Metti in pausa o interrompi. Premi Alt+` su Windows o fai clic sull'icona del microfono. In Word per il web, seleziona di nuovo Detta quando hai finito.

Su iPhone, iPad e Android l'app Word ha una sua icona del microfono: toccala e parla.

L'icona a forma di ingranaggio sulla barra della dettatura contiene quattro impostazioni: Spoken Language (lingua parlata), Microphone (microfono), Auto Punctuation (punteggiatura automatica) e un filtro che maschera con asterischi le frasi potenzialmente sensibili. La lingua è quella che conta di più: la dettatura usa per impostazione predefinita la lingua del documento, e Microsoft elenca 15 lingue come pienamente supportate e circa altre tre dozzine in anteprima, avvertendo che queste possono essere meno precise e più approssimative con la punteggiatura.

Quale Word ha quali funzioni

Buona parte della confusione del tipo «ma dov'è?» nasce dal fatto che Microsoft distribuisce diversi Word che non coincidono tra loro.

Alcuni utenti su Microsoft Q&A riferiscono di vedere Dictate in Word per il web con un account Microsoft gratuito, il che ne fa l'alternativa più rapida mentre l'app desktop fa i capricci.

Modificare e formattare mentre parli

La dettatura di Word sa di trovarsi dentro un documento, quindi capisce comandi di formattazione che la digitazione vocale di Windows non capisce. Detta «the draft is due on Friday», poi di' «underline Friday» (sottolinea Friday), e cambia solo quella parola. Eccone altri che conviene imparare presto:

• «Delete that» (cancella quello) elimina l'ultima frase pronunciata; «delete» da solo elimina l'ultima parola o l'ultimo segno di punteggiatura.
• «Add comment» (aggiungi commento) seguito dalla tua nota inserisce un commento nel punto del cursore.
• «Create numbered list» (crea elenco numerato) ed «exit list» (esci dall'elenco) gestiscono gli elenchi; «new line» (nuova riga) gestisce gli a capo.
• «Pause dictation» (sospendi dettatura) smette di ascoltare senza chiudere la barra degli strumenti.

Le parole che Word potrebbe aver capito male vengono segnate con una sottolineatura; controlla le alternative oppure scegli Ignora.

Per ogni frase di punteggiatura e ogni simbolo, consulta il nostro elenco completo dei comandi di dettatura.

Transcribe: quando la registrazione esiste già

Dictate lavora dal vivo: tu parli, il testo compare. Transcribe serve per l'audio che hai già, come un'intervista o una lezione, oppure una conversazione che vuoi far registrare a Word in background. Separa i parlanti, aggiunge timestamp alle sezioni e riproduce l'audio accanto al testo.

1. Nella scheda Home, apri la freccia a discesa accanto a Detta e scegli Transcribe (Trascrivi).
2. Nel riquadro Transcribe, seleziona Upload audio (carica audio), oppure Start recording (avvia registrazione) per registrare una conversazione.
3. Scegli un file .wav, .mp4, .m4a o .mp3 e lascia aperto il riquadro mentre lavora.
4. Rinomina i parlanti e correggi le sezioni che servono, poi scegli Add all to document (aggiungi tutto al documento) oppure aggiungi le sezioni una alla volta.

I limiti li fissa Microsoft: 300 minuti di audio caricato al mese per gli abbonati a Microsoft 365, 30.000 con una licenza Microsoft Copilot. L'elaborazione può richiedere fino a circa la durata della registrazione, l'audio viene salvato in una cartella Transcribed Files su OneDrive e ogni documento contiene una sola trascrizione, quindi avviarne una nuova cancella la vecchia dal riquadro.

Se Transcribe non compare nel menu, di solito dipende dalla versione. La pagina di assistenza di Microsoft dice che la funzione desktop è disponibile solo in Word per Microsoft 365 su Windows nei tenant commerciali, e che la versione web richiede il nuovo Edge o Chrome. Quindi un abbonato Personal o Family non dovrebbe aspettarsela in Word desktop, ma dovrebbe trovarla in Word per il web. Word per Mac e le app mobili non ce l'hanno.

Dictate disattivato o mancante: le soluzioni, in ordine

1. Controlla la licenza. Vai su File > Account e leggi Informazioni sul prodotto. Secondo Microsoft, Dictate non è disponibile in Office 2016 o 2019 per Windows senza Microsoft 365 e richiede Windows 10 o versioni successive. Su Microsoft Q&A, il personale di supporto ha detto a un abbonato il cui Word mostrava Office Professional 2021 che probabilmente era stato attivato sul prodotto sbagliato.
2. Controlla l'account. La stessa pagina mostra con quale account hai effettuato l'accesso. Se hai sia un account personale sia uno di lavoro, Word potrebbe usare quello senza abbonamento. Cambia account e riavvia Word.
3. Controlla il documento. La guida alla risoluzione dei problemi di Microsoft indica lo stato di sola lettura come causa del pulsante disattivato. Valgono sia la Visualizzazione protetta sia i file bloccati da qualcun altro. Se Dictate si attiva in un nuovo documento vuoto, il problema era il file.
4. Controlla le esperienze connesse. Dictate è una delle «esperienze che analizzano il contenuto» di Microsoft 365, e Microsoft documenta che disattivarle rende grigi i relativi comandi della barra multifunzione. Con un account personale, vai su File > Account > Privacy account > Gestisci impostazioni e riattivale. Con un account aziendale o dell'istituto di istruzione decide l'amministratore, e l'interruttore non lo vedrai. Su Mac il percorso è Word > Preferenze > Privacy.
5. Controlla il microfono. In Windows, Impostazioni > Privacy e sicurezza > Microfono, con l'accesso consentito alle app desktop. Nel browser, consenti il sito. Chiudi qualsiasi altra cosa stia usando il microfono.
6. Aggiorna, poi ripristina. File > Account > Opzioni di aggiornamento > Aggiorna ora. In una discussione su Microsoft Q&A a proposito di un pulsante disattivato sia in Word sia in Outlook, il moderatore ha indicato come causa una build del Canale Beta e ha consigliato l'aggiornamento successivo. Dopodiché prova la modalità provvisoria per escludere i componenti aggiuntivi, poi un Ripristino online.

Scadenza oggi? Apri lo stesso file in Word per il web e detta lì, rimandando a più tardi la risoluzione dei problemi dell'app desktop. È la stessa funzione di dettatura di Microsoft 365, con un'interfaccia diversa.

Quando Dictate è in funzione ma le parole restano grigie e poi spariscono, secondo una risposta su Microsoft Q&A il testo è ancora in elaborazione e non viene confermato in tempo. In quella discussione diverse persone hanno riscontrato il problema nello stesso momento su computer diversi, il che fa pensare al servizio più che al tuo PC. Come prova, premi tasto Windows + H nel Blocco note: se la digitazione vocale di Windows funziona, usala per ora; la nostra guida alla digitazione vocale in Windows 11 ne spiega la configurazione.

Quando Dictate di Word è lo strumento sbagliato

Dictate è eccellente per scrivere bozze dentro un documento. I suoi limiti sono strutturali. Funziona solo nelle app di Office, quindi l'abitudine si interrompe al confine di Slack o del browser. Microsoft non documenta alcun modo per aggiungere un vocabolario personalizzato, perciò i nomi dei clienti e i termini di prodotto vengono ricostruiti dal suono ogni volta. E trascrive quello che dici, intercalari e false partenze comprese.

Su un Mac senza abbonamento, la Dettatura di macOS scrive in Word come in qualsiasi altra app; la nostra guida alla dettatura su Mac spiega come. Se invece scrivi le bozze con gli strumenti di Google, la digitazione vocale di Google Docs è l'equivalente gratuito.

Uno strumento a livello di sistema supera il limite del solo Office. Voice Keyboard di Laxis scrive in Word, Outlook, Slack o nel browser con un solo tasto di scelta rapida su Windows o Mac, elimina intercalari e ripetizioni e ricorda i termini che aggiungi a un Personal Dictionary. Funziona nel cloud, e i 300 minuti al mese del piano gratuito sono condivisi con la trascrizione delle riunioni. Il nostro confronto tra software di dettatura lo mette accanto alle alternative.

Scrivi più e-mail che documenti? Come dettare le e-mail in Outlook e Gmail copre il lato della posta in arrivo, compreso il motivo per cui Gmail su computer non ha un pulsante del microfono.

Domande frequenti

Perché il pulsante Dictate è disattivato in Word?

Di solito Dictate è disattivato perché il documento è di sola lettura, le esperienze connesse sono disattivate oppure Word ha effettuato l'accesso con un account senza Microsoft 365. Fai clic su Abilita modifica se il file si è aperto in Visualizzazione protetta, poi controlla Privacy account in File > Account.

La dettatura in Word è gratuita?

La dettatura nell'app desktop di Word richiede un abbonamento a Microsoft 365, e Microsoft afferma che Office 2016 e 2019 senza Microsoft 365 non la includono. Alcuni utenti riferiscono di usare Dictate in Word per il web con un account Microsoft gratuito, e anche la digitazione vocale di Windows scrive in Word senza costi.

Perché non trovo Transcribe in Word?

Di solito Transcribe manca perché la tua versione di Word non lo include. Microsoft limita la funzione desktop a Word per Microsoft 365 su Windows nei tenant commerciali, cioè agli account dell'organizzazione e non a quelli personali, e non è presente in Word per Mac né nelle app mobili. Tutti gli altri dovrebbero usare Word per il web in Edge o Chrome.

Qual è la scorciatoia per la dettatura in Word?

La scorciatoia per la dettatura in Word è Option+F1 su Mac, mentre su Windows Alt più il tasto del backtick (su layout USA subito a sinistra dell'1), mette in pausa e riprende la dettatura dopo averla avviata da Home > Detta. Se nessuna delle due funziona, probabilmente il pulsante Dictate è disattivato, il che rimanda a licenza, account o impostazioni di privacy.

Word può trascrivere un file audio?

Sì, Word può trascrivere file .wav, .mp4, .m4a o .mp3 caricati tramite Transcribe, nel menu a discesa di Detta. Etichetta i parlanti, aggiunge timestamp alle sezioni e ti permette di aggiungere al documento la trascrizione intera o solo una parte. Gli abbonati a Microsoft 365 hanno 300 minuti di audio caricato al mese, archiviati su OneDrive.

La dettatura in Word funziona offline?

No, Dictate di Word richiede una connessione Internet affidabile, perché la tua voce viene inviata al servizio cloud di Microsoft per essere trasformata in testo. Microsoft afferma di non conservare né l'audio né il testo. Per dettare offline, Voice access di Windows 11 riconosce la voce sul dispositivo dopo la configurazione.