在 Outlook 和 Gmail 中听写：如何用语音写邮件

在 Outlook 里听写，靠的是一个按钮：新建一封邮件，点进正文，然后选择邮件 > 听写（Message > Dictate）。在 Gmail 里听写邮件则是另一回事。在桌面网页端，Gmail 的撰写窗口压根没有麦克风，所以在电脑上你得借用操作系统自带的听写。到了手机上，两个应用都是通过键盘来接收听写的。

把字录进去只是完成了一半。听写出来的邮件，读起来往往像有人把一段语音留言敲成了文字：一整段不分行，三个“so”，真正要对方做的事埋在最后。本文两半都讲：每个应用、每种设备上的具体操作，以及怎么说话才能让结果读起来像一封邮件。

Outlook 听写，按版本逐一说明

Microsoft 推出了好几个 Outlook；下面的步骤分别依据它为每个版本写的支持文章。

新版 Windows 版 Outlook 与 Outlook 网页版

1. 新建一封邮件或回复，点进邮件正文。
2. 在“邮件”选项卡上选择“听写”。
3. 等按钮切换为开启状态，再开始说话。
4. 按 Alt+` 暂停（数字 1 左边那个键），或者再点一次麦克风。再按 Alt+` 也能继续。

Microsoft 把 Dictate 带到这两个版本时表示，该功能向这两个版本的所有用户开放，支持 50 多种语言（Microsoft 365 Insider 博客，2023 年 12 月）。同一篇文章也提到，经典 Outlook 的听写设置暂不支持，部分语音命令也还缺着。

经典 Windows 版 Outlook

套路一样：新建邮件，光标放进正文，邮件 > 听写。Microsoft 要求登录 Microsoft 365 才能使用；在这个版本里，听写工具栏上的齿轮图标可以设置口述语言、麦克风、自动标点和脏话过滤。

关于隐私，Microsoft 表示 Outlook 听写服务不会存储你的音频，也不会存储转写出来的文字；语音发给 Microsoft 只是为了生成文字。在开放式办公室里，更大的泄露风险通常是隔壁工位的同事。

Mac 版 Outlook

在新邮件或回复中选择 邮件 > 听写，或者按 Option+F1。Microsoft 把它列为 Microsoft 365 订阅用户的功能。

iPhone 和 Android 上的 Outlook

应用自带的听写按钮已经没有了：Microsoft 的支持页面说，这项功能从 2024 年 9 月起已在 Outlook Mobile 中停用。改用键盘上的麦克风就行，做法和在 Gmail 里完全一样（见下文手机部分）。

如果按钮在，但是灰色的，原因和 Word 里一样，因为背后是同一个 Microsoft 365 听写服务：许可证、登录的账号、“连接体验”隐私设置、麦克风权限。这里不再重复，我们的 Word 听写指南 按顺序逐一排查了这些原因。

电脑上的 Gmail 没有麦克风

大多数关于 Gmail 听写的搜索，答案都不是某个隐藏设置。Gmail 桌面网页版的撰写窗口没有听写按钮，Google 自己的 Gmail 帮助社区里，询问怎么做的帖子已经积攒了好几年。Google 文档有语音输入；Gmail 没有。

真正管用的是操作系统层面的听写，它会像往其他任何文本框里打字一样，直接输入到 Gmail 标签页里：

• Windows：先点进邮件正文，因为没有文本框时语音输入打不开，然后按 Windows 徽标键 + H。
• Mac：在 系统设置 > 键盘 中打开“听写”，然后在撰写窗口里按你的听写快捷键。我们的 Mac 听写指南 介绍了各种快捷键选项。
• Chromebook：在 Settings > Accessibility（设置 > 无障碍）的 Keyboard and text input（键盘和文字输入）下打开 Dictation（听写），然后按 Search + D 或 Launcher + D。Google 提醒，口述的语言必须和设备语言一致。
• 浏览器扩展：有好几款会在 Gmail 里加一个麦克风按钮。先看清权限；能在 Gmail 里放按钮的扩展需要访问 Gmail 页面，也就意味着它能看到页面上的内容。

在 Windows 上，语音输入是最快的解决办法，而且免费。我们的 Windows 11 语音输入指南 讲了决定它好不好用的麦克风和语言设置。

有一样东西并不是答案：Gmail Live。据 TechCrunch 报道，Google 于 2026 年 9 月推出这项功能，Google AI Plus、Pro 和 Ultra 订阅用户可以在 Android 和 iOS 上出声向收件箱提问。它是语音搜索，不是用来听写邮件的。

在手机上听写邮件

在手机上，听写由键盘完成，所以在 Gmail、Outlook 或其他任何邮件应用里，步骤都一样。

• Android：在 Gboard 中点进邮件正文，点键盘顶部的麦克风，看到“Speak now”（请说话）时开口。Google 在 Pixel 6 及更新的机型上提供带自动标点的高级语音输入。我们的 Android 语音转文字指南 也讲了三星键盘。
• iPhone：先在 设置 > 通用 > 键盘 中打开一次“启用听写”，之后点键盘上的麦克风即可。Apple 表示，在许多语言下，听写无需联网就能在 iPhone 本机运行，并且边说边加标点。更多内容见我们的 Apple 听写指南。

怎样听写出一封不像逐字稿的邮件

说话和邮件的结构正好相反。说话时，你会先热身、绕回来，最后才落到重点。一封好邮件则把重点放在最前面。五个习惯能弥合大部分差距：

1. 先说请求。 想好读者必须据此行动的那一句话，把它当作开头。背景放在后面。如果你没法用一句话说清请求，说明你还没准备好开始听写。
2. 麻烦的部分用键盘打。 收件地址、主题行、链接和编号，用键盘输入更快也更稳妥。正文交给听写。
3. 用停顿代替填充词。 Outlook 的 Dictate 和 Windows 语音输入会把“um”“so basically”这类口头禅照原样打出来；Copilot+ PC 上的 Fluid dictation 是个例外。沉默不花任何代价。
4. 每两三句分一次段。 在手机键盘或 Windows 语音输入里说“new paragraph”（新段落）；Office 的 Dictate 列出的则是“new line”（换行）。
5. 发送前重读人名、数字和同音词，比如英文里的 their 和 there。收件人最先注意到的就是这类错误。

看看区别。原样说出来的是：

so um hi Dana just following up on the call I think we said the pricing would be ready by Thursday but actually it might be Friday now because finance wants another look so yeah can you let the client know and sorry about that

先说请求、用停顿代替填充词、再分一次段，听写出来的是：

Hi Dana, could you let the client know the pricing will be ready Friday rather than Thursday?

Finance wants one more look at it. Sorry for the shuffle.

试试“两遍法”写邮件。 走去下一场会议的路上先把粗稿听写出来，回到工位再改。说话出草稿很快，润色却很慢，所以把两件事分开做。

除了“comma”（逗号）和“new paragraph”，还需要别的标点？我们的 听写命令列表 涵盖 Outlook、Windows、Mac 和手机。

如果你整天都在用语音回邮件

如果你的邮件大多是简短回复，上面这些内置工具就够用了。不过对重度用户来说，内置方案有两个代价。每个应用的入口都不一样：Outlook 里是功能区按钮，Gmail 标签页里是系统快捷键，手机上是键盘麦克风；而且它们大多你说什么就打什么，连口头禅一起，也不会记住你客户的名字。

跨应用的听写工具让所有地方共用一个快捷键。Laxis 的 Voice Keyboard 就是这样工作的，支持 Windows、Mac、iPhone 和 Android，可以输入到 Outlook、Gmail 标签页或其他任何地方，同时去掉口头禅和重复内容，另有 Personal Dictionary 用来记人名。两点坦白说明：它在云端处理；我们的 Chrome 扩展是会议记录工具，不是这个键盘，所以要在浏览器里的 Gmail 中使用，得用桌面应用。免费版每月 300 分钟与会议转写共用。

想了解更大范围的选择，包括免费额度更宽裕的工具，请看我们的 听写软件对比。

常见问题

如何在 Outlook 中听写邮件？

新建一封邮件或回复，点进邮件正文，在“邮件”选项卡上选择“听写”，等按钮切换为开启后开始说话。经典 Outlook、新版 Windows 版 Outlook、Outlook 网页版和 Mac 版 Outlook 都适用；在 Mac 版中按 Option+F1 也能启动。

为什么 Outlook 里没有听写按钮？

听写按钮不见了或呈灰色，通常是许可证、登录账号或隐私设置的问题。经典 Outlook 和 Mac 版 Outlook 需要 Microsoft 365，关闭连接体验也会禁用 Dictate。在手机上它已经没有了，因为 Microsoft 从 2024 年 9 月起在 Outlook Mobile 中停用了它。

电脑上的 Gmail 有语音输入吗？

没有，Gmail 桌面网页版的撰写窗口既没有内置听写，也没有麦克风按钮。改用操作系统的功能：Windows 上按 Windows 徽标键 + H，Mac 上用听写快捷键，Chromebook 上先打开 Dictation 再按 Search + D。每一种都会直接输入到 Gmail 标签页里。

如何在手机上用 Gmail 听写邮件？

点进邮件正文，使用键盘上的麦克风。在 Android 上，点 Gboard 顶部的麦克风，看到 Speak now 时开口。在 iPhone 上，在 设置 > 通用 > 键盘 中打开“启用听写”，然后点键盘上的麦克风。两者在支持的语言中都会自动加标点。

能在手机上的 Outlook 应用里听写吗？

可以，但要通过手机键盘，而不是 Outlook 本身。Microsoft 从 2024 年 9 月起在 Outlook Mobile 中停用了听写功能，所以请改点 Gboard 或 iOS 键盘上的麦克风。键盘麦克风在 Outlook 应用里的用法，和在 Gmail 或“信息”里完全一样。

怎样让听写出来的邮件不那么像逐字稿？

把你需要读者做的那件事作为第一句话说出来，再补充背景。用沉默的停顿代替说“um”，每隔几句分一次段，地址、链接和编号手动输入。发送前，重读人名、数字和发音相近的词。