Word で音声入力・文字起こしする方法｜ディクテーションがない時の対処法

Word（ワード）で音声入力するには、文書を開いて「ホーム」タブの「ディクテーション」を選び、マイクのアイコンがオンになるのを待ってから話し始めます。ディクテーションは「ホーム」タブにあるマイクのアイコンです。Mac では Option+F1 でも開始でき、Windows では Alt+`（バッククォートのキー。US 配列のキーボードでは 1 のすぐ左）で一時停止と再開ができます。正常に動いていれば、必要な操作はこれだけです。

うまく動かないときの症状は決まっています。ディクテーションのボタンがグレーアウトしている、ボタンが見当たらない、ディクテーションは使えるのにメニューに「トランスクリプト」がない、のいずれかです。Microsoft Q&A のフォーラムにはそれぞれの症状について質問が次々と寄せられていますが、回答はいつも、ライセンス、アカウント、文書の状態、プライバシー設定、Word のバージョンのどれかに行き着きます。この記事では、まず使い方を説明し、そのあとで確認すべき順に対処法を紹介します。

Word で音声入力（ディクテーション）する手順

1. 編集できる文書を開きます。 メールや Web から開いたファイルは、読み取り専用の「保護ビュー」で開くことがよくあります。その場合は、先に「編集を有効にする」をクリックします。
2. 「ホーム」→「ディクテーション」を選びます。 「ホーム」リボンにあるマイクのアイコンで、Windows、Mac、Web 版のどれでも同じです。
3. マイクの使用を求められたら許可します。 Web 版ではブラウザーから許可を求められ、デスクトップ版の Word は Windows または macOS のマイクのアクセス許可を使います。
4. アイコンが聞き取り中の表示になったら話します。 話すそばから文字が入力され、句読点の自動入力がオンなら句読点も自動で入ります。
5. 一時停止・停止します。 Windows では Alt+` を押すか、マイクのアイコンをクリックします。Web 版の Word では、話し終えたらもう一度「ディクテーション」を選びます。

iPhone、iPad、Android の Word アプリには、専用のマイクのアイコンがあります。タップして話すだけです。

ディクテーションのツールバーにある歯車のアイコンからは、4つの設定を変更できます。話す言語、使うマイク、句読点の自動入力、そして機微な可能性のある語句をアスタリスクで伏せるフィルターです。最も重要なのは言語の設定です。ディクテーションは初期設定で文書の言語を使います。Microsoft は15の言語を完全サポート、さらに30数言語をプレビューとしており、プレビューの言語は精度が下がることがあり、句読点も不安定になりやすいと注意しています。

ディクテーションはどこ？Word のバージョン別の機能の違い

「ディクテーションはどこ？」という混乱の多くは、Microsoft が機能のそろっていない Word を何種類も提供していることが原因です。

Microsoft Q&A では、無料の Microsoft アカウントでも Web 版 Word にディクテーションが表示されたという報告があります。デスクトップ版の調子が悪いときは、Web 版がいちばん手軽な代替手段です。

話しながら編集・書式設定する音声コマンド

Word のディクテーションは文書の中で使うことを前提にしているので、Windows の音声入力にはない書式設定のコマンドも理解します。たとえば英語で「the draft is due on Friday」と話してから「underline Friday」（Friday に下線を引く）と言うと、その単語だけに下線が引かれます。早めに覚えておきたいコマンドをいくつか紹介します（いずれも英語のコマンドです）。

• 「Delete that」で直前に話した部分を、「delete」だけなら直前の単語か句読点を削除します。
• 「Add comment」に続けてコメントの内容を話すと、カーソルの位置にコメントが挿入されます。
• 「Create numbered list」と「exit list」で番号付きリストの作成と終了、「new line」で改行ができます。
• 「Pause dictation」で、ツールバーを閉じずに聞き取りだけを止められます。

Word が聞き間違えた可能性のある語には、下に印が付きます。ほかの候補を確認するか、「無視」を選びます。

句読点や記号を入力するフレーズの一覧は、音声入力コマンドの一覧をご覧ください。

Word で音声ファイルを文字起こしする方法（トランスクリプト）

ディクテーションはリアルタイムで、話したそばから文字が入力されます。一方の「トランスクリプト」は、インタビューや講義など手元にある音声や、Word にバックグラウンドで録音させたい会話を文字起こしする機能です。話者を区別し、区間ごとにタイムスタンプを付け、テキストと並べて音声を再生できます。

1. 「ホーム」タブで「ディクテーション」の横にある下向きの矢印を開き、「トランスクリプト」を選びます。
2. 「トランスクリプト」のウィンドウで、音声ファイルのアップロードを選びます。会話をその場で録音する場合は、録音の開始を選びます。
3. .wav、.mp4、.m4a、.mp3 のいずれかのファイルを選び、処理が終わるまでウィンドウを開いたままにします。
4. 話者の名前を変更し、必要な区間を修正してから、文字起こし全体を文書に追加するか、区間を1つずつ追加します。

アップロードできる音声には、Microsoft が上限を設けています。Microsoft 365 のサブスクリプションでは月300分、Microsoft Copilot のライセンスがあれば月30,000分です。処理には最大で録音と同じくらいの時間がかかります。音声は OneDrive の「Transcribed Files」フォルダーに保存されます。また、1つの文書に保持できる文字起こしは1つだけなので、新しく始めると古いものはウィンドウから消えます。

メニューに「トランスクリプト」がない場合、原因はたいていバージョンです。Microsoft のヘルプページによると、デスクトップ版でこの機能を使えるのは、商用テナントの Windows 版 Microsoft 365 の Word だけで、Web 版では新しい Edge か Chrome が必要です。つまり、Microsoft 365 Personal や Family の契約者は、デスクトップ版の Word では使えませんが、Web 版の Word なら使えるはずです。Mac 版の Word とモバイルアプリには、この機能がありません。

ディクテーションがグレーアウト・ない時の対処法

1. ライセンスを確認します。 「ファイル」→「アカウント」を開き、「製品情報」を確認します。Microsoft によると、Microsoft 365 なしの Windows 版 Office 2016・2019 ではディクテーションを使えず、Windows 10 以降も必要です。Microsoft Q&A では、Word に Office Professional 2021 と表示されていた契約者に対し、サポート担当者が「誤った製品でライセンス認証されている可能性が高い」と回答していました。
2. アカウントを確認します。 同じページに、サインイン中のアカウントが表示されます。個人用と職場用のアカウントがある場合、Word がサブスクリプションのないほうを使っていることがあります。アカウントを切り替えて、Word を再起動します。
3. 文書を確認します。 Microsoft のトラブルシューティングでは、ボタンがグレーアウトする原因として読み取り専用の状態が挙げられています。保護ビューも、ほかの人がロックしているファイルも該当します。新しい白紙の文書でディクテーションが使えるなら、原因はそのファイルです。
4. 接続エクスペリエンスを確認します。 ディクテーションは Microsoft 365 の「コンテンツを分析するエクスペリエンス」の1つで、これをオフにすると関連するリボンのコマンドがグレーアウトすると Microsoft は説明しています。個人用アカウントなら「ファイル」→「アカウント」→「アカウントのプライバシー」→「設定の管理」に進み、オンに戻します。職場または学校のアカウントでは管理者が設定を決めるため、このスイッチは表示されません。Mac では「Word」→「環境設定」→「プライバシー」です。
5. マイクを確認します。 Windows では「設定」→「プライバシーとセキュリティ」→「マイク」で、デスクトップアプリのアクセスを許可します。ブラウザーでは、そのサイトにマイクの使用を許可します。マイクを使っているほかのアプリは閉じておきます。
6. 更新してから修復します。 「ファイル」→「アカウント」→「更新オプション」→「今すぐ更新」を選びます。Word と Outlook の両方でボタンがグレーアウトした件についての Microsoft Q&A のスレッドでは、モデレーターがベータ チャネルのビルドを原因として指摘し、次の更新を勧めていました。それでも直らなければ、セーフモードでアドインの影響を切り分け、次にオンライン修復を試します。

今日が締め切りなら：同じファイルを Web 版の Word で開いて音声入力し、デスクトップ版のトラブル対応は後回しにしましょう。画面が違うだけで、同じ Microsoft 365 のディクテーション機能です。

ディクテーションは動いているのに、文字がグレーのまま表示されて消えてしまう場合は、Microsoft Q&A のある回答によると、テキストがまだ処理中で、時間内に確定されていない状態です。このスレッドでは、複数の人が別々のパソコンで同時にこの現象に遭遇しており、原因はパソコンではなくサービス側にあると考えられます。試しにメモ帳で Windows ロゴ キー + H を押してみてください。Windows の音声入力が動くなら、当面はそちらを使いましょう。設定方法は Windows 11 の音声入力ガイドで解説しています。

Word のディクテーションが向いていない場面

ディクテーションは、文書の中で下書きを書くには優れた機能です。ただし、仕組みの上での限界があります。Office アプリの中でしか使えないので、Slack やブラウザーでは同じように音声入力できません。独自の単語を登録する方法も Microsoft は用意していないため、顧客名や製品名は毎回、音だけを頼りに変換されます。さらに、「えーと」といったつなぎ言葉や言い直しも含めて、話したとおりに文字にします。

サブスクリプションがない Mac なら、macOS の音声入力を使えば、ほかのアプリと同じように Word にも入力できます。詳しくは Mac で音声入力を使う方法をご覧ください。Google のツールで下書きするなら、Google ドキュメントの音声入力が無料で使える同等の機能です。

Office アプリでしか使えないという制約は、パソコン全体で使えるツールなら解消できます。Laxis の AI 音声キーボードは、Windows でも Mac でも1つのホットキーで Word、Outlook、Slack、ブラウザーに入力できます。つなぎ言葉や繰り返しを取り除き、カスタム辞書に追加した用語も覚えます。処理はクラウドで行い、無料プランの月300分は会議の文字起こしと共通の枠です。ほかのツールとの比較は、音声入力ソフトの比較記事をご覧ください。

文書よりもメールを書くことが多いなら、Outlook と Gmail でメールを音声入力する方法で受信トレイ側の使い方を解説しています。パソコン版の Gmail にマイクのボタンがない理由も紹介しています。

よくある質問

Word のディクテーションがグレーアウトしているのはなぜですか？

多くの場合、文書が読み取り専用になっている、接続エクスペリエンスがオフになっている、Microsoft 365 のないアカウントで Word にサインインしている、のいずれかが原因です。ファイルが保護ビューで開いているなら「編集を有効にする」をクリックし、そのうえで「ファイル」→「アカウント」の「アカウントのプライバシー」を確認してください。

Word の音声入力は無料ですか？

デスクトップ版の Word で音声入力するには、Microsoft 365 のサブスクリプションが必要です。Microsoft によると、Microsoft 365 なしの Office 2016 と 2019 には、この機能が含まれていません。ただし、無料の Microsoft アカウントで Web 版 Word のディクテーションを使えたという報告があり、Windows の音声入力を使えば無料で Word に入力できます。

Word でトランスクリプトが見つからないのはなぜですか？

多くの場合、使っている Word のバージョンにトランスクリプトが含まれていないためです。Microsoft はデスクトップ版のこの機能を、商用テナント（個人用ではなく組織のアカウント）の Windows 版 Microsoft 365 の Word に限定しています。Mac 版の Word とモバイルアプリにはありません。それ以外の場合は、Edge か Chrome で Web 版の Word を使ってください。

Word の音声入力のショートカットキーは何ですか？

Mac では Option+F1 です。Windows では、「ホーム」→「ディクテーション」で開始したあと、Alt とバッククォートのキー（US 配列では 1 のすぐ左）で一時停止と再開ができます。どちらも効かない場合は、ディクテーションのボタンがグレーアウトしている可能性が高く、ライセンス、アカウント、プライバシー設定のいずれかが原因と考えられます。

Word で音声ファイルを文字起こしできますか？

はい、「ディクテーション」のメニューにある「トランスクリプト」を使えば、アップロードした .wav、.mp4、.m4a、.mp3 ファイルを文字起こしできます。話者を区別し、区間ごとにタイムスタンプを付け、文字起こしの全部または一部を文書に追加できます。Microsoft 365 のサブスクリプションでは、アップロードできる音声は月300分までで、OneDrive に保存されます。

Word の音声入力はオフラインでも使えますか？

いいえ、Word のディクテーションには安定したインターネット接続が必要です。音声は Microsoft のクラウドサービスに送られ、テキストに変換されるためです。Microsoft は、音声もテキストも保存しないとしています。オフラインで音声入力したい場合は、Windows 11 の「音声アクセス」を使えば、セットアップ後はデバイス上で音声が認識されます。