理财顾问的 AI 会议记录工具：SEC 与 FINRA 合规指南

理财顾问使用 AI 会议记录工具是行得通的，但前提是三件事都成立：你的公司批准了这款工具；客户知道会议正在被录音；任何属于必须保存的记录的内容，最终都进入公司的存档系统，而不是只留在会议记录工具的云端。会议记录工具是用来写笔记的。它不是账簿与记录（books-and-records）系统，把它当成那样的系统来用，正是顾问们惹上麻烦的地方。

下文依次讲：SEC 和 FINRA 的规则怎么说、会议记录工具与合规存档有何不同、客户同意问题、该向供应商问什么，以及一套日常工作流程。本文面向美国的投资顾问和经纪交易商代表；其他国家有各自的录音监管制度。本文不构成合规建议。这些规则如何适用于你的公司，由你们的首席合规官（CCO）决定。

记录保存规则到底怎么说

先说一个尴尬的事实：我们没找到任何一条点名 AI 会议记录工具的 SEC 或 FINRA 规则。现有的是一套技术中立的记录保存规则，写成于还没有人把机器人带进客户回顾会议的年代，而监管机构已经明确表示，这些规则依然适用。

在 SEC 注册的投资顾问

《投资顾问法》（Advisers Act）下的 Rule 204-2 要求顾问保存与所提出的任何建议或所给出的任何咨询意见相关的书面通信（另外还涉及其他若干类事项）：收到的要保存原件，发出的要保存副本。这些记录须自最后一笔记录所在财政年度结束起保存五年，其中前两年须存放在适当的办公场所。电子记录必须防止丢失、篡改或销毁，并且只限获授权人员访问。

注意"书面"这个词。你在年度回顾后发出的会议纪要邮件，看起来就很像一份与咨询意见相关的书面通信。转录稿和内部的 AI 摘要是否也算记录，这个问题应该在开始使用之前就和你的 CCO 定下来，而不是等到监管检查时。在州一级注册的顾问，则遵循所在州证券监管机构的账簿与记录规则。

经纪交易商及其代表

SEA Rule 17a-4(b)(4) 涵盖"与其业务本身相关"的所有收到的通信原件和所有发出的通信副本，须保存三年，其中前两年须便于调取。电子记录要么保留一份完整的、带时间戳的修改与删除审计轨迹，要么存放在不可改写、不可擦除的（WORM）存储中。FINRA Rule 4511 则为没有其他指定保存期限的 FINRA 记录设定了六年的默认期限。经纪交易商规则说的是"所有通信"，而不是"书面通信"；双重注册者则同时受两套规则约束。

FINRA 对 AI 说过什么

Regulatory Notice 24-09（2024 年 6 月）指出，FINRA 的规则是技术中立的，无论公司是自建工具还是使用第三方工具都适用，包括嵌入现有产品中的 AI 功能，并且公司应在部署此类工具之前对其进行评估。《2026 年度监管监督报告》为生成式 AI 单列了一节：现有义务，包括监督、通信和记录保存，同样适用于生成式 AI；FINRA 在会员公司中看到的头号用例是"摘要与信息提取"（Summarization and Information Extraction）。报告建议的做法包括保留提示词和输出日志，以及由人工审核输出内容。

同一份报告中的账簿与记录检查发现，读起来就像是在警告未经审查的会议工具。其中包括：有公司没有充分尽职调查第三方供应商能否满足记录保存要求，还有公司的书面程序过于笼统，没有具体说明哪些通信平台被允许、哪些被禁止。

会议记录工具不是合规存档

这个领域的大部分困惑，都来自把两种不同的产品当成了一种。它们为不同的人做不同的事。

所以，站得住脚的工作流程很无聊：会议记录工具起草，顾问审核，任何算作记录的内容都进入公司现有的记录采集系统。实际操作中，这通常意味着用公司邮箱（本来就会被采集存档）发送审核过的会议纪要，并把它记录到 CRM 中。

如果你负责监督顾问，问题就从"摘要写得好不好"变成了"我们能否证明发生了什么"。这意味着：在书面监督程序中写明所用的工具；制定哪些会议需要录音的规则；定期抽样，把摘要与转录稿进行比对；以及在监管检查人员或客户投诉提出要求时，能迅速调出某位客户的全部会议。

客户同意，以及根本不该录音的通话

录音同意的要求来自联邦和各州的窃听法，而不是 SEC 或 FINRA 的规则。联邦法律允许在一方同意的情况下录音，但十来个州要求所有人都同意；当通话双方身处不同的州时，就按更严格的那条法律来。这些州的名单列在我们的通话录音法律概览中。如果你的客户分布在好几个州，每次都征求同意，要比逐一判断每通电话适用哪条法律简单得多。

写进投顾协议的话： "我们可能会使用 AI 工具对会议进行录音和转录，以确保笔记准确。录音由[供应商]处理；审核过的摘要会保存在您的客户档案中。每次录音之前我们都会征求您的同意，您可以拒绝。"

回顾会议开始时： "在看数字之前，我想打开会议记录工具，这样我就能专心听，而不用一直记。笔记我会亲自核对，摘要会存进您的档案。您看可以吗？"

有些对话，无论客户怎么说，都不应该录音：

• 与 FINRA 工作人员的通话。 如果你所在的是 FINRA 会员公司，Regulatory Notice 24-10 规定，会员及其关联人员在检查、调查或相关监管活动期间，不得对与 FINRA 工作人员的通话或会议进行录音，并明确包括自动捕获内容的工具。在这类通话之前，关闭所有自动加入的机器人。
• 账号和身份信息。 修订后的 Regulation S-P 把社会安全号码，以及客户姓名或用户名与访问码之类信息的组合，列为敏感客户信息的示例。通过你们的安全渠道收集这些信息，而不是在录音里大声念出来。
• 涉及大量健康信息的规划。 关于长期护理和残障保障的谈话，会把医疗细节写进转录稿。事先决定这些内容该不该放进供应商的云端。
• 任何拒绝录音的人。 那就手写笔记，事后再口述档案备忘。

该向供应商问什么（你的 CCO 还会补充更多）

在这里，供应商尽职调查不是可选项。根据 2024 年对 Regulation S-P 的修订，在 SEC 注册的投资顾问和经纪交易商需要制定书面政策，对处理客户信息的服务提供商进行监督，包括尽职调查和持续监控，其设计须合理确保服务提供商在知悉数据泄露后 72 小时内通知公司。较大的公司须在 2025 年 12 月 3 日前合规；较小的公司则在 2026 年 6 月 3 日前。

• 泄露通知。 合同是否约定供应商在知悉数据泄露后 72 小时内通知你？
• 模型训练。 客户的录音或转录稿是否会被用于训练模型？你能否以书面形式选择退出？
• 存储位置和次级处理者。 数据存放在哪家云服务的哪个区域？还有谁会处理这些数据？
• 安全证明。 传输中和静态存储时是否加密，提供的是哪一种 SOC 2 报告（Type I 还是 Type II），日期是什么时候。
• 导出到你的存档系统。 转录稿和摘要能否以你的存档系统或 CRM 接受的格式导出，并完整保留日期和参会者信息？
• 编辑与删除。 会后能否修改摘要？是否有修改历史？"已归档"和"已删除"是一回事吗？
• 管理员控制。 公司能否添加和移除顾问、设置默认分享方式，并保留离职顾问的会议？
• 捕获方式与自动加入。 捕获是由一个可见的机器人完成，还是在顾问自己的设备上完成？能否把自动加入限制在选定的会议上？

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一套经得起监管检查的日常工作流程

公司层面的规则应写进书面政策和监督程序。落到顾问的办公桌上，日常流程是这样的：

1. 先获批准。 这款工具应该在公司的批准清单上，所用方案和设置都经过合规部门签字认可。
2. 告知两次。 一次写在客户协议里，然后在每场录音会议开始时再说一次；把客户的回答记录在 CRM 中。
3. 别让身份标识信息进入录音。 账号和证件号码通过你们的安全渠道传递。
4. 当天审核。 对照转录稿检查摘要，先从数字、名称以及任何读起来像投资建议的内容查起。
5. 通过公司系统发送并记录。 用会被采集存档的公司邮箱账户发送审核过的会议纪要，并把它附到客户记录中。我们的客户会议纪要模板能让纪要保持统一的格式。
6. 按计划删除，但绝不在存档之前删除。 对于留在会议记录工具里的内容，遵循公司的保留规则；任何可能属于记录的内容，在被安全地采集到别处之前都不要删除。

先查数字： 内部笔记里听错一个百分比，只是件烦心事。同样的错误出现在你已经发给客户的会议纪要里，它就成了一份关于投资建议的通信，会在你的存档里躺上好几年。

把不同客户的材料分开存放、绝不转发原始转录稿，这些出自我们写给咨询顾问的 AI 会议记录工具指南的习惯，原封不动地适用于理财顾问。

Laxis 在投顾业务中的定位

Laxis 是一款会议记录工具，也是一款听写工具。它不是合规存档：用户可以编辑和删除自己的会议，它也不是为 WORM 保存或监督审查而设计的，所以凡是属于记录的内容，仍然要由你们公司的存档系统来采集。导出为带时间戳和发言人信息的 TXT、Word 或 PDF，以及 CRM 同步，就是笔记进入那些承担存档职责的系统的途径。CRM 同步支持 HubSpot 和 Salesforce，我们的帮助中心还列出了 Wealthbox；这项功能和团队管理一起，包含在 Business 方案中。

其他需要摆上桌面的限制：处理在云端进行，我们的隐私政策写明服务提供商为 Google Cloud Platform。Laxis 不符合 HIPAA，也不签 BAA。捕获默认不使用机器人，这让回顾会议更自然，但告知义务就完全落在你身上；可选机器人的自动加入可以限制在你选定的通话上。Laxis 帮助中心称已获得 SOC 2 Type I 认证，并表示数据在传输中和静态存储时均已加密；请把索取这份报告纳入你的 Reg S-P 尽职调查。Enterprise 方案还增加了 SSO/SAML 登录、数据驻留，以及可自定义的保留策略。

它能为理财顾问做好的事：为回顾会议和规划会议生成准确的笔记，附带待办事项和负责人，让后续跟进不会遗漏；用移动端应用录制客户来办公室时的面对面会谈；为更习惯用英语以外语言交流的客户提供 100 多种语言的转录，Premium 还有实时翻译；用 Personal Dictionary（个人词典）收录客户、基金和产品名称；以及在你选择不录音的通话结束后，用 Voice Keyboard（语音键盘）把档案备忘口述进 CRM。会议、听写和翻译共用同一份每月分钟额度。免费版包含 300 分钟，单次录制最长 45 分钟。付费方案：Premium 每月 $15.99（年付为每月 $9.99），Business 每月 $29.99（年付为每月 $19.99）。更多内容见我们的面向理财顾问的 Laxis 页面。

律师事务所面临的压力恰好相反：要少留，而不是多留；见我们关于律师用 AI 会议记录工具的文章。

先在内部会议上试用。 在客户见到它之前，对照公司政策检查导出、分享和自动加入设置。14 天 Premium 试用，无需信用卡。和团队一起测试 Laxis

常见问题

理财顾问可以使用 AI 会议记录工具吗？

可以，前提是公司批准了这款工具，并且工作流程能把必须保存的记录留在公司的存档系统中。FINRA 表示其规则是技术中立的，同样适用于第三方 AI 工具；SEC 的账簿与记录规则也依然约束着你要保存什么。先取得合规部门的签字认可，向客户告知录音，并在每份摘要发送或归档之前审核一遍。

AI 会议笔记算账簿与记录吗？

AI 会议笔记可能属于记录，取决于其中的内容以及你们公司如何使用它们。SEC Rule 204-2 要求投资顾问保存与咨询意见相关的书面通信，SEA Rule 17a-4 要求经纪交易商保存与其业务相关的通信。哪些转录稿、摘要和会议纪要算作记录，应由你们的首席合规官决定。

理财顾问录制会议，必须征得客户同意吗？

录音同意规则来自联邦和州法律，十来个州要求每位参与者都同意。每次都征求同意是最简单的做法，因为这样就不必去猜某位客户适用哪个州的法律。把告知条款写进投顾协议，在每场录音会议开始时再问一次，并把客户的回答记录在 CRM 中。

AI 会议记录工具和合规存档是一回事吗？

不是。会议记录工具帮你记录一场对话并跟进后续，它生成的摘要是本来就要修改的草稿。合规存档则原样保存必须保存的记录，或为其保留审计轨迹，执行保留期限表和法律保全，并让监督人员可以搜索这些记录。大多数顾问两者都需要，并通过导出或 CRM 同步把它们连接起来。

与 FINRA 通话时可以使用 AI 会议记录工具吗？

如果你在 FINRA 会员公司工作，未经 FINRA 明确许可就不行。Regulatory Notice 24-10 规定，会员及其关联人员在检查、调查或相关监管活动期间，不得对与 FINRA 工作人员的通话或会议进行录音，包括使用自动捕获内容的工具。FINRA 表示会员不应指望它会同意，所以请事先关闭所有机器人和自动加入功能。

Laxis 能把会议笔记同步到 Salesforce、HubSpot 或 Wealthbox 吗？

Laxis 的 Business 方案可以把会议笔记和待办事项同步到 CRM。支持 HubSpot 和 Salesforce，Laxis 帮助中心还列出了 Wealthbox，同一时间只能连接一个 CRM。免费版和 Premium 方案不包含 CRM 同步，而且 CRM 也不是合规存档。