Come scaricare una registrazione di Teams (2026)
La chiamata è finita un'ora fa. Hai visto comparire il banner della registrazione, quindi sai che è stata acquisita. Ma il file non è nella chat, non è nel tuo OneDrive, e la scheda in cui giureresti di averlo visto mostra un riquadro grigio che dice che la registrazione non è disponibile.
Cerca come scaricare una registrazione di Teams e ovunque troverai gli stessi quattro clic. Quei clic sono corretti. Sono anche inutili se non riesci a trovare il file, o se Scarica non c'è quando ci arrivi. Microsoft non mette tutte le registrazioni nello stesso posto, e niente ti dice quale regola sia stata applicata alla tua.
Per questo la guida parte un passo prima: prima la mappa dell'archiviazione, poi il download, poi tutto ciò che va storto nel mezzo. (Se ti manca ancora il pulsante di registrazione, la nostra guida su come registrare una riunione di Teams copre i permessi e la meccanica di avvio e arresto.)
La posizione di una registrazione Teams dipende dal tipo di riunione
Ogni registrazione di Teams è ormai un normale file in OneDrive o SharePoint. Non esiste più un archivio video separato: Stream Classic è stato spento definitivamente ad aprile 2024, e quello che oggi si chiama Stream è un player appoggiato su normale spazio di archiviazione Microsoft 365. Il file obbedisce alle stesse regole di autorizzazione e conservazione di un foglio di calcolo.
La parte confusa è capire quale account di archiviazione lo riceve. Microsoft documenta almeno cinque comportamenti distinti.
Le riunioni pianificate, quelle ricorrenti e le sessioni Meet now indirizzano il file nel OneDrive dell'organizzatore, in una cartella chiamata Registrazioni — che l'invito arrivi da Outlook o da Teams, che un delegato l'abbia creato per qualcun altro, e persino se l'organizzatore non si è mai unito. Il fatto che sia qualcun altro a premere registra non cambia la destinazione.
Le riunioni del canale infrangono del tutto questa regola. Il file finisce nella raccolta documenti SharePoint di quel canale, seguendo lo schema Nome del team - Nome del canale → Documenti → Registrazioni, e l'accesso segue l'elenco dei membri del canale invece dell'invito.
Le chiamate uno a uno e le chiamate di gruppo estemporanee fregano perfino gli amministratori esperti. Sono chiamate, non riunioni, e la registrazione va nel OneDrive di chi ha selezionato Record. Non di chi ha chiamato, non dell'organizzatore: di chi ha registrato.
Due casi limite completano il quadro. Una riunione prenotata da una cassetta postale condivisa tratta la cassetta come organizzatrice e, dato che raramente queste hanno un OneDrive, il file ricade su un coorganizzatore o su chi ha registrato. E un Meet now dentro una Teams Room rende la sala l'organizzatrice: se quell'account ha una licenza OneDrive, il file atterra lì e nessuno nella riunione ottiene i permessi completi.
Dov'è la mia registrazione? Un percorso decisionale da 15 secondi
- Pubblicata in un canale? → la raccolta SharePoint di quel canale, in Registrazioni.
- Una chiamata uno a uno o di gruppo estemporanea? → il OneDrive di chi ha premuto registra.
- Pianificata in un calendario? → il OneDrive dell'organizzatore, in Registrazioni.
- Un Meet now in una Teams Room? → il OneDrive dell'account della sala, se ne ha uno.
- Un town hall o un webinar? → una pipeline separata, e le consuete regole di scadenza non si applicano.
- L'organizzatore non ha alcun OneDrive? → continua a leggere, perché c'è un orologio in funzione.
Il percorso di errore di cui nessuno ti avverte: 21 giorni
Quando l'organizzatore non ha un OneDrive, Teams scende lungo una coda: il primo coorganizzatore con spazio di archiviazione, nell'ordine in cui i coorganizzatori compaiono nelle opzioni della riunione, poi chi ha avviato la registrazione. Se nemmeno quella persona ha un OneDrive, o se la quota dell'account di destinazione è piena, la registrazione finisce in quello che Microsoft chiama async media storage, l'archivio multimediale asincrono.
È un recinto di attesa, non una casa. Non avviene automaticamente alcun ulteriore tentativo di caricamento; qualcuno deve scaricare il file a mano o liberare spazio e riprovare. Se non lo fa nessuno, la registrazione viene eliminata dopo 21 giorni. È il modo più comune in cui una registrazione «sicuramente salvata» si rivela inesistente.
Se dopo una registrazione vedi un errore di caricamento: trattalo come un conto alla rovescia di 21 giorni, non come un avviso. Scarica il file quello stesso giorno. I problemi di quota si risolvono in un pomeriggio, ma tre settimane dopo non se ne ricorda nessuno, e una volta scaduto il periodo di conservazione non c'è alcun recupero.
Quattro modi per ritrovare il file quando l'hai perso
Ammesso che la registrazione sia stata effettivamente caricata, queste sono le strade nell'ordine in cui funzionano davvero.
- La scheda Recap. Apri la riunione conclusa nel tuo calendario e seleziona Recap. Raccoglie registrazione, trascrizione, presenze e file in un'unica vista, e si comporta allo stesso modo per le riunioni del canale e per le altre.
- La conversazione della riunione. Il collegamento viene pubblicato nella chat non appena l'elaborazione finisce. In un thread lungo, filtra sui file.
- OneDrive direttamente. Sul web, vai su I miei file e cerca Registrazioni. Se hai organizzato tu la riunione è lì; altrimenti è nell'account di qualcun altro e cercare nel tuo non lo farà mai emergere.
- SharePoint, per le riunioni del canale. Apri il canale, vai su File, scegli Apri in SharePoint, poi Registrazioni. Quel percorso ti dà la barra dei comandi completa, cronologia delle versioni e controllo del download inclusi.
Una nota sulla ricerca: Teams assegna ai file un nome basato su un timestamp anziché sull'oggetto della riunione, quindi cercare il titolo della riunione in Microsoft 365 non restituisce nulla mentre il file è lì in bella vista. Cerca la data.
Come scaricare la registrazione, passo dopo passo
Una volta che hai il file davanti, il download è una normale operazione del browser.
- Apri il Recap della riunione dal tuo calendario e seleziona la registrazione per avviare il player.
- Dalla barra degli strumenti del player, passa alla cartella superiore del file in OneDrive o SharePoint. Il player e il file sono superfici diverse, e il comando di download vive insieme al file.
- Spunta il cerchio accanto al nome dell'MP4 invece di fare clic sul nome. Il clic riapre il player; la spunta fa comparire la barra dei comandi.
- Scegli Scarica dalla barra dei comandi o dal menu a tre puntini sulla riga del file.
- Torna nel Recap, apri il riquadro Trascrizione e scarica anche quella. File separato, clic separato, dimenticato di continuo.
Rinomina il file prima di scaricarlo, non dopo. Teams usa un nome basato su timestamp che tre settimane dopo, in una cartella con quaranta file simili, non significa più nulla. Rinominalo prima in OneDrive o SharePoint, così la tua copia locale e quella nel cloud coincidono. Quattro secondi, e nessun nuovo download della riunione sbagliata.
Partecipante o organizzatore: lo stesso file, diritti molto diversi
Microsoft assegna i permessi automaticamente in base al ruolo, e sono più severi di quanto si immagini. L'accesso in lettura e l'accesso in download non sono la stessa cosa.
| La tua situazione | Dove si trova il file | Cosa puoi farci |
|---|---|---|
| Organizzatore o coorganizzatore, riunione pianificata | OneDrive dell'organizzatore | Diritti completi: riprodurre, modificare, condividere, scaricare, eliminare. |
| Partecipante interno, riunione pianificata | OneDrive dell'organizzatore | Solo accesso in lettura. Nessuna condivisione e nessun download finché qualcuno non concede di più. |
| Ospite esterno, riunione pianificata | OneDrive dell'organizzatore | Nessun accesso. L'organizzatore deve condividere il file in modo esplicito. |
| Hai premuto registra tu in una chiamata uno a uno | Il tuo OneDrive | Diritti completi. Sei il proprietario. |
| L'altra persona in quella chiamata uno a uno | Il OneDrive del collega | Sola lettura se condividete l'organizzazione; nulla se non la condividete. |
| Membro del canale | Raccolta SharePoint del canale | Quello che concedono i permessi del canale, spesso la modifica. |
| Partecipante a una riunione con oltre 250 persone | OneDrive dell'organizzatore | Forse nulla. Oltre quel numero i permessi non vengono concessi a tutti. |
Quest'ultima riga spiega parecchi ticket di supporto confusi: le grandi riunioni plenarie producono regolarmente persone che hanno partecipato, hanno visto l'avviso di registrazione e poi scoprono di non riuscire ad aprire il file.
Perché il pulsante di download è in grigio
Procedi con ordine. I primi due punti sono la risposta nove volte su dieci.
- Hai solo il permesso di visualizzazione. La causa di gran lunga più comune, e per scelta progettuale, non per un bug. Chiedi al proprietario di modificare il tuo accesso sul file stesso.
- Non sei mai stato aggiunto all'elenco di condivisione. Inviti inoltrati, ospiti esterni e riunioni molto grandi producono tutti questo effetto.
- La tua organizzazione blocca del tutto i download delle registrazioni. Un amministratore SharePoint può attivare un criterio a livello di tenant che blocca il download delle registrazioni e delle trascrizioni di Teams. La riproduzione diventa solo da browser: niente download, niente sincronizzazione, nessun accesso dall'app desktop. Gruppi di sicurezza specifici, di solito compliance e ufficio legale, possono essere esentati. La richiesta va all'IT.
- Qualcuno ha spostato il file, o l'accesso condizionale si mette di mezzo. I caricamenti delle riunioni del canale non supportano le restrizioni basate su IP, quindi i tenant che ci contano vedono comportamenti strani e intermittenti.
Una parola sulle scorciatoie. I risultati sui download di Teams in grigio sono pieni di estensioni e script che promettono di prendere comunque il video. Non li consiglieremo. Quando un amministratore blocca i download di solito è perché le registrazioni contengono materiale regolamentato, e aggirarlo è una questione disciplinare, che funzioni o meno. Rivolgiti invece all'IT.
L'orologio dei 120 giorni, e il secondo orologio che arriva dopo
Registrazioni e trascrizioni scadono secondo una pianificazione predefinita di 120 giorni dalla creazione. Gli amministratori possono impostare qualsiasi valore tra 1 giorno e 99.999, oppure disattivare del tutto la scadenza con il valore -1 tramite PowerShell, e i tenant education con licenze A1 hanno un tetto di 30 giorni come valore predefinito massimo. Qualunque sia il numero, la modifica riguarda solo le registrazioni effettuate dopo il cambiamento. I file esistenti conservano la data di scadenza con cui sono nati.
Ecco la parte che sfugge. La scadenza non elimina il file. Lo sposta nel cestino del luogo in cui viveva, avviando un secondo orologio, più lungo: un account aziendale o dell'istituto di istruzione conserva lì gli elementi per altri 93 giorni per impostazione predefinita, gli account Microsoft personali per 30. Una volta eliminato definitivamente, non può recuperarlo nessuno, Microsoft compresa.
Quindi una registrazione «scomparsa» è spesso recuperabile se ti muovi in fretta. Individua quale OneDrive o quale sito SharePoint la conteneva, apri quel cestino, ripristina. Per le riunioni del canale, controlla anche il cestino della raccolta siti. Anche le etichette di conservazione di Purview possono imporre cicli di vita più lunghi o più brevi rispetto all'impostazione di Teams.
Il banner che nasconde tre problemi. Quando Recap dice che la registrazione al momento non è disponibile e suggerisce di rivolgersi all'organizzatore, quell'unico messaggio copre tre stati: caricamento in corso, scaduta o eliminata. Aspetta quindici minuti, nel caso una chiamata lunga sia in elaborazione. Se persiste, vai al cestino invece di aprire un ticket.
Scarica la trascrizione già che ci sei
La trascrizione è spesso più utile del video, ed è un download a parte. Dal Recap apri il riquadro Trascrizione, scegli Scarica e seleziona il formato: .docx per qualcosa di leggibile da incollare negli appunti, oppure .vtt per un file di sottotitoli temporizzati che si abbina al video.
Due insidie. Una trascrizione esiste solo se qualcuno ha avviato la trascrizione durante la riunione; i sottotitoli in tempo reale mettono il testo sullo schermo e non salvano nulla. E i sottotitoli si rompono appena una registrazione viene spostata o copiata fuori dalla posizione originale, quindi se scarichi l'MP4 e lo ricarichi altrove, tieni il .vtt accanto.
Formati di file e cosa fanno 400 MB all'ora al tuo spazio di archiviazione
Le registrazioni di Teams si scaricano in MP4. Le indicazioni di capacità di Microsoft collocano un'ora di registrazione intorno ai 400 MB, e ogni megabyte pesa sulla quota di chi possiede il file: quattro ore di chiamate a settimana sono qualcosa come 80 GB all'anno sull'assegnazione di una sola persona, di solito quella del manager più impegnato.
È questa la ragione silenziosa per cui esiste il valore predefinito di 120 giorni. Le ricerche di Microsoft hanno rilevato che circa il 95% delle registrazioni non viene più guardato dopo 60 giorni, e il 99% dopo 120. Non vengono conservate perché qualcuno le riguardi, ma perché nessuno ha estratto le tre decisioni che contavano prima che il video diventasse l'unica traccia.
È un buon momento per nominare l'alternativa. Se quello che ti serve è il contenuto della riunione e non il video della riunione, un assistente di riunione con IA che si unisce alle tue chiamate Teams mantiene una propria trascrizione ricercabile e un proprio riepilogo, con le azioni assegnate a un responsabile, indipendentemente dal criterio di conservazione del tuo tenant. Laxis lo fa su Teams, Zoom e Google Meet in oltre 100 lingue e invia i risultati in HubSpot o Salesforce, così quando il file di Teams scade le note non se ne vanno con lui. Il nostro confronto tra strumenti di appunti con IA pensati per Teams affronta i compromessi, e in ogni caso il consenso resta una tua responsabilità — la nostra guida alla registrazione delle chiamate copre le leggi sul consenso.
Risoluzione dei problemi: sintomo, causa, soluzione
| Cosa stai vedendo | Causa più probabile | Cosa fare |
|---|---|---|
| Nessuna registrazione nella chat dopo la riunione | Ancora in elaborazione, oppure era una riunione del canale ed è stata pubblicata nel canale | Su una chiamata lunga aspetta 15 minuti, poi controlla Recap e la scheda File del canale |
| «The recording is currently unavailable» | In caricamento, scaduta o eliminata: il messaggio copre tutti e tre i casi | Controlla il cestino del OneDrive o del sito SharePoint proprietario |
| Manca l'opzione di download, o riesci a riprodurre ma non a salvare | Permesso di sola visualizzazione, oppure blocco dei download delle registrazioni a livello di tenant | Chiedi al proprietario l'accesso in modifica sul file; se è il criterio, rivolgiti all'IT |
| Non è nel tuo OneDrive anche se hai registrato tu | Riunione pianificata, quindi è andata all'organizzatore | Apri Recap, oppure chiedi all'organizzatore di condividerla |
| Non è nemmeno nel OneDrive dell'organizzatore | Era una chiamata uno a uno o di gruppo, quindi è andata a chi ha registrato | Scopri chi ha premuto registra; controlla la sua cartella Registrazioni |
| Un ospite esterno o un partecipante di un'enorme plenaria non vede nulla | Gli ospiti, e i partecipanti oltre i 250, non ricevono permessi automatici sul file | Chiedi al proprietario di aggiungerti all'elenco di condivisione |
| È comparso un errore di caricamento e il file non è mai arrivato | Archivio multimediale asincrono: nessun OneDrive disponibile, o quota piena | Scaricalo entro 21 giorni; dopo è perso per sempre |
| L'MP4 scaricato non ha sottotitoli | I sottotitoli si rompono quando una registrazione lascia la posizione originale | Scarica il .vtt separatamente e tieni i file insieme |
Smetti di dipendere da un file che forse non è tuo
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In conclusione
Ciò che rende scomode le registrazioni di Teams è quanto del tuo accesso dipenda da un caso: chi ha premuto quale pulsante, in che tipo di riunione, in un giorno in cui nessuno stava pensando alla proprietà dei file. Puoi essere l'unica persona che aveva bisogno della registrazione e non avere alcun diritto su di essa.
Quindi l'abitudine utile non è memorizzare come scaricare una registrazione di Teams. È decidere, prima della chiamata, chi finisce per detenere la traccia e se questo sopravvive alla sua uscita dall'azienda. La stessa domanda si presenta su ogni piattaforma — la nostra guida su come registrare una riunione Zoom la affronta dall'altro lato. Una registrazione che non è di nessuno è una registrazione che nessuno può produrre quando conta.
Domande frequenti
Come si scarica la registrazione di una riunione di Teams?
Apri la riunione conclusa nel tuo calendario di Teams, seleziona Recap e apri la registrazione. Da lì passa al file in OneDrive o SharePoint, spunta il cerchio accanto all'MP4 e scegli Scarica. Ti serve un accesso di livello modifica sul file, il che di solito significa essere l'organizzatore, un coorganizzatore o la persona che ha premuto registra.
Dove salva Teams la registrazione di una chiamata uno a uno?
Per una chiamata uno a uno o di gruppo estemporanea, il file va nel OneDrive di chi ha premuto registra, non in una posizione condivisa. Questo spiazza perché le riunioni pianificate si comportano diversamente: quelle atterrano nel OneDrive dell'organizzatore anche quando è qualcun altro ad avviare la registrazione, e le riunioni del canale finiscono in SharePoint.
Posso scaricare una registrazione di Teams se non sono l'organizzatore?
Di solito non senza aiuto. Microsoft concede alla maggior parte dei partecipanti di una riunione pianificata il solo accesso in lettura, senza diritti di condivisione o download, e gli ospiti esterni non hanno alcun accesso finché qualcuno non condivide il file. La soluzione è chiedere al proprietario di concederti il permesso di modifica sul file o di inviarti una copia.
Perché il pulsante di download è in grigio sulla mia registrazione di Teams?
Tre cause coprono quasi tutti i casi: hai solo il permesso di visualizzazione sul file, non sei mai stato aggiunto all'elenco di condivisione, oppure un amministratore SharePoint ha attivato il criterio a livello di organizzazione che blocca il download delle registrazioni di Teams e lascia la riproduzione solo nel browser. Solo i primi due possono essere risolti dal proprietario del file.
Quanto tempo ho prima che una registrazione di Teams venga eliminata?
La scadenza predefinita è di 120 giorni dalla data della registrazione, e i tenant education A1 hanno un tetto di 30. La scadenza sposta il file nel cestino del OneDrive o del sito SharePoint che lo conteneva, dove un account aziendale o dell'istituto di istruzione lo conserva per altri 93 giorni per impostazione predefinita. Dopo quella eliminazione definitiva è irrecuperabile.
Come si scarica la trascrizione di una riunione di Teams?
Apri il Recap della riunione, seleziona il riquadro Trascrizione, scegli Scarica e opta per .docx oppure .vtt. Una trascrizione esiste solo se qualcuno ha avviato la trascrizione durante la chiamata. Attivare i sottotitoli in tempo reale non è la stessa cosa e non lascia nulla una volta finita la riunione.
