Dettatura in Outlook e Gmail: come dettare le email

In Outlook la dettatura è un pulsante: iniziate un'email, fate clic nel corpo del messaggio e selezionate Messaggio > Dettatura (Message > Dictate). In Gmail dettare le email funziona in modo diverso. Sul web da desktop, la finestra di composizione di Gmail non ha alcun microfono, quindi al computer bisogna prendere in prestito la dettatura del sistema operativo. Sul telefono, entrambe le app ricevono la dettatura attraverso la tastiera.

Far entrare le parole è solo metà del lavoro. Un'email dettata tende a leggersi come un messaggio in segreteria che qualcuno ha trascritto: un unico paragrafo lunghissimo, tre «so» e la richiesta vera sepolta in fondo. Questa guida copre entrambe le metà: le istruzioni per ogni app e dispositivo, e come parlare perché il risultato si legga come un'email.

La dettatura in Outlook, versione per versione

Microsoft distribuisce diversi Outlook; i passaggi qui sotto seguono l'articolo di supporto dedicato a ciascuno.

Nuovo Outlook per Windows e Outlook sul web

1. Iniziate una nuova email o una risposta e fate clic nel corpo del messaggio.
2. Selezionate Dettatura nella scheda Messaggio.
3. Aspettate che il pulsante si attivi, poi parlate.
4. Mettete in pausa con Alt+` (il tasto a sinistra dell'1), oppure fate di nuovo clic sul microfono. Alt+` serve anche a riprendere.

Quando Microsoft ha portato Dictate su queste due versioni, ha dichiarato che la funzione era disponibile per tutti i loro utenti e supportava più di 50 lingue (blog Microsoft 365 Insider, dicembre 2023). Lo stesso post precisava che le impostazioni di dettatura di Outlook classico non erano ancora supportate e che mancavano alcuni comandi vocali.

Outlook classico per Windows

Stesso schema: nuovo messaggio, cursore nel corpo, Messaggio > Dettatura. Microsoft la lega all'accesso con Microsoft 365, e qui l'icona a forma di ingranaggio sulla barra della dettatura imposta la lingua parlata, il microfono, la punteggiatura automatica e un filtro per il linguaggio volgare.

Sulla privacy, Microsoft afferma che il servizio di dettatura di Outlook non conserva né l'audio né il testo trascritto; la voce arriva a Microsoft solo per produrre le parole. In un open space, il rischio maggiore di solito è il collega alla scrivania accanto.

Outlook per Mac

Messaggio > Dettatura in una nuova email o risposta, oppure premete Option+F1. Microsoft la indica come funzione per gli abbonati a Microsoft 365.

Outlook su iPhone e Android

Il pulsante Dictate dell'app non c'è più: la pagina di supporto di Microsoft dice che è stato ritirato da Outlook Mobile a partire da settembre 2024. Usate invece il microfono della tastiera, esattamente come fareste in Gmail (vedete la sezione sul telefono più sotto).

Se il pulsante c'è ma è in grigio, le cause sono le stesse di Word, perché si tratta dello stesso servizio di dettatura di Microsoft 365: licenza, account con cui avete effettuato l'accesso, impostazione di privacy sulle esperienze connesse, permesso del microfono. Invece di ripeterle qui, la nostra guida alla dettatura in Word le esamina in ordine.

Gmail sul computer non ha il microfono

La risposta alla maggior parte delle ricerche sulla dettatura in Gmail non è un'impostazione nascosta. La finestra di composizione di Gmail sul web da desktop non ha un pulsante di dettatura, e la community di assistenza di Gmail di Google raccoglie da anni discussioni in cui si chiede come fare. Google Documenti ha la digitazione vocale; Gmail no.

Quello che funziona, invece, è la dettatura a livello di sistema operativo, che scrive nella scheda di Gmail come in qualsiasi altro campo di testo:

• Windows: fate prima clic nel corpo dell'email, perché la digitazione vocale non si apre senza un campo di testo, poi premete tasto Windows + H.
• Mac: attivate Dettatura in Impostazioni di Sistema > Tastiera, poi premete la vostra scorciatoia per la dettatura nella finestra di composizione. La nostra guida alla dettatura su Mac illustra le opzioni per la scorciatoia.
• Chromebook: attivate Dictation (Dettatura) in Settings > Accessibility (Impostazioni > Accessibilità), sotto Keyboard and text input (Tastiera e inserimento di testo), poi premete Search + D o Launcher + D. Google avverte che la lingua parlata deve corrispondere a quella del dispositivo.
• Estensioni del browser: diverse aggiungono un pulsante del microfono dentro Gmail. Controllate prima le autorizzazioni; un'estensione che mette un pulsante in Gmail ha bisogno di accedere alla pagina di Gmail, il che significa che può vedere cosa c'è sopra.

Su Windows, la digitazione vocale è la soluzione più rapida ed è gratuita. La nostra guida alla digitazione vocale di Windows 11 spiega le impostazioni di microfono e lingua da cui dipende quanto bene funziona.

Una cosa che non è la risposta: Gmail Live, che Google ha lanciato a settembre 2026, permette agli abbonati Google AI Plus, Pro e Ultra di fare domande ad alta voce alla propria casella di posta su Android e iOS, secondo TechCrunch. È una ricerca vocale, non un modo per dettare un messaggio.

Dettare email dal telefono

Sul telefono è la tastiera a occuparsi della dettatura, quindi i passaggi sono identici in Gmail, Outlook o qualsiasi altra app di posta.

• Android: in Gboard, toccate il corpo dell'email, toccate il microfono in cima alla tastiera e parlate quando vedete «Speak now» (Parla ora). Google aggiunge la digitazione vocale avanzata con punteggiatura automatica su Pixel 6 e successivi. La nostra guida alla trascrizione vocale su Android copre anche la Tastiera Samsung.
• iPhone: attivate una volta Enable Dictation (Abilita dettatura) in Impostazioni > Generali > Tastiera, poi toccate il microfono sulla tastiera. Apple afferma che in molte lingue la dettatura funziona sull'iPhone senza connessione e inserisce la punteggiatura man mano. Altro nella nostra guida ad Apple Dictation.

Come dettare un'email che non sembri una trascrizione

Parlato ed email hanno forme opposte. Quando parlate, vi scaldate, tornate sui vostri passi e arrivate al punto alla fine. Una buona email mette il punto all'inizio. Cinque abitudini colmano quasi tutta la distanza:

1. Dite prima la richiesta. Decidete l'unica frase su cui il lettore deve agire e fatene la vostra riga d'apertura. Il contesto viene dopo. Se non riuscite a dire la richiesta in una frase, non siete ancora pronti a dettare.
2. Digitate le parti delicate. Indirizzi, oggetto, link e numeri di riferimento sono più rapidi e sicuri da tastiera. Dettate il corpo.
3. Fate una pausa invece di riempire. Dictate di Outlook e la digitazione vocale di Windows scrivono «um» e «so basically» così come li pronunciate; Fluid dictation sui PC Copilot+ è l'eccezione. Il silenzio non costa nulla.
4. Spezzate il testo ogni due o tre frasi. Dite «new paragraph» (nuovo paragrafo) su una tastiera del telefono o nella digitazione vocale di Windows; il Dictate di Office indica invece «new line» (nuova riga).
5. Rileggete nomi, numeri e parole dal suono simile, come their e there, prima di inviare. Sono gli errori che un destinatario nota per primi.

Ecco la differenza. Detto così come è uscito:

so um hi Dana just following up on the call I think we said the pricing would be ready by Thursday but actually it might be Friday now because finance wants another look so yeah can you let the client know and sorry about that

Dettato con la richiesta in apertura, pause al posto dei riempitivi e un solo a capo di paragrafo:

Hi Dana, could you let the client know the pricing will be ready Friday rather than Thursday?

Finance wants one more look at it. Sorry for the shuffle.

Provate l'email in due passaggi. Dettate la versione grezza mentre andate alla riunione successiva, poi rifinitela alla scrivania. Parlare è veloce per produrre una bozza e lento per rifinirla, quindi dividete i compiti.

Vi serve punteggiatura oltre a «comma» (virgola) e «new paragraph»? Il nostro elenco dei comandi di dettatura copre Outlook, Windows, Mac e telefoni.

Se rispondete alle email a voce tutto il giorno

Se la maggior parte delle vostre email sono risposte brevi, gli strumenti integrati visti sopra bastano. Per chi ne fa un uso intenso, però, la via integrata ha due costi. Ogni app ha un suo ingresso (un pulsante della barra multifunzione in Outlook, una scorciatoia di sistema nella scheda di Gmail, il microfono della tastiera sul telefono), e quasi tutte scrivono quello che dite, riempitivi compresi, senza imparare i nomi dei vostri clienti.

Uno strumento di dettatura che funziona in tutte le app mette un'unica scorciatoia su tutto. Il Voice Keyboard di Laxis funziona così su Windows, Mac, iPhone e Android: scrive in Outlook, nella scheda di Gmail o in qualsiasi altro posto eliminando riempitivi e ripetizioni, e in più offre un Personal Dictionary per i nomi. Due avvertenze oneste: l'elaborazione avviene nel cloud, e la nostra estensione per Chrome è uno strumento per prendere appunti nelle riunioni, non la tastiera, quindi per Gmail nel browser si usa l'app desktop. I 300 minuti mensili del piano gratuito sono condivisi con la trascrizione delle riunioni.

Per il panorama più ampio, compresi strumenti con piani gratuiti più generosi, vedete il nostro confronto tra software di dettatura.

Domande frequenti

Come si detta un'email in Outlook?

Iniziate una nuova email o una risposta, fate clic nel corpo del messaggio e selezionate Dettatura nella scheda Messaggio, poi parlate appena il pulsante si attiva. Funziona in Outlook classico, nel nuovo Outlook per Windows, in Outlook sul web e in Outlook per Mac, dove la avvia anche Option+F1.

Perché in Outlook manca il pulsante Dettatura?

Un pulsante Dettatura assente o in grigio dipende di solito dalla licenza, dall'account con cui avete effettuato l'accesso o dalle impostazioni di privacy. Outlook classico e Outlook per Mac richiedono Microsoft 365, e disattivare le esperienze connesse disabilita Dictate. Sui telefoni non c'è più, perché Microsoft l'ha ritirato da Outlook Mobile a partire da settembre 2024.

Gmail ha la digitazione vocale sul computer?

No, Gmail sul web da desktop non ha una dettatura integrata né un pulsante del microfono nella finestra di composizione. Usate invece il sistema operativo: tasto Windows + H su Windows, la scorciatoia della Dettatura su Mac, oppure Search + D su Chromebook dopo aver attivato Dictation. Ognuna scrive direttamente nella scheda di Gmail.

Come si detta un'email in Gmail dal telefono?

Toccate il corpo dell'email e usate il microfono della tastiera. Su Android, toccate il microfono in cima a Gboard e parlate quando vedete Speak now. Su iPhone, attivate Enable Dictation in Impostazioni > Generali > Tastiera, poi toccate il microfono sulla tastiera. Entrambe aggiungono la punteggiatura in automatico nelle lingue supportate.

Si può dettare nell'app Outlook sul telefono?

Sì, ma attraverso la tastiera del telefono e non tramite Outlook. Microsoft ha ritirato la funzione Dictate da Outlook Mobile a partire da settembre 2024, quindi toccate invece il microfono su Gboard o sulla tastiera di iOS. Il microfono della tastiera funziona nell'app Outlook esattamente come in Gmail o in Messaggi.

Come faccio a far sembrare un'email dettata meno una trascrizione?

Dettate come prima frase l'unica cosa che vi serve dal lettore, poi aggiungete il contesto. Fate pause silenziose invece di dire «um», andate a capo con un nuovo paragrafo ogni poche frasi e digitate a mano indirizzi, link e numeri di riferimento. Prima di inviare, rileggete nomi, numeri e parole dal suono simile.